行政辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)手冊

行政辦公室組織結(jié)構(gòu)圖兼職公司內(nèi)刊發(fā)行兼職督導(dǎo)員行政文員行政管理員總經(jīng)理秘書行政辦公室主任總經(jīng)理兼職公司內(nèi)刊發(fā)行兼職督導(dǎo)員行政文員行政管理員總經(jīng)理秘書行政辦公室主任總經(jīng)理行政辦公室行政辦公室是酒店的行政管理中心，主要負(fù)責(zé)酒店與地方政府、新聞機(jī)構(gòu)的對外聯(lián)絡(luò)；文件的領(lǐng)取、登記、送酒店高級管理層傳閱、發(fā)送；政務(wù)的協(xié)調(diào)、督導(dǎo)。崗位工作說明（一）總經(jīng)理【工作關(guān)系】直接上級：公司董事會直接下級：各部門經(jīng)理內(nèi)部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：中央、省、市各有關(guān)部門【崗位描述】在公司董事會領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真執(zhí)行國家的法律、法規(guī)，全心全意依靠廣大員工辦好企業(yè)，努力完成各項經(jīng)營、管理指標(biāo)，不斷提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益?！竟ぷ鲀?nèi)容】主持召開經(jīng)營管理會議，研究部署落實董事會經(jīng)營管理目標(biāo)的具體措施。制定有關(guān)經(jīng)營管理的規(guī)章制度，明確部門的責(zé)任，并對其工作進(jìn)行部署、檢查，作出相應(yīng)指令。對機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位設(shè)置、人員編制等重要問題提出方案交駐店董事會議研究?！救温氋Y格】性別：男女不限工作經(jīng)驗：具有五年以上行政管理工作經(jīng)驗。具有較高的政治素養(yǎng)，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心。熟悉酒店管理和接待服務(wù)工作。掌握國家、地方的政策、法規(guī)。具有較強(qiáng)的語言文字能力，可撰寫公文和報告。具有一定的組織協(xié)調(diào)和整體控制能力。體能要求：身體健康，無傳染性疾病。（1）掌握酒店管理專業(yè)知識。（2）具有文秘學(xué)、社會學(xué)、管理學(xué)等方面的知識。（3）熟悉酒店各部門的工作職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)。（二）總經(jīng)理秘書【工作關(guān)系】直接上級：行政辦公室主任內(nèi)部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：市各有關(guān)部門【崗位描述】為總經(jīng)理服務(wù)，按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作任務(wù)?！竟ぷ鲀?nèi)容】記錄總經(jīng)理的指示，打印、復(fù)印各種文件、資料和信函。按總經(jīng)理的意圖撰寫信函、電報、電話稿件，寫好并復(fù)核校對無誤后交總經(jīng)理簽署、發(fā)出。拆閱和處理總經(jīng)理的信函、文電，并進(jìn)行分類整理。對總經(jīng)理閱示后的內(nèi)、外部文件及時上傳下達(dá)并定期歸類整理、裝訂成冊。參加總經(jīng)理辦公會議和行政會議，做好會議記錄并檢查議定事項的貫徹執(zhí)行情況，及時了解和反饋信息。及時承辦各部門遞交總經(jīng)理批閱的請示、報告等，并按批示的意見及時處理。加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系，掌握經(jīng)管服務(wù)情況，以便迅速答復(fù)總經(jīng)理查閱。匯集各部門的營業(yè)報表匯集報總經(jīng)理審閱。完成總經(jīng)理、行政辦公室主任臨時交辦的其他工作?！救温氋Y格】性別：男女不限學(xué)歷：大專以上工作經(jīng)驗：具有一年以上酒店管理工作經(jīng)驗。掌握秘書工作技能，熟練使用各種辦公軟件。熟悉行政辦公室及各部門業(yè)務(wù)特點和部門之間的關(guān)系。熟悉酒店各部門的業(yè)務(wù)活動情況，能準(zhǔn)確反映情況。有一定的協(xié)調(diào)能力，善于與同事保持良好的工作關(guān)系。知識技能：（1）具有豐富的酒店業(yè)務(wù)知識和管理知識。（2）具有文秘學(xué)、社會學(xué)、管理學(xué)等知識。（3）熟悉酒店各部門的工作職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)。（三）行政文員【工作關(guān)系】直接上級：行政辦公室主任內(nèi)部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：市各有關(guān)部門【崗位描述】為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，按時完成各項工作任務(wù)。【工作內(nèi)容】在行政辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)和組織下，草擬酒店工作計劃、總結(jié)、報告、簡報、董事會文件及其他公文。根據(jù)辦公室主任的安排，組織并參加酒店召開的大型或?qū)ｎ}會議，并做好會議記錄，寫出紀(jì)要，催辦會議決定事項的落實，做好信息反饋工作。負(fù)責(zé)外聯(lián)和宣傳工作，與媒體和各協(xié)會保持聯(lián)系。根據(jù)酒店領(lǐng)導(dǎo)的指示和辦公室主任的要求，辦理需上級或政府部門批準(zhǔn)的項目審批手續(xù)。辦理營業(yè)執(zhí)照年檢。負(fù)責(zé)酒店大事記的收集、記載。負(fù)責(zé)酒店的報刊征訂和文檔交接工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作?！救温氋Y格】性別：男女不限學(xué)歷：大專以上工作經(jīng)驗：（1）具有一年以上酒店管理工作經(jīng)驗。（2）掌握秘書工作技能，熟練使用各種辦公軟件。（3）熟悉行政辦公室及各部門業(yè)務(wù)特點和部門之間的關(guān)系。（4）熟悉酒店各部門的業(yè)務(wù)活動情況，能準(zhǔn)確反映情況。（5）有較強(qiáng)的判斷、理解及表達(dá)能力。（6）有一定的協(xié)調(diào)能力，善于與同事保持良好的工作關(guān)系。體能要求：身體健康，無傳染性疾病。知識技能：（1）具有豐富的酒店業(yè)務(wù)和管理知識。（2）具有文秘學(xué)、社會學(xué)、管理學(xué)等知識。（3）熟悉酒店各部門的工作職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)。行政管理員【工作關(guān)系】直接上級：行政辦公室主任內(nèi)部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：市各有關(guān)部門【崗位描述】負(fù)責(zé)酒店有關(guān)行政管理事務(wù)【工作內(nèi)容】負(fù)責(zé)酒店有關(guān)行政事務(wù)的管理。負(fù)責(zé)酒店同有關(guān)行政管理部門的聯(lián)絡(luò)。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。【任職資格】性別：男女不限學(xué)歷：大專以上工作經(jīng)驗：（1）具有兩年以上酒店管理工作經(jīng)驗。（2）有一定的公關(guān)協(xié)調(diào)能力。（3）社會經(jīng)驗豐富，善于處理各種糾紛。（4）了解有關(guān)行政審批事項的申辦程序。（5）工作認(rèn)真細(xì)致，辦事果斷穩(wěn)妥。（6）熟練使用計算機(jī)。體能要求：身體健康，無傳染性疾病。知識技能：（1）具有酒店服務(wù)一般知識。（2）掌握與酒店有關(guān)經(jīng)營活動的行政法規(guī)。（3）熟悉本部門的工作職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)。工作程序與標(biāo)準(zhǔn)酒店大型會議安排的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)程序標(biāo)準(zhǔn)1.會前準(zhǔn)備①確認(rèn)會期，時間、地點、內(nèi)容；②發(fā)出會議通知；③準(zhǔn)備會議材料；④預(yù)定會議室；⑤安排會議日；⑥準(zhǔn)備文件袋、筆記本等；⑦會議橫幅印刷、桌簽、座次安排；⑧開會前一天檢查會場。2.參加會議①提前到會；②發(fā)放會議文件及資料；③做好會議記錄；④協(xié)助會議中心做好會議服務(wù)工作；⑤草擬會議決議、紀(jì)要等。3.會后工作①印發(fā)會議決議、紀(jì)要等；②會議精神傳達(dá)后收集情況，寫出簡報酒店高級管理層來客接待的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)程序標(biāo)準(zhǔn)1.接待準(zhǔn)備①確認(rèn)來店客人名單、航班（車、船）時間；②安排好客人的食宿；③確定VIP待遇，在客服擺放鮮花，水果、領(lǐng)導(dǎo)名片；④客人抵達(dá)前檢查準(zhǔn)備情況；⑤準(zhǔn)備禮品、紀(jì)念品。2.迎接①確定并同志領(lǐng)導(dǎo)前往迎接；②安排迎賓，通知領(lǐng)導(dǎo)在大堂迎接；③送客人進(jìn)房間3.接待①向客人報告接待安排；②引導(dǎo)客人進(jìn)餐或娛樂；③安排客人參觀4.送行①為客人辦理機(jī)（車、船）票；②確認(rèn)客人離店日期和時間；③請酒店高級管理層按時在大堂等候或前往送行。文件打印的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)程序標(biāo)準(zhǔn)1.審批凡以酒店名義上報、下發(fā)的文件或以董事會名義發(fā)往各股東的文件等，均有擬稿人填寫《發(fā)文稿紙》，連同原稿一并報酒店高級管理層審批。2.打?、侔l(fā)稿批準(zhǔn)后，視其重要程度統(tǒng)一編號、登記；②打印時盡可能做到無錯漏，文本清晰，排列整齊；打印完畢既是通知起草人校稿，按照起草人校稿后的草稿修改定稿；③印好后通知起草人取回定稿。3.存檔定稿留一份存檔，同時將打印的文件存放在電腦中專門目錄保管；每周須做一次光盤刻錄存檔，并將需要保存的文件在拷貝光盤上標(biāo)明文件目錄后，入檔案柜保管。復(fù)印文件、資料的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)程序標(biāo)準(zhǔn)1.審批①凡復(fù)印酒店內(nèi)部文件或資料，復(fù)印人需持部門經(jīng)理的復(fù)印單到行政辦公室復(fù)??；②密級性文件、資料不準(zhǔn)復(fù)印，確需復(fù)印的，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.復(fù)?、侔磸?fù)印單審批的份數(shù)進(jìn)行復(fù)??；②復(fù)印完后，注明時間份數(shù)、紙型、經(jīng)手人，月底匯總報財務(wù)部計入各部門費(fèi)用。收文的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)程序標(biāo)準(zhǔn)1.收文主管部門隨信函發(fā)來的文件、接上級部門通知領(lǐng)取的文件、各部門參加會議帶回的文件均納入收文范圍。2.登記①收到文件后于當(dāng)日在收文本上登記，寫明來文編號、收文日期、文件份數(shù)、內(nèi)容提要、來文機(jī)關(guān)等；②填寫文件傳閱單，附在文件封面上，帶密級的文件單獨(dú)編號。3.傳閱①文件登記后放入文件傳閱夾交行政辦公室主任（急件放在上面，并標(biāo)上記號）；②行政辦公室主任審閱后，在文件傳閱單上寫明建議和“請領(lǐng)導(dǎo)批閱”以及簽閱日期后，呈酒店高級管理層傳閱；③急件或重要文件，須在第一時間送行政辦公室主任簽閱，必要時應(yīng)送領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見；④密級文件須交酒店高級管理層手中，并做好傳閱記錄。4.批示處理①文件返回后翻閱每份文件傳閱單，檢查高級管理層批示；②有批示的按批示辦理，并在傳閱單上注明處理結(jié)果及日期，做到傳辦及時，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事；③無批示的文件按類別歸檔；④上級主管部門要求回收的文件須在指定時間交回，并辦理相應(yīng)手續(xù)。發(fā)文的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)程序標(biāo)準(zhǔn)1.發(fā)文范圍①以酒店名義上報下發(fā)的文件②發(fā)往董事會成員及各股東的文件及財務(wù)報表；③以酒店高級管理層名義發(fā)出的信函2.登記①將要發(fā)出的文件須在發(fā)文登記本上登記，并注明時間、發(fā)往單位、內(nèi)容提要及份數(shù)；②檢查文稿是否加蓋公章或負(fù)責(zé)人簽字。3.發(fā)送①文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，須在兩天內(nèi)發(fā)出；②底稿、正式文稿、批件歸檔，年終統(tǒng)一立卷。印鑒管理的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)程序標(biāo)準(zhǔn)1.保管酒店印章由行