企業(yè)中小型物品采購管理制度

企業(yè)中小型物品采購管理制度一、目的和適用范圍1.1目的本制度的目的是規(guī)范企業(yè)中小型物品采購的程序和管理，確保采購活動的公平、公正、透亮，提高采購效率，掌控本錢，保障企業(yè)利益。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部全部中小型物品采購的過程和操作，包含但不限于日常辦公用品、設備部件、勞動保護用品等的采購。二、采購流程2.1需求確認部門或個人提出物品采購需求，需明確物品種類、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算等；需求方填寫《物品采購申請表》，并提交給所屬部門負責人審核；部門負責人審核后，將申請表交給采購部門。2.2供應商選擇采購部門收到采購申請表后，依據(jù)需求確定適合的供應商名單；采購部門向供應商發(fā)送《詢價函》或者邀請供應商參加招標；供應商依據(jù)要求提交報價或招標文件；采購部門對報價或招標文件進行評審，綜合評估供應商的價格、質(zhì)量、交貨時間等因素，確定最佳供應商。2.3訂單確認采購部門與最佳供應商聯(lián)系，并就價格、交貨時間、質(zhì)量要求等進行協(xié)商；雙方達成全都后，采購部門將采購合同或訂單發(fā)送給供應商并確保簽訂。2.4采購執(zhí)行供應商按合同或訂單要求進行準備和生產(chǎn)；采購部門對采購進展進行跟蹤和監(jiān)控，確保供貨進度和質(zhì)量。2.5收貨和驗收供應商按合同要求交付物品；采購部門對收到的物品進行驗收，并與合同或訂單要求進行比對；驗收合格后，采購部門將物品移交給需求方。2.6結算和歸檔采購部門核對供應商的發(fā)票和付款要求，提交給財務部門進行結算；結算完成后，財務部門將相關物品采購文件進行歸檔并記錄。三、權限和職責3.1采購部門負責訂立企業(yè)中小型物品采購的管理制度和流程；將供應商納入供應商名單，并定期更新；組織供應商的評估和考核工作，建立供應商庫；協(xié)調(diào)需求方和供應商之間的溝通，確保采購順利進行；跟蹤和監(jiān)控采購執(zhí)行過程，及時處理采購中的問題。3.2需求方部門或個人提出物品采購的需求，并填寫《物品采購申請表》；搭配采購部門，供應物品采購的認真要求和技術規(guī)范；參加供應商的評審和驗收工作，確保物品的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。3.3供應商遵守供貨合同或訂單的商定，定時按質(zhì)交付物品；保證所供物品的質(zhì)量符合要求，供應相應的售后服務；搭配采購部門的評估和考核工作，供應相關信息和支持。四、監(jiān)督和掌控4.1內(nèi)部審計審計部門定期對企業(yè)中小型物品采購的流程和操作進行審計；對審計發(fā)現(xiàn)的問題和風險，及時提出整改看法并跟蹤落實。4.2相關記錄和報告采購部門按要求做好采購文件的歸檔工作，包含采購合同、報價、招標文件等；采購部門定期向上級管理層報告物品采購的執(zhí)行情況和績效。4.3外部監(jiān)督企業(yè)會聘請第三方機構對企業(yè)中小型物品采購活動進行監(jiān)督和評估；監(jiān)督機構對企業(yè)的物品采購流程、采購員行為、供應商合作等進行審核和評估，提出相關建議和改進措施。五、附則5.1本制度的解釋權歸企業(yè)負責人全部。5.2企業(yè)負責人有權對本制度進行修改和解釋，并及時通知相