人事檔案查閱制度（2篇）

第頁(yè)共頁(yè)人事檔案查閱制度是指企業(yè)或組織內(nèi)部建立起的一套流程和規(guī)定，用于管理和保護(hù)員工的個(gè)人檔案。該制度主要包括以下方面：1.權(quán)限控制：人事檔案應(yīng)該只能由授權(quán)人員訪問和查閱，需要建立相應(yīng)的權(quán)限管理機(jī)制，確保檔案的機(jī)密性和安全性。2.記錄管理：建立完善的檔案管理系統(tǒng)，包括員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案記錄。檔案應(yīng)該包括員工的基本信息、合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績(jī)效評(píng)估等內(nèi)容。3.存儲(chǔ)和保管：人事檔案應(yīng)該妥善存儲(chǔ)，建議使用電子化檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的安全性和可讀性。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取適當(dāng)措施進(jìn)行保管，防止丟失或損壞。4.查閱程序：設(shè)立檔案查閱申請(qǐng)的流程，員工或相關(guān)部門需要提出書面申請(qǐng)，經(jīng)過審批后才能查閱檔案。同時(shí)，需要記錄檔案查閱的時(shí)間、人員和目的等信息，確保查閱的合法性和及時(shí)性。5.保密措施：人事檔案包含員工的個(gè)人隱私信息，需要建立保密機(jī)制，禁止未經(jīng)授權(quán)的人員查閱和泄露檔案內(nèi)容。相關(guān)崗位人員需要簽署保密協(xié)議，并接受相關(guān)培訓(xùn)。6.數(shù)據(jù)備份：建議對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，建議制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，以應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)丟失或破壞時(shí)的情況。以上是人事檔案查閱制度的一些主要內(nèi)容，每個(gè)企業(yè)或組織可以根據(jù)自身的需求和特點(diǎn)進(jìn)行具體規(guī)定。人事檔案查閱制度（二）【人事檔案查閱制度】一、制度目的1.為了規(guī)范和統(tǒng)一人事檔案的管理和使用，提高人事檔案管理的效率和精確度，保護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本制度。2.本制度適用于公司內(nèi)所有員工的人事檔案管理和查閱。二、制度適用范圍1.適用對(duì)象：公司所有員工。2.適用檔案：包括但不限于個(gè)人基本信息、入職材料、合同及協(xié)議、薪酬福利、績(jī)效評(píng)估等相關(guān)檔案。三、制度內(nèi)容1.檔案管理責(zé)任（1）公司人力資源部門負(fù)責(zé)人對(duì)人事檔案的管理負(fù)總責(zé)。（2）各部門經(jīng)理對(duì)本部門人事檔案的備案和保管負(fù)責(zé)。2.檔案管理流程（1）員工入職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集、整理和建檔。（2）員工離職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)將其檔案進(jìn)行整理歸檔，并注明離職日期。（3）員工檔案的存儲(chǔ)：人力資源部門將員工離職后的檔案進(jìn)行歸檔備份，存儲(chǔ)時(shí)間為5年。3.檔案查閱程序（1）員工可以自行向人力資源部門提出檔案查閱申請(qǐng)，并填寫檔案查閱申請(qǐng)表。（2）人力資源部門在接到查閱申請(qǐng)后，根據(jù)員工提供的身份證明及相關(guān)信息，審核申請(qǐng)的真實(shí)性和合法性。（3）審核通過后，人力資源部門將安排員工前往指定地點(diǎn)，在監(jiān)督下查閱檔案。（4）員工查閱完檔案后，應(yīng)填寫查閱登記表，并及時(shí)歸還檔案，并交由人力資源部門進(jìn)行復(fù)核。四、檔案查閱注意事項(xiàng)1.員工查閱檔案需提前至少3個(gè)工作日向人力資源部門提交申請(qǐng)，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。2.員工查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的完整性和安全性，不得隨意更改或拆卸檔案。3.員工查閱檔案時(shí)，需在監(jiān)督下進(jìn)行，不得將檔案帶離查閱場(chǎng)所。4.員工查閱檔案后，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，并交由人力資源部門復(fù)核。5.員工查閱的內(nèi)容應(yīng)僅限于與個(gè)人有關(guān)的檔案信息，不得查閱與他人無關(guān)的檔案信息。五、違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的員工，人力資源部門將給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于口頭警告、書面警告、罰款等懲罰措施。2.對(duì)于故意隱瞞或篡改檔案的員工，將嚴(yán)肅追究其責(zé)任，如情節(jié)嚴(yán)重，將移交司法機(jī)關(guān)處理。六、附則1.員工對(duì)個(gè)人檔案的查閱有權(quán)提出異議，如對(duì)檔案內(nèi)