論小微企業(yè)行政管理制度體系的問題及對策分析研究-以D公司為例 工商管理專業(yè)

論小微企業(yè)行政管理制度體系的問題及對策——以D公司為例摘要：行政管理部門是一家企業(yè)的運(yùn)營保障部門，是聯(lián)系各部門領(lǐng)導(dǎo)、同事之間的紐帶，其工作的職能范圍涉及到整個企業(yè)的各個部門，對企業(yè)正常的運(yùn)行、員工的管理、對內(nèi)對外形象的建設(shè)等方面都有著重要的作用。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民收入水平的提高，同時在國家鼓勵自主創(chuàng)業(yè)的政策下，也涌現(xiàn)了大量的中小企業(yè)、小微企業(yè)，而一家企業(yè)是否擁有相對完善的行政管理制度，則決定著其日常工作能否正常開展，從而影響著該企業(yè)能否在日益激烈的同行業(yè)間、相關(guān)行業(yè)間的競爭中生存下去。因此，本文通過對D公司的行政管理制度的研究，應(yīng)用理論與實(shí)際相結(jié)合的方法，根據(jù)行政管理制度的具體內(nèi)容與實(shí)際工作中行政管理制度的落實(shí)情況進(jìn)行分析，關(guān)注該企業(yè)存在的幾個問題，如：固定資產(chǎn)管理混亂、車輛交通費(fèi)用支出高、沒有明確的檔案管理方法、不必要的行政費(fèi)用過多，提出相關(guān)解決辦法，分別是：對統(tǒng)計后的固定資產(chǎn)通過二維碼進(jìn)行管理、拍賣部分公車改為租車、將檔案按日期分類后統(tǒng)一儲存、縮減在員工差旅等方面的開支等，對該企業(yè)行政管理制度進(jìn)行優(yōu)化，也為我國各類規(guī)模的現(xiàn)代企業(yè)優(yōu)化其行政管理制度提供相關(guān)思路。關(guān)鍵詞：D公司；行政管理制度；優(yōu)化建議

目錄一、緒論 1（一）選題背景 1（二）選題的目的與意義 1（三）研究方法及論文結(jié)構(gòu) 2二、相關(guān)理論依據(jù)及研究概述 2（一）理論依據(jù) 21.行政管理理論 22.企業(yè)全面預(yù)算 23.企業(yè)定額管理 2（二）我國企業(yè)行政管理研究概述 2三、D公司企業(yè)現(xiàn)行行政管理制度分析 3（一）現(xiàn)行行政管理制度內(nèi)容分析 31.固定資產(chǎn)管理制度 32.車輛管理制度 43.檔案管理制度 54.費(fèi)用管控制度 5（二）D公司現(xiàn)行行政管理制度中存在的問題總結(jié) 71.缺少系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理制度 72.購置車輛的條件限制有缺陷，增加了行政費(fèi)用的支出 83.沒有明確的檔案管理制度 84.辦公費(fèi)用支出方面限制不足，致使成本仍偏高 8四、D公司企業(yè)行政管理制度優(yōu)化建議 8（一）固定資產(chǎn)管理方面 81.實(shí)際管理方面 82.制度修改優(yōu)化 9（二）車輛管理方面 9（三）檔案管理方面 9（四）費(fèi)用管控方面 10五、總結(jié) 10

論小微企業(yè)行政管理制度體系的問題及對策——以D公司為例一、緒論（一）選題背景企業(yè)行政部門作為當(dāng)代企業(yè)的運(yùn)營保障部門，在整個企業(yè)中起協(xié)調(diào)作用，其工作的職能范圍涉及到整個企業(yè)的各個部門，對企業(yè)正常的運(yùn)行、員工的管理、對內(nèi)對外形象的建設(shè)等方面都有著重要的作用。企業(yè)的正常運(yùn)營中，必然存在召開大小各類會議傳達(dá)工作要求、進(jìn)行工作總結(jié)匯報、員工因公出差、接待領(lǐng)導(dǎo)或合作伙伴等情況，因此，通過對行政崗管理制度的研究，制定一個相對恰當(dāng)?shù)?、與本企業(yè)運(yùn)營模式相匹配的行政管理制度，決定著一個企業(yè)是否能夠有條不紊地處理運(yùn)營中可能涉及的行政相關(guān)工作。（二）選題的目的與意義隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國民收入水平的提高以及國家鼓勵創(chuàng)業(yè)的政策，中小企業(yè)、小微企業(yè)的數(shù)量迅速增長，同行業(yè)之間乃至相關(guān)行業(yè)的競爭壓力與日俱增，高速發(fā)展的電子商務(wù)也使實(shí)體經(jīng)濟(jì)的運(yùn)營出現(xiàn)危機(jī)。剛剛起步、正值發(fā)展階段的中小企業(yè)、小微企業(yè)需要參考學(xué)習(xí)大型企業(yè)的行政管理制度對其自身行政管理制度進(jìn)行優(yōu)化，解決企業(yè)運(yùn)營的后顧之憂，以在同行業(yè)、相關(guān)行業(yè)間的激烈競爭中得以生存。為了能使企業(yè)保持良好的運(yùn)作，降低行政成本、削減非必需部分的支出，利用這部分費(fèi)用差額投入到企業(yè)運(yùn)營的其他環(huán)節(jié)，以在一定程度上提高企業(yè)的生存能力和競爭能力，科學(xué)化管理企業(yè)就顯得尤為重要。本篇論文的目的就在于通過對D公司行政管理制度的研究，并根據(jù)實(shí)際工作中行政管理制度的落實(shí)情況，分析其仍存在的一些不足，提出相關(guān)解決辦法，對我國各種規(guī)模的現(xiàn)代企業(yè)優(yōu)化其自身的行政管理制度起到一定的借鑒意義或提供相關(guān)思路。典型的大型企業(yè)能從中小企業(yè)發(fā)展起來，在目前激烈的競爭中仍保持一定的競爭優(yōu)勢，行政工作的順利進(jìn)行必定為其市場運(yùn)營提供了后勤保障。故本篇論文旨在通過對大型企業(yè)行政管理制度進(jìn)行研究，分析其現(xiàn)行制度的優(yōu)勢與不足，提出相關(guān)實(shí)際解決辦法，將實(shí)際管理操作進(jìn)行提煉總結(jié)，從而優(yōu)化行政管理制度，不僅會為該公司內(nèi)部運(yùn)營成本的降低、各部門穩(wěn)定高效的日常運(yùn)作以及公司資產(chǎn)的良好管理打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，也能在企業(yè)間的交流學(xué)習(xí)中，給正在發(fā)展的中小企業(yè)、小微企業(yè)提供一定的參考和借鑒。（三）研究方法及論文結(jié)構(gòu)本篇論文采用理論與實(shí)際相結(jié)合的方法進(jìn)行研究。一方面，通過查找相關(guān)理論知識的研究情況，對其進(jìn)行提煉，對應(yīng)用到的理論名詞進(jìn)行簡要解釋，與本文所要論述的有關(guān)行政制度優(yōu)化的相關(guān)內(nèi)容聯(lián)系起來。其次，同時請該企業(yè)行政部門員工進(jìn)行了一個小型的訪談，針對行政制度的現(xiàn)行情況和制度優(yōu)化兩方面提出了一些看法，結(jié)合個人實(shí)習(xí)期間的經(jīng)驗進(jìn)行歸納總結(jié)，并通過對企業(yè)行政管理制度各項條款的具體分析，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營中行政管理的情況，提出現(xiàn)階段該企業(yè)行政管理制度中仍存在的問題。最后，針對企業(yè)目前存在的問題，基于與該企業(yè)行政人員的訪談，提出相應(yīng)的解決建議。二、相關(guān)理論依據(jù)及研究概述（一）理論依據(jù)本篇論文的理論依據(jù)是行政管理理論、全面預(yù)算控制理論、定額管理理論。1.行政管理理論在馬克思·韋伯的行政管理理論中，以其“理想的行政組織體系”中的各項特性作為依據(jù)，參考的要點(diǎn)如下：（1）任何機(jī)構(gòu)組織都應(yīng)有確定的目標(biāo)。（2）組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須實(shí)行勞動分工。2.企業(yè)全面預(yù)算企業(yè)全面預(yù)算是基于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的內(nèi)部控制管理活動。3.企業(yè)定額管理企業(yè)定額管理是指對企業(yè)的人力、財力、物力進(jìn)行定額來合理安排和使用一種財務(wù)管理方法。（二）我國企業(yè)行政管理研究概述企業(yè)行政部門作為當(dāng)代企業(yè)的運(yùn)營保障部門，在整個企業(yè)中起協(xié)調(diào)作用，其工作的職能范圍涉及到整個企業(yè)的各個部門，同時，作為企業(yè)的后勤服務(wù)部門，行政部門的員工有必要及時發(fā)現(xiàn)工作環(huán)境、物資配備等方面存在的不足，與其他部門員工保持良好溝通，從而保證行政工作的順利開展，為企業(yè)提供良好的后勤保障。針對我國企業(yè)行政管理方面仍有的缺陷與不足，大量學(xué)者通過分析自身工作情況或調(diào)研結(jié)果等方式對我國企業(yè)行政管理的情況進(jìn)行了剖析，討論我國企業(yè)行政管理中的問題和相應(yīng)的解決措施等。常齊（2014）通過從企業(yè)管理的內(nèi)容、作用、影響因素進(jìn)行剖析，提出以經(jīng)濟(jì)利益企業(yè)為中心是企業(yè)行政管理應(yīng)該堅持的，建立完善的企業(yè)行政管理制度，杜絕隨意性決策，向科學(xué)化、制度化的行政管理發(fā)展，走可持續(xù)發(fā)展道路；鄧集文（2010）指出我國企業(yè)行政管理存在的問題有照搬黨政機(jī)關(guān)行政管理模式，企業(yè)行政管理中存在“游擊作風(fēng)”，即沒有明確的行政管理制度，主觀意愿直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策或存在有制度但是不依照制度辦事的情況，同時缺乏責(zé)任劃分明確的工作程序，另外，企業(yè)行政管理人員不熟悉其他部門的工作內(nèi)容，脫離實(shí)際辦事，企業(yè)沒有系統(tǒng)的行政管理體系，因此要選擇恰當(dāng)?shù)钠髽I(yè)行政管理模式，建立企業(yè)行政管理體系；針對小微企業(yè)，何璐（2016）認(rèn)為小微企業(yè)由于具有家族企業(yè)的性質(zhì)，沒有完善的行政管理體系，同時在行政管理中存在“人治”重于“法治”的情況，因此提高企業(yè)管理層和員工對于行政管理重要性的認(rèn)識十分有必要，以企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)為核心，建立合適的行政管理體系，使行政管理體系在小微企業(yè)中發(fā)揮作用；劉晶晶（2015）提出企業(yè)需要針對行政管理現(xiàn)狀制定出完善的政策和健全的措施；鄒偉（2016）認(rèn)為企業(yè)行政管理目前存在行政管理模式、行政管理體系缺乏科學(xué)性、全面性的問題，提出解決這些問題，需要制定完善的管理體制、構(gòu)建科學(xué)管理模式。通過上述學(xué)者的研究，可見建立完整行政管理體系和行政管理制度的重要性。三、D公司企業(yè)現(xiàn)行行政管理制度分析（一）現(xiàn)行行政管理制度內(nèi)容分析1.固定資產(chǎn)管理制度（1）制度方面該公司現(xiàn)行的行政管理制度中，沒有有關(guān)固定資產(chǎn)管理的相關(guān)內(nèi)容。該公司在固定資產(chǎn)管理制度的規(guī)范上有相當(dāng)大的缺失，因此導(dǎo)致實(shí)際管理中固定資產(chǎn)數(shù)量的變動也沒有記錄，對固定資產(chǎn)的各項情況沒有進(jìn)行系統(tǒng)的管理。（2）實(shí)際管理情況在2016年下半年，為彌補(bǔ)固定資產(chǎn)管理空缺，制定相對完善的固定資產(chǎn)管理制度，該企業(yè)開展了固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作。通過此次固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作對固定資產(chǎn)實(shí)際管理情況總結(jié)如下：①沒有上一次固定資產(chǎn)盤點(diǎn)的臺賬表。此次盤點(diǎn)開始前，對該企業(yè)截止到上次盤點(diǎn)時期實(shí)際擁有的固定資產(chǎn)情況未知。因此在正式盤點(diǎn)開始前，需要通過各職能部門、各項目綜合部、酒店負(fù)責(zé)人、案場部負(fù)責(zé)人對其相應(yīng)管轄范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)重新進(jìn)行盤點(diǎn)。由于行政部門在固定資產(chǎn)管理制度的缺失和工作的不完善，無疑加大了各個部門的在行政方面的工作量；由此看出該企業(yè)對于固定資產(chǎn)沒有相對清晰的管理制度，行政部門在進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作后，沒有對資料進(jìn)行存檔，同時反映出其檔案管理方面的缺失。②財務(wù)部門提供的固定資產(chǎn)請購記錄不夠清楚。通過財務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的固定資產(chǎn)請購記錄表明，有部分同類、同價的產(chǎn)品沒有其他標(biāo)識進(jìn)行區(qū)分，手動篩選也無法確認(rèn)該條請購信息到底屬于哪個固定資產(chǎn)；部分固定資產(chǎn)請購記錄由于信息重復(fù)等原因無法直接導(dǎo)出，需要在財務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行查找篩選，再手動錄入信息；③屬于固定資產(chǎn)的物品上沒有標(biāo)識。若要方便管理固定資產(chǎn)，應(yīng)在屬于固定資產(chǎn)的物品上粘貼有關(guān)資產(chǎn)編碼、所屬單位、負(fù)責(zé)人等信息的標(biāo)簽，以備盤點(diǎn)之時能更清晰地判斷出固定資產(chǎn)處于報廢、損壞、正常使用等何種狀態(tài)，為行政部門對固定資產(chǎn)的補(bǔ)充、修理等工作做好準(zhǔn)備。④固定資產(chǎn)在部門、項目間流轉(zhuǎn)沒有記錄。在盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)，部分固定資產(chǎn)在實(shí)際使用過程中，由于新項目的開設(shè)、工作人員的大量轉(zhuǎn)移、辦公區(qū)域結(jié)構(gòu)變化等情況，致使固定資產(chǎn)的所屬單位會隨著辦公地點(diǎn)的轉(zhuǎn)移、人員的變動或者辦公環(huán)境改變裝修等情況而發(fā)生變動，但是此類變動沒有記錄，導(dǎo)致盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)在財務(wù)部門提供的請購記錄中顯示，某些固定資產(chǎn)應(yīng)屬于A項目，但是在A項目卻找不到，因為實(shí)際上該固定資產(chǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到B項目在使用。2.車輛管理制度（1）制度方面現(xiàn)行制度中，規(guī)定區(qū)域總裁、區(qū)域副總裁、區(qū)域總裁助理、項目第一負(fù)責(zé)人可以配一輛專車，行政部配備五輛公車主要用于會務(wù)接待等相關(guān)事項，投資部、項目開發(fā)部根據(jù)工作性質(zhì)而定，均配有1-2輛公車。員工在出外勤或省內(nèi)短途公務(wù)出差時，若本部門有公車可用，則應(yīng)當(dāng)使用公車，員工到本市內(nèi)距離公司位置較遠(yuǎn)的位置因公出外勤，但并未使用公車時，可以用出差當(dāng)日所乘坐交通工具的發(fā)票（出租車或公交車發(fā)票）進(jìn)行報銷。根據(jù)各部門、項目的員工職級和人數(shù)，企業(yè)行政部門劃分交通補(bǔ)貼包額度，員工可依照額度進(jìn)行報銷。各項目/部門在使用交通補(bǔ)貼包和使用公車中二選一，選擇使用交通補(bǔ)貼包的部門，按相關(guān)補(bǔ)貼包標(biāo)準(zhǔn)報銷，并不允許再借用公車，選擇繼續(xù)使用公車的，借用公車時需填寫《用車申請單》，區(qū)域/項目車輛管理員根據(jù)補(bǔ)貼包額度建立公車使用臺帳表，并按2元/公里扣減使用部門交通補(bǔ)貼包額度。（2）實(shí)際管理情況區(qū)域總裁、區(qū)域副總裁、區(qū)域總裁助理、項目第一負(fù)責(zé)人為個人用車。該企業(yè)正逐漸推行車輛改革，現(xiàn)實(shí)際配有個人專車的崗位僅區(qū)域總裁及項目第一負(fù)責(zé)人。公車方面，行政部的公車大部分時間用于會務(wù)接待工作，負(fù)責(zé)到機(jī)場接送參會領(lǐng)導(dǎo)、接送工作人員往返會議地點(diǎn)與公司等，公司在市內(nèi)有大型活動時（如校園招聘會）也會利用公車進(jìn)行物料運(yùn)輸。交通補(bǔ)貼包方面，各部門均能按照額度限制進(jìn)行當(dāng)月員工交通費(fèi)用報銷，但是存在虛報出外勤情況以獲取更多交通補(bǔ)貼的情況，導(dǎo)致企業(yè)每月在交通費(fèi)用方面的支出高于員工實(shí)際支出情況。3.檔案管理制度（1）制度方面該公司現(xiàn)行的行政管理制度中，有關(guān)檔案資料管理的內(nèi)容處于空白狀態(tài)。由此可見該公司在檔案制度上同樣有相當(dāng)大的空缺，因此導(dǎo)致實(shí)際工作中，行政部門所涉及到應(yīng)保存的各類文件，沒有專人進(jìn)行分類管理，也沒有相應(yīng)臺賬表記錄存于行政部門的檔案詳情。（2）實(shí)際管理情況需要交由行政部門進(jìn)行存檔的文件主要為區(qū)域總裁簽字的各類文件，包括各部門發(fā)布的公文、工作聯(lián)系函、各部門工作請示等。在無紙化辦公逐步推進(jìn)的情況下，該企業(yè)目前的紙質(zhì)版各類文件和線上審批流程并無專職人員進(jìn)行分類管理，早年間未通過線上進(jìn)行的各類審批流程的紙質(zhì)版文件存放情況混亂，不同年份、時間、類別的文件混在一起，并且部分文件為復(fù)印件、部分文件為原件，無法分辨該類文件是否仍有用。同時由于之前沒有明確的檔案管理辦法和專職或兼職管理人員對檔案進(jìn)行分類存檔，存在文件丟失的情況。4.費(fèi)用管控制度為加強(qiáng)公司費(fèi)用預(yù)算管理，保障企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，完善內(nèi)部控制制度，規(guī)范費(fèi)用預(yù)算管理，提升企業(yè)各單位費(fèi)用預(yù)算管理水平，有效合理的控制費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)等現(xiàn)象發(fā)生，企業(yè)的費(fèi)用管控顯得尤為重要。（1）差旅費(fèi)用管控①制度方面差旅及酒店住宿申請包含以下兩個步驟，一是出差前需填寫《出差申請表》《酒店住宿申請表》電子表格，應(yīng)在申請表內(nèi)填寫：個人信息、差旅事項、出行方式及信息。二是線上請示流程，申請人需提前兩天以上在公司內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)起差旅及酒店住宿申請流程，并把出差及酒店住宿申請表（電子表格）、會議卡或工作聯(lián)系單等相關(guān)出差資料添加在審批內(nèi)容附件內(nèi)。普通員工的差旅及酒店住宿申請流程為：申請人→所屬部門第一負(fù)責(zé)人→辦公室主任；部門第一負(fù)責(zé)人的差旅及酒店住宿申請流程為：申請人→辦公室主任→區(qū)域總裁或授權(quán)人。制度要求，在發(fā)起流程時同步抄送至機(jī)票預(yù)訂專員（辦公室）預(yù)訂機(jī)票、酒店。如遇緊急任務(wù)，不能提前發(fā)起申請流程的，普通員工的申請應(yīng)通過短信征得部門第一負(fù)責(zé)人同意，部門第一負(fù)責(zé)人的申請應(yīng)通過短信征得區(qū)域總裁或授權(quán)人同意，方可預(yù)訂機(jī)票、酒店，且在出差返回后3天內(nèi)補(bǔ)辦流程，3天內(nèi)未及時補(bǔ)辦流程的，機(jī)票費(fèi)用及酒店費(fèi)用由個人承擔(dān)。該企業(yè)的行政制度中，根據(jù)出差城市和員工職級，設(shè)置了各個職級的員工出差行程中住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)的額度，以對差旅費(fèi)用進(jìn)行規(guī)范管理。其中，將職級分為A、B、C、D四類，出差城市分為港澳臺、特殊城市（北京、上海、廣州、深圳）、省會城市以及其他城市。限額明細(xì)表格如下所示：表1.住宿費(fèi)用限額明細(xì)類別港澳臺特殊城市省會城市其他城市A類實(shí)報實(shí)銷B類實(shí)報實(shí)銷C類≦800元/晚/間≦600元/晚/間≦500元/晚/間≦400元/晚/間D類≦600元/晚/間≦500元/晚/間≦400元/晚/間≦300元/晚/間表2.餐飲費(fèi)用限額明細(xì)類別港澳臺特殊城市省會城市其他城市A類實(shí)報實(shí)銷B類實(shí)報實(shí)銷C類≦180元/天≦120元/天≦105元/天≦105元/天D類≦150元/天≦105元/天≦90元/天≦90元/天②實(shí)際管理情況員工出外省出差時，差旅流程都會提前發(fā)起，通過機(jī)票預(yù)訂專員預(yù)訂機(jī)票，酒店住宿費(fèi)用除入住特定酒店需要通過公司行政部門專員進(jìn)行預(yù)訂外，其他酒店由員工自行預(yù)訂，出差行程結(jié)束后，提供住宿清單及發(fā)票，根據(jù)相應(yīng)職級對應(yīng)住宿標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報銷，低于其標(biāo)準(zhǔn)住宿限制額度按實(shí)際消費(fèi)金額即發(fā)票金額報銷，高于其標(biāo)準(zhǔn)住宿限制額度則最多只能報銷限制額度最大值，超出部分由員工自行承擔(dān)。員工省內(nèi)出差，尤其是省內(nèi)其他市縣項目的員工到公司所在地參加培訓(xùn)、會議等事項時，部分出差申請的線上請示流程不及時，但是又需要行政部門的行政專員為其預(yù)訂酒店，在出差行程結(jié)束后，有些仍未補(bǔ)發(fā)申請流程。導(dǎo)致行政部門在與簽約酒店對賬時，對于找不到線上差旅請示流程的員工住宿記錄，行政專員需要再次聯(lián)系出差申請人所在部門或項目的綜合文員核實(shí)出差情況，增加了行政部門的工作量，降低了行政工作效率。（2）辦公費(fèi)用管控①制度方面辦公費(fèi)用包括辦公用品采購費(fèi)用、快遞物流運(yùn)輸費(fèi)用等。辦公用品的范圍包括各類文具，如簽字筆、紙張、筆記本、便利貼、鉛筆、回形針等，電子用品，如計算器、電腦配件等。②實(shí)際管理情況辦公用品由各部門定期或不定期由專人統(tǒng)一采購，根據(jù)消耗情況進(jìn)行補(bǔ)給。電子用品出現(xiàn)問題，先修理，修理后仍無法正常使用的再更換?？爝f費(fèi)用為員工因公寄送快遞時，保留快遞單及發(fā)票，在當(dāng)月報銷期間進(jìn)行報銷。實(shí)際辦公費(fèi)用還包括物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、辦公樓租賃費(fèi)、花草維護(hù)費(fèi)用、辦公環(huán)境的深度清潔費(fèi)用（即請專業(yè)公司進(jìn)行除蟲、滅鼠等工作以維護(hù)辦公環(huán)境所需的費(fèi)用）等，但并未寫入制度。（二）D公司現(xiàn)行行政管理制度中存在的問題總結(jié)1.缺少系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理制度由于該企業(yè)缺少系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理制度，因此導(dǎo)致該企業(yè)行政部門對企業(yè)辦公區(qū)域各部門、下屬市縣各項目的固定資產(chǎn)情況沒有明確的認(rèn)知，繼而可能引起有相當(dāng)一部分固定資產(chǎn)閑置等問題。另外可能會存在不計提折舊或少計提折舊的情況，從而導(dǎo)致對企業(yè)實(shí)際資產(chǎn)情況的錯誤評估，帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。2.購置車輛的條件限制有缺陷，增加了行政費(fèi)用的支出區(qū)域總裁和項目總負(fù)責(zé)人會按照額度限制購置相應(yīng)限額價位以下的車輛作為個人用車，然而在汽車的使用效率并不一定很高。在行政費(fèi)用總額有限的情況下，車輛方面的行政費(fèi)用增加，必然會引起行政部門其他費(fèi)用縮減或不足的情況，影響企業(yè)的運(yùn)作，也不利于資源的有效整合。3.沒有明確的檔案管理制度企業(yè)檔案是考察企業(yè)管理工作的依據(jù)之一，檔案中記錄了企業(yè)在過去的日子中進(jìn)行了何種活動、作出何種決策等事項，從中可以總結(jié)歸納出有用的企業(yè)管理經(jīng)驗。對于企業(yè)更換高層管理人員時，新上任的高層管理人員也能通過企業(yè)檔案了解企業(yè)發(fā)展歷程，對企業(yè)更加熟悉，有利于日后進(jìn)行完善工作制度、改革和創(chuàng)新企業(yè)運(yùn)營方式等活動。4.辦公費(fèi)用支出方面限制不足，致使成本仍偏高差旅方面，網(wǎng)上預(yù)訂一般有更大的折扣，通過某些預(yù)訂網(wǎng)站預(yù)訂酒店、機(jī)票往往能獲得較為優(yōu)惠的價格。除港澳臺外，特殊城市（即北京、上海、廣州、深圳）、省會城市與其他城市的酒店預(yù)訂費(fèi)用除特殊時期外并無太大差別，各品牌快捷酒店之間的競爭，在住宿條件本職并無相差太多的情況下，也使得酒店住宿費(fèi)用處于一個相對合理且較為低廉的價格。因此差旅費(fèi)用中住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置偏高。辦公費(fèi)用方面，辦公用品的消耗量很大，但在實(shí)際工作中可以發(fā)現(xiàn)，很多時候并不是中性筆芯用光了、橡皮用沒了等情況，而是員工未能妥善保管辦公用品，導(dǎo)致丟失造成的辦公用品大量消耗。快遞費(fèi)用可能存在部分員工利用職務(wù)之便、且領(lǐng)導(dǎo)不可能審查每一張郵寄單據(jù)的僥幸心理，發(fā)生偽造快遞單、寄送私人物品等情況，造成快遞費(fèi)用支出過高。在紙張打印上，部分部門打印過多的完全可以直接使用電子版的文件，且單面打印，造成了紙張和打印墨水的嚴(yán)重浪費(fèi)，致使行政費(fèi)用的增多。四、D公司企業(yè)行政管理制度優(yōu)化建議（一）固定資產(chǎn)管理方面1.實(shí)際管理方面通過和電子信息公司合作，購買或者設(shè)計一款固定資產(chǎn)管理軟件，在進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)時，將記錄了有關(guān)該固定資產(chǎn)購入時間、價格、型號、照片、使用部門、部門負(fù)責(zé)人等信息的二維碼或條形碼固定到該固定資產(chǎn)上，通過該軟件進(jìn)行固定資產(chǎn)信息的維護(hù)，并可以完成信息導(dǎo)出、信息統(tǒng)計等工作要求。2.制度修改優(yōu)化在制度中，應(yīng)該明確固定資產(chǎn)管理過程中各個管理人員的工作內(nèi)容和責(zé)任劃分。另外，也應(yīng)該明確固定資產(chǎn)管理的內(nèi)部監(jiān)督控制機(jī)制，通過內(nèi)部監(jiān)督來提高固定資產(chǎn)管理的工作效率，使員工提高固定資產(chǎn)管理意識，通過定期或者不定期的盤點(diǎn)工作，確保賬實(shí)相符，每筆記錄都清楚明白。（二）車輛管理方面互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的飛速發(fā)展，使得傳統(tǒng)交通運(yùn)營方式出現(xiàn)了巨大改變，滴滴打車、神州專車、神州租車一類互聯(lián)網(wǎng)汽車服務(wù)被廣泛應(yīng)用到日常生活中后，由于其價格適中，操作簡單，使人們出行變得更加方便。在經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的北京、廣州等地，通過此類軟件叫車甚至比在街道上直接尋找出租車更為快捷，且為人們省去了洗車、加油、汽車保養(yǎng)、保險等環(huán)節(jié)，節(jié)約了時間和精力。因此，可以盡量減少購車數(shù)量，將原本的區(qū)域總裁、項目第一負(fù)責(zé)人配車改為僅為區(qū)域總裁配車，取消其他職級員工、其他部門的配車，通過內(nèi)部拍賣或者二手交易市場轉(zhuǎn)賣處理多余公車，并且之后不再購置公車，對于各職級員工繼續(xù)貫徹發(fā)放交通補(bǔ)貼的措施。將短期用車采取租賃社會車輛的方法寫入制度，可以與當(dāng)?shù)刈廛嚬具M(jìn)行合作，得到相對優(yōu)惠的租車價格，降低行政費(fèi)用成本。（三）檔案管理方面在檔案管理上，現(xiàn)在存在的問題主要為檔案存放混亂，沒有按照一定類別區(qū)分，在行政部門領(lǐng)導(dǎo)、員工需要某份文件時無法及時提供檔案信息。為了規(guī)范檔案管理，使其更加有條理，也方便工作地展開，可以由設(shè)置檔案管理專職人員或兼職人員，主要負(fù)責(zé)將檔案按照日期、類別進(jìn)行分類，原件放置于特定文件盒、文件柜中，根據(jù)文件多少選擇按月或按季度裝訂，在封面上標(biāo)注日期范圍、類別和檔案冊編碼。對各類文件，也要進(jìn)行編號，利用電子表格，分類錄入檔案信息，包括但不限于文件簽發(fā)日期、文件名稱、文件編號、檔案冊編號。在需要某份文件時，可以先通過電子表格定位信息，再到存放該文件的文件柜中取出相應(yīng)文件，在使用過后放回原位。對于文件數(shù)目較多、資金足夠的大型公司，可以購置一款檔案管理軟件，功能主要為可以儲存檔案的各類信息，即文件簽發(fā)日期、文件名稱、文件編號等，同時可以儲存檔案的掃描件，以便于在不需要文件原件、僅是需要查看文件內(nèi)容的情況下，節(jié)省尋找文件的時間。另外，該軟件應(yīng)該可以實(shí)現(xiàn)通過關(guān)鍵字、類別等信息進(jìn)行文件檢索的功能。（四）費(fèi)用管控方面差旅制度方面，可適當(dāng)下調(diào)出差地點(diǎn)為大陸地區(qū)省市的住宿費(fèi)用限額，在員工去到該企業(yè)項目所在地出差時，安排在員工宿舍住宿，在員工食堂用餐，不再額外補(bǔ)貼差旅費(fèi)用。交通費(fèi)方面，可與當(dāng)?shù)睾娇展窘⒑献鳎贫ê霞s價格，在預(yù)訂機(jī)票時，從預(yù)訂網(wǎng)站與合約價格比對后，取價低的一方進(jìn)行預(yù)訂，以此節(jié)約差旅費(fèi)用上的支出。辦公費(fèi)用方面，規(guī)定在各個辦公室設(shè)立一個公共用品區(qū)，對于剪刀、訂書器等沒必要每人一個的辦公用品，放置在公共用品區(qū)，且只能在該范圍內(nèi)使用，盡量避免辦公用品因為個人疏忽而丟失，控制辦公用品支出?？爝f費(fèi)用上，在報銷快遞單時，應(yīng)和財務(wù)部門進(jìn)行溝通，優(yōu)化財務(wù)報賬系統(tǒng)，快遞費(fèi)用報銷時需填寫快遞單號、寄出單位和收入單位，并隨機(jī)抽查該單號是否存在真實(shí)的物流信息。提倡無紙化辦公，在制度中明確規(guī)定哪類文件盡量采用電子版，進(jìn)行電子存檔，一方面節(jié)約辦公區(qū)域檔案儲存空間，一方面節(jié)約紙張，降低辦公成本。另外，各個部門、項目應(yīng)該在年初向行政部門提交一份本年度費(fèi)用預(yù)算表（或于年末提交下一年的費(fèi)用預(yù)算表），由行政部門進(jìn)行預(yù)算審核，在核實(shí)各項情況后，對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，再批復(fù)給各部門。如果該部門在年末時，預(yù)算能夠剛好用完或剩余不多，則績效考核分?jǐn)?shù)會相應(yīng)高些，預(yù)算剩余過多或預(yù)算超出過多，都要在績效考評上扣分，以督促各部門合理制定預(yù)算、合理使用經(jīng)費(fèi)。若某部門費(fèi)用超出預(yù)算時，向行政部門提出申請，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，再劃撥經(jīng)費(fèi)給該部門。五、總結(jié)綜上所述，盡管是制度相對完善的大型企業(yè)，在實(shí)際的行政管理中，無論是制度還是實(shí)際管理情況都存在一定的缺陷，需要不斷地發(fā)現(xiàn)問題、完善制度繼而規(guī)范操作。通過對該大型企業(yè)行政管理制度中仍有很大改