外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作流程

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1.整理報(bào)價(jià)：

針對(duì)不同客戶詢盤(pán)，供應(yīng)相關(guān)報(bào)價(jià)資料。其中，對(duì)于出口產(chǎn)品的報(bào)價(jià)主要包括：產(chǎn)品的質(zhì)量等級(jí)、產(chǎn)品的規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)品是否有特別包裝要求、所購(gòu)產(chǎn)品量的多少、交貨期的要求、產(chǎn)品的運(yùn)輸方式、產(chǎn)品的材質(zhì)等內(nèi)容。全部正式報(bào)價(jià)單需打印出來(lái)，并由經(jīng)理簽字存檔。

2.處理樣品：

制作具體樣品單，向工廠索取樣品，以免工廠錯(cuò)誤打樣。收到樣品之后，應(yīng)核對(duì)樣品尺寸，質(zhì)量和照片，確保寄出的樣品同報(bào)價(jià)吻合，可以根據(jù)其生產(chǎn)。另，針對(duì)有的工廠的樣品費(fèi)用問(wèn)題同工廠和客戶協(xié)商。并針對(duì)寄樣費(fèi)用，同客戶協(xié)商，協(xié)商不了的狀況下，匯報(bào)上級(jí)，達(dá)成解決之道。寄樣需記錄相關(guān)寄件信息，以便準(zhǔn)時(shí)追蹤和后查。

3.訂貨（簽約）：

貿(mào)易雙方就報(bào)價(jià)達(dá)成意向后，買(mǎi)方企業(yè)正式訂貨并就一些相關(guān)事項(xiàng)與賣(mài)方企業(yè)進(jìn)行協(xié)商，雙方協(xié)商認(rèn)可后，需要簽訂《購(gòu)貨合同》。在簽訂《購(gòu)貨合同》過(guò)程中，主要對(duì)商品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、包裝、產(chǎn)地、裝運(yùn)期、付款條件、結(jié)算方式、索賠、仲裁等內(nèi)容進(jìn)行商談，并將商談后達(dá)成的協(xié)議寫(xiě)入《購(gòu)貨合同》。合同需由業(yè)務(wù)和經(jīng)理審批，填入“出口合同審核表（訂單跟蹤表）”，盡可能將各種估計(jì)費(fèi)用都列明。通常狀況下，簽訂購(gòu)貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。

4.收取訂金或信用證：

4.1：假如是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其它可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)馬上請(qǐng)客人改證。

4.2：假如是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

5.下國(guó)內(nèi)生產(chǎn)定單：

在收到信用證或預(yù)付款的前提下，開(kāi)頭進(jìn)行備貨。依據(jù)訂單制定生產(chǎn)方案單，經(jīng)過(guò)審批后，下達(dá)到生產(chǎn)部進(jìn)行生產(chǎn)。如需要，應(yīng)同時(shí)下條碼貼紙的生產(chǎn)單給工廠，此類(lèi)印刷品應(yīng)要求工廠供應(yīng)倍品，并確保掃讀OK，以免影響出貨。

6.追蹤和驗(yàn)貨：

在備貨過(guò)程中，生產(chǎn)部同步進(jìn)行生產(chǎn)進(jìn)度匯報(bào)，對(duì)生產(chǎn)完的產(chǎn)品進(jìn)行入庫(kù)登記，以便業(yè)務(wù)人員把握整個(gè)訂單的生產(chǎn)進(jìn)度。一般在交貨期前一周，通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。如客戶指定人員檢驗(yàn)。一般要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨人聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前支配好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。

注：每次新產(chǎn)品出貨，需有大貨樣品留底。

7.租船訂艙：

7.1．在備貨的同時(shí)，假如本票業(yè)務(wù)不為客戶指定貨代，則向貨運(yùn)代理公司詢

價(jià)，確定本次出運(yùn)的貨代公司。

7.2、在貨物全部生產(chǎn)、包裝完畢后，生產(chǎn)部制作裝箱單，業(yè)務(wù)人員依據(jù)報(bào)來(lái)的裝箱單，結(jié)合合同及信用證貨物明細(xì)描述，開(kāi)列出倉(cāng)通知單。通常在開(kāi)船

一周前可拿到定倉(cāng)紙。

7.3、單證儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)依據(jù)出倉(cāng)通知單、工廠制的裝箱單、信用證統(tǒng)一繕制全套的出運(yùn)單據(jù)。出運(yùn)單據(jù)包括出口貨物明細(xì)單、出口貨物報(bào)關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單。

7.4、單證儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)先將出口貨物明細(xì)單傳真給貨代公司進(jìn)行配船訂艙，確認(rèn)配船和費(fèi)用后，預(yù)備全套報(bào)關(guān)單據(jù)（出口貨物明細(xì)單、報(bào)關(guān)托付書(shū)、出口貨物報(bào)關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、出口收匯核銷(xiāo)單等）寄到貨代公司用于報(bào)關(guān)、出運(yùn)；

7.5、在貨代公司確認(rèn)配船和費(fèi)用后，收到貨代公司送貨通知單（要求在指定日期前將貨物運(yùn)至指定倉(cāng)庫(kù)）。

8.報(bào)檢：

國(guó)家法定商檢產(chǎn)品需拿到商檢證書(shū)。一般應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。貨物經(jīng)檢驗(yàn)合格，附報(bào)檢托付書(shū)、外銷(xiāo)合同、信用證復(fù)印件、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、紙箱證等單據(jù)取得商檢局出具換證憑單，寄到貨代公司用于報(bào)關(guān)。

9.申領(lǐng)核銷(xiāo)單：

單證人員憑出口貨物明細(xì)單在本公司申領(lǐng)核銷(xiāo)單。

10.出口報(bào)關(guān)：

在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，托付出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。

10.1單證部門(mén)拿到核銷(xiāo)單后，將貨代公司報(bào)關(guān)所需的報(bào)關(guān)托付書(shū)、出口貨物報(bào)關(guān)單、出口收匯核銷(xiāo)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、外銷(xiāo)合同用快件寄出。聯(lián)系并確認(rèn)貨代公司收到上述單據(jù)。

10.2公司負(fù)責(zé)商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司，貨代公司憑收到的商檢換證憑單，到出入境檢驗(yàn)檢疫局換取出境貨物通關(guān)單。

10.3公司依據(jù)貨代公司的送貨通知按時(shí)將貨物送到貨代公司指定的倉(cāng)庫(kù)。報(bào)關(guān)通過(guò)后，貨代公司支配集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。

11.收款：

11.1.預(yù)備文件：督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。認(rèn)真核對(duì)樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認(rèn)提單內(nèi)容。假如提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。并同時(shí)預(yù)備其他相關(guān)文件（商業(yè)發(fā)票/一般原產(chǎn)地證/裝箱單等）。

11.2.交單：

采納L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤，才交銀行議付。

采納T/T收匯的，在取得提單后立刻傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其它文件寄給客人。

12.核銷(xiāo)退稅：

一般在報(bào)關(guān)之日起90天內(nèi)核銷(xiāo)，核銷(xiāo)后公司方可到稅務(wù)局申報(bào)退稅。

13．業(yè)務(wù)登記/存檔：

每單出口業(yè)務(wù)在完成后要準(zhǔn)時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計(jì)等。

14.售后問(wèn)題的處理：

因出口產(chǎn)品供貨方緣由產(chǎn)生的出口產(chǎn)品錯(cuò)發(fā)/漏發(fā)/質(zhì)量不合格導(dǎo)致客戶提出質(zhì)量、數(shù)量索賠的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)處理。

注：以上業(yè)務(wù)處理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并應(yīng)同單證報(bào)關(guān)人員緊密協(xié)作工作，處理好相關(guān)交接工作，以免產(chǎn)生問(wèn)題。

二．現(xiàn)有客戶維護(hù)和新客戶開(kāi)發(fā)：

1.現(xiàn)有客戶關(guān)系維護(hù)

1）處理好定單和索賠問(wèn)題，保證交貨期和產(chǎn)品質(zhì)量，協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系

2）適時(shí)對(duì)重點(diǎn)客戶制定相應(yīng)的促銷(xiāo)和優(yōu)待政策，并供應(yīng)肯定程度的廣宣支持，塑造良好的企業(yè)和品牌形象。

3）在國(guó)外的重要節(jié)假日里，需發(fā)送電子賀卡以示問(wèn)候。

4）準(zhǔn)時(shí)向客戶供應(yīng)我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品名目。

2.新客戶開(kāi)發(fā)

通過(guò)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)、走訪市場(chǎng)及其他途徑努力開(kāi)拓市場(chǎng)，查找新的客源。

三．其他相關(guān)職責(zé)：

1.外事接待

2.建立客戶檔案，產(chǎn)品檔案，質(zhì)量信息反饋表和制定出口貨物統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。并對(duì)每筆定單的技術(shù)狀態(tài)表、形式發(fā)票、銷(xiāo)售合同及附件進(jìn)行備份，以備查用。

3.留意市場(chǎng)動(dòng)態(tài)并收集相關(guān)產(chǎn)品和市場(chǎng)信息，統(tǒng)計(jì)、整理、歸檔。

4.提交月/季度報(bào)表和年度總結(jié)。

5.留意不斷提高業(yè)務(wù)員自身學(xué)問(wèn)和素養(yǎng)。

辦理客戶業(yè)務(wù)前的預(yù)備工作

營(yíng)業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或來(lái)電來(lái)函所應(yīng)辦工作是否已完成,如未完成應(yīng)速辦妥。

(一)營(yíng)業(yè)助理對(duì)客戶所寄來(lái)擬在仿制的原樣品,如需預(yù)備報(bào)價(jià)、樣品、印盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭、陳設(shè)箱、說(shuō)明書(shū)等資料,應(yīng)即預(yù)備齊全,如有問(wèn)題不能解決,應(yīng)即向主管經(jīng)理請(qǐng)示如何處理。

(二)營(yíng)業(yè)助理須將客戶所欲購(gòu)的項(xiàng)目,應(yīng)預(yù)備最新報(bào)價(jià),以滿意客戶再訂購(gòu)的需要。

(三)營(yíng)業(yè)助理應(yīng)客戶所需,代訂飯店房間、并于前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò),不行有誤。

(四)營(yíng)業(yè)助理須通知裝押助理,最遲于于客戶來(lái)前一日辦妥OOL。

(五)如需選購(gòu)部有關(guān)科長(zhǎng)協(xié)作預(yù)備工,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)協(xié)調(diào)妥當(dāng)對(duì)大客戶來(lái)應(yīng)預(yù)到公司日期。

□客戶接待工作

(一)如需到機(jī)場(chǎng)迎接,營(yíng)業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科支配接機(jī)事宜,并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時(shí)與航空公司機(jī)場(chǎng)辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時(shí)間。必需提前5分鐘抵達(dá)機(jī)場(chǎng)或飯店將客人接來(lái)公司。

(二)如客戶需赴工廠察看,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò),支配行程。

(三)如客戶需要巡游名勝古跡,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)事先支配觀光行程。□客戶來(lái)訪接待

(一)赴機(jī)場(chǎng)或飯店接客戶前,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。

(二)如客戶需要飲料、食品等,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)通知樣品室預(yù)備。

(三)如需選購(gòu)部有關(guān)科長(zhǎng)備詢時(shí),營(yíng)業(yè)助理應(yīng)事先通知待命?！蹩蛻艚忧I(yè)務(wù)

(一)營(yíng)業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶選擇樣品。

(二)經(jīng)客戶選擇的有愛(ài)好產(chǎn)品,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)即記錄具體資料及產(chǎn)品編號(hào)、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù),最近工廠價(jià)格。如有必要,得與有關(guān)科長(zhǎng)協(xié)調(diào)報(bào)價(jià)。如客戶是以CF或CIF條件選購(gòu)者,應(yīng)即計(jì)算所擬報(bào)單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi),如該產(chǎn)品客戶以前曾購(gòu)買(mǎi)者,則應(yīng)記錄前次廠價(jià)與賣(mài)價(jià)。

(三)與客戶洽談中,對(duì)報(bào)價(jià)及客戶所特有要求的規(guī)格、形態(tài)、大孝尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、品質(zhì)、訂購(gòu)數(shù)量等，營(yíng)業(yè)助理均應(yīng)具體列入記錄,必要時(shí)畫(huà)上該產(chǎn)品草圖。

(四)如客戶當(dāng)日未能打算選購(gòu)者,須待次日連續(xù)洽談時(shí),營(yíng)業(yè)助理應(yīng)將所選擇出來(lái)的樣品,留條叮囑樣品室暫保留于業(yè)務(wù)治談室架子內(nèi)。以免下次洽談時(shí)重復(fù)挑眩(保留期限不得超過(guò)一星期)。

(五)如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)叮囑樣品室歸還原處。

(六)客戶如有任何詢問(wèn)應(yīng)即查核答復(fù),如不能即時(shí)答復(fù),亦應(yīng)向客戶說(shuō)明緣由并告以何時(shí)答復(fù)。

(七)與客戶洽談中,對(duì)客戶所交代的工作應(yīng)于下次洽談前完成?！跽韴?bào)價(jià)單

(一)應(yīng)客戶需要,將洽談中感愛(ài)好的產(chǎn)品,營(yíng)業(yè)助理與選購(gòu)部有關(guān)科長(zhǎng)協(xié)調(diào)整理報(bào)價(jià)單,經(jīng)主管理經(jīng)理核閱后打出交給客戶。

(二)客戶訂購(gòu)產(chǎn)品,營(yíng)業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限內(nèi)將報(bào)價(jià)單單項(xiàng)總價(jià)及全部總價(jià)底稿整理妥當(dāng),呈主管經(jīng)理閱后,掃報(bào)價(jià)單所規(guī)定份數(shù)增加二份。如是CF或CIF時(shí),報(bào)價(jià)單上的材數(shù)不予打出。

(三)營(yíng)業(yè)助理,應(yīng)即核對(duì)報(bào)價(jià)單是否與底稿相符,如有錯(cuò)誤即自行修改的確無(wú)誤,然后抽出一份報(bào)價(jià)單請(qǐng)示經(jīng)理后,開(kāi)國(guó)內(nèi)訂單,連同國(guó)內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。

(四)全部寄國(guó)外信件,報(bào)價(jià)單若其他一切文件須由營(yíng)業(yè)助理核對(duì),并在寄出份上經(jīng)理簽名處旁簽名和簽注日期,送交主管經(jīng)理發(fā)出,但報(bào)關(guān)文件由營(yíng)業(yè)助理于結(jié)并前自行核對(duì)單價(jià)數(shù)量，必需在當(dāng)日內(nèi)完成。

□開(kāi)國(guó)內(nèi)訂單

營(yíng)業(yè)助理應(yīng)時(shí)常查核自存的報(bào)價(jià)單,并盡速請(qǐng)主管經(jīng)理睬同有關(guān)選購(gòu)科長(zhǎng)發(fā)出國(guó)內(nèi)訂單,并在存檔報(bào)價(jià)單及資料卡或PRICELIST上注明承制工廠、廠價(jià)、國(guó)內(nèi)訂單號(hào)碼及日期。

(一)訂單上嘜頭可采納下列方式:

1.刻章。

2.打字。

3.由營(yíng)業(yè)助理書(shū)寫(xiě)清晰。

(二)如國(guó)內(nèi)訂單上數(shù)量、價(jià)格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時(shí),即發(fā)出訂單更改通知,并與原國(guó)內(nèi)訂單留底聯(lián)裝訂一起。

(三)如是將國(guó)內(nèi)訂單改開(kāi)另一工廠,則應(yīng)于國(guó)內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明,本訂單是原訂單號(hào)重開(kāi),原訂單作廢并于存檔報(bào)價(jià)單聯(lián)及資料卡或PRICELIST上更改國(guó)內(nèi)訂單號(hào)碼、日期、承制廠名稱(chēng)價(jià)格,但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上肯定不行注明該訂單是重開(kāi),并即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝運(yùn)押助理。

(四)原國(guó)內(nèi)訂