商貿(mào)公司內(nèi)控制度設(shè)計(jì)

在紛繁復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)與市場(chǎng)環(huán)境下，大力開展內(nèi)控建設(shè)既是商貿(mào)公司保證經(jīng)營(yíng)質(zhì)量、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的必要舉措，也是其消除內(nèi)在隱患、防控外在風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。由此，基于規(guī)章制度對(duì)企業(yè)實(shí)踐的指導(dǎo)與保障作用，有必要對(duì)商貿(mào)公司的內(nèi)控制度設(shè)計(jì)展開探究討論。一、商貿(mào)公司內(nèi)控制度設(shè)計(jì)的現(xiàn)存問(wèn)題(一)內(nèi)控目標(biāo)模糊片面對(duì)于商貿(mào)公司的內(nèi)控制度設(shè)計(jì)、內(nèi)控工作實(shí)踐而言，內(nèi)控目標(biāo)起著重要的導(dǎo)向作用。若內(nèi)控目標(biāo)的定位存在偏差，內(nèi)控制度的合理性與有效性將大打折扣，并可能對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。從目前來(lái)看，在我國(guó)商貿(mào)公司中普遍存在內(nèi)控目標(biāo)模糊片面的問(wèn)題。例如，由于缺乏內(nèi)控經(jīng)驗(yàn)、管理意識(shí)薄弱等種種原因，一些公司在規(guī)劃內(nèi)控戰(zhàn)略、設(shè)計(jì)內(nèi)控制度時(shí)，會(huì)盲目照搬、套用業(yè)內(nèi)大型企業(yè)、成熟企業(yè)的內(nèi)控方案，而并未將明確內(nèi)控目標(biāo)、分析公司現(xiàn)狀作為前提條件。這樣一來(lái)，便會(huì)導(dǎo)致制度方向、內(nèi)控機(jī)制與公司的實(shí)際情況有所沖突，內(nèi)控建設(shè)也因此流于形式。再如，一些公司在內(nèi)控制度設(shè)計(jì)前雖已制定了內(nèi)控目標(biāo)，但目標(biāo)過(guò)度側(cè)重業(yè)務(wù)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)效益等方面，并未將企業(yè)文化打造、公司職工保障、人才資源管理等內(nèi)容納入其中。在此導(dǎo)向下，內(nèi)控制度既會(huì)表現(xiàn)出利益主體單一的問(wèn)題，也缺乏足夠的柔性化、人性化特征，難以支持公司內(nèi)控氛圍與用工關(guān)系的良性建設(shè)[1]。(二)內(nèi)控方式選擇不當(dāng)現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)外在企業(yè)內(nèi)部控制方面已有了相對(duì)成熟、深入的理論研究，相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)也相對(duì)豐富，使得內(nèi)控方式逐漸衍生出了多種分型，如程序控制、隨動(dòng)控制、提前控制、反饋控制等。在此背景下，若商貿(mào)公司在內(nèi)控制度設(shè)計(jì)時(shí)所選的內(nèi)控方式缺乏合理性、適切性，會(huì)對(duì)制度執(zhí)行的質(zhì)量與效果產(chǎn)生負(fù)面影響。例如，在競(jìng)爭(zhēng)激烈、風(fēng)險(xiǎn)頻現(xiàn)的復(fù)雜營(yíng)商環(huán)境中，若公司始終采取程序控制的內(nèi)控方式，在制度的設(shè)計(jì)與實(shí)施上缺乏變通，將很難在內(nèi)部形成預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)、分析風(fēng)險(xiǎn)、應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的有效機(jī)制，公司的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展也無(wú)法得到穩(wěn)定保障。再如，隨著人們經(jīng)營(yíng)觀、就業(yè)觀的變革，現(xiàn)代企業(yè)普遍呈現(xiàn)出了由剛性管理向“文化型”“合作型”“增長(zhǎng)型”等柔性管理轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)。對(duì)此，若商貿(mào)公司仍然沿用傳統(tǒng)時(shí)期單向化、高壓化的嚴(yán)格管理方式，并在內(nèi)控制度上表現(xiàn)出懲多獎(jiǎng)少、缺乏交互等特征，必然會(huì)造成公司內(nèi)部工作氛圍的緊張、僵化，進(jìn)而很容易發(fā)生用工矛盾、人才流失等負(fù)面情況，公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展的整體質(zhì)量也難以快速提升[2]。(三)內(nèi)控結(jié)構(gòu)不夠完善在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，規(guī)章制度起著指導(dǎo)性、約束性、激勵(lì)性、程序性等多種作用。制度結(jié)構(gòu)越完善，其作用發(fā)揮的覆蓋面越高，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的積極意義也就越強(qiáng)。然而從目前來(lái)看，很多商貿(mào)公司在內(nèi)控制度設(shè)計(jì)時(shí)存在結(jié)構(gòu)不完善的問(wèn)題。例如，一些公司在設(shè)計(jì)內(nèi)控制度、編制內(nèi)控方案時(shí)，僅圍繞業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)兩個(gè)方面展開，并未意識(shí)到企業(yè)文化、職工群體在風(fēng)險(xiǎn)防控、效益提升、業(yè)務(wù)創(chuàng)新等方面的內(nèi)控價(jià)值。如此一來(lái)，便會(huì)導(dǎo)致制度在實(shí)行后難以滿足公司全面管控、整體優(yōu)化的實(shí)際需求。再如，商貿(mào)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)涉及采購(gòu)、入庫(kù)、銷售、物流、客服、財(cái)務(wù)等多個(gè)環(huán)節(jié)，非生產(chǎn)事務(wù)包括行政、考勤、組織等多個(gè)方面。對(duì)此，若內(nèi)控制度設(shè)計(jì)在任何環(huán)節(jié)、方面存在紕漏或出現(xiàn)死角，均可能導(dǎo)致內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，并對(duì)公司效益構(gòu)成威脅。(四)制度內(nèi)容籠統(tǒng)粗放保證制度內(nèi)容清晰明確且有針對(duì)性，是保障制度有效性和嚴(yán)謹(jǐn)性的必要前提。但結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，制度內(nèi)控籠統(tǒng)粗放的問(wèn)題仍普遍存在于我國(guó)企業(yè)當(dāng)中。例如，一些商貿(mào)公司在構(gòu)建內(nèi)控體系、設(shè)計(jì)內(nèi)控制度時(shí)，并未同步建立責(zé)任機(jī)制，使得制度內(nèi)容難以體現(xiàn)主體與客體。這樣一來(lái)，一旦產(chǎn)生內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)或發(fā)生經(jīng)營(yíng)事故，將很容易出現(xiàn)問(wèn)責(zé)難、追責(zé)難的情況。再如，部分商貿(mào)公司在設(shè)計(jì)內(nèi)控制度中的懲罰性內(nèi)容時(shí)，并未對(duì)懲罰事宜的發(fā)生情形、認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)、懲處規(guī)則等進(jìn)行明確規(guī)定。如此一來(lái)，制度內(nèi)容將無(wú)法對(duì)公司管理中的懲處行為起到指導(dǎo)作用，并會(huì)引發(fā)一定的操作性風(fēng)險(xiǎn)。(五)制度執(zhí)行缺乏力度制度執(zhí)行缺乏力度，也是商貿(mào)公司內(nèi)控制度設(shè)計(jì)中常見(jiàn)的突出問(wèn)題。例如，一些公司存在管理層凌駕于內(nèi)控制度之上的情況，使得相關(guān)制度條例在實(shí)際執(zhí)行中缺乏充足的權(quán)威性與說(shuō)服力，職工群體對(duì)公司制度管理機(jī)制的認(rèn)同感、信任感也處于較低水平。再如，很多基層職工缺乏內(nèi)控意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，其對(duì)公司內(nèi)控制度的理解也存在模糊或偏誤。在此背景下，若公司并未采取制度解讀、職工培訓(xùn)等有效的干預(yù)手段，將導(dǎo)致內(nèi)控制度在發(fā)布后難以做到信息對(duì)稱，內(nèi)部控制的執(zhí)行力也會(huì)隨之弱化。(六)績(jī)效管理有待優(yōu)化對(duì)于商貿(mào)公司而言，無(wú)論是在內(nèi)部控制建設(shè)中，還是在人力資源管理中，職工績(jī)效管理都是必須重視的核心環(huán)節(jié)。但當(dāng)前很多公司并未形成科學(xué)、先進(jìn)的績(jī)效管理理念，其在內(nèi)控制度設(shè)計(jì)中的表現(xiàn)也存在很大的優(yōu)化空間。例如，一些公司在設(shè)計(jì)績(jī)效管理制度時(shí)，并未配置出明確的考核指標(biāo)與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。這樣一來(lái)，既會(huì)給績(jī)效管理的實(shí)施造成較大難度，也難以保證績(jī)效考核結(jié)果的可靠性與公平性。再如，部分公司在實(shí)施績(jī)效管理時(shí)缺乏人性化考量，既未充分引入激勵(lì)機(jī)制，也沒(méi)有向職工提供有效的溝通反饋渠道，不利于公司的內(nèi)控建設(shè)與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。二、商貿(mào)公司內(nèi)控制度設(shè)計(jì)的優(yōu)化策略(一)明確內(nèi)控目標(biāo)，找準(zhǔn)制度取向商貿(mào)公司在開展內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)實(shí)踐時(shí)，首先要做好內(nèi)控目標(biāo)的明確定位，以達(dá)到找準(zhǔn)制度設(shè)計(jì)取向、形成制度功能框架的目的。具體來(lái)講，應(yīng)遵循如下目標(biāo)確立原則：第一，實(shí)際性原則。商貿(mào)公司應(yīng)從實(shí)際角度出發(fā)，對(duì)自身的經(jīng)營(yíng)規(guī)模、市場(chǎng)定位、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、發(fā)展階段、經(jīng)營(yíng)理念、資源條件等進(jìn)行全面分析，從而掌握當(dāng)下經(jīng)營(yíng)管理與未來(lái)改革發(fā)展的內(nèi)控需求，并據(jù)此進(jìn)行內(nèi)控目標(biāo)的確立。在此基礎(chǔ)上，還需要根據(jù)公司的實(shí)際變化，對(duì)內(nèi)控目標(biāo)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。只有這樣，才能發(fā)揮好內(nèi)控目標(biāo)對(duì)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展的引領(lǐng)、指導(dǎo)與保障作用，并體現(xiàn)在內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)當(dāng)中。例如，在公司經(jīng)營(yíng)管理與內(nèi)控建設(shè)的初期階段，應(yīng)將組織建設(shè)、市場(chǎng)開拓、效益保障、合法經(jīng)營(yíng)等作為目標(biāo)需求與內(nèi)控重點(diǎn)，做好組織架構(gòu)、經(jīng)營(yíng)決策、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理等方面的內(nèi)控制度設(shè)計(jì)，并嚴(yán)格保證公司制度建立在公共法律、國(guó)家政策的框架之內(nèi)。而在公司步入上升期、轉(zhuǎn)型期后，則需要在原有內(nèi)控機(jī)制、制度體系的基礎(chǔ)上，適當(dāng)向人才引進(jìn)、職工激勵(lì)、業(yè)務(wù)創(chuàng)新、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面傾斜，從而推動(dòng)公司整體的長(zhǎng)效化、高質(zhì)量發(fā)展[3]。第二，全面性原則。確立內(nèi)控目標(biāo)時(shí)，商貿(mào)公司應(yīng)盡可能地體現(xiàn)全面性，不僅要保證財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等方面的內(nèi)控質(zhì)量，還應(yīng)對(duì)企業(yè)文化建設(shè)、人力資源管理、職工權(quán)益保障、責(zé)任機(jī)制建立等方面提起重視。只有這樣，才能從根本上保證內(nèi)控制度設(shè)計(jì)的系統(tǒng)性，避免制度缺陷、制度死角產(chǎn)生。例如，在內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)實(shí)踐中，可將如下內(nèi)控目標(biāo)作為主要針對(duì)方向：一是權(quán)責(zé)分明，趨利避害，按章行事；二是樹立良好公司形象，打造特色企業(yè)文化；三是保證會(huì)計(jì)工作質(zhì)量，保障公司資產(chǎn)安全；四是優(yōu)化業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，防范市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，追求降本增效；五是積極響應(yīng)政策規(guī)定，堅(jiān)持合法經(jīng)營(yíng)管理；六是積極、合理地引進(jìn)人才、保障人才、發(fā)展人才，保證公司內(nèi)部公平性；七是開放內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，營(yíng)造良好工作氛圍。第三，全員性原則。商貿(mào)公司在構(gòu)建內(nèi)控體系、設(shè)計(jì)內(nèi)控制度時(shí)，要以全員參與、全員發(fā)展為目標(biāo)。一方面，應(yīng)從制度角度積極引導(dǎo)職工群體樹立內(nèi)控意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，并為職工提供參與內(nèi)部控制、助力內(nèi)控優(yōu)化的條件和渠道。另一方面，應(yīng)做好技能培訓(xùn)、職位晉升、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、薪酬福利等制度的設(shè)計(jì)工作，從而在實(shí)現(xiàn)公司整體發(fā)展與職工個(gè)體發(fā)展有機(jī)統(tǒng)一的同時(shí)，達(dá)到改善用工關(guān)系、培育有生力量的效果[4]。(二)轉(zhuǎn)變管理思想，優(yōu)選內(nèi)控方式在市場(chǎng)發(fā)展新形勢(shì)下，商貿(mào)公司要加快轉(zhuǎn)變管理思想，摒棄剛性、僵化的經(jīng)營(yíng)管理思想與內(nèi)控建設(shè)方式，將更靈活、更人性化的內(nèi)控理念融入內(nèi)控制度設(shè)計(jì)當(dāng)中。例如，在初版內(nèi)控制度完成設(shè)計(jì)并投入經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐中，需要從實(shí)施難度、內(nèi)控效果、職工反饋、風(fēng)險(xiǎn)隱患等多個(gè)角度入手，對(duì)制度的可行性、有效性進(jìn)行分析，并找出現(xiàn)有制度中的缺陷與不足。在此基礎(chǔ)上，及時(shí)調(diào)整內(nèi)控方案，改動(dòng)制度內(nèi)容，以達(dá)到規(guī)避制度風(fēng)險(xiǎn)、提升制度價(jià)值的目的。這樣一來(lái)，便能實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)控方式由程序控制模式向反饋控制、動(dòng)態(tài)控制的優(yōu)化轉(zhuǎn)型。再如，在設(shè)計(jì)內(nèi)控制度、實(shí)施內(nèi)控行為時(shí)，考慮職工的感受、權(quán)益、需求等，盡量避免采取強(qiáng)硬、死板的管理方式。這既有助于防止用工矛盾、人才流失等現(xiàn)象發(fā)生，也能為公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展與內(nèi)控優(yōu)化夯實(shí)“人治”基礎(chǔ)。(三)覆蓋企業(yè)整體，完善內(nèi)控結(jié)構(gòu)商貿(mào)公司在設(shè)計(jì)內(nèi)控制度時(shí)，要保證制度框架覆蓋企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的所有環(huán)節(jié)，并強(qiáng)調(diào)各環(huán)節(jié)、各部門、各崗位之間的協(xié)調(diào)配合、密切銜接。只有這樣，才能充分保證公司內(nèi)控結(jié)構(gòu)的完善性，將制度風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)控隱患的出現(xiàn)幾率控制在最低水平。例如，可將公司組織架構(gòu)作為制度設(shè)計(jì)的實(shí)踐基礎(chǔ)，立足行政部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)部、銷售部、生產(chǎn)部、人資部等部門的權(quán)責(zé)、任務(wù)、戰(zhàn)略等規(guī)劃內(nèi)控重點(diǎn)、編寫制度條例。再如，在面向公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)開展針對(duì)性的內(nèi)控制度設(shè)計(jì)工作時(shí)，應(yīng)將采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、成本、會(huì)計(jì)等多個(gè)環(huán)節(jié)視為風(fēng)險(xiǎn)源與內(nèi)控對(duì)象，并實(shí)施系統(tǒng)化、聯(lián)動(dòng)化的制度管理。這樣一來(lái)，便可形成防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)控鏈結(jié)構(gòu)，從而最大程度地保障公司經(jīng)濟(jì)效益[5]。(四)注重內(nèi)控細(xì)節(jié)，豐富制度內(nèi)容在構(gòu)建內(nèi)控體系、設(shè)計(jì)內(nèi)控制度時(shí)，商貿(mào)公司應(yīng)摒棄粗放化、籠統(tǒng)化的制度規(guī)定與內(nèi)部管理方式，切實(shí)對(duì)內(nèi)控細(xì)節(jié)加以關(guān)注。一方面，公司應(yīng)加快建立責(zé)任機(jī)制，保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、戰(zhàn)略發(fā)展中各項(xiàng)任務(wù)要求、管控職責(zé)落實(shí)到具體的部門、崗位、人員上。例如，在應(yīng)對(duì)產(chǎn)品、貨物采購(gòu)方面的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)把采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人列為第一責(zé)任人，并對(duì)市場(chǎng)調(diào)查、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)驗(yàn)收、付款審核等具體責(zé)任進(jìn)行細(xì)分，保證各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)均有特定的崗位、人員作為責(zé)任主體。這樣一來(lái)，能夠充分發(fā)揮出內(nèi)控制度對(duì)采購(gòu)部門工作人員的指導(dǎo)與約束作用，盡量避免市場(chǎng)調(diào)查不充分、采購(gòu)計(jì)劃不合理、采購(gòu)行為隨意化、采購(gòu)驗(yàn)收不嚴(yán)格等負(fù)面情況發(fā)生。同時(shí)，一旦發(fā)生采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，出現(xiàn)產(chǎn)品短缺、貨物積壓等經(jīng)營(yíng)事故時(shí)，也能充分保證相關(guān)責(zé)任人的明確性，防止不同部門、崗位、職工間相互推諉扯皮的問(wèn)題出現(xiàn)。另一方面，為了保證內(nèi)控制度的嚴(yán)謹(jǐn)性、可操作性，還應(yīng)對(duì)制度條例的具體內(nèi)容進(jìn)行豐富。例如，在職工考勤內(nèi)控方面，若僅在制度中指出“凡無(wú)故遲到、早退者，給予警告、罰款處分”，并未進(jìn)行具體描述，將很可能導(dǎo)致相關(guān)處罰行為存在隨意性，且易引起職工的質(zhì)疑、困惑、不滿等消極情緒。因此，在設(shè)計(jì)該方面制度內(nèi)容時(shí)，應(yīng)對(duì)相關(guān)情形、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行具體、明確的闡述，如“遲到、早退10分鐘以內(nèi)者，當(dāng)月首次做警告處理，其后每次罰款5元；遲到、早退10分鐘至30分鐘者，每次罰款10元；遲早、早退30分鐘至60分鐘者，每次罰款30元；遲早、早退60分鐘以上者，視情節(jié)輕重罰款50元至100元。嚴(yán)重時(shí)可按曠工一天處理，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)”。這樣一來(lái)，內(nèi)控制度的嚴(yán)謹(jǐn)性、公平性便得到保證，并能對(duì)職工起到有效的約束作用。(五)保證制度權(quán)威，加強(qiáng)執(zhí)行力度對(duì)于商貿(mào)公司的內(nèi)控建設(shè)與經(jīng)營(yíng)管理而言，保證制度的權(quán)威性與公信力尤為重要。一方面，要將內(nèi)控制度置于公司管理體系的頂端，嚴(yán)格做到按章行事、以規(guī)為準(zhǔn)，在將管理層權(quán)責(zé)納入制度約束體系的同時(shí)，杜絕管理者權(quán)力凌駕于制度權(quán)力之上的情況發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，在對(duì)內(nèi)控制度進(jìn)行調(diào)整、變更以前，應(yīng)在公司內(nèi)部落實(shí)反饋采集、現(xiàn)狀分析、會(huì)議討論、民主投票等環(huán)節(jié)，嚴(yán)禁出現(xiàn)“一言堂”式的制度決策問(wèn)題。另一方面，內(nèi)控制度執(zhí)行的本質(zhì)是一種交互行為，在內(nèi)控制度設(shè)計(jì)、公布后，若職工群體對(duì)制度內(nèi)涵、制度要求的認(rèn)知理解不夠充分或存在偏誤，制度的執(zhí)行力將很難保證。所以，商貿(mào)公司在內(nèi)控制度執(zhí)行的過(guò)程中，要及時(shí)、有效地做好內(nèi)控制度解讀、企業(yè)文化宣導(dǎo)等工作，在促成內(nèi)控雙方信息對(duì)稱的同時(shí)，引導(dǎo)職工群體對(duì)內(nèi)控建設(shè)形成正視與重視。如此一來(lái)，既能增強(qiáng)內(nèi)控制度執(zhí)行的順利性與實(shí)效性，也能推動(dòng)公司內(nèi)控氛圍、內(nèi)控質(zhì)量的持續(xù)優(yōu)化。(六)引入激勵(lì)機(jī)制，優(yōu)化績(jī)效管理在設(shè)計(jì)內(nèi)控制度的實(shí)踐中，做好績(jī)效管理方面的設(shè)計(jì)工作十分重要。一方面，要科學(xué)運(yùn)用KPI、平衡計(jì)分卡、PDCA循環(huán)等工具，對(duì)績(jī)效管理的考核機(jī)制、工作方式進(jìn)行優(yōu)化，以確?？?jī)效管理制度具有高度的公平性與實(shí)效性。例如，在基于KPI工具進(jìn)行銷售部門的考核制度設(shè)計(jì)時(shí)，可將“銷售增長(zhǎng)率”“市場(chǎng)占有率”等作為關(guān)鍵考核指標(biāo)，并配以“銷售同比增長(zhǎng)率=(當(dāng)期銷售額-上年同期銷售額)/上年同期銷售額×100%”“市場(chǎng)占有率=產(chǎn)品銷售額/市場(chǎng)總份額×100%”等定義標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，在實(shí)施績(jī)效考核的基礎(chǔ)上，還應(yīng)將雙向激勵(lì)機(jī)制融入制度設(shè)計(jì)