社區(qū)居家養(yǎng)老服務(wù)中心檔案管理規(guī)范

1社區(qū)居家養(yǎng)老服務(wù)中心檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了社區(qū)居家養(yǎng)老服務(wù)中心檔案管理的基本要求，以及檔案工作組織、工作制度、各部門檔案業(yè)務(wù)工作等。本文件適用于社區(qū)居家養(yǎng)老服務(wù)中心（以下簡稱為中心）的檔案管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T6檔案裝具DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T39會(huì)計(jì)檔案案卷格式DA/T48基于XML的電子文件封裝規(guī)范DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T58電子檔案管理基本術(shù)語3術(shù)語和定義DA/T1、DA/T22及DA/T58界定的術(shù)語和定義適用于本文件。4基本要求4.1中心檔案工作是中心工作的重要組成部分，應(yīng)與其他各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。4.2中心應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。4.3中心檔案工作應(yīng)接受上級領(lǐng)導(dǎo)部門、檔案行政管理部門和民政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。4.4中心檔案應(yīng)以中心各項(xiàng)工作需求為導(dǎo)向，通過檔案資源開發(fā)，為中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供有效的檔案信4.5中心應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入社區(qū)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。4.6應(yīng)從中心辦公經(jīng)費(fèi)中列支檔案工作經(jīng)費(fèi)，滿足檔案工作實(shí)際需要。25檔案工作組織5.1組織系統(tǒng)建設(shè)5.1.1中心應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作的負(fù)責(zé)人。5.1.2應(yīng)配備檔案人員。5.1.3應(yīng)建立以檔案管理部門為核心，其他各部門為基礎(chǔ)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。5.2檔案部門職責(zé)5.2.1應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃中心檔案工作，制定有關(guān)規(guī)章制度。5.2.2應(yīng)負(fù)責(zé)檔案及歸檔文件的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。5.2.3應(yīng)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查中心各部門文件的形成、積累及歸檔工作。5.2.4應(yīng)宣傳、貫徹及執(zhí)行國家、地方有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。5.3中心其他各部門職責(zé)5.3.1各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。5.3.2各部門的文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，及時(shí)向本部門檔案人員移交。5.3.3各部門檔案人員應(yīng)做好文件收集、組卷等整理工作。5.3.4各部門應(yīng)將穩(wěn)健形成、積累和歸檔要求納入本部門工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對相關(guān)人員履職情況進(jìn)行考核。5.4檔案人員要求5.4.1應(yīng)忠于職守，具備專業(yè)知識(shí)。5.4.2應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保持相對穩(wěn)定。5.4.3檔案人員調(diào)動(dòng)應(yīng)妥善辦理檔案交接手續(xù)，否則不得離崗。6檔案工作制度6.1管理制度6.1.1內(nèi)容應(yīng)包括檔案工作原則、管理體制以及檔案管理的基本要求。6.2工作規(guī)章6.2.1應(yīng)包括對各類文件的歸檔和檔案的整理、保管、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用、保密、電子檔案管理及檔案管理應(yīng)急預(yù)案的具體規(guī)定。6.3業(yè)務(wù)規(guī)范6.3.1應(yīng)包括檔案綜合管理分類編號(hào)方案、文件歸檔范圍和檔案保管期限表等內(nèi)容。7中心各部門檔案業(yè)務(wù)工作7.1文件形成、積累37.1.1歸檔文件應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。7.1.2文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠安全的記錄載體和記錄方式。7.1.3文件形成者按歸檔時(shí)間的要求把具有保存價(jià)值的文件材料經(jīng)整理后移交檔案機(jī)構(gòu)。7.2文件歸檔范圍7.2.1中心檔案應(yīng)包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案、老年人檔——文書檔案：包括行政管理檔案、黨務(wù)檔案、人事檔案、服務(wù)檔案；——科技檔案：包括工程建設(shè)檔案和設(shè)施設(shè)備檔案；——會(huì)計(jì)檔案：指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿備份數(shù)據(jù)及單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的其他資料；——音像檔案：指照片、磁性載體、電子文件、電子郵件等；——實(shí)物檔案：指實(shí)物；——老年人檔案：包括健康檔案等。7.2.2應(yīng)歸檔文件的主要來源有：——各部門形成的文件材料；——中心購買的各項(xiàng)服務(wù)形成的文件材料；——由中心執(zhí)行、辦理的外來文件材料；——其他對中心工作具有查考價(jià)值的文件材料；——上述文件經(jīng)數(shù)字化加工形成的電子文件；——中心各部門在各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件。7.2.3中心各部門應(yīng)根據(jù)部門職責(zé)，制定文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表，并符合以下要求：——文書檔案制定《社區(qū)居家養(yǎng)老服務(wù)中心文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》可以參照但不僅限于附錄A；——會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和檔案保管期限會(huì)計(jì)檔案有關(guān)辦法執(zhí)行；——音像檔案的歸檔范圍和檔案保管期限按GB/T11821的規(guī)定執(zhí)行；——其他檔案的歸檔范圍和檔案保管期限的歸檔范圍應(yīng)結(jié)合中心業(yè)務(wù)工作實(shí)際確定。7.3文件歸檔整理7.3.1歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用，符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理，保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。7.3.2各門類檔案按以下要求歸檔整理：——文書檔案按DA/T22的規(guī)定執(zhí)行；——科技檔案按GB/T11822的規(guī)定執(zhí)行；——會(huì)計(jì)檔案按DA/T39的規(guī)定執(zhí)行；——音像檔案按GB/T11821的規(guī)定執(zhí)行；——老年人檔案按DA/T22的規(guī)定執(zhí)行；——電子文件、數(shù)碼照片等電子載體形態(tài)的文件材料按GB/T18894、DA/T38、DA/T48、DA/T50等標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行。7.3.3文件歸檔時(shí)間按以下要求確定：——文書檔案：應(yīng)于文件整理完畢的第二年六月底前移交歸檔；4——科技檔案：中心投資的基建項(xiàng)目，文件材料的收集、整理與工程項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，竣工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)移交歸檔。設(shè)備檔案于設(shè)備開箱驗(yàn)收或安裝接收后1個(gè)月內(nèi)移交歸檔；——會(huì)計(jì)檔案：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,于次年3月底前移交歸檔。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)征得檔案機(jī)構(gòu)同意。會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過三年；——音像檔案、實(shí)物檔案：活動(dòng)結(jié)束、辦理完畢后即時(shí)歸檔；——老年人檔案：應(yīng)于文件整理完畢后即時(shí)歸檔；——電子文件應(yīng)定期進(jìn)行邏輯歸檔，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。8檔案部門業(yè)務(wù)工作8.1檔案收集8.1.1中心各部門應(yīng)按歸檔時(shí)間的要求把已整理的文件材料和《檔案（文件）移交接收登記簿》（參見附錄B）一同向檔案部門移交。8.1.2檔案部門接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案（文件）移交接收登記簿》（參見附錄B）簽字后各保留一份。8.1.3檔案部門應(yīng)及時(shí)收集中心重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重大建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備開箱等工作中形成的檔案。8.1.4檔案部門應(yīng)收集與服務(wù)對象利益相關(guān)檔案。8.1.5檔案部門應(yīng)根據(jù)需要收集宣傳報(bào)道中心的新聞資料。8.1.6檔案部門應(yīng)根據(jù)需要向服務(wù)對象及居民征集具有保存使用價(jià)值的檔案。8.2檔案整理8.2.1檔案按類別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目順序依次排列編號(hào)。8.2.2根據(jù)分類編號(hào)方案和排列順序編制檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)具有唯一性。8.2.3紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號(hào)。8.2.4按檔案的類別、年度、保管期限編制檔案目錄。8.3檔案保管8.3.1應(yīng)兼顧辦公、閱覽、檔案存放的需要設(shè)置檔案室。8.3.2檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇鐵皮檔案箱柜。箱柜的規(guī)格尺寸質(zhì)量要求應(yīng)符合DA/T6，數(shù)量要充足，箱柜在檔案庫房內(nèi)排列要整齊規(guī)范。8.3.3庫房應(yīng)安裝防盜門、防盜窗；使用防光、防塵窗簾；配備空調(diào)、電扇、抽濕機(jī)等溫濕度調(diào)控設(shè)備；使用對檔案無損害的消防滅火設(shè)備；檔案箱柜要放置對檔案無損害的防蟲、防霉藥物。8.3.4應(yīng)做好“二十防”（即防盜、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高溫、防霉、防蟲、防鼠、防光、防塵、防磁、防污染、防腐蝕、防輻射、防汛、防臺(tái)風(fēng)、防失泄、防電子病毒）等措施，確保檔案的安全。8.3.5庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)的情況應(yīng)該定期檢查，并及時(shí)排除隱患。8.3.6檔案實(shí)體應(yīng)定期檢查，形成安全檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。對電子文件、數(shù)碼照片等檔案，要定期進(jìn)行可用性檢驗(yàn)，確保檔案可讀可用。8.3.7檔案數(shù)量應(yīng)定期清理核對，做到賬物相符。檔案數(shù)量發(fā)生變化情況應(yīng)記錄說明。58.4檔案利用8.4.1應(yīng)建立檔案檢索體系，及時(shí)、有效地提供檔案利用。8.4.2應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定及法律法規(guī)的其他規(guī)定提供檔案利用，確保國家秘密、商業(yè)秘密和服務(wù)對象個(gè)人隱私的安全。8.4.3檔案室應(yīng)提供檔案借閱服務(wù)，借閱檔案應(yīng)進(jìn)行登記，填寫《檔案借閱登記薄》（參見附錄C）。利用效果突出的宜進(jìn)行登記，填寫《檔案利用效果登記薄》（參見附錄D）。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)短缺、涂改、破損情況，要及時(shí)報(bào)告并追查。8.4.4應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用，編制分類檔案目錄等檢索工具和全宗卷等參考工具。編制文件匯編、大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等檔案編研材料。8.4.5應(yīng)根據(jù)服務(wù)對象的利用需求，開展出具檔案證明和提供其他檔案信息服務(wù)。8.5檔案統(tǒng)計(jì)8.5.1檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保持連續(xù)性、真實(shí)性、完整性。8.5.2應(yīng)建立檔案工作的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，檔案統(tǒng)計(jì)包括：檔案的收進(jìn)和移出數(shù)量，按年度、類別統(tǒng)計(jì)的室藏檔案數(shù)量，借閱的檔案數(shù)量和利用人次、復(fù)印張次，檔案利用效果，銷毀檔案數(shù)量，檔案設(shè)施設(shè)備數(shù)量，檔案工作人員的基本情況等。8.6檔案鑒定銷毀8.6.1檔案鑒定工作應(yīng)包括文件的保管期限的確定和期滿檔案的鑒定。8.6.2檔案鑒定工作小組由中心分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、中心辦公室負(fù)責(zé)人、檔案人員和各部門人員組成。8.6.3應(yīng)以全面、歷史、發(fā)展的原則來判斷中心檔案（文件）的價(jià)值，檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案（文件）對中心及服務(wù)對象所具有的現(xiàn)實(shí)作用和今后查考、憑證作用，以及歷史研究價(jià)值等來確定。8.6.4檔案保管期限的確定應(yīng)按7.2.3執(zhí)行。8.6.5應(yīng)定期組織對檔案期滿的鑒定。由鑒定小組進(jìn)行鑒定，鑒定后形成鑒定報(bào)告。對失去保存價(jià)值的檔案，清點(diǎn)核對并編制《檔案銷毀清冊》（參見附錄E）。8.6.6檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作,檔案機(jī)構(gòu)與社區(qū)其他組織派2人共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前,應(yīng)按照《檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;檔案銷毀后,應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。8.6.7《檔案銷毀清冊》歸入全宗卷，永久保存。6（資料性）社區(qū)居家養(yǎng)老服務(wù)中心文件歸檔基本范圍與文書檔案保管期限表社區(qū)居家養(yǎng)老服務(wù)中心文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限如下表A.1表A.1社區(qū)居家養(yǎng)老服務(wù)中心文件歸檔基本范圍與文書檔案保管期限表1職務(wù)變動(dòng)申請表、職位職務(wù)變更記錄表。）、薪酬考核檔案（試用期考核、記錄，離職申請、離職交接表、離職證明存根、補(bǔ)23