護理院文件管理制度

文件管理制度一、文件管理責任制1、辦公室負責部門、外來或上級等各類相關(guān)文件資料的收集、利用、歸檔和管理2、職能或業(yè)務(wù)部門分別負責部門內(nèi)部、外來或?qū)I(yè)相關(guān)文件的收集、利用、歸檔和管理二、文件控制管理（一）文件控制范圍文件控制范圍包括所有與文件相關(guān)的編制、審批、發(fā)放、歸檔、管理、更改和利用等（二）文件控制內(nèi)容外部文件、內(nèi)部形成的上報和下發(fā)文件，各職能或業(yè)務(wù)科室在管理和服務(wù)活動中形成的各類文檔、資料、數(shù)據(jù)等（三）文件控制程序1、編制文件控制：應(yīng)符合統(tǒng)一的文件格式、編號、標題、板式、字型、字型、字號等要求2、審批文件程序：相關(guān)部門起草編寫→填寫《發(fā)文稿紙》→部門領(lǐng)導(dǎo)審核→主管副院長會簽→院長簽發(fā)→制作正式文件→備查文件歸檔→上報或下發(fā)3、接收文件控制：接收內(nèi)部或外部文件→登記編號→部門領(lǐng)導(dǎo)審閱→院領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示→通知相關(guān)部門落實→文件歸檔4、發(fā)放文件控制：外部文件審批→復(fù)制文件→登記編號→下發(fā)職能或業(yè)務(wù)部門→簽字→領(lǐng)取文件，內(nèi)部文件審批→制作文件→登記編號→下發(fā)職能或業(yè)務(wù)部門→簽字→領(lǐng)取文件5、文件歸檔控制：外部文件、內(nèi)部形成的上報或下發(fā)文件、職能或業(yè)務(wù)科室的各類內(nèi)部文檔、資料、病歷、病案、數(shù)據(jù)等，由相關(guān)管理人員分類整理→裝訂→歸檔6、文件更改控制：文件更改必須由申請人或相關(guān)部門填寫《文件修改申請單》并獲得院長辦公會批準方可修改文件，更改并生效的新文件發(fā)布后，原文件廢止7、文件借閱控制：借閱文件信息資料或文檔時，文檔管理員應(yīng)填寫《文件/資料借閱登記本》，借閱人使用后應(yīng)當及時歸還（四）文件控制要求1、職能或業(yè)務(wù)部門的文檔管理人員，必須按照文件編制、審批、發(fā)放、歸檔、管理、更改和利用的控制程序處理文件2、文件處理過程中，應(yīng)當注意做好詳細完整的相關(guān)記錄三、文件管理要求（一）文件的分類1、文件包括內(nèi)部和外部文件2、外部文件包括上級文件、法律法規(guī)文件、來函等3、內(nèi)部文件包括標準體系文件、各類規(guī)章制度規(guī)范、合同文本、職能或業(yè)務(wù)部門在管理和服務(wù)活動中形成的各類文檔資料、統(tǒng)一數(shù)據(jù)等（二）文件的收發(fā)1、文件收?。和獠课募赊k公室收取，注明收文日期后編號，并在《外來文件接收登記本》中詳細記錄，領(lǐng)導(dǎo)與參與各類會議人員帶回的相關(guān)文件，應(yīng)及時到辦公室補辦收文手續(xù)；內(nèi)部形成的上報和下發(fā)文件，由文件起草部門文件信息審批程序?qū)徟螅k公室編制文件信息程序制作正式文件2、文件發(fā)放：外部文件或內(nèi)部形成的上報和下發(fā)文件，由辦公室登記編號并在《文件/資料借閱登記》中詳細記錄下發(fā)，職能或業(yè)務(wù)部門經(jīng)手人簽字領(lǐng)取文件。相關(guān)文件需要發(fā)放到本院以外的單位時，須經(jīng)院長批準3、文件傳閱：外部文件經(jīng)辦公室審閱后填寫《公文傳閱批辦單》，送請領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示，辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示通知相關(guān)部門傳閱并遵照落實4、文件借閱：職能或業(yè)務(wù)部門需要借閱外部文件、內(nèi)部形成的上報或下發(fā)文件和各職能或業(yè)務(wù)部門在管理和服務(wù)活動中形成的相關(guān)文檔資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，辦公室應(yīng)填寫《文件/資料借閱登記本》后借出，借閱人應(yīng)當及時歸還5、文件復(fù)制：部門保管的文件如有丟失須及時報告和重新申領(lǐng)，由辦公室重新復(fù)制文件并在《文件/資料發(fā)放登記本》上登記，注明丟失情況后發(fā)放。文件復(fù)制必須符合保密管理規(guī)定，秘密以上等級的各類文件不得復(fù)制6、文件回收：外部文件、內(nèi)部形成的上報和下發(fā)文件等，除標明實效的的文件外，在新文件下發(fā)時，原文件即時廢止。廢止文件應(yīng)注明“廢止”標識，由相關(guān)部門協(xié)助辦公室回收廢止文件7、文件銷毀：廢止文件符合銷毀規(guī)定的，應(yīng)在《文件銷毀申請單》登記后進行銷毀以確保有效文件的唯一性8、文件保存：執(zhí)行完成的合同文本和廢止文件應(yīng)按規(guī)定時限保存并與現(xiàn)行有效文件隔離存放四、公文管理（一）公文處理基本要求集中管理、準確周密、及時迅速、遵守時限（特急件即刻辦結(jié)、加急件當日辦結(jié)、普通件三日辦結(jié)）、精簡公文、保守秘密（二）公文處理基本流程1、收文承辦：上級發(fā)文或參會人員帶回文件→分類編號→收文登記→主任審閱→領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示→移交職能或業(yè)務(wù)部門承辦→反饋承辦結(jié)果→文件歸檔2、發(fā)文承辦：職能或業(yè)務(wù)部門起草文件→部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核修改→報簽發(fā)人簽發(fā)→辦公室核稿→制作編號文件→加蓋印章→發(fā)文登記→報送文件→收件人簽字→底稿歸檔（三）公文擬制要求1、以養(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)名義對內(nèi)、對外發(fā)送的公文由承辦人起草并送部門領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)修改，屬于編號文件的，首頁按要求填寫公文發(fā)文稿紙，連同公文發(fā)文稿紙報最高領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)2、定稿簽發(fā)后，辦公室在不影響文件內(nèi)容前提下，最后對文件的文字、標點、詞組、語句、格式等修改，并確定公文主題詞和文件編號，完成文件制作，用印登記等流程3、職能或業(yè)務(wù)部門必須嚴格按擬制公文的程序辦理，以便分清責任，確保公文發(fā)出后符合行文管理規(guī)范。內(nèi)部形成的各類文稿可按常規(guī)文檔處理，但向上級部門或全院各部門發(fā)出的文稿或參與資料等，均須按擬制公文程序辦理并妥善保存底稿以備查考（四）公文種類要求1、決定：院長辦公會或黨支部對全院重要事項經(jīng)集體討論通過的最后決策用決定，以院或黨支部名義發(fā)布2、通知、通報：屬于上行文。通知主要用于發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級或批轉(zhuǎn)下級公文并通知下級執(zhí)行；通報主要用于表彰先進、批評錯誤、傳達情況、介紹經(jīng)驗或教訓等3、報告、請示：報告主要用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議等，不必批復(fù)；請示主要用于向上級機關(guān)請求批示或批準，需做批復(fù)。請示應(yīng)一事一文，寫明一個主送機關(guān)，不得越級請示。特殊情況越級請示時，應(yīng)抄報越過的機關(guān)。報告與請示要嚴格區(qū)分，不得在報告中夾帶請示事項4、計劃、總結(jié)：屬于本院或部門文件。重要的或上級有規(guī)定的計劃、總結(jié)，應(yīng)及時上呈或下達5、函：是平級單位之間相互協(xié)商工作，詢問和答復(fù)問題的文件或憑證（五）公文格式要求除依據(jù)公文格式的相關(guān)規(guī)定外，公文還應(yīng)遵循以下格式要求：1、發(fā)文機關(guān)標志（文件紅頭）：由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”二字組成，紅色用以表明屬于單位對外正式文件。對內(nèi)制發(fā)的一般文件可以不標注發(fā)文單位標志，但重要文件除外2、發(fā)文字號：對外正式發(fā)文必須由發(fā)文字號（含年號和順序號）。為便于管理，辦公室按年度及公文形成先后順序統(tǒng)一排序編號。發(fā)文字號標注位置為：簽發(fā)人標記平行左側(cè)。發(fā)文字號的基本規(guī)則是：（1）行政公文：以“xx文”為上行文發(fā)文字號，以“xx發(fā)”為下行文發(fā)文字號（2）黨務(wù)公文：以“xx組文”為上行文發(fā)文字號，以“xx組文”為下行文字號（3）工會、共青團公文：以照以上格式規(guī)范擬定發(fā)文字號，院內(nèi)各部門間的重要公文，必要時亦可比照以上格式規(guī)范擬定發(fā)文字號3、簽發(fā)人標記：指代表單位審批或簽發(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。按公文格式規(guī)范要求，凡上行文都要標注簽發(fā)人。標注位置為：發(fā)文字平行右側(cè)，書寫為“簽發(fā)人：xxx”。4、公文標題：正式公文的標題又三部分組成，即：發(fā)文單位名稱（作者）、公文主題（事由）、文種（公文名稱）。如：《xxxx福利院關(guān)于成立業(yè)務(wù)科的請示》5、主送和抄送機關(guān)：主送機關(guān)又稱抬頭，是負責受理或答復(fù)該文的機關(guān)。標注位置為：公文標題下第一行頂格書寫；抄送機關(guān)是需要了解文件內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)，抄送機關(guān)列在正文后面。書寫位置為：主題詞下一行6、公文正文：是公文的主體部分，用于表達公文的內(nèi)容7、公文附件：是公文的附屬文件或材料。標注位置為：正文下靠左頂格書寫“附件”二字。內(nèi)容包括：附件的序號、標題、份數(shù)8、公文生效標志：包括成文日期、發(fā)文單位印章（1）成文日期：成文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日為準；經(jīng)會議討論通過的公文，以文通過日為準；法規(guī)性公文以批準日為準。成文日期標注于右下方，年月日齊全完整（2）發(fā)文印章：公文除“簡報”“會議紀要”外，一律要加蓋單位印章。印章要清晰端正地蓋在發(fā)文日期的上方，做到上不壓正文，下壓年月日的4至7個字，即：齊年蓋月9、公文主題詞和印發(fā)說明：在文末標注，書寫時頂格并加下劃線10、行文的字體字號等其他要求以《市民政局關(guān)于公文格式的有關(guān)規(guī)定》為準（六）公文保密要求1、公文的擬辦、收發(fā)、保管、傳閱、歸檔、銷毀過程中，必須嚴格執(zhí)行保密制度，嚴格履行登記履行登記、簽收手續(xù)、謹防失密泄露2、公文管理部門一般每季進行