(完整版)采購制度流程與操作規(guī)范

精心整理精心整理精心整理精心整理精心整理精心整理為了加強公司內(nèi)部管理，提高會計的監(jiān)督職能，規(guī)范公司采購行為，合理控制費用支出，根據(jù)公司采購的特殊性，特制定本制度。第一條：采購部門的劃分

1：生產(chǎn)原材料采購：由采購部門負責辦理。

2：日常辦公用品采購：由行政管理部或其指定的部門或?qū)Ｈ素撠熮k理。

3：對于重要材料的采購，必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)。第二條：采購方式一般情況，選擇下列一種最有利的方式進行采購：1：集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。2：長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應事先選定供應廠商，議定長期供應價格，批準后通知請購部門依需要提出請購。3：未經(jīng)公司主管領導書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料供應商；如有更適合供應商而需要替換原供應商的，采購部必須提交書面變更供應商陳述材料，獲得批準后方可變更。4：采購經(jīng)辦人員接到“采購申請單”后應依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行產(chǎn)品的書面比價，經(jīng)分析后進行議價，議價結(jié)果書面上報主管領導。詢價、議價結(jié)束后，需公司主管領導同意方可定價。5：凡是最低采購量超過請購量的，采購經(jīng)辦人員在議價后，應在請購單中注明，經(jīng)主管簽字確認后上報。

6：采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡的緊急采購情況，主管應立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理第三條:請購與采購1：部門根據(jù)本部門實際物資需求情況，填寫請購單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標準、數(shù)量、價格、使用日期等，交給采購部門審核。請購單應有部門經(jīng)理簽字。2：采購收到使用部門提交的請購單時，審核后如確有必要購買，由采購經(jīng)理簽字，再請總經(jīng)理予以批示。采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準的“采購申請單”后，應按照上述總則操作，貨比三家，選擇出合適的供應商后，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期。3：采購單一式四份，第一聯(lián)即使用部門提交的請購單，第二聯(lián)即采購部門使用的采購申請單，第三聯(lián)交給財務（采購員核銷時）,第四聯(lián)交給倉管員（以備驗收）。第四條：驗收與入庫4：采購物資到貨后，采購員要及時組織部門、倉庫管理員進行入庫前的清點驗收，驗收過程中應首先比較所收物資與請購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價是否相符，然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣。驗收合格后，驗收部門的人員應對已收物資編制一式兩聯(lián)、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資的依據(jù)，第一聯(lián)本部門留存，第二聯(lián)交給倉管員。第四條：預付款與采購1：按合同約定需要預付購貨款的，由采購員提供采購申請單、合同復印件、付款通知書(注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號)，辦理付款批準手續(xù)后(付款通知書須由總經(jīng)理簽字)，交公司財務部門辦理預付貨款業(yè)務。

2：貨物及發(fā)票已到，驗收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后，采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財務部審核后，由總經(jīng)理簽字，財務做賬。第五條：現(xiàn)款采購采購員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財務部借款，采購回來后，采購員持購貨發(fā)票到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員驗收，并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額簽字）。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財務部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報銷手續(xù)。第六條：后付款采購供應商貨到后，由采購員到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員驗收并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用途）。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。并將第二聯(lián)傳遞會計作往來帳。供應商需要結(jié)款時，應憑入庫單，隨同購貨發(fā)票或收據(jù)由經(jīng)理簽字，然后到財務部辦理結(jié)算手續(xù)。公司無論哪個部門需求材料的，都必須先行到倉儲部領取，若倉庫里確實沒有的，且必須需要申購的，也應由需求部門負責人來申購，所缺物品需要采購的，必須由本公司采購部門實施專門采購，其它任何部門任何人采購之，均無效，本公司不予報銷，但總經(jīng)理特批者除外；附：采購流程圖（見下頁）總經(jīng)理簽字采購申請借款現(xiàn)款采購財務借款供應商交貨驗收入庫采購申請報銷財務結(jié)算貨款總經(jīng)理簽字財務審核采購提交入庫單單財務發(fā)放報銷總經(jīng)理簽字財務審核入庫單單財務打款總經(jīng)理簽字采購申請預付款驗收入庫供應商交貨供應商申請付款驗收入庫供應商交貨后付款采購預付款采購填寫采購單確認供應商采購比價總經(jīng)理簽字采購部審核后部門經(jīng)理簽字填寫請購單總經(jīng)理簽字采購申請借款現(xiàn)款采購財務借款供應商交貨驗收入庫采購申請報銷財務結(jié)算貨款總經(jīng)理簽字財務審核采購提交入庫單單財務