【特殊場景】合同檔案管理辦法(人力資源)

【特殊場景】合同檔案管理辦法(人力資源)-PAGE【特殊場景】合同檔案管理辦法(人力資源)-PAGE合同檔案管理辦法(人力資源)第一條定義與解釋1.1本辦法所指“合同檔案”是指用人單位與勞動(dòng)者之間訂立的勞動(dòng)合同、解除或終止勞動(dòng)合同的相關(guān)文件，以及與勞動(dòng)合同管理相關(guān)的其他文件。1.2用人單位與勞動(dòng)者之間的勞動(dòng)合同，包括固定期限勞動(dòng)合同、無固定期限勞動(dòng)合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動(dòng)合同。第二條合同檔案的建立2.1用人單位應(yīng)當(dāng)在勞動(dòng)合同簽訂后【】日內(nèi)，將勞動(dòng)合同文本交付勞動(dòng)者本人，并建立勞動(dòng)合同檔案。（1）勞動(dòng)合同文本；（2）勞動(dòng)者聯(lián)系明文件；（3）用人單位與勞動(dòng)者訂立的保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等相關(guān)文件；（4）勞動(dòng)者崗位變動(dòng)、工資調(diào)整等與勞動(dòng)合同履行相關(guān)的文件；（5）解除或終止勞動(dòng)合同的相關(guān)文件；（6）其他與勞動(dòng)合同管理相關(guān)的文件。第三條合同檔案的管理3.1用人單位應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)勞動(dòng)合同檔案的管理，并建立健全勞動(dòng)合同檔案管理制度。（1）負(fù)責(zé)勞動(dòng)合同檔案的收集、整理、歸檔和保管；（2）確保勞動(dòng)合同檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性；（3）提供勞動(dòng)合同檔案的查詢、借閱服務(wù)；（4）定期對(duì)勞動(dòng)合同檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.3勞動(dòng)合同檔案應(yīng)當(dāng)采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保檔案安全。3.4勞動(dòng)合同檔案的保管期限為【】年，自勞動(dòng)合同解除或終止之日起計(jì)算。第四條合同檔案的查詢與借閱4.1勞動(dòng)者有權(quán)查詢、借閱本人的勞動(dòng)合同檔案。4.2用人單位有權(quán)查詢、借閱勞動(dòng)者的勞動(dòng)合同檔案，但應(yīng)當(dāng)依法保障勞動(dòng)者的隱私權(quán)和個(gè)人信息權(quán)益。4.3查詢、借閱勞動(dòng)合同檔案，應(yīng)當(dāng)填寫查詢、借閱申請表，并經(jīng)勞動(dòng)合同檔案管理人員審核同意。4.4查詢、借閱勞動(dòng)合同檔案，應(yīng)當(dāng)在勞動(dòng)合同檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得涂改、損毀檔案。第五條合同檔案的銷毀5.1勞動(dòng)合同檔案達(dá)到保管期限的，可以依法銷毀。5.2銷毀勞動(dòng)合同檔案，應(yīng)當(dāng)制定銷毀方案，報(bào)用人單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.3銷毀勞動(dòng)合同檔案，應(yīng)當(dāng)由勞動(dòng)合同檔案管理人員和用人單位負(fù)責(zé)人共同進(jìn)行，確保檔案安全。第六條法律責(zé)任6.1用人單位違反本辦法規(guī)定，未建立勞動(dòng)合同檔案或未按規(guī)定保管勞動(dòng)合同檔案的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令改正，并可以處以罰款。6.2勞動(dòng)合同檔案管理人員違反本辦法規(guī)定，泄露勞動(dòng)者個(gè)人信息或?yàn)E用職權(quán)、玩忽職守的，由用人單位給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第七條附則7.1本辦法由用人單位負(fù)責(zé)解釋。7.2本辦法自發(fā)布之日起施行。一、五種特殊的應(yīng)用場合及注意事項(xiàng)1.應(yīng)用場合：員工小張想知道自己的合同期限，想查看自己的勞動(dòng)合同檔案。注意事項(xiàng)：根據(jù)合同第三條，員工有權(quán)查詢、借閱本人的勞動(dòng)合同檔案。小張可以向勞動(dòng)合同檔案管理人員提出申請，填寫查詢、借閱申請表，經(jīng)審核同意后，在管理人員的監(jiān)督下查看檔案。2.應(yīng)用場合：用人單位需要查詢員工小李的勞動(dòng)合同檔案，了解其工作經(jīng)歷。注意事項(xiàng)：根據(jù)合同第四條，用人單位有權(quán)查詢、借閱勞動(dòng)者的勞動(dòng)合同檔案。但在查詢過程中，應(yīng)依法保障勞動(dòng)者的隱私權(quán)和個(gè)人信息權(quán)益。用人單位查詢小李的檔案時(shí)，應(yīng)確保小李的個(gè)人信息不被泄露。3.應(yīng)用場合：勞動(dòng)合同檔案保管期限到期，用人單位準(zhǔn)備銷毀部分檔案。注意事項(xiàng)：根據(jù)合同第五條，勞動(dòng)合同檔案達(dá)到保管期限后，可以依法銷毀。但在銷毀過程中，應(yīng)制定銷毀方案，報(bào)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。銷毀時(shí)，應(yīng)由勞動(dòng)合同檔案管理人員和負(fù)責(zé)人共同進(jìn)行，確保檔案安全。4.應(yīng)用場合：勞動(dòng)合同檔案管理人員小王發(fā)現(xiàn)部分檔案缺失，擔(dān)心影響員工權(quán)益。注意事項(xiàng)：根據(jù)合同第三條，勞動(dòng)合同檔案管理人員應(yīng)確保檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。小王發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查找缺失的檔案，以免影響員工權(quán)益。5.應(yīng)用場合：新員工小趙入職，用人單位需要為其建立勞動(dòng)合同檔案。注意事項(xiàng)：根據(jù)合同第二條，用人單位應(yīng)在勞動(dòng)合同簽訂后【】日內(nèi)，將勞動(dòng)合同文本交付勞動(dòng)者本人，并建立勞動(dòng)合同檔案。用人單位應(yīng)確保小趙的檔案齊全，包括勞動(dòng)合同文本、聯(lián)系明文件等相關(guān)資料。二、實(shí)際操作過程中遇到的問題及解決辦法1.問題：員工小陳發(fā)現(xiàn)自己的勞動(dòng)合同檔案中有錯(cuò)誤信息，如合同期限等。解決辦法：小陳應(yīng)及時(shí)向勞動(dòng)合同檔案管理人員反映情況，并提供相關(guān)證據(jù)。管理人員應(yīng)核實(shí)情況后，及時(shí)更正錯(cuò)誤信息，確保檔案的準(zhǔn)確性。2.問題：用人單位在查詢員工檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)部分檔案缺失。解決辦法：用人單位應(yīng)及時(shí)查找缺失的檔案，并向員工解釋情況。如無法找回缺失檔案，應(yīng)重新與員工簽訂勞動(dòng)合同，確保雙方的權(quán)益。3.問題：勞動(dòng)合同檔案保管期限將至，用人單位未及時(shí)銷毀部分檔案。解決辦法：用人單位應(yīng)制定銷毀方案，報(bào)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。在保管期限到期前，完成檔案的銷毀工作，避免檔案堆積。4.問題：勞動(dòng)合同檔案管理人員變動(dòng)，新管理人員不了解檔案管理相關(guān)規(guī)定。解決辦法：用人單位應(yīng)對(duì)新管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉勞動(dòng)合同檔案管理的相關(guān)規(guī)定和操作流程。同時(shí)，前任管理人員應(yīng)做好工作交接，確保檔案管理的連續(xù)性。5.問題：用人單位未按規(guī)定建立勞動(dòng)合同檔案，導(dǎo)致員工權(quán)益受損。解決辦法：用人單位應(yīng)立即整改，建立健全勞動(dòng)合同檔案管理制度。對(duì)受損員工進(jìn)行賠償，并加強(qiáng)內(nèi)部管理，避免類似問題再次發(fā)生。三、原始合同所需的詳細(xì)附件1.勞動(dòng)合同文本：包括固定期限勞動(dòng)合同、無固定期限勞動(dòng)合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動(dòng)合同。2.勞動(dòng)者聯(lián)系明文件：如聯(lián)系、戶口簿、護(hù)照等。3.保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等相關(guān)文件：如用人單位與勞動(dòng)者訂立的保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。4.勞動(dòng)者崗位變動(dòng)、工資調(diào)整等與勞動(dòng)合同履行相關(guān)的文件：如崗位變動(dòng)通知、工資調(diào)整通知等。5.解除或終止勞動(dòng)合同的相關(guān)文件：如解除勞動(dòng)合同通知書、終止勞動(dòng)合同通知書等。6.其他與勞動(dòng)合同管理相關(guān)的文件：如員工手冊、培訓(xùn)協(xié)議等。合同檔案管理辦法，讀懂其實(shí)不復(fù)雜，入職合同得簽訂，到期記得要續(xù)簽。合同檔案要齊全，聯(lián)系明得備好，崗位變動(dòng)別發(fā)愁，工資調(diào)整記錄找。保密協(xié)議要重視，競業(yè)限制要知道，合同期限心里明，權(quán)益保障不會(huì)少。檔案查詢別擔(dān)心，申請借閱走流程，管理人員會(huì)幫忙，隱私保護(hù)要做好。到期檔案要銷毀，方案制定報(bào)批準(zhǔn)，兩人操作更安全，確保信息不外泄。管理人員變動(dòng)時(shí)，培訓(xùn)交接不能少，檔案完整又準(zhǔn)確，員