EPC學(xué)校項目合同管理方案

18.2.1主合同管理 118.2.1.1合同管理流程 218.2.1.2合同相對人資信調(diào)查 318.2.1.3招標(biāo)文件評審 318.2.1.4投標(biāo)文件評審 318.2.1.5合同洽商與文本草擬 418.1.2.6合同評審 418.1.2.7合同的簽訂與用印 518.1.2.8合同交底 518.1.2.9合同履行 618.1.2.10合同履行檢查 618.2.2分包合同管理 618.2.2.1分包計劃管理 718.2.2.2分包招標(biāo)管理 718.2.2.3分包合同簽訂管理 718.2.3采購合同管理 718.2.3.1合同管理部門管理 818.2.3.2審查合同主體資格 818.2.3.3審查合同的內(nèi)容 918.2.3.4采購合同履行 918.2.3.5影響采購合同存檔管理的因素 1018.2.3.6做好采購合同存檔的要求 10該內(nèi)容為最新國企高分中標(biāo)的施工投標(biāo)方案的內(nèi)容，有完整各級標(biāo)題和正文格式，高度契合本年度最新施工及評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)！18.2.1主合同管理EPC總承包項目合同管理的重中之重是主合同管理，主合同管理是從投標(biāo)一直貫穿到項目最終交驗全過程中的，業(yè)主與總承包商簽訂工程總承包合同，將建設(shè)項目從設(shè)計到項目移交的全部工作委托給總承包商負(fù)責(zé)組織實施，分包商的全部工作由總承包商對業(yè)主負(fù)責(zé)。總承包項目涉及的合同數(shù)量、種類較多，合同關(guān)系較復(fù)雜，合同管理的效果直接決定了總承包項目實施的效果。所以，應(yīng)以合同為核心，努力實現(xiàn)各合同所約定的目標(biāo)。18.2.1.1合同管理流程18.2.1.2合同相對人資信調(diào)查對首次合作的業(yè)主，公司在參與投標(biāo)前，對其資信情況進行調(diào)查預(yù)評估。資信情況調(diào)查表序號內(nèi)容1主體資格基本情況，合同相對人為企業(yè)的，至企業(yè)工商行政登記基本情況和資質(zhì)情況。2資產(chǎn)情況、運營情況。3社會信譽、行業(yè)影響力或排名、知名度。4法律糾紛案件情況。公司根據(jù)調(diào)查情況進行評估。評估結(jié)果分為良好、一般、差。存在以下情況，明顯缺乏履約能力的，應(yīng)評估為“差”，不可與之簽訂合同。序號內(nèi)容1不具有獨立的民事行為能力，不具備簽訂工程施工合同的主體資格。2被吊銷營業(yè)執(zhí)照，或者因違法經(jīng)營，未正常年檢等原因可能被吊銷營業(yè)執(zhí)照的。3擬選擇的供方注冊資本與經(jīng)濟合同標(biāo)的額不相應(yīng)，或者資產(chǎn)明顯不足保障履約的。4財務(wù)狀況惡化或有明顯惡化趨勢。5有過比較嚴(yán)重的欺詐、單方毀約6法律糾紛案件較多，切多為其過錯引發(fā)的7由于訴訟、仲裁或行政處罰決定等被法院采取查封、扣押、凍結(jié)等措施，對其生產(chǎn)經(jīng)營有較大影響的。18.2.1.3招標(biāo)文件評審工程項目經(jīng)過營銷部立項審批，招投標(biāo)主管部門獲取招標(biāo)文件后，填寫招標(biāo)文件評審表，負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門對招標(biāo)文件進行評審，并按經(jīng)營授權(quán)的規(guī)定程序辦理審批或備案。公司總法律顧問參與招標(biāo)文件評審，對重大工程的招標(biāo)文件應(yīng)提示潛在風(fēng)險。18.2.1.4投標(biāo)文件評審公司投標(biāo)報價部門負(fù)責(zé)組織有關(guān)職能部門對自行完成報價的投標(biāo)書進行評審，并出具成本測算書。確定參加投標(biāo)后，投標(biāo)報價部門結(jié)合招標(biāo)文件評審情況，編制投標(biāo)文件，安管理權(quán)限組織評審，并按規(guī)定報批或備案，評審接貨應(yīng)以評審記錄表的形式傳遞至合同主管部門。18.2.1.5合同洽商與文本草擬工程中標(biāo)后，公司總經(jīng)濟師牽頭與發(fā)包人的談判工作，項目營銷及投標(biāo)人員、合同主管部門經(jīng)理以及擬派的項目經(jīng)理與商務(wù)經(jīng)理參與談判。合同談判前應(yīng)進行合同談判策劃并經(jīng)審批形成書面文件。公司合同主管部門負(fù)責(zé)本公司中標(biāo)項目各類合同文稿的草擬、修改和簽訂。各類合同文本草擬時應(yīng)盡可能使用示范文本。18.1.2.6合同評審中標(biāo)工程招標(biāo)文件未經(jīng)過評審程序，切未執(zhí)行審批流程的，其合同文件不予辦理蓋章事宜。項目內(nèi)容職責(zé)公司總經(jīng)濟師主持合同評審工作，公司合同主管部門負(fù)責(zé)組織公司授權(quán)范圍內(nèi)工程的合同評審，并形成評審記錄。評審內(nèi)容公司評審內(nèi)容：合同評審責(zé)任部門應(yīng)評審相關(guān)合同條款及內(nèi)容的可行性，是否存在隱患的重大風(fēng)險，如存在，應(yīng)提出風(fēng)險處置措施。市場營銷部門：對項目是否符合市場營銷相關(guān)規(guī)定進行說明。商務(wù)合約部門：對合同進行全面審查，包括對合同價款確定與材料及人工調(diào)整、簽證及結(jié)算相關(guān)約定、違約責(zé)任、對項目的預(yù)期利潤進行分析和說明、合同主體資格的符合性和內(nèi)容的合法性、真實性、嚴(yán)密性及潛在的法律風(fēng)向等情況進行審查，并提出風(fēng)險防范意見。合同評審程序?qū)υu審過程中提出的需修改和完賽的綜合評審意見，談判人員應(yīng)與合同相對方進一步商榷，并將結(jié)果書面反饋給合同主管部門，由合同主管部門報領(lǐng)導(dǎo)審批。合同風(fēng)險等級劃分合同簽訂后，合約法務(wù)部根據(jù)前期評審情況進行項目風(fēng)險評估，根據(jù)項目風(fēng)險評估得分情況，將新簽合同劃分為重大風(fēng)險合同、較大風(fēng)險合同、一般合同三個等級。對重大風(fēng)險合同，合約法務(wù)部應(yīng)制定法律人員根據(jù)合同的風(fēng)險程度，結(jié)合各級評審意見出具法律營建署，并進行動態(tài)跟蹤管理。18.1.2.7合同的簽訂與用印合同經(jīng)評審審批后，應(yīng)于10日內(nèi)簽訂。與發(fā)包人的施工合同如需與業(yè)主進一步溝通，最長可延長至30日簽訂。正式合同文件經(jīng)法定代表人或其授權(quán)委托人簽署，并按經(jīng)營授權(quán)規(guī)定中文件聯(lián)簽職責(zé)劃分表聯(lián)簽，并由局合約法務(wù)部合同管理員負(fù)責(zé)形神合相關(guān)評審會簽記錄、授權(quán)文件及授托人簽字后，符合要求后填寫合同專用章用印審批表，有合同印章管理員辦理用印事宜。18.1.2.8合同交底發(fā)包人合同交底分為兩級交底，在合同簽訂后15天內(nèi)，由公司總經(jīng)濟師組織合約、市場及投標(biāo)報價部門、工程部門向項目經(jīng)理及班子成員進行以一級交底；在一級交底后5天內(nèi)，由項目經(jīng)理組織，項目商務(wù)經(jīng)理向項目部全體人員進行二級交底。一級交底項目內(nèi)容職責(zé)報價人員負(fù)責(zé)報價、成本測算計經(jīng)濟風(fēng)險交底。合同主管部門負(fù)責(zé)合同條件與合同風(fēng)險交底。工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)工程重、難點交底。項目營銷經(jīng)理負(fù)責(zé)工程和發(fā)包人監(jiān)理背景交底。內(nèi)容合同主要內(nèi)容的交底，包括合同評審情況、合同主要條款，隱藏的風(fēng)險點、時間要求和違約責(zé)任等。工程難點的交底，包括施工重難點、新技術(shù)、新材料等。工程背景的交底，包括承接該工程的出發(fā)點、后續(xù)工程情況、報價定標(biāo)情況、成本讓利情況、主要盈虧等。發(fā)包人背景交底，包括發(fā)包人資信、發(fā)包人需求等。二級交底項目內(nèi)容職責(zé)項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織，項目商務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)向項目全體人員進行二級合同交底。內(nèi)容主要側(cè)重于合同詳細(xì)條款講解，合同經(jīng)濟法律風(fēng)險條款的責(zé)任分解等，二級交底的書面記錄中應(yīng)付合同卡片。18.1.2.9合同履行項目內(nèi)容策劃管理合同履行策劃書的編制有公司分管領(lǐng)導(dǎo)主持，商務(wù)合約、工程管理、市場營銷等相關(guān)部門及項目經(jīng)理部參與，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。合同履行策劃書應(yīng)在合同簽訂后30天內(nèi)完成編制。策劃書應(yīng)包括現(xiàn)場策劃、施工策劃、商務(wù)策劃和資金策劃等方面，具體內(nèi)容應(yīng)包括項目管理目標(biāo)、資源投入計劃、承包合同及已簽分供合同的缺陷及補救措施、組織機構(gòu)及相應(yīng)職責(zé)、履約時限和時效控制計劃、崗位責(zé)任及其他事項。簽證管理項目部商務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)組織發(fā)包人簽證工作，并建立動態(tài)的項目簽證資料臺帳。應(yīng)堅持“多簽證少索賠”的理念。簽證事件盡可能采取“設(shè)計變更”的方式，易于溝通和被對方接受。簽證事實發(fā)生后，現(xiàn)場經(jīng)辦人收集資料，撰寫簽證單。技術(shù)性的簽證交項目技術(shù)人員審核，經(jīng)濟型的簽證交項目商務(wù)人員審核。簽證必須由項目總工程師和商務(wù)經(jīng)理進一步復(fù)合，項目經(jīng)理審批后報送。特殊情況下的簽證須經(jīng)公司總經(jīng)濟師審批。合同變更項目經(jīng)理部接到變更文件，資料員辦理完收文登記后，交由項目經(jīng)理批轉(zhuǎn)。需要評審的變更文件經(jīng)項目經(jīng)理、項目商務(wù)經(jīng)理、項目總工評審后存在異議的郵箱U商務(wù)經(jīng)理編制回函，視情況報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。不存在異議的，傳遞至相關(guān)人員實施，項目商務(wù)經(jīng)理做出相應(yīng)預(yù)算，在合同約定時間內(nèi)上報發(fā)包人和監(jiān)理，沒有約定的隨當(dāng)月已完工程報量上報發(fā)包人和監(jiān)理。18.1.2.10合同履行檢查在建工程項目經(jīng)理部至少每月應(yīng)進行一次履約情況自查，并填報項目商務(wù)經(jīng)理月度報告于次月5日前報公司。公司至少每季度應(yīng)對在建項目進行一次履約檢查，并在商務(wù)季報中總結(jié)匯報。18.2.2分包合同管理對于本工程，往往有多個分包隊伍，簽訂多個分包合同，包括設(shè)計、施工、調(diào)試、咨詢等。多個合同在時間、空間上相互關(guān)聯(lián)。分包合同范圍管理的難點是分包合同間的界限確定及執(zhí)行過程中責(zé)任的劃分，如土建與安裝間關(guān)于設(shè)備基礎(chǔ)的驗收移交、保管，如管道接口的劃分等。在每個分包合同簽訂前必須明確與其他合同的分界和責(zé)任劃分。18.2.2.1分包計劃管理全面熟悉合同條款，明確合同要求，分析統(tǒng)計工作范圍，工作范圍及雙方責(zé)任劃分，將范圍內(nèi)的工作匯成清單，并明確責(zé)任界限，根據(jù)清單合理分工。這時候即可制定分包計劃，明確EPC項目中的分包工作范圍和分包工作量，確定分包工作的開始時間，從而確定分包合同開展時間和簽訂時間。項目執(zhí)行過程中，按照計劃有序開展分包工作中。做好標(biāo)段劃分，將各個分包商間的工作界面劃分清楚，避免漏項。18.2.2.2分包招標(biāo)管理做好招標(biāo)工作是合同順利簽訂和執(zhí)行的前提基礎(chǔ)。招標(biāo)工作的主要程序是：招標(biāo)文件編制，資質(zhì)審查，標(biāo)書發(fā)售，標(biāo)書澄清答疑，評標(biāo)議標(biāo)及授標(biāo)等程序。項目選擇合適的分包商，也影響著項目執(zhí)行的情況，應(yīng)選擇有經(jīng)驗的，具有良好信譽的公司。18.2.2.3分包合同簽訂管理分包合同文本的編制、談判、修改工作是合同簽訂工作的重點，合同文本要全面有效體現(xiàn)雙方權(quán)責(zé)，基于招標(biāo)文件，系統(tǒng)完備體現(xiàn)各方的責(zé)任、權(quán)利、工作范圍等，使分包合同的條款、工期、付款條件、質(zhì)量要求等內(nèi)容與主合同符合，對合同風(fēng)險和合同條款合理性應(yīng)召開會議審核。18.2.3采購合同管理在工程項目管理過程中，決策者的目光更多地聚焦于安全管理、工程進度、工程質(zhì)量和投資控制等顯性方面，對于工程物資采購過程，更多關(guān)注于采購的過程控制，往往忽視了采購合同的管理。如何有效地控制物資采購合同的法律風(fēng)險，實現(xiàn)合同雙方的預(yù)期目的，讓合同給項目帶來利益，避免因合同的不規(guī)范給項目帶來不必要的損失，我們就不能忽視采購合同管理在項目管理中的作用。加強對采購合同的管理采購合同的主要條款包括標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格及支付、包裝、裝運、檢驗、保險、驗收、違約責(zé)任、合同變更、不可抗力及爭議解決等。在簽訂采購合同前，一定要本著“先小人，后君子”的原則，對采購合同中能夠預(yù)見到各種不利因素以條款的方式加以防范，規(guī)避采購合同中的各種風(fēng)險，運用法律來保護項目的合法權(quán)益。18.2.3.1合同管理部門管理合同管理部門進行管理合同，主要具有以下幾方面內(nèi)容（1）負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)、審核公司的各類合同的簽訂、履行，參與每份采購合同的可行性研究，審批公司對外簽訂的重大采購合同。（2）對公司合同專用章、法定代表人授權(quán)委托書和合同文本進行嚴(yán)格的管理和控制。（3）掌握物資采購進度，督促供貨商按合同規(guī)定期限交貨。（4）對合同的簽訂履行情況進行統(tǒng)計分析，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，定期召開會議，檢查合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同簽訂和履行中存在的問題。（5）培訓(xùn)合同管理人員，及時總結(jié)公司采購合同管理方面的經(jīng)驗，組織有關(guān)部門和工作人員學(xué)習(xí)合同法規(guī)。（6）對合同糾紛進行處理，作出決定，配合有關(guān)部門解決合同糾紛。（7）建立采購合同管理臺賬，保管好采購合同簽訂履行中的各種傳真文件、郵件、發(fā)貨記錄、運輸記錄、發(fā)貨清單、產(chǎn)品檢驗報告、貨款支付憑證等，已備合同發(fā)生糾紛時有據(jù)可查。規(guī)避采購合同中的風(fēng)險企業(yè)經(jīng)營與合同密不可分，幾乎每天都要簽署各種合同，然而在合同簽訂中的風(fēng)險防范意識和能力較低，合同管理制度也存在漏洞，發(fā)生合同糾紛的幾率居高不下，出現(xiàn)糾紛后一旦涉及法律程序就陷入被動。這樣的局面，完全可以通過在合同訂立中通過合理、充分的風(fēng)險評估和預(yù)防措施來避免。審查采購合同主體資格和合同的內(nèi)容是規(guī)避采購合同風(fēng)險的有效手段。18.2.3.2審查合同主體資格（1）對方基本情況：對方當(dāng)事人為法人單位的，審查《公司法人營業(yè)執(zhí)照》，如采購標(biāo)的物為特種設(shè)備的，還需要對方提供特種設(shè)備制造許可證等，通過網(wǎng)絡(luò)查詢、電話咨詢等核實對方情況是否屬實。（2）履約能力：對合同對方的經(jīng)營狀況、注冊資本、地址、銀行資信、資產(chǎn)負(fù)債情況等方面對其進行審核。（3）簽約人資格：合同經(jīng)法定代表人簽字蓋章后生效，因此，必須確定簽約人是否具有法定代表人資格或者是否具有法定代表人的授權(quán)，其授權(quán)是否具有法定效力。18.2.3.3審查合同的內(nèi)容（1）明確標(biāo)的物的正式名稱、商標(biāo)、規(guī)格型號、顏色、尺寸以及相應(yīng)配套件等，避免因標(biāo)的不明，產(chǎn)生不必要糾紛。（2）明確標(biāo)的物的計算方法，當(dāng)計算方法出現(xiàn)歧義，得出的合同數(shù)量可能有多個結(jié)果，雙方理解不同也會引起糾紛。（3）如合同中標(biāo)的物執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)要求約定不明，會導(dǎo)致雙方發(fā)生爭議。對于是否符合合同要求，還需要委托第三方進行相關(guān)檢測。委托檢驗費承擔(dān)不明，會出現(xiàn)互相推托的情況，導(dǎo)致糾紛發(fā)生。（4）雙方約定價格根據(jù)實際消耗數(shù)量結(jié)算的，而實際消耗數(shù)量難以衡量時也容易發(fā)生糾紛。價款支付比例在分批發(fā)貨后，其支付比例難以達成一致，也會導(dǎo)致糾紛。（5）雙方關(guān)于裝運的方式、裝卸費用承擔(dān)和風(fēng)險負(fù)擔(dān)等約定不明，容易導(dǎo)致糾紛發(fā)生。（6）明確履行合同義務(wù)對應(yīng)的違約責(zé)任及懲罰措施，明確罰金的具體計算方法、設(shè)定解除合同的權(quán)利，在出現(xiàn)合同糾紛時，根據(jù)違約責(zé)任約定妥善解決相關(guān)分歧，避免仲裁或訴訟帶來時間和精力的浪費。（7）對于其他注意事項，還要約定仲裁或訴訟的管轄法院，明確合同的執(zhí)行期限等。18.2.3.4采購合同履行采購合同履行過程中的管理為保證雙方的利益得以實現(xiàn)，確保雙方按合同約定順利合作，必須對采購合同的履行過程進行實時監(jiān)控。采購合同監(jiān)控主要分為合同執(zhí)行過程中監(jiān)控、合同執(zhí)行后監(jiān)控、合同的變更、合同糾紛的處理和索賠等方面。（1）合同執(zhí)行過程中的監(jiān)控主要包括監(jiān)控供貨商原料準(zhǔn)備過程，督促供貨商按要求開展生產(chǎn)，保證貨物準(zhǔn)時供應(yīng)。同時，也要注意工程進度，避免出現(xiàn)庫存積壓，告知對方合同可延緩的時間。貨物到達現(xiàn)場還要根據(jù)合同的數(shù)量、質(zhì)量等組織到貨驗收工作，做好入庫記錄。對于一些重要物資，要委派監(jiān)理進行生產(chǎn)過程現(xiàn)場監(jiān)督，保證貨物生產(chǎn)質(zhì)量。（2）合同執(zhí)行后的監(jiān)控包括按合同規(guī)定支付貨款，貨物