媒體與外部溝通管理制度

媒體與外部溝通管理制度1.前言本制度的目的是為了規(guī)范和管理企業(yè)與媒體及外部利益相關(guān)方的溝通活動，確保信息傳遞的及時準(zhǔn)確、統(tǒng)一規(guī)范，以維護(hù)企業(yè)形象和利益。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部全部員工，在與媒體和外部利益相關(guān)方溝通的過程中必需遵守本制度的規(guī)定。3.溝通原則3.1真實準(zhǔn)確：與媒體和外部利益相關(guān)方的溝通應(yīng)基于真實準(zhǔn)確的信息，嚴(yán)禁有意夸大、歪曲事實。3.2及時有效：對于媒體的采訪懇求和外部利益相關(guān)方的咨詢，應(yīng)及時回應(yīng)，確保溝通的及時有效。3.3統(tǒng)一聲音：企業(yè)在與媒體和外部利益相關(guān)方溝通時，應(yīng)保持統(tǒng)一的聲音和態(tài)度，避開信息不全都或相互矛盾。3.4敬重合法權(quán)益：在與媒體和外部利益相關(guān)方溝通的過程中，應(yīng)敬重對方的合法權(quán)益，維護(hù)企業(yè)與其之間的良好關(guān)系。4.溝通流程4.1媒體采訪的接洽4.1.1媒體采訪懇求的接收：全部媒體的采訪懇求，無論是口頭、書面還是電子郵件形式，都應(yīng)當(dāng)由企業(yè)媒體管理部門負(fù)責(zé)接收，并記錄相關(guān)信息。4.1.2采訪懇求的處理：媒體管理部門應(yīng)依據(jù)采訪懇求的具體內(nèi)容和時間緊迫程度，決議是否布置采訪，并將決策結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門。4.1.3采訪布置：經(jīng)過決策確定布置采訪的，媒體管理部門應(yīng)及時與媒體溝通，確定采訪的時間、地方和事項，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。4.2外部利益相關(guān)方的咨詢和反饋4.2.1快速回應(yīng)：對于外部利益相關(guān)方的咨詢和反饋，應(yīng)盡快回應(yīng)并供應(yīng)幫忙，確保他們得到及時的反饋和滿意的解決方案。4.2.2分類處理：咨詢和反饋可以分為一般性和緊要性兩種情況，一般性情況可以由相關(guān)部門負(fù)責(zé)回應(yīng)，緊要性情況則需要由領(lǐng)導(dǎo)層親自參加。4.2.3拒絕回應(yīng)：對于一些不合法、不道德或?qū)ζ髽I(yè)利益造成重點損害的信息咨詢和反饋，可以選擇拒絕回應(yīng)，并通過合法途徑進(jìn)行處理。4.3溝通記錄與歸檔4.3.1溝通記錄：媒體與外部溝通的過程中，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的記錄，包含對話內(nèi)容、時間、地方等。記錄應(yīng)真實準(zhǔn)確，并及時整理存檔。4.3.2歸檔管理：溝通記錄應(yīng)依照肯定的分類和歸檔規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息的安全性和可檢索性，嚴(yán)禁私自銷毀或泄露。5.溝通培訓(xùn)與評估5.1溝通培訓(xùn)：企業(yè)應(yīng)定期組織針對媒體與外部溝通的培訓(xùn)，包含相關(guān)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)、溝通技巧的培訓(xùn)等，提高員工的溝通本領(lǐng)和素養(yǎng)。5.2溝通評估：定期對企業(yè)與媒體、外部利益相關(guān)方的溝通活動進(jìn)行評估，包含對溝通成效、溝通質(zhì)量和溝通效率等方面的評估分析，并及時提出改進(jìn)建議。6.懲罰與追責(zé)6.1違反本制度的行為將受到相應(yīng)的懲罰，包含但不限于口頭警告、書面警告、組織處理、解除勞動合同等。6.2對于有意散布虛假信息、損害企業(yè)形象和利益的行為，將追究相應(yīng)責(zé)任人的法律責(zé)任，并依法追究經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。6.3追責(zé)范圍包含直接參加的人員、直接責(zé)任人以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，追責(zé)方式將依據(jù)具體情況確定。7.監(jiān)督與反饋7.1監(jiān)督機(jī)制：企業(yè)應(yīng)建立健全相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，確保媒體與外部溝通管理制度的有效執(zhí)行，包含監(jiān)察部門的監(jiān)督、內(nèi)部審計等方式。7.2反饋渠道：對于媒體和外部利益相關(guān)方的反饋，企業(yè)應(yīng)及時回應(yīng)，并視情況接受相關(guān)建議，不絕改善和完善媒體與外部溝通管理制度。8.附則8.1本制度有關(guān)問題的解釋權(quán)歸企業(yè)全部。8.2本制度自發(fā)布之日起生效，同時廢止之前的任何相關(guān)規(guī)定。8.3本制度的修訂或增補(bǔ)，需經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層批準(zhǔn)