做賬實(shí)操- ERP實(shí)施上線數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作內(nèi)容

會(huì)計(jì)實(shí)操文庫(kù)做賬實(shí)操-ERP實(shí)施上線數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作內(nèi)容ERP成功的上線，大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，以此來(lái)表達(dá)對(duì)數(shù)據(jù)的高度重視；本文詳細(xì)介紹ERP實(shí)施上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作內(nèi)容及流程。一、企業(yè)上ERP前需準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)？我們可以簡(jiǎn)單地將ERP實(shí)施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩大類(lèi)：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單來(lái)講，就是短期內(nèi)不會(huì)變化的數(shù)據(jù)，一般指生產(chǎn)活動(dòng)開(kāi)始之前要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如物料、BOM、工藝路線、倉(cāng)庫(kù)和貨位代碼、會(huì)計(jì)科目的設(shè)定等；這些數(shù)據(jù)在我們系統(tǒng)上線之前就要準(zhǔn)備好，但是靜態(tài)是相對(duì)的，也需要定期維護(hù)，保持其準(zhǔn)確性。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)一般是指生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不斷發(fā)生、經(jīng)常變動(dòng)的數(shù)據(jù)，如客戶的應(yīng)收賬款—當(dāng)客戶購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品但是沒(méi)有付款時(shí)，應(yīng)收賬款就會(huì)增加；當(dāng)款項(xiàng)收回時(shí)，應(yīng)收賬款就會(huì)減少，物料在領(lǐng)用時(shí)就會(huì)減少，采購(gòu)入庫(kù)時(shí)就會(huì)增加；我們?cè)趯?shí)施ERP系統(tǒng)之初，要輸入動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的初始值，也就是期初數(shù)據(jù)，期初數(shù)據(jù)一旦建立，就需要隨時(shí)維護(hù)。二、制定編碼規(guī)則和完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集在明確有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備后，就可以著手編碼了，一個(gè)考慮周全的編碼體系需要跨部門(mén)反復(fù)討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵循共同的編碼原則：唯一性必須保證一個(gè)編碼對(duì)象僅被賦予一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只反映一個(gè)編碼對(duì)象。實(shí)用性編碼體系應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對(duì)信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)編碼由一個(gè)或者若干不同分類(lèi)角度的分類(lèi)碼構(gòu)成。標(biāo)準(zhǔn)化編碼應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關(guān)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相吻合；例如使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)所確定的行業(yè)分類(lèi)作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區(qū)編碼等。便于ERP系統(tǒng)處理由于編碼將在計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn)，故編碼應(yīng)當(dāng)符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計(jì)算機(jī)處理。易用性編碼應(yīng)盡可能好記易用，所以要在滿足要求的情況下盡可能的短??；實(shí)際上，編碼問(wèn)題絕不僅僅是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，也不只是ERP實(shí)施小組的事情——它牽涉到不同的部門(mén)，需要考慮管理現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、歷史數(shù)據(jù)等方方面面；完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個(gè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。三、期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)上線由于期初數(shù)據(jù)反映的是上線那個(gè)時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，因此過(guò)早準(zhǔn)備是沒(méi)有意義的，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動(dòng)態(tài)的，每天都在變化。因此完成期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要更精密的時(shí)間表，通常會(huì)這樣安排計(jì)劃：根據(jù)ERP項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，確認(rèn)上線時(shí)間，并進(jìn)行項(xiàng)目管控。在上線之前一周內(nèi)進(jìn)行全面的庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，并在財(cái)務(wù)上進(jìn)行盤(pán)盈盤(pán)虧處理。盤(pán)點(diǎn)時(shí)使用新的編碼規(guī)則。要求各業(yè)務(wù)部門(mén)在上線之前盡可能處理完未結(jié)清的訂單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)，以減少手工和系統(tǒng)切換的難度，同時(shí)也降低日后對(duì)賬的工作量。集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或者錄入系統(tǒng)。在上線時(shí)點(diǎn)將庫(kù)存期初、科目余額和未結(jié)單據(jù)錄入系統(tǒng)；可視數(shù)據(jù)量的多少適當(dāng)提前或者滯后錄入，但要保持系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際情況相符。在上線后的一個(gè)月內(nèi)，通過(guò)核對(duì)手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，并查出差異所在，進(jìn)行調(diào)整。四、上線后的數(shù)據(jù)維護(hù)作為—個(gè)完整的系統(tǒng)，上線還只是ERP應(yīng)用的開(kāi)始；相比前期的痛苦，上線后保持?jǐn)?shù)據(jù)的“純潔”更顯得重要。數(shù)據(jù)的維護(hù)仍是數(shù)據(jù)維護(hù)人員的一項(xiàng)長(zhǎng)期而且艱巨的工作，內(nèi)容主要包括：成立專(zhuān)門(mén)的編碼維護(hù)部門(mén)，根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼由于公司所有業(yè)務(wù)都是通過(guò)調(diào)用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的唯一性，要保持基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的唯一性；我們需要成立一個(gè)編碼維護(hù)部門(mén)，統(tǒng)一來(lái)添加新的編碼，防止編碼重復(fù)引起信息的錯(cuò)誤。指定相應(yīng)的數(shù)據(jù)維護(hù)人員上線后，一方面為了適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，部分業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程需要調(diào)整，數(shù)據(jù)維護(hù)人員要與各數(shù)據(jù)的源頭部門(mén)的進(jìn)行協(xié)調(diào)；另一方面，系統(tǒng)為了適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)流程和管理需求，需要增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)或者更改原數(shù)據(jù)定義等；不僅如此，數(shù)據(jù)維護(hù)人員還要及時(shí)處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)，清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。定期備份ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)針對(duì)ERP系統(tǒng)前臺(tái)操作人員非正常操作和系統(tǒng)管理員錯(cuò)誤操縱后臺(tái)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，以及跨平臺(tái)轉(zhuǎn)換，硬件系統(tǒng)升級(jí)等實(shí)際問(wèn)題，需要對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份；在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時(shí)可以恢復(fù)到最近一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，最大限度地減少損失，確保系統(tǒng)平穩(wěn)安全運(yùn)行。建立一系列相關(guān)的規(guī)章制度ERP系統(tǒng)上線以后，要使ERP系統(tǒng)真正發(fā)揮出其應(yīng)有的功效和價(jià)值，