應急救援裝備檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理的重要性 1第二節(jié)檔案管理制度 6第三節(jié)檔案人員崗位職責 19第一節(jié)檔案管理的重要性隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案工作越來越重要。檔案工作是在各項工作中形成的，具有保存考究價值的資料，是對工作的記錄及考察的憑證。檔案為經(jīng)濟建設服務，這是勿庸置疑的。我們不能狹隘地與獲得多少經(jīng)濟效益劃等號。檔案的保存和管理目的不是為了謀求利益，而是為了方便、造福于人類，效益最終大多表現(xiàn)為社會效益。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。然而工作需要相應的資料做好整、建立健全、完善檔案基礎設施設備、健全檔案工作制度。我們每個從事檔案管理工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。一、檔案在經(jīng)營過程中發(fā)揮的作用（一）行政方面的作用檔案是行政工作的工具之一，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。（二）項目運營方面的作用檔案是公司活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應記錄，公司品質(zhì)管理，項目的達標創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。（三）文化方面作用檔案與企業(yè)文化緊密相連，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實記錄和見證，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價值觀，文化氛圍等。（四）法律方面作用檔案室當時、當?shù)睾彤斒氯嗽跇I(yè)務活動中形成的原始記錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據(jù)。能夠保護企業(yè)、員工、參會者合法權益不收侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。（五）培訓方面的作用檔案是一種重要的資源，其真實性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高培訓的效率和效果。二、做好檔案管理工作檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整個社會的發(fā)展是不可或缺的，是社會的信啟。首先，要對檔案進行收集、整理、鑒定和保管的工作，然后對檔案的管理系統(tǒng)進行操作、檢索和維護，使得檔案利用工作的需求得以滿足；其次，重視檔案的保管，可以做到在檔案被需要的時候可以提供出來；最后，要對重要的檔案進行復印或者微縮，可以成為檔案原件的替代品，避免原件被損壞。檔案的管理不僅僅停留在管理好的層面上，還要與時俱進，順應社會的發(fā)展，找出合適的方式方法，在此基礎上對檔案利用的水平進行提高，充分的發(fā)揮檔案自身的作用和社會價值。由于檔案室是比較獨立的一個部門，檔案管理方法的一直比較傳統(tǒng)，使得我們在工作中的視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現(xiàn)思想觀念上的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導開拓創(chuàng)新精神，推進檔案工作創(chuàng)新的氛圍?？偨Y(jié)檔案工作好的經(jīng)驗，準確把握檔案工作特點和規(guī)律，用新觀念新思路做好檔案管理工作。三、健全制度不斷把關，努力把好檔案材料的收集關。要結(jié)合公司自身的管理體制、協(xié)調(diào)各部門，做好檔案收集工作的基礎工作。積極主動、全面、保量、保質(zhì)、保密。檔案管理人員在收集工作中，還必須針對工作的實際情況，與各部門經(jīng)常保持聯(lián)系，對于收集工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，防止和減少檔案材料的流失。這樣不僅對檔案的收集范圍擴大了，還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能提高案卷的質(zhì)量。四、與時俱進，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有在檔案管理上下功夫，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。（一）加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責任感，要有良好的職業(yè)道德，要有扎實的檔案知識、要有辦事細心的工作態(tài)度以及先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要不斷的拓寬知識層面，不斷的提高綜合素質(zhì)，才能跟得上現(xiàn)在的檔案管理工作。（二）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，更是檔案管理發(fā)展的最終方向。因此，檔案管理工作者要根據(jù)自己公司的情況結(jié)合崗位工作的特點，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，更要注重知識、信息技術的學習和掌握。（三）檔案管理工作對現(xiàn)代公司制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作就必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務領導、服務項目使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務。（四）檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務，創(chuàng)新是在基本功扎實的基礎上開辟的道路。檔案管理工作者要熟悉自己所管理的檔案，把熟悉“家底”當做天天職。按照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。五、提高檔案全面質(zhì)量管理的方法如何提高檔案全面質(zhì)量管理就是領導和檔案工作人員參加，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。（一）全體人員參加。要求檔案形成過程中的所有人員，領導、如各部門的領導、活動負責人、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性、才能保證檔案的高質(zhì)量。（二）樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的意識有著密切關系。其中，領導的檔案質(zhì)量意識最為關鍵，領導必須提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，高度重視本公司檔案管理工作，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。（三）檔案工作者肩負著歷史的職責，提高檔案管理人員的意識，促進檔案科學管理，用豐富科技信息資源，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。只有好的工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。第二節(jié)檔案管理制度一、檔案人員崗位責任制（一）努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。（二）認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本項目有關檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本項目各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。（三）熟悉本項目業(yè)務工作，了解本項目各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。（四）切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。（五）同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。（六）保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。（七）編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。（八）積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。（九）做好項目檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向公司檔案管理部門填報項目檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。（十）在做好本項目內(nèi)部檔案管理的同時，還要對項目內(nèi)部各部門的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。二、檔案保管制度（一）收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續(xù)。（二）保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。（三）檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。（四）隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。（五）檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。（六）庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。（七）必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。（八）檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。三、檔案復制制度（一）要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。（二）復制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領導同意，由檔案管理人員進行復制。（三）破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。（四）對利用較多的檔案，可復制數(shù)份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。四、檔案查借閱制度（一）本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。（二）本公司有關部門因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱，確實要借出的檔案，必須經(jīng)分管部長簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時間一般不超過一周。（三）外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)公司領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。（四）借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內(nèi)容外泄。（五）查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。（六）借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關條款及追究責任。五、檔案庫房管理制度為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。（一）保持庫房內(nèi)保潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。（二）注意庫房安全。庫內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內(nèi)。（三）定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機和去濕機的定時開關工作。（四）搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。（五）遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現(xiàn)場不受破壞。六、檔案立卷歸檔制度（一）歸檔范圍凡是本項目在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本本項目長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。（二）歸檔時間1.各項管理工作形成的文件材料，各部門應在工作完成后及時向公司檔案部移交。2.財務會計檔案，由財務部按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給公司檔案部。3.歸檔要求（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案一式一份，項目檔案按上級要求制定份數(shù)。（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。（3）歸檔的文件材料必須整齊、保潔、字跡清楚，便于利用。（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。（5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內(nèi)容的歷史過程。4.歸檔手續(xù)移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。七、文書材料歸檔制度（一）本本項目形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本公司檔案部歸檔。（二）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。（三）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向公司檔案部移交。（四）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守規(guī)定及時歸檔。（五）凡記述本項目實際工作或應急救援裝備采購過程中歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向公司檔案部歸檔。（六）歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。（七）凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成（案卷）編目歸檔。（八）歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。（九）按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年。（十）卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。（十一）卷內(nèi)文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號；圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。（十二）凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。1.填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）。2.對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質(zhì)內(nèi)容的文件，應根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制。3.對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關項內(nèi)。4.會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容。5.填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整。6.填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內(nèi)；無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上。7.卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。8.聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。9.凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。10.凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。11.歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。12.歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應由卷內(nèi)文件的負責者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。八、檔案移交制度（一）檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。（二）對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統(tǒng)計和移交工作作好準備。（三）移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。九、檔案保密制度（一）檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。（二）保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。（三）檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）不該說秘密不說，不該知道的秘密不問，不該看的秘密不看，不該記錄的秘密不記錄。（五）不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀記錄秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將秘密文件、檔案、資料作為廢品出售。（六）不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。（七）定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。（八）不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。十、檔案鑒定銷毀制度（一）成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。（二）鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。（四）對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。（五）經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關部門或責任人負責修改、補充。（六）銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。（七）銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。（八）情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關規(guī)定執(zhí)行。十一、檔案利用制度（一）本項目檔案僅限于本公司及采購方利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。（二）外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領導批準后方可查閱。（三）查閱檔案人員應在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。（四）查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。（五）借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。（六）借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究。（七）借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。（八）凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。（九）凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定嚴肅處理。（十）復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。（十一）檔案人員應根據(jù)本項目工作的特點按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。十二、檔案統(tǒng)計制度（一）檔案統(tǒng)計要符合《中華人民共和國統(tǒng)計法》及其他有關法規(guī)、規(guī)章要求。（二）檔案統(tǒng)計包括登記和統(tǒng)計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構的登記和統(tǒng)計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計。（三）檔案統(tǒng)計內(nèi)容與指標要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性，不得隨意更改。（四）統(tǒng)計數(shù)字要準確無誤，情況要真實，結(jié)論要正確，各項數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。（五）及時、準確向檔案綜合管理部門填寫檔案工作統(tǒng)計年報及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計表，統(tǒng)計表要由領導簽字蓋章后方能上報或歸檔。（六）堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學的降溫去濕措施，使庫內(nèi)溫濕度控制達到國家和本省規(guī)定的標準。（七）檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進行歸納整理，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤，更好地認識和了解本項目檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。十三、文件、質(zhì)量記錄和憑證管理制度（一）目的：為加強質(zhì)量記錄和憑證的