易表XP應(yīng)用系列之人事管理篇

易表XP應(yīng)用系列之人事管理篇

即使是一個有經(jīng)驗的程序員，建立一個人事管理系統(tǒng)也要頗費(fèi)周折，對于普通用戶來說，更是可望不可及的事。雖有專門的人事

管理軟件，但是價格昂貴，可擴(kuò)充性也不強(qiáng)，難以適用各個行業(yè)的需要。而易表XP給我們提供了另外一種選擇，無需任何專業(yè)知識，

普通用戶也能在30分鐘內(nèi)建立適合于本企業(yè)的人事管理系統(tǒng)。設(shè)置欄目

人事管理有很多欄目，不同行業(yè)、不同企業(yè)對欄目的要求也不同。欄目在易表XP中對應(yīng)的概念是列，欄目名稱就是列名稱，欄目

類型就是列類型。執(zhí)行菜單命令“表–設(shè)計表”，根據(jù)需要建立人事管理所需要的各列。要正確設(shè)置各列的數(shù)據(jù)類型，例如姓名為字

符型、出生日期為日期型，而工齡為數(shù)值型。

如果已經(jīng)利用其它軟件建立了人事管理數(shù)據(jù)庫，如Excel、Access或Foxpro等，那么可以執(zhí)行易表XP的導(dǎo)入功能直接將這些數(shù)據(jù)庫

轉(zhuǎn)換為易表XP格式，轉(zhuǎn)換之后還得執(zhí)行設(shè)計表命令，設(shè)置好各列的數(shù)據(jù)類型。設(shè)置列表工程

通過設(shè)置列表工程，可以提高錄入速度和準(zhǔn)確性。選擇文化程度列，執(zhí)行菜單命令“列–列表工程”，將其列表工程設(shè)為“博士|碩

士|本科|大專|中專|技校|高中”，這樣在輸入文化程度時，將出現(xiàn)一個下拉列表框，可以從中選擇學(xué)歷。按同樣的方法，設(shè)置好部門、

性別、職稱、職務(wù)、民族等列的列表工程。

除列表工程外，利用代碼工程也可以到達(dá)快速錄入的目的，例如將職稱列的代碼工程設(shè)為“1:高級工程師|2:工程師|3:技術(shù)員|

4:工人”這樣在輸入職稱的時候，只需輸入1、2、3、4等數(shù)字，即可自動替換為對應(yīng)的學(xué)歷。設(shè)置計算公式

選擇工齡列，執(zhí)行菜單命令“列–刷新公式”，將工齡列的刷新公式設(shè)為“Year(Today())-Year([參加工作時間])”，這樣一旦輸

入?yún)⒓庸ぷ鲿r間，即可自動計算出工齡。每年初執(zhí)行一次菜單命令“列–刷新列”，刷新工齡列，即可得到最新的工齡數(shù)據(jù)。

按同樣的方法，將年齡列的刷新公式設(shè)置為“Year(Today())-Year([出生日期])”，將本單位工齡列的刷新公式設(shè)為

“Year(Today())-Year([入本單位時間])”設(shè)置不滾動區(qū)域

執(zhí)行菜單命令“列–凍結(jié)列”命令，凍結(jié)前兩列，這樣左右滾動表時，編號和姓名列將不隨其它列滾動，而是一直顯示在表的左邊，

如此一來，就可以隨時知道查看的數(shù)據(jù)是屬于那一位員工的，防止顧此失彼的煩惱。簡歷和照片

再次執(zhí)行菜單命令“表–設(shè)計表”命令，將簡歷列設(shè)為備注型，將照片列設(shè)為圖片型，退出表設(shè)計窗口后，將在主窗口右邊出現(xiàn)簡歷

編輯和照片查看窗口〔如圖一所示〕。如果關(guān)閉了這兩個窗口，右擊簡歷列或照片列，彈出的快捷菜單中有重新翻開窗口的命令。在

照片查看窗口中右擊鼠標(biāo)，可以插入照片，還可以選擇全屏查看。你可以象拖開工具欄一樣，將簡歷或照片窗口拖放到任何位置。記錄窗口

人事管理的欄目實在是太多了，必須左右滾動才能查看全部數(shù)據(jù)，不能做到一目了然。易表的記錄窗口可以解決這個問題。執(zhí)

行菜單命令“表-顯示記錄窗口”，在主窗口右邊將出現(xiàn)記錄窗口，可以直接在記錄窗口中查看或編輯數(shù)據(jù)。現(xiàn)在的問題是窗口右

邊同時出現(xiàn)了記錄、簡歷、照片三個窗口，而記錄窗口的位置太小，只能顯示少局部內(nèi)容，當(dāng)然可以關(guān)閉簡歷和照片窗口，或?qū)?/p>

其移到其它位置，但是這樣做顯然太麻煩了。其實完全不必如此啰嗦，在記錄窗口的標(biāo)題欄位置有一個擴(kuò)展按鈕，單擊該按鈕可

將記錄窗口最大化，再次單擊該按鈕，記錄窗口又會恢復(fù)原始大小。例如圖二中的記錄窗口就出處于最大化狀態(tài)，而簡歷和照片

窗口已被最小化。只有易表XP的最新版本2002F才有窗口擴(kuò)展功能。設(shè)計員工資料卡

易表XP提供了一個報表設(shè)計工具，利用該工具可以設(shè)計出各種圖文并茂的報表、卡片、單據(jù)和標(biāo)簽。圖三就是易表XP設(shè)計

的員工資料卡。和上述的操作相比，報表設(shè)計雖然同樣簡單，但是相對繁瑣一些，非三言兩語所能講清楚的，因為篇幅限制，

這里就不再講述，但是相信普通用戶在幫助文件的指導(dǎo)下，應(yīng)該很快能夠掌握。

用易表進(jìn)行成績統(tǒng)計

一、欄目設(shè)計

進(jìn)入易表，在“表”菜單中，單擊“設(shè)計表”，出現(xiàn)圖一所示的窗口。選擇第一列，在列名框中輸入“姓名”，列

類型選擇字符型，按同樣的方法，建立語文、數(shù)學(xué)、英語、物理、化學(xué)、總分、平均、名次等五列，并將這些列的類

型選擇為數(shù)值型，最后建立一個評語列，將其列類型設(shè)為備注型。二、設(shè)置公式

選擇總分列，在“列”菜單中，單擊“刷新公式”，將總分列的刷新公式設(shè)為：[語文]+[數(shù)學(xué)]+[英語]

+[物理]+[化學(xué)]，如圖二所示。同樣，將平均列的刷新公式設(shè)為：Round([總分]/5，1)，Round函數(shù)用于

四舍五入，第二參數(shù)為要保存的小數(shù)位數(shù)。三、輸入數(shù)據(jù)

至此，表的設(shè)計工作已經(jīng)完成，得到圖三所示的表，在其中輸入每位同學(xué)的分?jǐn)?shù)，評語列由于是備注型，主窗

口右邊會出現(xiàn)一個專門的窗口用于輸入評語。自輸入的過程中，總分和平均分會自動計算。

四.自動輸入名次。

選中“總分”列，在“行”菜單上單擊“降序排序”。然后選擇名次列，在頭兩個單元格分別輸入1、2，然后

在“編輯”菜單中，指向“智能填充”，單擊“等差填充”，即可自動輸入所有同學(xué)的名次。

五、單科成績統(tǒng)計

可以利用垂直計算功能，得到每一科的最高分、最低分、平均分等數(shù)據(jù)。以計算每科的平均為例，選定所有科目，

在工具欄中單擊，執(zhí)行命令“平均值”即可得到所有科目的平均分。

六、設(shè)計通知書

利用易表的報表設(shè)計功能，可以設(shè)計出非常漂亮的通知書，如圖6所示。設(shè)計過程雖然較為繁瑣，但是操作很簡單，

普通用戶在幫助文件的指導(dǎo)下，應(yīng)該能夠很快掌握。因篇幅問題，這里就不再講述通知書設(shè)計的具體操作。

用易表XP搭建工資管理系統(tǒng)最近筆者所在的公司被收購，工資制度來了個翻天覆地的變化，原以為本“軟件專家”又可以賣弄一番了，可沒想到行政部的那些

菜鳥們竟然依靠自己的力量搭建了一個全新的工資管理系統(tǒng)。經(jīng)本專家調(diào)查，原來是易表XP惹的禍，下面我們就看看這些菜鳥是如何

用易表XP輕松搭建一個工資管理系統(tǒng)的。

設(shè)置工資欄目

執(zhí)行菜單命令“表→設(shè)計表”，根據(jù)需要建立各工資欄目〔在易表中欄目對應(yīng)的概念是列〕。要注意正確設(shè)置各列的類型，工號、

部門和姓名是字符型，而其它各列都是數(shù)值型。筆者任職公司現(xiàn)在實行的是月薪制，通過銀行轉(zhuǎn)賬發(fā)放。崗位工資就是月薪，每月應(yīng)發(fā)工資由崗位工資除以滿勤天數(shù)，再乘以出

勤天數(shù)計算得出，實發(fā)工資由應(yīng)發(fā)工資減去所得稅，再扣除養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、醫(yī)療保險而計算得出。圖一就是已經(jīng)設(shè)計好的工資表。

圖一〔可點擊放大〕設(shè)置計算公式

選擇應(yīng)發(fā)工資列，執(zhí)行菜單命令“列→刷新公式”，將應(yīng)發(fā)工資的刷新公式設(shè)為“Round([崗位工資]/[滿勤天數(shù)]*[出勤天

數(shù)],2)”，函數(shù)Round是四舍五入函數(shù)，第二個參數(shù)用于指定要保存的小數(shù)位數(shù)。選擇所得稅列，將其刷新公式設(shè)為Itax([應(yīng)發(fā)工

資],800)，Itax是所得稅計算函數(shù)，第二個參數(shù)用于指定起始繳稅月收入。最后將實發(fā)工資的刷新公式設(shè)為“[應(yīng)發(fā)工資]–[所得稅]–[扣養(yǎng)老保險]–[扣失業(yè)保險]–[扣醫(yī)療保險]–[其它扣款]”，如

果醫(yī)療保險、失業(yè)保險，養(yǎng)老保險有固定的計算規(guī)那么，也按同樣的方法設(shè)置好它們的刷新公式。設(shè)置好刷新公式，確定每位員工的崗位工資后，每月只需輸入滿勤天數(shù)以及每位員工的出勤天數(shù)，應(yīng)發(fā)工資、所得稅、各種保

險以及實發(fā)工資都會自動計算得出。特別提示：只需在第一行輸入當(dāng)月滿勤天數(shù)，然后選定滿勤天數(shù)整列，執(zhí)行菜單命令“編輯→

智能填充→重復(fù)填充”，即可在所有行輸入滿勤天數(shù)，而無需逐行輸入。

設(shè)計工資條

原來以為設(shè)計工資條會是非常繁瑣的，可沒想到利用易表的自動報表功能，只是單擊幾次鼠標(biāo)，不到一分鐘就完成了。1、執(zhí)行菜單命令“報表→設(shè)計報表→新建報表”，啟動報表設(shè)計窗口，單擊報表設(shè)置按鈕，將頁面設(shè)為A4紙，方向為橫向，

單擊確定按鈕退出。2、單擊自動報表按鈕，選擇需要包括在工資條中的欄目，單擊確定按鈕退出。3、將鼠標(biāo)移到細(xì)節(jié)區(qū)的下邊緣，指針會變成雙箭頭，按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動，將細(xì)節(jié)區(qū)調(diào)整到適宜的大小，單擊工具欄中的

全選按鈕，然后用鼠標(biāo)將所有對象拖到細(xì)節(jié)區(qū)。4、再次啟動報表設(shè)置窗口，選擇區(qū)域設(shè)置，只保存細(xì)節(jié)區(qū)。至此我們的工資條已經(jīng)設(shè)計完成，如圖二所示。單擊工具欄中的

保存按鈕，輸入報表名稱“工資條”，最后退出報表設(shè)計窗口。

要打印工資條，執(zhí)行菜單命令“報表→打印報表→工資條”即可，可以選擇全部打印，或僅打印選定的員工。如果要打印某

一部門的工資條，可以先篩選出該部門的數(shù)據(jù)，然后再打印。需要說明的是，報表的篩選打印只有易表XP的最新版本2002g支持。生成銀行轉(zhuǎn)賬數(shù)據(jù)

利用易表XP的導(dǎo)出數(shù)據(jù)功能，可將工資數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為當(dāng)?shù)劂y行認(rèn)可的格式。比擬遺憾的是，易表的導(dǎo)出功會包括所有列，如果希

望轉(zhuǎn)賬數(shù)據(jù)只包括需要的列，可以建立一個新文件，執(zhí)行菜單命令“表→追加表”命令，選擇工資數(shù)據(jù)文件，將當(dāng)月的工資表追加到

新文件中，接著刪除不需要的列，調(diào)整好各列位置，最后再導(dǎo)出數(shù)據(jù)。特別提示：同時按住Ctrl+Alt鍵，拖動列標(biāo)題即可調(diào)整列位置?，F(xiàn)在我們已經(jīng)完成了一個根本的工資管理系統(tǒng)，每月初選擇選擇已經(jīng)設(shè)計好的工資表，執(zhí)行“表→復(fù)制表”命令，生成新的工資

表，輸入滿勤天數(shù)以及每位員工的出勤天數(shù)，即可得到最新的工資數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)統(tǒng)計作為一個工資管理系統(tǒng)，還得具備一定的統(tǒng)計功能。在易表中進(jìn)行統(tǒng)計是非常方便的，例如要得到不同部門的累計數(shù)據(jù)，只需執(zhí)

行菜單命令“模式→匯總模式→設(shè)置匯總模式”，根據(jù)部門列分組，對各工資工程進(jìn)行累計統(tǒng)計即可。如果要得到全年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，

可以建立一個空白的工資總表〔在復(fù)制表的時候選擇空白表〕，然后利用易表的合并表功能將各月的工資數(shù)據(jù)復(fù)制到總表中，按照同

樣的方法進(jìn)行統(tǒng)計分析。為了在總表中區(qū)分不同月份的工資數(shù)據(jù)，建議在工資表中增加一個月份列。

圖三〔可點擊放大〕利用易表XP的表間關(guān)聯(lián)和計算，還可以進(jìn)行更復(fù)雜的統(tǒng)計，例如圖三就是利用表間關(guān)聯(lián)得到的年度工資統(tǒng)計總表，至于操作方法，

因篇幅限制，這里就不再講述了，如果有興趣，可去下載一個易表XP〔egrid2000〕，一塊來探索一下她的奧秘。用易表XP管理文檔

隨著電腦的普及，筆者任職單位的文檔越來越多地以電子介質(zhì)的方式出現(xiàn)，為更好地管理和查詢這些電子文檔，筆者利用易表XP

〔以下簡稱易表〕設(shè)計了一個電子文檔管理系統(tǒng)，使用非常方便。1、設(shè)計表格

啟動易表之后，會自動建立一個新文件。選擇表1，執(zhí)行菜單命令“表→設(shè)計表”，選擇第一列，在列名稱框中輸入“文檔類別”

在列類型框中選擇字符型，同樣依次將其他各列的名稱改為收文日期、文檔編號，文檔名稱、存放位置、發(fā)文單位、文檔說明，其

中收文日期的列類型選擇為日期型，文檔說明的列類型選擇為備注型，其余各列的列類型選擇為字符型。最后依次選擇多余的列，

單擊“刪除列”按鈕刪除之。如果你要增加列，單擊“增加列”按鈕即可。設(shè)計完成之后，單擊“確定”退出。最后執(zhí)行菜單命令

“表→重命名”，輸入新的表名“公司文檔管理系統(tǒng)”。2、設(shè)置目錄

在文檔類別列中輸入所有的類別，如行政文件、工作文件、客戶信函、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等等，然后執(zhí)行菜單命令“模式→框架模式→

設(shè)置框架模式”，選擇根據(jù)文檔類別分組，單擊“確定”退出。表的左邊會出現(xiàn)一個目錄樹，每一個文檔類別對應(yīng)一個目錄。如果

要增加目錄，用鼠標(biāo)右擊第一行〔根目錄〕，從彈出的快捷菜單中執(zhí)行“增加下級目錄”；如果要在某目錄的位置插入新目錄，用

鼠標(biāo)右擊該目錄，從彈出的快捷菜單中單擊“插入同級目錄”；如果要刪除該目錄，執(zhí)行“刪除當(dāng)前目錄即可”，刪除目錄并不會

刪除該目錄下的數(shù)據(jù)，該目錄下的數(shù)據(jù)會自動并入上一個目錄中。3、文檔管理輸入文檔

選擇要增加新文檔的目錄，按住“Ctrl+A”,在該目錄下增加一行，輸入新文檔的資料。由于文檔說明是備注型，主窗口的

右邊會出現(xiàn)一個窗口用于輸入文檔說明，可以通過窗口菜單來翻開或關(guān)閉這個窗口。用鼠標(biāo)右鍵單擊“存放位置”單元格，

從彈出的快捷菜單中執(zhí)行“插入文件”，選擇新文檔的文件類型，翻開其所在目錄，雙擊對應(yīng)的文件名，既可在“存放位置”

單元格輸入新文檔的文件名〔包括路徑〕，如圖一所示。

查詢文檔

單擊文檔目錄左邊的加號，可以展開文檔目錄，查看該目錄下的所有文檔。如果目錄已被展開，單擊目錄左邊的減號，可以

關(guān)閉目錄。目錄樹上邊有兩個數(shù)字，分別為0和1，單擊數(shù)字1可以同時展開或關(guān)閉所有目錄。此外結(jié)合易表強(qiáng)大的查找和篩選

功能，可以憑借幾個關(guān)鍵字，在在瞬間找到任何匹配的文檔。

翻開文檔

選擇任何一行數(shù)據(jù)，用鼠標(biāo)右鍵單擊“存放位置”單元格，從彈出的快捷菜單中執(zhí)行“翻開文件”命令，既可根據(jù)該文檔的

文件類型，調(diào)用默認(rèn)的程序翻開文檔文件。

4、提高一下輸入速度

選擇文檔類別列，執(zhí)行菜單命令“列→默認(rèn)值”，將其默認(rèn)值設(shè)為“Cell(ParentRow,Col)”，然后將日期列的默認(rèn)值設(shè)為

“Today()”,這樣我們輸入新文檔時，文檔類別可自動輸入，日期也會自動填入當(dāng)天日期。

上述的文檔管理系統(tǒng)需要易表XP增強(qiáng)版支持，有興趣的朋友可去egridsoft下載。用易表XP套打票據(jù)

現(xiàn)在的票據(jù)套打軟件還真不少，可是大多功能單一，有的只能套打信封，用的只能套打支票，雖有個別通用性較強(qiáng)的票據(jù)打印軟件，

可是不僅價格不菲，而且數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計分析能力欠缺，其實大家也可以試試另一個選擇---易表XP(以下簡稱易表)。由于支票套打的

要求是很嚴(yán)格的，如果可以套打支票，其它票據(jù)的套打一般都不成問題，所以本文就著重介紹如何利用易表套打支票。一、建立數(shù)據(jù)表

第一步工作是建立一個數(shù)據(jù)表，用于輸入數(shù)據(jù)。新建一個易表文件，執(zhí)行菜單命令“表→設(shè)計表”，選擇第一列，在列名稱框中輸入

“付款人賬號”，列類型選擇字符型，同樣依次建立付款人開戶銀行、付款人賬號、支票號碼、用途、收款人、金額、日期等列，其中

金額的列類型選擇數(shù)值型，日期的列類型選擇時間型，其余各列的列類型選擇字符型。單擊“確定”退出，然后輸入一些支票數(shù)據(jù)，用

于測試。二、頁面設(shè)置

執(zhí)行菜單命令“報表→設(shè)計報表→新建報表”，啟動報表設(shè)計窗口。

1、單擊工具欄中的報表設(shè)置按鈕，選擇“頁面”選項卡，在紙型中選擇“自定義”，然后分別輸入紙張的寬度和高度。考慮到紙張的可

打印范圍和紙張的實際大小有差距，紙張的寬度應(yīng)該設(shè)為支票的實際寬度加20毫米，高度亦然，然后將上下左右頁邊距全部設(shè)為10毫米。

2、選擇“區(qū)域”選項卡，除細(xì)節(jié)區(qū)之外，其它區(qū)域都不要選擇，單擊“確定”退出。

3、將鼠標(biāo)移到細(xì)節(jié)區(qū)的右下方，鼠標(biāo)變?yōu)樯舷录^樣式，按住鼠標(biāo)向下拖動，將細(xì)節(jié)區(qū)的高度調(diào)到最大。三、插入對象

圖一為正在設(shè)計中的支票，實際上只有白底紅字的對象需要用戶插入，本文為了直觀，設(shè)計出了支票的所有細(xì)節(jié)。在插入對象之前，

應(yīng)該找一張樣板，量出各對象的位置。對象的插入非常簡單，以插入存根局部的日期對象為例，單擊工具欄中的“插入對象”按鈕，將鼠

標(biāo)移到對象的起始位置，按住鼠標(biāo)左鍵，此時拖動鼠標(biāo)會出現(xiàn)一個虛框，一直拖動到對象的終止位置，即可插入一個對象；在拖動鼠標(biāo)的

過程中，窗口左上角會顯示鼠標(biāo)當(dāng)前位置，以毫米為單位；雙擊新插入的對象，出現(xiàn)對象屬性設(shè)置窗口，對象類型選擇為表達(dá)式，打印內(nèi)

容選擇"[日期]"，單擊“時間”按鈕，選擇日期的打印格式〔其他對象可省略本步操作〕，最后輸入對象的精確位置和尺寸。按照同樣的

方法插入其他所有對象。你可能留意到圖一中出票日期〔大寫〕的打印內(nèi)容為“CUDate([日期])”，CUDate是一個函數(shù)，可以將日期轉(zhuǎn)換

為中文大寫格式。同樣金額〔大寫〕的打印內(nèi)容為“CUMoney([金額])”，CUMoney也是一個轉(zhuǎn)換函數(shù)，可將數(shù)字轉(zhuǎn)換為中文大寫金額格式。

四、設(shè)計金額明細(xì)對象

對于支票套打來說，金額明細(xì)的設(shè)計是關(guān)鍵，易表有個名為midnum的函數(shù)，可以從數(shù)值獲得指定位置的數(shù)字，第二個參數(shù)指定位

置，0表示個位，1表示十位，其余類推，而且midnum函數(shù)能夠自動判斷應(yīng)該在什么位置顯示貨幣符號“￥”。所以從分到億的金額

明細(xì)對象的打印內(nèi)容應(yīng)該分別設(shè)為：

MidNum([金額],-2)

MidNum([金額],-1)

MidNum([金額],-0)

MidNum([金額],1)

MidNum([金額],2)

MidNum([金額],3)

MidNum([金額],4)

MidNum([金額],5)

MidNum([金額],6)

MidNum([金額],7)

MidNum([金額],8)五、位置微調(diào)

至單擊工具欄中的“打印”按鈕，套打一張支票測試一下。如果個別對象存在偏移，那么單擊偏移對象，然后按住Ctrl鍵的同時按上

下左右箭頭鍵，即可微調(diào)對象位置，也可以雙擊偏移對象，在屬性設(shè)置窗口中直接輸入正確位置；如果多個對象存在同樣的偏移，可

按住Ctrl鍵，依次單擊這些偏移對象，全部選好之后，再進(jìn)行調(diào)整；如果整體存在偏移，那么可通過改變頁邊距進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整好之后

再進(jìn)行打印測試，注意每次進(jìn)紙的位置要保持一致。完全符合要求之后，單擊工具欄中的“存盤”按鈕，輸入報表名稱“支票”，最

后關(guān)閉報表設(shè)計窗口。以后要套打支票，只需在數(shù)據(jù)表中選定要打印的支票數(shù)據(jù)，執(zhí)行菜單命令“報表→打印報表→支票”。

用易表套打票據(jù)最大的好處是你的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和票據(jù)打印系統(tǒng)可以有機(jī)地融合在一次，而且?guī)缀跞魏螐?fù)雜的票據(jù)都可以實現(xiàn)套打。

而最大的缺乏是易表沒有提供票據(jù)模板，需要用戶自己設(shè)計。本文的例子需要易表2002N或更高的版本支持，有興趣一試的朋友可到

egridsoft下載。用易表XP搭建遠(yuǎn)程商務(wù)管理系統(tǒng)

要在商戰(zhàn)中立于不敗，必須對千變?nèi)f化的市場作出快速反響，而快速反響的根底是信息的及時收集和處理，所以一個好的商務(wù)管理系統(tǒng)是必不可少的。市場上雖有各種各樣的商務(wù)管理軟件，但是價格不菲，且功能有限，擴(kuò)充能力不強(qiáng)。最近筆者基于易表XP為所在公司的商務(wù)部搭建了一個遠(yuǎn)程商務(wù)管理系統(tǒng)，應(yīng)用的效果還不錯，在這里和大家分享一下經(jīng)驗，希望能拋磚引玉。出于商業(yè)秘密的考慮，本文例如中的產(chǎn)品、客戶都用代碼表示。

筆者所在公司的商務(wù)部有5個分部，分別處于不同的地區(qū)，每個分部都配有一臺電腦。商務(wù)管理系統(tǒng)的目的就是每天從各分部收集數(shù)據(jù)，并及時作出統(tǒng)計分析。樣表設(shè)計

樣表設(shè)計的工作由總部完成。執(zhí)行菜單命令“表→設(shè)計表”，啟動表設(shè)計窗口，選擇第一列，在列名稱中輸入“產(chǎn)品”，列類型選擇字符型，以同樣的方法設(shè)置好各列的名稱和類型。如果要增加列，單擊添加按鈕即可，此外單擊上下箭頭按鈕可以調(diào)整列位置。為了簡單起見，本文例如只設(shè)置了一些根本的欄目〔圖一〕，實際使用時可根據(jù)需要添加。

退出表設(shè)計窗口后，選擇金額列，執(zhí)行菜單命令“列→刷新公式”，將金額列的刷新公式設(shè)為“[數(shù)量]*[單價]*(1-[折扣])”，這樣在輸入數(shù)據(jù)時，只需輸入數(shù)量、單價和折扣，即可自動計算出金額。數(shù)據(jù)采集

將設(shè)計好的樣表發(fā)給各分部，分部在樣表的根底上輸入每天的銷售數(shù)據(jù)，在每天下班之前，先保存數(shù)據(jù)，接著建立一個新文件，執(zhí)行菜單命令“表→追加表”，選擇分部的銷售數(shù)據(jù)文件，將銷售數(shù)據(jù)表追加到新文件中，并刪除除當(dāng)天銷售數(shù)據(jù)之外的所有行，然后存盤，這樣我們就得到了一個只包括當(dāng)天銷售數(shù)據(jù)的文件，最后將該文件通過電子郵件發(fā)送回總部。特別提示：執(zhí)行菜單命令“文件→存盤格式”，可以選擇以壓縮格式存盤，文件大小只有正常格式的1/20左右，能大大節(jié)省通過電子郵件傳送的時間。

總部在第二天上班后，先通過郵件收集各分部傳送過來的數(shù)據(jù)。然后啟動易表，翻開總部的銷售數(shù)據(jù)文件，執(zhí)行菜單命令“表→合并表”，依次選擇各分部傳送來的數(shù)據(jù)文件，即可自動將最新的銷售數(shù)據(jù)復(fù)制到總表中。數(shù)據(jù)統(tǒng)計

商務(wù)統(tǒng)計沒有固定的形式，如果要一一列出，可能有不下百種的統(tǒng)計需求，所以普通的商務(wù)軟件難以滿足要求，而易表的統(tǒng)計功能非常靈活，而且使用簡單，大多數(shù)的統(tǒng)計只需單擊幾次鼠標(biāo)即可完成，下面是一些典型的統(tǒng)計實例，希望大家能夠舉一反三。1、各產(chǎn)品的銷售總數(shù)及總金額

執(zhí)行菜單命令“模式→匯總模式→設(shè)置匯總模式”，啟動匯總模式設(shè)置窗口，根據(jù)產(chǎn)品進(jìn)行分組，對數(shù)量和金額進(jìn)行累計值統(tǒng)計。2、不同客戶訂購不同產(chǎn)品的情況

啟動匯總模式設(shè)置窗口，根據(jù)產(chǎn)品和客戶進(jìn)行分組，對數(shù)量和金額進(jìn)行累計值統(tǒng)計。3、各月銷售情況變化趨勢

同時按住Ctrl+Alt，用鼠標(biāo)拖動日期列的列標(biāo)題，使其處于第一列位置，然后啟動匯總模式，根據(jù)日期列進(jìn)行分組，分組方式為按月，對數(shù)量和金額進(jìn)行累計值統(tǒng)計，如圖二所示。

4、按月分析各產(chǎn)品的銷售變化趨勢。

首先將日期列、產(chǎn)品列移到最前面，然后啟動匯總模式設(shè)置窗口，根據(jù)日期、產(chǎn)品進(jìn)行分組，日期列的分組方式選擇按月，對數(shù)量進(jìn)行累計值統(tǒng)計，即可得到圖三所示的統(tǒng)計結(jié)果。

5、比擬某月各分部的銷售業(yè)績

首先隨意選擇一行屬于該月的銷售數(shù)據(jù)，右擊日期列，從彈出的快捷菜單中執(zhí)行命令“自動篩選→相同時段→同月”，得到該月的所有銷售數(shù)據(jù)。然后啟動匯總模式設(shè)置窗口，根據(jù)分部進(jìn)行分組，對數(shù)量和金額進(jìn)行累計值統(tǒng)計。提取統(tǒng)計結(jié)果

易表的分組統(tǒng)計功能雖然方便，但是統(tǒng)計結(jié)果和原始數(shù)據(jù)都處于同一個表中，不便于對統(tǒng)計結(jié)果進(jìn)行進(jìn)一步的分析處理，所以有時需要將統(tǒng)計結(jié)果提取出來，生成一個只包含統(tǒng)計結(jié)果的表。通常用以下兩種方法提取分組統(tǒng)計結(jié)果。1、復(fù)制表

得到分組統(tǒng)計結(jié)果后，執(zhí)行菜單命令“表→復(fù)制表”，復(fù)制范圍選擇分組行，即可得到一個只包括分組統(tǒng)計結(jié)果的表。2、生成交叉表

要生成交叉表，首先必須根據(jù)兩列進(jìn)行分組，并至少對一列進(jìn)行了統(tǒng)計。例如得到各產(chǎn)品按月累計的銷售數(shù)量后〔圖三〕，執(zhí)行菜單命令“表→交叉表”，即可生成一個交叉表〔圖四〕，顯然交叉表更便于比擬分析。

至此，不到10分鐘的時間，我們的遠(yuǎn)程商務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)搭建完成，其功能并不亞于一些專業(yè)商務(wù)管理軟件，而擴(kuò)充性和靈活性強(qiáng)很多，因為系統(tǒng)可以根據(jù)用戶需要隨意修改。需要注意的是要正確運(yùn)行本文中的統(tǒng)計實例，需要易表XP的最新版本2002g1，你可以去易表XP的主頁〔egrid2000〕下載。用易表XP搭建遠(yuǎn)程商務(wù)管理系統(tǒng)

要在商戰(zhàn)中立于不敗，必須對千變?nèi)f化的市場作出快速反響，而快速反響的根底是信息的及時收集和處理，所以一個好的商務(wù)管理系

統(tǒng)是必不可少的。市場上雖有各種各樣的商務(wù)管理軟件，但是價格不菲，且功能有限，擴(kuò)充能力不強(qiáng)。最近筆者利用易表XP為所在的公

司搭建了一個遠(yuǎn)程商務(wù)管理系統(tǒng)，合計購置了10套易表XP，花費(fèi)不到1500元，可是系統(tǒng)功能卻絲毫不弱于專業(yè)的商務(wù)管理軟件。1、系統(tǒng)分析

筆者所在的公司合計有10個分公司之多，分布于全國各地。公司的產(chǎn)品種類繁多，品種超過一千種〔當(dāng)然這些產(chǎn)品分屬于7大類〕。

面對對如此之多的產(chǎn)品，如何進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的輸入，將是一個關(guān)鍵的問題。要知道，使用易表對銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，目的是為了將這些分

散的信息集中在一起進(jìn)行統(tǒng)計、分析。為了及時準(zhǔn)確地得到統(tǒng)計結(jié)果，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確輸入是關(guān)鍵，要知道計算時機(jī)將“white”和“WHITE”

看作是兩種不同的顏色，“佛山市公安局”和“佛山公安局”也會被認(rèn)為是兩個不同的單位。但實際輸入“型號規(guī)格”、“客戶名稱”等銷售信

息的過程中，往往會出現(xiàn)五花八門的現(xiàn)象，這就需要找到一個比擬標(biāo)準(zhǔn)的輸入方法。有鑒于此，在我公司搭建的商務(wù)管理系統(tǒng)中，采用

易表特有的“代碼輸入”方式，大大提高了數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性，同時錄入速度也提高了不少。

解決數(shù)據(jù)的錄入問題之后，另一個比擬重要的問題是數(shù)據(jù)的收集。分公司分布于全國各地，全部采用撥號方式上網(wǎng)，速度有限。

易表提供了一個壓縮存盤格式，文件大小只有正常格式的1/20，非常適合于通過互聯(lián)網(wǎng)傳送，各分公司利用易表獨具特色的另存功能，

可將當(dāng)天的數(shù)據(jù)單獨保存為一個文件，然后發(fā)回總公司。總公司收到各分公司傳回來的銷售數(shù)據(jù)之后，可以利用易表的合并表功能，

收集在一起進(jìn)行統(tǒng)計分析，整個過程非常簡單，需要人工干預(yù)的地方很少。2、建立系統(tǒng)2.1設(shè)計表

本系統(tǒng)擬建立三個表格,分別為：銷售記錄(圖1)、產(chǎn)品信息〔圖2〕、客戶信息〔圖3〕。

表的具體設(shè)計方法本文就不再闡述，請參考易表XP自帶的用戶指南。銷售記錄：作收集日常銷售信息之用。本例中“銷售記錄”等列工程的設(shè)置僅供參考,可根據(jù)各公司的實際情況來確定，但建議盡可能細(xì)分，以方便日后的統(tǒng)計分析。產(chǎn)品信息：存放庫存產(chǎn)品的信息；包括產(chǎn)品的“型號規(guī)格”、代表該產(chǎn)品的“代碼”、各種類型的價格，產(chǎn)品“所屬類別”等等。這些設(shè)置對日后進(jìn)行產(chǎn)品結(jié)構(gòu)分析是非常重要的，用戶可以根據(jù)自己公司的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)來設(shè)計出最適合于自己的“產(chǎn)品信息”表。客戶信息：是一個客戶檔案資料，每個客戶以一代碼表示。本實例的客戶代碼制定原那么是：取“客戶全稱”前六位文字的第一位拼音字母作位該客戶的代碼，如廣州南方大廈的代碼是“GZNFDX”。2.2代碼錄入的實現(xiàn)

我們希望在“銷售記錄表”中，只要在“產(chǎn)品代碼”列輸入某一產(chǎn)品代碼，對應(yīng)的“型號規(guī)格”、“產(chǎn)品類別”即可自動輸入；同樣“客戶代碼”處輸入某一客戶代碼,對應(yīng)的“客戶名稱”也能實現(xiàn)自動輸入，這就是我前面所說的“代碼輸入”。要實現(xiàn)該功能，首先執(zhí)行菜單命令“表→表間關(guān)聯(lián)”，按圖4所示在三個表之間的建立關(guān)聯(lián)：

建立關(guān)聯(lián)后，還需要進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，以“型號規(guī)格”為例：選中該列，執(zhí)行菜單命令“列→刷新公式”，在隨之出現(xiàn)的“公式生產(chǎn)器”中輸入“[產(chǎn)品信息！型號規(guī)格]”，具體操作如圖5。

以同樣的方式將“產(chǎn)品類別”的刷新公式設(shè)為“[產(chǎn)品信息!產(chǎn)品類別]”，“客戶名稱”的刷新公式設(shè)為“[客戶信息!客戶名稱]”。

至此，我們已經(jīng)在銷售記錄表實現(xiàn)“產(chǎn)品名稱”、“型號規(guī)格”、“客戶名稱”等信息的代碼輸入。自動計算金額和盈利

選擇銷售記錄表中的“金額”列，執(zhí)行菜單命令“列→刷新公式”，將其刷新公式設(shè)為“[數(shù)量]*[單價]*〔1-[折扣]〕”，同樣將“盈

利”的刷新公式設(shè)為“[金額]-[產(chǎn)品信息表!本錢價]*[數(shù)量]”，如下列圖所示，這樣一旦輸入數(shù)量、單價和折扣，金額和盈利即可自動算出