【華為】華為內(nèi)訓絕密資料：時間管理培訓

華為時間管理培訓課程時數(shù)：3．5小時授課方式：講演、案例分析、管理游戲、錄象必備條件：數(shù)字投影儀、便攜課程簡介:本課程通過對有效時間管理重要性的講解，通過對人們?nèi)粘９ぷ髦性跁r間管理上存在的誤區(qū)的分析及時間管理基本方法、技巧的講解，幫助學員進行有效的時間管理、提高工作績效。適合對象:新員工培訓目標學完本課程后，學員能夠達到：在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象學會正確的時間分配并充分有效地利用時間學會制定SMART的工作目標掌握制定有效工作計劃的方法和過程課程要點v時間管理的概念和誤區(qū)v時間管理的基本準則……目標原則……20/80v時間管理的方法和技巧……了解自己使用時間的方式和狀況……做好工作計劃……做好工作計劃……縮短別人干擾的時間……不要拖延第一章：時間管理的概念和誤區(qū)§1：時間管理的概念下：諸位畢業(yè)同學：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學問。以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學問。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時候，要做學問也來不及了。有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學問，既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學問？我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設(shè)置儀器。1110每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。311易卜生說：你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。學問就是鑄器的工具。拋棄了學問便是毀了你自己。10“我要是在大學多學點東西就好啦！”“我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點書！”“時間根本不夠用，公司股價節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！”世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有24小時。最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時。那么時間究竟是什么呢？我們哲學家這樣說：“時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。”要想能夠真正地了解時間并且管理“時間”，我們有必要對時間的本質(zhì)有深刻的認識。首先讓我們先了解時間的四項獨特性：24小案例：8.648.64“時間管理”所探索的是定目標請注意：（1）所謂“時間的浪費”，是指對目標毫無貢獻的時間消耗。20由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有246060608.647221年14年6年旅行：6年排隊：6年學習：4年開會：3年打電看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如下：*尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要*信息爆炸*競爭的壓力*你的客戶對品質(zhì)的要求看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問題究竟在哪里呢？第二章、時間管理的誤區(qū)我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能”。所謂時間管理的誤區(qū)，是指導致時間浪費的各種因素。以下列出時間管理的五個誤區(qū)，請大家仔細閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題：誤區(qū)之一：工作缺乏計劃數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導因于李愛菲的那數(shù)句真言。盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條：1、因過分強調(diào)“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考；2、不做計劃也能獲得實效；3、不了解做計劃的好處；4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；5、不知如何做計劃。我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個強調(diào)實效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當做工作中的借口，為什么呢？剖析如下：1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救，還是應(yīng)花費少許時間判別風向、尋找火源、分派工作，然后再進行搶救？2、不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。3、由于目標中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無計劃的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同。綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導致如下惡果：1、目標不明確4、沒有時間分配的原則誤區(qū)之二：組織工作不當組織工作不當?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面：*職責權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)*“事必躬親，親力而為”*溝通不良*工作時斷時續(xù)所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責范圍內(nèi)嗎？對實現(xiàn)我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需承擔什么后果？經(jīng)過這一番“成本——效益分析”之后，你就可以決定取舍了。其次，學會利用資源：對于基層人員而言，要善于利用資源，學會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯誤：1、擔心部屬做錯事；2、擔心下屬表現(xiàn)太好；3、擔心喪失對下屬的控制；4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；5、找不到合適的下屬授權(quán)。其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當學會授權(quán)，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。誤區(qū)三：時間控制不夠在前面的“小張的故事”中，小張在時間管理上最大的惡習就是拖延時間，以致到頭來一事無成。我們提供了一個拖延商數(shù)的測驗，請你先做一下自我評核。拖延商數(shù)測驗請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案：BCDBCDBCDBCDBCDBCDA非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意ABCD每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同212021至3030我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井：1、習慣拖延時間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個典型的拖延時間的人。4、泛濫的“會議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費！誤區(qū)四：整理整頓不足辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因為雜亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律”——“工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間。”當你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。文件處置測驗請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。1、訂購文具后所取得的帳單。2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。3、來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。4、某大學企管系學生寄來的問卷。5、部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下一個月業(yè)務(wù)報告的有關(guān)資料。6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail。8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調(diào)查報告。9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。10、客戶寄來的一封投訴信。假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！誤區(qū)五：進取意識不強我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：*個人的消極態(tài)度*做事拖拉，找借口不干工作*唏噓不已，做白日夢*工作中閑聊如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當你覺得時間可有可無，不愿面對工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張尚未到期的本票，今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！3.1時間管理的六項基本原則通過前面的學習，我們對時間管理的概念和誤區(qū)已經(jīng)有了一個基本的認識，現(xiàn)在我們一起來探討時間管理的基本原則，只有對原則有了一個認識后，才有可能很好地運用時間管理的技巧與方法。時間管理的六項基本原則：1、明確目標2、有計劃、有組織地進行工作3、分清工作的輕重緩急4、合理地分配時間5、與別人的時間取得協(xié)作6、制定規(guī)則、遵守紀律下面我們就時間管理的六項基本原則分別進行闡述。在人生的旅途上，沒有目標就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國的一份統(tǒng)計結(jié)果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標，每天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。雖說目標能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說，擬定目標實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來。但這正是問題的癥結(jié)，就是因為沒有目標，每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭垢面，這只是一個惡性循環(huán)罷了！另外有些人沒有目標，則是因為他們不敢接受改變，與其說安于現(xiàn)狀，不如坦白一點，那便是沒有勇氣面對新環(huán)境可能帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會是一事無成！事實上，隨波逐流，缺乏目標的人，永遠沒有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個目標明確的人，生活才有意義。然而不幸的是，多數(shù)人對自己的愿望，僅有一點模糊的概念，而只有少數(shù)人會貫徹這模糊的概念。許多人在公司五年，卻沒有五年的經(jīng)驗，只能說有五年一次的經(jīng)驗。300美國作家福斯迪克說得好：“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時，才可獲得成長?！毕旅娌环磷屛覀円黄鹂纯础百嚰蔚墓适隆薄?有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會在巔峰》，從那時起，他對自己的看法完全改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。重獲新生的賴嘉，終于了解到目標的重要性。的確，目標決定我們的將來。賴嘉的目標是重返大學，然而他的成績實在太差了，以致連遭墨瑟大學拒絕兩次。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無意間撞見院長韓翠絲，他趁機向她剖明心志。結(jié)果，院長答應(yīng)了他的請求，準許他入學，但有一個附加條件：他的平均分數(shù)要達到乙等，否則就要再度退學。23如今，這個伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發(fā)展最迅速的教會擔任牧師，教會地點就在費城特爾市，距他成長的亞特蘭大僅數(shù)分鐘車程。。請記?。撼晒ν耆且环N個人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的價值觀相符，你才會覺得成功。為什么有的人成功之后，又會感到空虛？為什么有的人得到名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個人設(shè)定目標可以說是一個成功的例子。19746“只有自己與上帝才能支配我的命運”驚醒了他。于是，他開始設(shè)立自己的目標。他從小就愛好業(yè)余無線電，于是他決定創(chuàng)業(yè)，成立鄧特隆無線電公司，生產(chǎn)并銷售“火腿”（指業(yè)余無線電愛好者）的設(shè)備。1974年419748月24197541975100一個目標應(yīng)該具備以下五個特征才可以說是完整的：具體的（specific）可衡量的（measurable）可達到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時間的（time-based）1、具體的：有人說：“我將來要做一個偉大的人”。這就是一個不具體的目標。目標一定要是具體的，比如你想把英文學好，那么你就訂一個目標：每天一定要背十個單詞、一篇文章。有人曾經(jīng)做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ摺山M人的個子差不多，先是一起跳過了1米。他對第一組說：“你們能夠1.21.211.22、可衡量的：任何一個目標都應(yīng)有可以用來衡量目標完成情況的標準，你的目標愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心里有個底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點呢？你的預(yù)算呢？有了這些明確的標準，你才有可能順利地蓋好你的房子。3、可達到的：15站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠，老是套不進去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實驗者解釋這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標。4、相關(guān)的：目標的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學習、工作的能力，不思進取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。5、基于時間的：所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，通過采取適當?shù)牟襟E和方法，最終達成有效的結(jié)果。通常會體現(xiàn)在以下五個方面：1、將有聯(lián)系的工作進行分類整理。2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列順序進行處理。4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。5、由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進行，各哪些是可以同時進行的工作。那么有人會問：究竟該怎樣做計劃呢？大致的步驟如下：1、確立目標；2、探尋完成目標的各種途徑；3、選定最佳的完成方式；4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項；5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；6、定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。目標如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進行了說明；至于如何制訂并檢查計劃，我們會在后面的章節(jié)中詳細地闡述。有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記?。?、切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收獲。2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調(diào)整。6024·史密斯的家伙真的這個故事的教訓是：成功地將一個好主意付諸實踐，比在家空想出一千個好主意要有從價值得多。請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好用哪種方式？1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做難做的事。4、先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。6、先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。7、先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。8、先做別人的事，然后再做自己的事。9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。10、先做有趣的事，再做枯燥的事。13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。迫。例如參加管理技能培訓、向上級提出改進營運方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己處于危機或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會轉(zhuǎn)化為重要又緊急的事。舉個例子來說，所有的主管都承認（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為“今天應(yīng)該做的事”，更不會把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊急事件”，結(jié)果不是遲交了報告，就是草率應(yīng)付了事。經(jīng)過一番掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務(wù)報告提前準備好！但是除非能夠徹底地改變按“緩急程度”辦事的習慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問題恐怕就在于此。我們以下面的時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關(guān)系，請看四象限圖：第一象限是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的?，F(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。請思考下面的問題：你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下：1、改善人際關(guān)系。2、改善事先準備工作。3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？大家好！我們已經(jīng)學習了時間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。急迫性指數(shù)測驗選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時候；C=常常）1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。（）2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（）3、我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。（）4（）5（）6、我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。（）8、我在做一件事時常會想到另一件事。（）9、我處理危機時表現(xiàn)最好。（）10、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。（）11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。（）12、當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應(yīng)該能諒解。（）13、我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（）14、我常邊工作邊吃飯。（）15、我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。（）16、一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。（）“A”總數(shù)：“B”總數(shù)：“C”總數(shù)：總得分：（A=0分；B=2分；C=4分）0到25451939160100020%36201000（Kelly-MoorePaintCompany（80/2020%所按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說明：80%的銷售額是源自20%的顧客；80%20%80%20%80%的財富集中在20%的人手中；……基于此，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計就是利用了80/20原理。80/2020%20%80%20同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學習，也需要提前與該部門人員進行預(yù)約，雙方共同達成一個有關(guān)時間、地點、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！、我們在成長的過程中，常被各種紀律所束縛，“沒有規(guī)矩、不成方園”，因為有紀律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調(diào)紀律與規(guī)則。15·101312100010001200因此，我們說，制定規(guī)則、遵守紀律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面：1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間的方式和狀況。3.2.1分析自己使用時間的方式和狀況大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實比觀察及解釋我們的行為更容易。面對自己并客觀地制定我們對時間的使用，需要巨大的勇氣。而若你愿意花一個星期做這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗。下面的練習將顯示你以你的時間與生命真正去做的許多相關(guān)事項。在本項練習中列有一個你在一星期內(nèi)花費時間的清單。這里要強調(diào)的這不是一個要你計算每一分鐘的“時間難題”練習，而是要求你記錄下一星期每隔半小時的所有活動。請記?。簳r間管理并沒有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。請先看表一和表二：表一：時間使用清單表時間統(tǒng)計項目活動每星期估計花費的時間（小時）每星期實際花費的時間（小時）上兩項時間的差額（小時）占每星期的總時間的百分比（%）一、公務(wù)活動1上下班二、個人活動11整理儀容三、家庭活動14煮飯15洗熨衣服16打掃房屋26聽廣播與音樂17雜務(wù)與家事27看電視18賣雜物28休閑閱讀19其它的逛街活動29嗜好20繳款30觀看比賽21看孩子31運動22宗教活動32休閑旅游23家庭外出33聚會與社交24家庭溝通34其它休閑活動25其它家庭活動35其它活動小計小計小計小計四、休閑活動時間統(tǒng)計(小時)表二：一星期時間日志與簡略分析表時間周一周二周三周四周五周六周日活動標號時間小計7:001上下班9:306接待賓客8:003打電話8:3049:005幫助下屬

10:007向上級匯報10:30811:00911:3010其它工作上的活動12:0011整理儀容18:3024家庭溝通12:3012飲食19:0025其它家庭活動13:0013睡覺19:3026聽廣播與音樂13:3014煮飯20:0027看電視14:0015洗熨衣服20:3028休閑閱讀14:3016打掃房屋21:0029嗜好15:0017雜務(wù)與家事21:3030觀看比賽15:3018賣雜物22:0031運動16:0019其它的逛街活動22:3032休閑旅游16:3020繳款23:0033聚會與社交17:0021看孩子23:3034其它休閑活動17:3022宗教活動24:0035其它活動18:0023家庭外出實施步驟：1、熟悉并準備一份“時間使用清單表”（如表一）。這份假設(shè)的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經(jīng)理，有兩個孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也分擔了一些家務(wù)。2303034、準備一份的“一星期日志與簡略分析表”（如表二），將表一中的活動對應(yīng)地列在表二中。577衣服去上班，他就把編號11記在星期一上午7點的空格里。61577.5。7、然后把表二中的“時間小計”填到表一的“每星期實際花費時間”上。8、將“每星期估計花費時間”減“每星期實際花費時間”的余數(shù)填在表一的“上兩項時間的差額”上。如果是負數(shù)，表示你花費在該活動上的時間多于你的估計；如果是正數(shù)，則正好相反。9、為每項活動算出“占每星期總時間的百分比”，公式如下：百分比（%）=（每星期實際花費時間÷168）×10010100%。若有些微差異，不必擔心。11、再把每一類所有活動的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。效率先生的總結(jié)清單如表三：表三一星期時間總結(jié)表時間統(tǒng)計）時））（%）公務(wù)活動小時4550-529.8%個人活動小時4540523.8%家庭活動小時3246-1427.4%休閑活動小時4027.512.516.4%64.51.52.6%1681680100%一旦你完成了時間使用清單，并對資料完成通曉，下一步就是應(yīng)用這份信息，幫助你在未來把時間使用得更好。毫無疑問地，你真的會有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快?，F(xiàn)在，請你完成誠實地做到下列練習。拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮后，寫出你對下列問題的答案：1、我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預(yù)防或減低時間的浪費？2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？3、哪些活動我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？4、別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又緊急？6、我做的哪些事對我的目標很重要？7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？6個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構(gòu)想，第二次做的時候就輕松多了。你知道如何做，就不會感到吃驚。在努力擬定計劃與設(shè)定目標之·]在我們對自己時間使用的方式和狀況有了一個初步的了解后，就可以根據(jù)部門/個人的工作/生活目標來制訂計劃了。首先，讓我們對計劃的基礎(chǔ)概念有一些認識：分類標準類型按戰(zhàn)略性計劃、作業(yè)性計劃按時間框架分短期計劃、長期計劃按明確性分具體性計劃、指導性計劃應(yīng)用于組織，為之設(shè)立總體目標和尋求組織在環(huán)境中地位的計劃成為戰(zhàn)略計劃；而規(guī)定目標如何實現(xiàn)的細節(jié)的計劃稱為作業(yè)計劃。戰(zhàn)略計劃趨向于覆蓋較久的時間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域和不規(guī)定具體的目標；作業(yè)計劃趨向于覆蓋較短的時間間隔，如月度計劃、周計劃、日計劃，主要偏重于實現(xiàn)的方法。短期計劃與長期計劃5具體計劃與指導性計劃具體的計劃具有明確規(guī)定的目標，不存在容易引起誤解的問題；指導性計劃只規(guī)定一些一般的方針，指出重點而不限定在特定的行動方案上。例如一個增加利潤的具體計劃，可能具體規(guī)定在未來6個月中，成本要降低4%，銷售額增加6%；而指導性計劃也許只提出未來6個月使利潤增加剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標，實際上目標是計劃的基礎(chǔ)，確定了方向，怎么走就清楚多了。2、遵循5W2H原則Why:為什么要做這項任務(wù)，對工作目標是否有支持What：任務(wù)的內(nèi)容和達成的目標When：在什么時間段進行Where：任務(wù)發(fā)生的地點Who：哪些人員參加此任務(wù)，由誰負責Howto：用什么方法進行Howmuch：需要多少成本3、設(shè)置控制點（milestone）1、在目標或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導的支持。比方說，我們計劃在3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設(shè)立控制點，22、堅持工作周記和工作日記，對計劃的執(zhí)行情況進行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時對計劃進行調(diào)整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。WBS1WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進行的全部活動的清單，它是PERT、GANTT分層計劃以及預(yù)算和人員分配的基礎(chǔ)。2、WBS基本構(gòu)架階段、步驟、任務(wù)、活動3、衡量標準v是否全部分解完畢vWBS分解的所有活動是否全部定義了項目的工作v所分解的活動是否可行v是否包含臨時的里程碑和監(jiān)控點vWBS的分解結(jié)構(gòu)是否合適v分解后的活動在邏輯上是否能形成一個大的活動v是否集成了所有的關(guān)鍵因素v邏輯上是否合理、清楚和簡單3.2計劃管理－－PERT1、定義PERT（網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進程，達到預(yù)定目標的一種科學管理方法。具體來講，網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計算找出計劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預(yù)定目標完成任務(wù)。2、計劃要素PERTWBS）再畫2步驟一：先畫圖首先不必注重美觀，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。步驟二：估計時間v工序時間=(a+4b+c)/6（a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間）v倒推法：一般確定結(jié)束時間，再逐步推出各部分需要時間。v留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù)步驟三：確定關(guān)鍵路徑1、時間上的關(guān)鍵路徑繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。同時，可以將整個開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都TMAX，我們稱為關(guān)鍵2、技術(shù)上的關(guān)鍵路徑某項任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個任務(wù)的完成時間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。3、關(guān)鍵路徑是可以變化的1PERT（網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進程，達到預(yù)定目標的一種科學管理方法。具體來講，網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計算找出計劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預(yù)定目標完成任務(wù)。2、計劃要素PERTWBS）再畫2步驟一：先畫圖首先不必注重美觀，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。步驟二：估計時間v工序時間=(a+4b+c)/6（a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間）v倒推法：一般確定結(jié)束時間，再逐步推出各部分需要時間。v留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù)步驟三：確定關(guān)鍵路徑1、時間上的關(guān)鍵路徑繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。同時，可以將整個開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都TMAX，我們稱為關(guān)鍵2、技術(shù)上的關(guān)鍵路徑某項任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個任務(wù)的完成時間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。3辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對打擾提出了抱怨，同時也有無奈。對待打擾的方法有很多，有全面出擊來對付，也有消極地對應(yīng)付，更有甚者是視而不見。全面出擊的人終會變得疲勞不堪，消極應(yīng)付和視而不見的人終究會錯失良機或是貽誤大事……那么究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時間縮短，將其負面影響減至最少。打電話約定時間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過約定可以避免你在需要安靜工作的時候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時間的浪費。2、保持簡短而明確的開場白平時我們在打電話為了聯(lián)絡(luò)感情的需要，在開場白中經(jīng)常會有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長輩等情況，比如“你最近很忙啊，在哪里發(fā)財啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場合就應(yīng)該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡短而明確的開場白。XXX，我3、控制通話時間、保持通話主題在我們打電話的時候，要注意做好適當?shù)挠涗?，以免掛下電話后忘記某些信息，又不得不重新?lián)系一次。另一個需要注意的就是：控制好打電/2~3107~1084~1204、過濾電話你一定經(jīng)常遇到一些不想接的電話，這個時候你就需要“過濾電話”了。首先解釋你現(xiàn)在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給對象留下不良印象。3.3.1當你被打斷時在前面的“時間管理的誤區(qū)”中，我們曾經(jīng)提到了如何接受請托，但是在我們被各種情況所打斷時，應(yīng)該如何處理呢？1、來自上司的打斷來自上司的打擾最難控制，尤其是當你正在全心盡力地處理一項緊急而重要的事情時。不過，如果你就是一名上司，你還是應(yīng)該首先想想，你是不是也會對下屬這樣呢？以下是如何處理類似問題的一個實際例子和妙招：有一位職員，每當他應(yīng)召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報