綜合項目文檔管理新規(guī)制度

營銷中心項目文檔管理制度版本信息：版本號擬制/修改責(zé)任人擬制/修改日期修改內(nèi)容及理由同意者

一、目標(biāo)建立營銷中心文檔管理制度，對項目中全部文檔進(jìn)行清楚有效分類管理和控制，實現(xiàn)項目文檔有序保管和規(guī)范流動，為項目文檔提供規(guī)范化管理，提升項目標(biāo)成功率，有效控制項目成本、進(jìn)度、時間。二、范圍本文適適用于營銷中心各單元、企業(yè)內(nèi)配合部門及和之相關(guān)用戶、合資企業(yè)、渠道文檔。三、標(biāo)準(zhǔn)（一）定義文檔包含接收、發(fā)放和內(nèi)部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會議紀(jì)要、郵遞、商務(wù)運作階段文檔及其它內(nèi)部文檔。（二）規(guī)范1.明確內(nèi)部文檔編制和命名（1）文件名應(yīng)是文件標(biāo)題。（2）標(biāo)題應(yīng)能直觀簡明表現(xiàn)文件內(nèi)容。（3）每個文檔必需有一個統(tǒng)一編號。（4）在電子文檔命名后面加上編號。（5）文件編制應(yīng)使用對應(yīng)統(tǒng)一文檔模板。2.接收文檔控制編號全部接收文檔需有統(tǒng)一文檔控制編號，統(tǒng)一由文檔中心管理。文檔控制編號形式由項目管理者依據(jù)實際情況確定，提議表現(xiàn)接收日期信息。3.明確項目文檔使用制度（1）在項現(xiàn)在，應(yīng)建立一套文檔管理程序明確文檔擬制、審核人員,文檔控制員。明確全部文檔編號、收發(fā)登記操作，及受控等級。（2）提議接收文檔管理程序由文檔控制員統(tǒng)一接收。加蓋或統(tǒng)計接收日期（時間）。給予文檔控制編號。?統(tǒng)計輸入文檔中心數(shù)據(jù)庫，保留原件。（3）明確發(fā)送文檔管理程序加蓋或統(tǒng)計發(fā)送日期（時間）。統(tǒng)計輸入文檔中心受控庫，保留原件。發(fā)送后由文檔控制員統(tǒng)一統(tǒng)計歸檔。（4）明確協(xié)議各方之間文檔傳輸?shù)认嚓P(guān)要求（5）文檔借閱登記和保密要求標(biāo)準(zhǔn)上嚴(yán)禁文檔原稿進(jìn)行借閱。借閱副本應(yīng)進(jìn)行登記，加蓋副本章。副本銷毀要求。?限期返還原件要求。（6）電子文檔共享要求4.明確文檔歸檔存放（1）建立紙面存放和電子件存放兩套相對應(yīng)文檔管理系統(tǒng)，目錄結(jié)構(gòu)見附表一《項目文檔歸檔結(jié)構(gòu)》。（2）按文檔階段及用途屬性（專題）歸檔分類，如售前階段、售中階段，再按標(biāo)書、協(xié)議、方案、會議紀(jì)要等分類。四、文檔提交（一）外埠部門提交部門文檔，經(jīng)過審核后立即提交給文檔保管人員立案、存檔。（二）部門內(nèi)部文檔定稿后立即提交給文檔保管人員立案、存檔。（三）部門對外交流或是和項目單位匯報、溝通所提交文檔，經(jīng)過溝通、匯報后整理成終稿，由文檔責(zé)任人立即提交到文檔管理人員立案、存檔。（四）部門外埠工作人員和項目單位交流、溝通時準(zhǔn)備文檔或是會議紀(jì)要定稿后提交部門領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報文檔管理人員立案、存檔。（五）備忘錄或是會議紀(jì)要以周為單位提交文檔；建設(shè)方案、PPT、計劃、設(shè)計等文檔定稿后以月為單位提交；包含變更方案、計劃等文檔經(jīng)過部門和項目單位確定后立即報文檔管理員立案、存檔。五、具體內(nèi)容（一）文檔編號凡項目相關(guān)文檔，均統(tǒng)一編號。文檔編碼方法：文檔屬性-發(fā)放對象-次序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發(fā)放對象：本字段用兩位英文字母表示文檔日期：本字段6位數(shù)字，表明文檔發(fā)生時間，方便于查詢和統(tǒng)計。次序編號：本字段4位數(shù)字，系文檔次序編號，此編號表示同一文檔屬性、發(fā)放對象內(nèi)全部文檔次序號。文檔密級：本字段1位數(shù)字，表明了文檔保密等級。0級代表機(jī)密，項目經(jīng)理及其指定人員閱讀1級代表秘密，項目組關(guān)鍵組員閱讀2級代表內(nèi)部公開，項目組全部組員閱讀3級代表公開，全部項目組干系人均可閱讀表1文檔屬性字段對照文檔分類簡寫文檔分類簡寫PPT指令潛在用戶分析匯報發(fā)票用戶分析匯報普查匯報合作意向書手冊會議紀(jì)要備忘錄建設(shè)方案計劃處理方案回復(fù)項目制度報表協(xié)議招投標(biāo)文件表2文檔接收對象字段對照發(fā)放對象簡寫發(fā)放對象簡寫用戶項目組內(nèi)部合作方部門內(nèi)部合資企業(yè)渠道企業(yè)內(nèi)部供給商（二）文檔存放項目文檔分別建立電子和紙面件檔案。紙面文檔按文件屬性、分類存放，并填寫《文件存放控制表》（附件一）進(jìn)行存放、借閱登記。電子檔案目錄以下，經(jīng)過權(quán)限設(shè)置控制不一樣文檔人員訪問權(quán)限。表3：電子文檔目錄0級目錄一級目錄二級目錄三級目錄四級目錄文件名**項目機(jī)會階段城市篩選分析資料調(diào)研表售前階段PPT城市智能靜態(tài)交通管理云平臺優(yōu)先泊車運行管理模式匯報PPT宣傳片設(shè)計方案靜態(tài)交通智能化處理方案靜態(tài)交通智能化建設(shè)方案會議紀(jì)要售中階段招投標(biāo)招標(biāo)書投標(biāo)書協(xié)議PPP協(xié)議協(xié)議附件項目計劃項目范圍項目實施計劃項目總結(jié)項目總結(jié)匯報項目評定匯報售后階段培訓(xùn)培訓(xùn)計劃培訓(xùn)方案培訓(xùn)考評評定表維護(hù)運維方案項目總結(jié)匯報問題管理表風(fēng)險管理風(fēng)險管理計劃變更申請表（三）文檔借閱（1）借閱人查閱文檔編號清單（內(nèi)部公開），確定所需借閱文檔。（2）向文檔管理員提出借閱申請。（3）文檔管理員依據(jù)其身份確定閱讀權(quán)限。（4）若所借閱文檔超出其閱讀權(quán)限，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。（5）文檔管理員填寫文檔借閱統(tǒng)計表。（6）借閱人簽署文檔借閱統(tǒng)計。（7）借閱文檔需在指定時間內(nèi)歸還、不得拷貝。（四）文檔取向文檔取向意在明確項目各階段需要提交關(guān)鍵文檔、文檔責(zé)任人及文檔關(guān)鍵應(yīng)用單元。詳見附表二：《文檔取向表》。

附表一：文檔存放和訪問控制文檔名稱文件夾審批人借閱人借閱日期歸還日期

附表二：文檔取向表名稱責(zé)任人里程應(yīng)用單元售前階段PPT項目經(jīng)理宣傳片調(diào)研提要用戶分析匯報會議紀(jì)要項目管理部溝通計劃合作意向書機(jī)會和風(fēng)險分析城市資料分析競爭對手分析售前項目組織結(jié)構(gòu)售中階段項目策劃書項目監(jiān)控匯報項目組織結(jié)構(gòu)初步可研匯報需求文檔項目建設(shè)架構(gòu)方案停車處理方案合資企業(yè)架構(gòu)草案收益測算分析匯報普查匯報建設(shè)方案實施方案實施管理制度項目計劃Ppp協(xié)議招標(biāo)立案稿人力資源管理制度項目預(yù)算風(fēng)險管理計劃質(zhì)量管理計劃