論文-淺談辦公自動化環(huán)境下的檔案管理

隨著我國信息化的不斷加強(qiáng),檔案管理已從過去管理的文書檔案不斷發(fā)展為當(dāng)前的綜合檔案,計算機(jī)及信息數(shù)字技術(shù)推動了辦公自動化的普及,辦公自動化給檔案管理帶來巨大的便利,我們可以隨時進(jìn)行調(diào)用的重要資源。因此,實現(xiàn)合理、有效的辦公自動化管理,已成為當(dāng)前檔案工作的重要部分。一、辦公自動化與檔案的關(guān)系1.辦公自動化是檔案形成的過程,檔案是辦公自動化的結(jié)果。從檔案學(xué)角度看,文件實質(zhì)上是一種信息,且這種信息需具備真實性和可靠性。而目前的辦公自動化技術(shù),已經(jīng)可以在信息分散處理過程中,真實記錄和反映文件產(chǎn)生的整個過程,并準(zhǔn)確地將文件歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。這些電子文件經(jīng)過檔案管理人員的整理核對,就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動化,是以滿足機(jī)關(guān)各項業(yè)務(wù)工作需要為最終目的,以計算機(jī)高新技術(shù)的系統(tǒng)集成為手段,以安全保密為原則,以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有關(guān)條例為依據(jù),以文件的運行規(guī)律為導(dǎo)向,以文件、檔案信息一體化管理為主線,構(gòu)成了一個與機(jī)關(guān)傳統(tǒng)文件、檔案管理工作并存,外延基本吻合,內(nèi)涵有所擴(kuò)展,相互融合又相對獨立、完整的電子文件、檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)對文件、檔案紙質(zhì)載體、特殊載體及其內(nèi)容信息的三重管理和利用。2.辦公自動化和檔案管理互為影響。辦公自動化決定檔案的發(fā)展方向,反之,檔案管理也影響著辦公自動化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的進(jìn)步,使越來越多的單位采用那些不僅能處理和存儲信息,而且能保證掌管文件的辦公自動化系統(tǒng)。正是這些系統(tǒng)的應(yīng)用,使得機(jī)關(guān)的電子文件成為全部工作,而不是部分工作的準(zhǔn)確依據(jù)。確保電子檔案的完整性和真實性,以及歷史檔案的延續(xù)可讀性,也要求辦公自動化技術(shù)必須不斷適應(yīng)檔案管理的發(fā)展要求。二、辦公自動化環(huán)境下的檔案管理的優(yōu)點1.辦公效率大幅提高。計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中,工作人員過多地依賴于手工操作,要求收集完整、齊全,避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用,字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤,結(jié)果又費時,又費力。在應(yīng)用了計算機(jī)軟件處理后,使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞,都變得簡單易行。2.文件和文字信息得到充分交流與共享。在原始的手工操作管理中,企事業(yè)單位由于不能做到信息共享,使得大量信息閑置在文件柜中,不僅造成資金和資源的浪費,還造成文件和信息查找困難。運用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后,檔案管理由案卷級深入到文件級,由單途徑管理發(fā)展為體系管理,由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用,可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián),提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄,從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率,可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理,可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率,可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺,了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。3.電于文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì),纖維素在一定的條件下容易受到破壞:如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下,可發(fā)生水解和氧化反應(yīng),在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同,隨著電子技術(shù)日新月異,貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟,我們可以根據(jù)不同的需要,選擇不同的電子載體,如VCD、DVD光碟,小容量的閃存U盤,大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷,易于傳遞,且貯存時間長,受外部環(huán)境影響小,不易損壞,具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中,辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生,文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時,文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤,給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便,在應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下,直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞,大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。三、辦公自動化對檔案管理的要求1.對檔案工作規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化要求高。利用檔案工作的辦公自動化,要求必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。只有標(biāo)準(zhǔn)的文件信息才能用計算機(jī)處理,共享公共網(wǎng)絡(luò)交換。因此,檔案管理的基本工作必須規(guī)范化、科學(xué)化。我國電子文檔的《規(guī)范》提出4項措施:(1)建立電子文件可靠的訪問識別;(2)設(shè)置滿足運行要求的安全日志,隨時自動記錄操作人員、設(shè)備、項目、時間等;(3)通過標(biāo)記避免錯誤和防止交換;(4)電子印章、數(shù)字簽名、數(shù)字加密等措施,都可以防止非法使用。2.有助于實現(xiàn)文檔一體化管理。辦公自動化公文處理與檔案管理,直接表現(xiàn)為一個連續(xù)的過程。如辦公處理所需的要求、報告、外文文獻(xiàn)。當(dāng)辦公室收到了一份文件,不僅要在計算機(jī)上對其的特征描述進(jìn)行著錄,而且對文件的內(nèi)容和主題進(jìn)行分析,確定內(nèi)容特征識別,完成了索引的過程,這就是文檔一體化。隨著電子檔案管理模式與以往年第二立卷歸檔,其做法大大降低了工作人員的勞動強(qiáng)度,簡化工作程序,提高工作效率和質(zhì)量,提高查全率和檔案信息的精準(zhǔn)度?？梢?辦公自動化為文件和文件管理一體化提供了客觀條件。3.對管理人員的素質(zhì)要求更高。辦公自動化要求檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)及科學(xué)文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護(hù)知識是管理不好新型載體檔案的,只要及時更新自己的知識體系,學(xué)習(xí)新知識、掌握新技術(shù),了解和熟悉新設(shè)備的工作原理、特點、功能使用芳芳,提供自身的管理水平與業(yè)務(wù)能力,才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需求。四、結(jié)語隨著社會的進(jìn)步和科技的發(fā)展,辦公自動化越來越得到更加廣泛的應(yīng)用。辦公自動化的普遍應(yīng)用和巨