論信息時代學(xué)校檔案管理工作

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用的,帶動了整個社會信息化的全面發(fā)展。達(dá)到普遍認(rèn)同的是檔案信息資源具巨大的信息量,信息時代已經(jīng)到來。檔案管理工作在高科技高信息的帶動發(fā)展是任重道遠(yuǎn)的。信息化發(fā)展也為檔案管理工作提供了堅(jiān)實(shí)的后盾。開發(fā)和利用檔案信息資源和提高職業(yè)學(xué)校檔案管理水平,在現(xiàn)階段新趨勢下是職業(yè)學(xué)校快速發(fā)展的需要,中職業(yè)技術(shù)教育的發(fā)展,為學(xué)校管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)、新機(jī)遇。各種檔案實(shí)行的高度信息化,資源信息共分享和自身資源信息化共同發(fā)展,促進(jìn)檔案管理工作的信息化管理,中職檔案管理工作有了更加廣泛的發(fā)展前景。1信息時代中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)況1.1中職學(xué)校檔案管理的存在的弊端目前,在傳統(tǒng)教育管理方式和教育思想的影響下,傳統(tǒng)中職學(xué)校檔案管理的方法需要適應(yīng)發(fā)展而進(jìn)行改革、改進(jìn)與提高。多數(shù)中職學(xué)校檔案管理理念中,檔案管理就是放在檔案架子上看管保管,計(jì)算機(jī)信息化管理就是一個的輔助管理工具,對中職學(xué)校的檔案管理的一個補(bǔ)充,認(rèn)為它是微不足道。這種想法是落后的思想,肯定與當(dāng)前的科學(xué)管理理念是相悖的,已經(jīng)無法達(dá)到新形勢下高速、高效、高質(zhì)量、高信息化、高科學(xué)的管理層次的需要,無形中嚴(yán)重阻礙了學(xué)校檔案管理工作開展;傳統(tǒng)的管理理念和實(shí)際的現(xiàn)代化工作是不符合信息化時代的發(fā)展特點(diǎn),從而也影響中職學(xué)校檔案管理的發(fā)展,影響中職學(xué)校在新形勢下競爭力。1.2中職學(xué)校檔案管理的工作人員對信息化發(fā)展缺乏認(rèn)可度中職學(xué)校檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握熟練程度決定了學(xué)校檔案管理的水平和工作效率。當(dāng)前檔案管理人員應(yīng)該對檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有深入的了解,利用信息化現(xiàn)代管理技術(shù)提高工作效果,熟練掌握信息的輸出、整合、查詢、審核、并用等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)。這樣能夠發(fā)揮信息化的檔案管理的廣泛應(yīng)用。2信息化下中職學(xué)校檔案管理的重要作用信息化下中職學(xué)校檔案管理是以信息為支撐的。需要及時更新了檔案管理的新概念,改變傳統(tǒng)中職學(xué)校檔案管理的過程,信息化下中職檔案管理關(guān)注檔案管理在知識性、信息性、科學(xué)性、現(xiàn)代化性,價(jià)值性等多層次的發(fā)展。檔案管理人員在工作中時刻關(guān)注到信息化技術(shù)的發(fā)展變化,自如運(yùn)用到中職學(xué)校檔案管理實(shí)踐中。信息化的檔案管理培養(yǎng)在實(shí)踐工作中獨(dú)立思考的能力。職業(yè)學(xué)校檔案管理要求管理工作要求全體師生注重的是全面發(fā)展和綜合能力的提高。在檔案管理工作實(shí)踐過程中不斷提高計(jì)算機(jī)的信息化能力,形成科學(xué)發(fā)展觀。信息化檔案管理管理理念培養(yǎng)中職業(yè)學(xué)校檔案管理人員的創(chuàng)新意識。信息化檔案管理以學(xué)校信息資源管理為中心,檔案管理人員在運(yùn)用信息化技術(shù)時,作為新的實(shí)踐方式推廣應(yīng)用。3實(shí)施信息化中職學(xué)校檔案管理措施3.1轉(zhuǎn)變信息化下中職學(xué)校檔案管理理念當(dāng)務(wù)之急要打破傳統(tǒng)的檔案管理的模式,檔案管理就是為看管而保管的、更新檔案保管陳舊的思想。學(xué)校也要順應(yīng)時代發(fā)展需要,根據(jù)學(xué)校當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r,在現(xiàn)有檔案設(shè)施的基礎(chǔ)上,淘汰更新。檔案管理利用信息積極主動地為學(xué)校發(fā)展提供便利條件,高品質(zhì)的信息服務(wù)。管理檔案的工作人員樹立信息層次的目標(biāo)意識,開發(fā)檔案信息資源,增進(jìn)檔案的服務(wù)意識。3.2注重中職學(xué)校檔案信息化管理水平信息化的檔案管理廣泛應(yīng)用,要求檔案管理人員能夠日新月異,改變檔案管理傳統(tǒng)思維模式,創(chuàng)建以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式,符合檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。既要精通檔案管理業(yè)務(wù),還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù),同時擁有檔案管理的知識和技術(shù)。有效與相關(guān)部門進(jìn)行交流,積極主動地保護(hù)好檔案。做好接收、移交等工作并妥善保管好。當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展,已形成了網(wǎng)絡(luò)化格局、數(shù)據(jù)化的時代。檔案工作者必須提高現(xiàn)代化管理理念,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理。熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù),推動中職學(xué)校的發(fā)展,普及信息化的管理知識與技能。3.3加強(qiáng)中職學(xué)校檔案信息化的規(guī)章制度檔案管理工作是中職學(xué)校重要的工作內(nèi)容之一。也是學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志。也是參與評估的一項(xiàng)內(nèi)容之一。建立檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò),完善檔案的分級管理,制定嚴(yán)格的責(zé)任負(fù)責(zé)制度,將責(zé)任方案落實(shí)到個人。規(guī)定一套行之有效的管理政策,講政策深入到每位職工的心理。對檔案工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理。將檔案工作制定在學(xué)校的工作計(jì)劃和規(guī)劃中,并入管理制度。3.4處理信息化檔案管理的安全隱患問題信息化檔案管理下,檔案的信息都存儲在計(jì)算機(jī)的磁盤中。要永久的,長期的存儲需要檔案管理人員認(rèn)真審核,核實(shí)做到準(zhǔn)確無誤,不能有半點(diǎn)遺漏。確保使用軟件的安全性、長效性、穩(wěn)定性、避免病毒入侵和感染。保證計(jì)算機(jī)正常使用并定期維護(hù)和檢修。檔案帶有大量的信息,要求檔案管理人員要在維護(hù)好軟件應(yīng)用的同時保護(hù)檔案的個人隱私,避免泄露。這項(xiàng)管理是重要的內(nèi)容之一,不容忽視。增強(qiáng)檔案人員的安全隱患意識。3.5做好信息化檔案管理人才的儲備工作中職學(xué)校要有計(jì)劃的培養(yǎng)具有一定的檔案意識和檔案管理人員。定期學(xué)習(xí)和研究檔案的科學(xué)管理。通過學(xué)習(xí)交流、教育、培訓(xùn)、研究等方式來提高檔案管理人員的整體素質(zhì),增加檔案管理人員的責(zé)任觀和使命感提高檔案管理的技術(shù)培訓(xùn),掌握信息化檔案管理的新動態(tài)變化,緊跟隨時代的腳步,培養(yǎng)技術(shù)性、專業(yè)性、科學(xué)性、信息性等全面型的儲備人才。3.6完善信息化檔案管理工作條件在信息技術(shù)改革的進(jìn)程中,我們不僅要重視檔案管理人員的運(yùn)作能力、取長補(bǔ)短,還要積極重視了檔案管理人員工作方法,培養(yǎng)檔案管理人員多樣化信息計(jì)算機(jī)管理,淘汰陳舊的工作設(shè)備,更新新時代信息化要求的新設(shè)施。設(shè)立檔案管理部門,對檔案實(shí)施分類管理,改變傳統(tǒng)枯燥、乏味、繁瑣的工作模式,營造一個輕松、便捷、富有人文、科學(xué)、信息的檔案管理的文化氛圍,發(fā)揚(yáng)與國際接軌的人文精神。3.7細(xì)化信息化的檔案管理的整合工作在信息化的今天,檔案管理已經(jīng)成為中職學(xué)校管理的一門科學(xué)課程。學(xué)校的檔案管理工作也要求具有科學(xué)性、整合性、需要精工細(xì)作。信息的收集、整理、分類、建檔、立卷及歸檔等工作需要堅(jiān)持計(jì)算機(jī)的信息化、科學(xué)化、人文化、服務(wù)化的現(xiàn)代科學(xué)管理理念。根據(jù)不同單位、不同領(lǐng)域、不同類型、不同年度等進(jìn)行分類,綜合管理。3.8擴(kuò)展信息化檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域在高度信息化下的檔案管理形成巨大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),檔案管理一方面發(fā)揮好信息檔案儲藏管理優(yōu)勢,發(fā)展新形勢下檔案管理特色、地域特色、時代特色的數(shù)據(jù)化管理,還要擴(kuò)展檔案管理文化服務(wù)優(yōu)勢。積極穩(wěn)妥的開發(fā)檔案管理的信息資源,利用檔案管理信息的網(wǎng)絡(luò)為各個工作領(lǐng)域提供便捷信息交流與服務(wù)。例如,及時通知服務(wù)、及時的信息資料庫更新服務(wù)、及時的信息咨詢服務(wù)等,擴(kuò)大多樣化的服務(wù)于公眾。3.9拓寬信息化檔案管理的信息閱讀空間在信息化下的檔案管理進(jìn)程中,拓寬公眾的閱讀空間為廣大公眾所欣然接受。定期更新相關(guān)文獻(xiàn)資源、匯總各方面的知識信息、報(bào)道各領(lǐng)域的時事新聞、推薦有意義的文章賞析等等。提供廣闊的閱讀空間的同時保障閱讀者的權(quán)益。3.10打造信息化檔案管理的全面的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在信息化推動下,各個的高校檔案管理工作通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與社會團(tuán)體進(jìn)行交流與合作,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)成為建立與開展,各個高校檔案管理工作的基礎(chǔ)模式,檔案管理來源于學(xué)校的文化資源,宣揚(yáng)學(xué)校的文化傳統(tǒng),培養(yǎng)人文精神需要緊緊跟隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,服務(wù)于社會的文化需要。定期開展檔案管理舉辦相關(guān)信息資源的展示活動,利用網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺向公眾發(fā)布相關(guān)信息,讓更多公眾團(tuán)體在信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中提供可再生的資源。擴(kuò)展活動范圍,創(chuàng)造更廣泛的學(xué)習(xí)平臺。建造高信息、高質(zhì)量的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是時代發(fā)展的新要求。4中職學(xué)校檔案管理的重要意義大力發(fā)展中職學(xué)校的信息化的檔案管理成為現(xiàn)在的學(xué)校檔案管理主要模式。有利于提高工作質(zhì)量與效率。有利于創(chuàng)新檔案管理工作,有利于學(xué)校檔案管理信息的利用率,有利于提高檔案管理工作的透明度,有利于檔案信息資源發(fā)揮最大化的效益,有利于資源信息的合理分配,有利于信息化可再生的資源的發(fā)展,有利于社會的進(jìn)步。5結(jié)語中職學(xué)校的檔