如何讓頭腦風(fēng)暴更有效

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如何有效工作

這本DIY手冊(cè)始于一場(chǎng)“困境”：商業(yè)越來(lái)越復(fù)雜，個(gè)人的智慧和力量難以取得足夠良好的成績(jī)，但我們所能找到的最實(shí)用的替代方式——開(kāi)會(huì)——總是不能如預(yù)期般產(chǎn)生效果。大家浪費(fèi)了大量的時(shí)間、進(jìn)行了盡可能多的交流、甚至不惜對(duì)一個(gè)結(jié)論進(jìn)行不計(jì)情面的爭(zhēng)執(zhí)（是不是很熟悉這樣的情景？），但結(jié)果是，討論并沒(méi)有帶來(lái)足夠的效果。為什么？怎么辦？

讓我們從頭腦風(fēng)暴的根源開(kāi)始。此概念由美國(guó)研究人類創(chuàng)造力的學(xué)者A.F.奧斯本于1939年首次提出、1953年正式發(fā)表。在奧斯本的設(shè)想中，大家通過(guò)小型會(huì)議，在暢所欲言的氣氛中，提出自己的各種想法并充分討論，以此激發(fā)與會(huì)者的創(chuàng)意及靈感，使各種設(shè)想在相互碰撞中激起腦海的創(chuàng)造性“風(fēng)暴”。換言之，頭腦風(fēng)暴是在一個(gè)固定的場(chǎng)所，依靠多人直接交流來(lái)制造思維世界中的“蝴蝶效應(yīng)”。

從其適用性而言，頭腦風(fēng)暴法一般只用來(lái)產(chǎn)生多種方案，決策則在下一步才進(jìn)行。它適合于解決那些主題明確的問(wèn)題，比如研究廣告口號(hào)、銷售方法，或用于需要大量的構(gòu)思、創(chuàng)意的行業(yè)，比如廣告和設(shè)計(jì)業(yè)。但現(xiàn)在，頭腦風(fēng)暴儼然成了時(shí)下最流行的公司會(huì)議形式，一切宣稱創(chuàng)新的公司都在不遺余力地尋找機(jī)會(huì)嘗試這種會(huì)議革命，它已經(jīng)成為我們?nèi)粘９ぷ鞯闹匾M成部分。

這種滲透?jìng)€(gè)人主義情調(diào)的革命固然時(shí)髦，卻不一定行之有效。試想，在一個(gè)密閉空間內(nèi)進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間爭(zhēng)執(zhí)，無(wú)論對(duì)智力還是體力都是一次重大的消耗，甚至，如若掌控不當(dāng)，頭腦風(fēng)暴很可能被令人尷尬的沉默或不公平的話語(yǔ)權(quán)分配所架空。因此，我們有理由認(rèn)為，如何進(jìn)行有效的頭腦風(fēng)暴是有效工作的關(guān)鍵所在。這是個(gè)具有無(wú)限延展性的商業(yè)話題，團(tuán)隊(duì)與個(gè)體，上司與屬下，目的與方法，預(yù)期與效果，概念與表達(dá)，爭(zhēng)執(zhí)與認(rèn)同——我們工作的方方面面，都會(huì)在一場(chǎng)頭腦風(fēng)暴中，表現(xiàn)得淋漓盡致。

「小心陷阱重重」

事實(shí)上，這種“風(fēng)”“暴”不見(jiàn)蹤影的brainstorm中，隱藏著種種誤區(qū)與陷阱。

常常會(huì)有這樣的情況，管理者在會(huì)前說(shuō)：“讓我們開(kāi)始頭腦風(fēng)暴吧?！苯又约夯ㄉ弦粋€(gè)小時(shí)夸夸其談，本來(lái)酬躇滿志的聽(tīng)眾或呆若木雞或昏昏欲睡，待他回過(guò)神來(lái)，會(huì)議也將近尾聲——和任何問(wèn)題一樣，流于形式是頭腦風(fēng)暴的最大禁忌。

然而，進(jìn)行頭腦風(fēng)暴并不是某一個(gè)人與生俱來(lái)的能力。在惠普、SAP的設(shè)計(jì)部門、IDEO等頭腦風(fēng)暴開(kāi)展得比較有效的公司，它都被看作一項(xiàng)需要幾個(gè)月甚至幾年的時(shí)間才能學(xué)會(huì)的技能。如果讓一群沒(méi)有頭腦風(fēng)暴經(jīng)驗(yàn)的人貿(mào)然參與進(jìn)來(lái)，往往會(huì)事倍功半。

同時(shí)，由于頭腦風(fēng)暴自身耗神耗時(shí)的特性，提高效率是必然之舉。所謂提高效率，是保證每一個(gè)參與者都充分享受討論的過(guò)程，并有所收獲。

因此，在會(huì)議前，會(huì)議召集人要對(duì)所議問(wèn)題進(jìn)行一定的研究，弄清問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，訂立清晰的會(huì)議目標(biāo)，明確如何達(dá)成該目標(biāo)。并為與會(huì)者提供一個(gè)明確的議程，用簡(jiǎn)明扼要的話標(biāo)明討論主題，將可供參考的資料和設(shè)想一并提前通知與會(huì)人員，讓大家做好充分的準(zhǔn)備。

不要忘記，在會(huì)前制訂好頭腦風(fēng)暴的游戲規(guī)則。比如說(shuō)，明確“頭腦風(fēng)暴”即暢所欲言，不必顧慮自己的想法是否天馬行空，不允許與會(huì)者在會(huì)上對(duì)他人的設(shè)想評(píng)頭論足——對(duì)各種想法的評(píng)測(cè)留到會(huì)下的環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)行?？偠灾?，大家盡可能集思廣益提出創(chuàng)意，以大量的設(shè)想來(lái)保證質(zhì)量較高的設(shè)想的存在。

但是，這種天馬行空的討論既需要圍繞會(huì)議的主題，也不能偏離主題的背景或公司的方向。比如，“我們只對(duì)每年500

萬(wàn)美元以上收入的業(yè)務(wù)有興趣”或“我們希望每年能產(chǎn)生15%的投資回報(bào)”，如果有這類界限，一定要在事先公開(kāi)明確，以防止會(huì)議進(jìn)行到一半之際才發(fā)現(xiàn)此前的創(chuàng)意都淪為空談——切記，每個(gè)新點(diǎn)子的首要判斷標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是它是否符合主題，而并不僅僅是有趣。

另一個(gè)誤區(qū)是，管理者可能為了刻意營(yíng)造頭腦風(fēng)暴的效果而采取弄巧成拙的措施。

來(lái)看一個(gè)反面案例。在一個(gè)原本很有創(chuàng)造力和合作意識(shí)的團(tuán)隊(duì)中，管理者為了提高大家在頭腦風(fēng)暴中的活躍度，制定了一個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制：為會(huì)議中提出最好意見(jiàn)的人頒發(fā)獎(jiǎng)金。但從此之后，該團(tuán)隊(duì)的活力和新點(diǎn)子反而銳減。原因何在？管理者制造了一個(gè)錯(cuò)誤的頭腦風(fēng)暴氛圍。

其實(shí)，頭腦風(fēng)暴的作用應(yīng)該是讓每個(gè)參與者都能對(duì)一個(gè)共同目標(biāo)有所貢獻(xiàn)，彼此之間相互尊重，密切合作，而并非一個(gè)分出勝負(fù)的競(jìng)賽。

在這種前提下，頭腦風(fēng)暴不僅是新點(diǎn)子的誕生地，更是傾聽(tīng)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。擁有不同專業(yè)和經(jīng)歷的參與者在傾聽(tīng)與爭(zhēng)論的過(guò)程中，不但可以了解新的概念，而且能夠體察別人的知識(shí)和思維方式。當(dāng)聽(tīng)者在爭(zhēng)論中迷失之際，有人指出其中的關(guān)鍵點(diǎn)，將分歧轉(zhuǎn)換為認(rèn)同，這個(gè)過(guò)程豈不令人受益匪淺？

「嚴(yán)密的流程控制」

從一個(gè)不太“善意”的角度來(lái)看，頭腦風(fēng)暴所引發(fā)的會(huì)議革命可謂大眾民主意識(shí)對(duì)傳統(tǒng)公司政治氣氛的消解：重個(gè)人言論，輕領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威；崇尚偶然聯(lián)想，杜絕精密策劃。但事實(shí)上，頭腦風(fēng)暴可能需要一位更為強(qiáng)有力的舵手。

能率領(lǐng)大家進(jìn)行頭腦風(fēng)暴的人，需要有相當(dāng)?shù)哪芰徒?jīng)驗(yàn)。為了保證頭腦風(fēng)暴的有效進(jìn)行，選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)臅?huì)議召集人是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。這個(gè)人應(yīng)該清晰地理解會(huì)議的目標(biāo)，掌握頭腦風(fēng)暴的原則，制造正確的氣氛，善于引導(dǎo)大家思考和發(fā)表觀點(diǎn)，控制整個(gè)會(huì)議的進(jìn)程。不可否認(rèn)，由于強(qiáng)調(diào)自由的言論，頭腦風(fēng)暴的會(huì)議室如同一艘方向盤過(guò)于靈敏的船只的駕駛艙，稍有不慎就會(huì)偏離正確航向，需要敏銳的舵手隨時(shí)給與方向上的修正。

那么，在這位新型會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)清單上，首要的工作應(yīng)該是什么呢——確定召集哪些人來(lái)參加這種對(duì)決策有重大指導(dǎo)意義的討論。

一般來(lái)說(shuō)，重要的創(chuàng)新都產(chǎn)生于不同學(xué)科的碰撞過(guò)程中。因此，頭腦風(fēng)暴應(yīng)該鼓勵(lì)公司各個(gè)部門的人參加，比如說(shuō)技術(shù)、市場(chǎng)、金融、法律方面的人士，有必要的時(shí)候還可以請(qǐng)外界的專家或消費(fèi)者參與其中。

其次，安排恰當(dāng)?shù)臒嵘砘顒?dòng)以確保頭腦風(fēng)暴卓有成效。

IDEO曾經(jīng)測(cè)試過(guò)哪一種熱身方法將會(huì)使得人們?cè)陬^腦風(fēng)暴會(huì)議中產(chǎn)生更好的績(jī)效。在討論玩具業(yè)是否運(yùn)用一項(xiàng)新技術(shù)的會(huì)議之前，他們把參與討論的成員分為三組。一個(gè)小組進(jìn)行一些背景資料的閱讀和聽(tīng)有關(guān)專家的演講；第二組在玩具店中觀察這種技術(shù)在這種場(chǎng)合下不同的反應(yīng)；第三小組不進(jìn)行熱身，直接展開(kāi)討論……

你猜結(jié)果如何？無(wú)論從創(chuàng)意的數(shù)量還是質(zhì)量上來(lái)說(shuō)，那個(gè)參觀玩具店的小組在頭腦風(fēng)暴會(huì)議上明顯表現(xiàn)得更為出色。也就是說(shuō)，召集人要提醒與會(huì)者在頭腦風(fēng)暴之前做足功課，了解市場(chǎng)的現(xiàn)實(shí)狀況和客戶需求，靈感才能“有的放矢”。

頭腦風(fēng)暴正式開(kāi)始之后，大家各抒己見(jiàn)，與會(huì)者很可能會(huì)在眾說(shuō)紛紜的混亂氣氛中暈頭轉(zhuǎn)向。這個(gè)時(shí)候，會(huì)議主持者要對(duì)問(wèn)題進(jìn)行梳理，引導(dǎo)每個(gè)人表述清楚自己的觀點(diǎn)，促進(jìn)大家的相互理解。

畢竟，如果只是想法的簡(jiǎn)單收集，那還不如做個(gè)內(nèi)部論壇讓大家直接提交建議即可。頭腦風(fēng)暴的本質(zhì)并非各自為政地滿足表達(dá)欲，而是相互啟發(fā)。正如加利福利亞大學(xué)專門研究創(chuàng)新型組織的安德魯。哈根頓（AndrewHargadon）在《突破如何發(fā)生》一書中提到的那樣：當(dāng)人們找到在已有想法上填磚加瓦的方式之后，創(chuàng)新才會(huì)發(fā)生。

頭腦風(fēng)暴的力量就在于為持不同觀點(diǎn)的人提供了一個(gè)相互交流的平臺(tái)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，把靈光一閃的主意逐步完善成一個(gè)可行的方案。所以，要鼓勵(lì)大家在別人的主意上加以發(fā)揮。

盡管會(huì)議的過(guò)程可能熱火朝天，但會(huì)議一結(jié)束，大部分參會(huì)者會(huì)忘記90%的內(nèi)容，會(huì)議記錄是必不可少的。而且，不僅如此，會(huì)議主持人應(yīng)主動(dòng)了解與會(huì)者在會(huì)后產(chǎn)生的新想法，以此補(bǔ)充會(huì)議記錄。然后，將大家的想法整理成若干方案，找出富有創(chuàng)意或啟發(fā)性的見(jiàn)解，經(jīng)過(guò)多次反復(fù)比較和優(yōu)中擇優(yōu)，最后確定1到3個(gè)最佳方案。

最后，迅速利用這些結(jié)果，把其轉(zhuǎn)化為具體行動(dòng)和產(chǎn)品。試想一下，如果頭腦風(fēng)暴中的創(chuàng)意遲遲不付諸行動(dòng)，而被對(duì)手捷足先登，那么一切都是徒勞。

成為電郵處理高手

1.收集Email地址

收集你還沒(méi)有做回復(fù)的人的Email地址，

將它們粘貼到備忘里提醒自己。

2.寫下一個(gè)警示條

列明你當(dāng)前工作中最棘手的問(wèn)題。

3.備份

重要的信件要備份，對(duì)這些信息

要特別注意。

提示：每天察看email的時(shí)間最好控制在20分鐘內(nèi)。

何謂有效閱讀

快速閱讀課程鼓吹的是一種浮光掠影式的閱讀，那完全無(wú)助于提高理解力和保持持久記憶。提升閱讀速度的最好方法是為了樂(lè)趣進(jìn)行大量閱讀。研究表明，那些被指定主題的人閱讀速度平均增長(zhǎng)18%，而理解力的增長(zhǎng)是11%，但那些選擇自己喜歡內(nèi)容閱讀的人閱讀的速度增長(zhǎng)了87%，理解力增長(zhǎng)了33%.

如何有效利用Memo

草草記下每一個(gè)有用的點(diǎn)子——應(yīng)該的、想要的、必須的——無(wú)論何時(shí)何地都要想著它們。帶一支筆和便箋簿，以利于隨時(shí)隨地記錄并堅(jiān)持推進(jìn)

記錄

草草記下每一個(gè)有用的點(diǎn)子——應(yīng)該的、想要的、必須的——無(wú)論何時(shí)何地都要想著它們。帶一支筆和便箋簿，以利于隨時(shí)隨地記錄并堅(jiān)持推進(jìn)

分類

設(shè)計(jì)一個(gè)系統(tǒng)來(lái)組織起這些堆積的便箋和想法，將類似的任務(wù)歸類，為計(jì)劃、參考資料和其他材料分類創(chuàng)建好文件夾

回顧

定期檢查你的備忘錄，至少一周一次，確保你沒(méi)有忘記任何東西，并關(guān)注它們下一步的進(jìn)展

成為枯燥會(huì)議中的清醒者

打開(kāi)窗戶

暖和、通風(fēng)不良的房間將使腦子不清醒。新鮮空氣和街上的喧嚷能夠幫助你保持思維敏捷

剝桔子

剝桔子和吃薄荷糖不僅僅能提神醒腦，還能降低焦慮和挫敗感

簡(jiǎn)便的按摩

用手指輕敲前額，按摩虎口，反復(fù)摩擦后腦根部，或按壓膝蓋下的部位。當(dāng)然觸碰你的私處也可以振作精神，如果人力資源部門沒(méi)有提出抗議的話

如果你是領(lǐng)導(dǎo)者，寬容點(diǎn)

不要在一點(diǎn)到四點(diǎn)間安排會(huì)議，人們?cè)趧倓偝酝晡顼堃院蠛芸赡軙?huì)昏昏欲睡。要盡量減少在早間會(huì)議上展開(kāi)冗長(zhǎng)而乏味的演講

如何讓筆記本電池長(zhǎng)壽

如果你的筆記本用的是鋰電池，每三個(gè)月讓它徹底用完一次，然后再充足100%的電（必須做）。這樣能夠確保電池處于最佳工作狀態(tài)，不至于到要急著要使用的時(shí)候出故障。

保持電腦桌面整潔

1.創(chuàng)建一個(gè)層次分明的文件夾

首先，按年份對(duì)文件分組并且歸入

文件夾。然后為每項(xiàng)任務(wù)單獨(dú)制作

文件夾，每個(gè)文件夾的命名要清楚

合適

2.用顏色碼標(biāo)注文件

依據(jù)材料相對(duì)重要的程度，用粗體

的顏色筆標(biāo)注好最緊急的材料。

3.定期移走文件夾

將你的文件夾移動(dòng)到一個(gè)硬盤驅(qū)動(dòng)

目錄（例如“我的文檔”），桌面上