辦公室業(yè)務(wù)知識培訓

公文基礎(chǔ)知識培訓2014年6月目錄一、公文常識、種類二、公文格式三、公文處理四、請示、報告、函的寫法公文常識

公文——具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。公文處理——指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文的種類股份公司的公文種類主要有九種：1、決定6、批復(fù)2、通知

7、意見3、通報8、函4、報告

9、會議紀要5、請示（一）公文體例和格式規(guī)范（二）怎樣對公文進行排版（三）制發(fā)公文的流程公文的格式1.發(fā)文字號發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標識之下空2行，紅色反線之上，用3號方正仿宋體字，左右居中排。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；公文體例和格式規(guī)范銷售人〔2014〕5號〔〕[]

2.秘密等級凡密級文件都要標注秘密等級和秘密期限，位置在文件首頁右上角第1行，用3號黑體字居右標注。吉林油田公司的商業(yè)秘密定為3級，統(tǒng)一采用如下方式標注：吉油商密★吉油商密★★吉油商密★★★公文體例和格式規(guī)范公文體例和格式規(guī)范3.簽發(fā)人

簽發(fā)人是指批準發(fā)出公文的機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。主要用于請示、報告等上行文。一般由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

位置：平行列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號前空1字，簽發(fā)人后空1字，簽發(fā)人姓名用3號方正楷體。二、主體部分（主要包括標題、正文、成文日起、印章等）1.公文標題公文標題應(yīng)當準確簡要概括公文主要內(nèi)容并標明公文的種類。公文標題一般由發(fā)文機關(guān)、主要內(nèi)容（事由）和文種三個要素構(gòu)成，即發(fā)文機關(guān)+“關(guān)于”+事由+“的”+文種。通常有紅色版頭的文件，由于版頭已標明發(fā)文機關(guān)名稱，標題中可省略發(fā)文機關(guān)，由事由和文種組成。

公文標題用二號方正小標宋體。行距用固定值35磅。

——注意把握一點：

無論何時不省略文種。公文體例和格式規(guī)范發(fā)文機關(guān)標識文種主要內(nèi)容（事由）標題編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布，呈梯形或菱形。要求回行斷詞時，詞意完整，排列對稱。公文標題中一般不用標點符號。當然“一般不用”也不是“一律不用”。除法律法規(guī)、規(guī)章制度外，書刊名稱也可用書名號（《》）；某些表示特定意義的專用詞語等，可用引號（“”）；有些需加注釋或補充詞語時，可用括號；有些特別情況可用頓號（、），如下例情況；但人名、單位名之間等不用頓號，用半格空開。

禁止使用逗號、分號、冒號、句號、感嘆號等。不用頓號轉(zhuǎn)發(fā)公文，如被轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題過長，可以進一步壓縮文字，概括內(nèi)容，但不可以其發(fā)文字號代替標題。比如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)吉林油田公司中油吉內(nèi)控〔2008〕101號文件的通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級通知，在其標題之后，可以不再標公文的種類，以免出現(xiàn)“通知的通知”。可省略3.正文正文文字用3號方正仿宋體，公文用紙采用國際標準A4型，每頁22行，每行28個字；行距為固定值28磅。自然段落起頭空兩格。公文各層級標題字號要求標題層級序號字體字號公文標題———2號小標宋正文各層次標題第一層次一、3號方正黑體第二層次（一）3號方正楷體第三層次1．3號方正仿宋體第四層次（1）3號方正仿宋體

4.附件標注附件題目，要在距正文空1行、前空2字寫上“附件：”而后接著寫題目，若需回行，則采取內(nèi)對齊的方式編排。附件標注序號均用阿拉伯數(shù)字，不用漢字序號；數(shù)字后面用的是圓點而不是頓號。對于“方案”、“計劃”、“工作要點”、“辦法”等非正式文種需要上報或印發(fā)時，必須利用正式文種（如報告、通知等）作為載體來行文。這類被載運的非正式文種內(nèi)容應(yīng)作為公文的主體，而不是附件。5.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，列成文日期之上。各單位根據(jù)擬發(fā)文件等級在發(fā)文機關(guān)署名處標注本級機關(guān)名稱，不標所屬上一級機關(guān)名稱。成文時間一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準；如系聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準。成文日期位于發(fā)文機關(guān)署名下方，一般右空4字編排。采用阿拉伯數(shù)字，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位。2014年6月20日二〇一四年六月二十日正確：錯誤：2014年06月20日

6.印章公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。少數(shù)文種（如：會議紀要、簡報、情況通報等）不加蓋印章。印章為紅色，頂端應(yīng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。印章統(tǒng)一采用下套式，即端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，下弧邊緣與成文日期下邊相切。印章位置應(yīng)蓋在成文日期中間偏上位置，要求上不壓正文，下不壓日期（即：盡量露出日期）。

下套式中套式二○○五年十一月十七日中國石油天然氣集團公司中國石油天然氣集團公司

二○○五年十一月十七日辦公廳二○○五年十一月十七日下套式中套式特殊情況說明：當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。“此頁無正文”不能再用了！三、附注四、版記部分（包括印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期等）用4號方正仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，如名稱過長，可采用規(guī)范化簡稱。印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位，后加“印發(fā)”二字。五、頁碼：一般用4號半角方正宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各加一條一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)連續(xù)編排。六、公文用紙幅面尺寸及版面要求。公文用紙為A4型紙，尺寸：寬210mm×高297mm。公文版心尺寸：寬156mm×高225mm。公文頁邊距：指文字區(qū)域與各頁邊的距離。上邊：37mm，下邊：35mm，左邊：28mm，右邊：26mm。公文排版：一般每頁22行，每行28個字，行距固定值28磅。字體和字號：均為方正字體，根據(jù)各要素不同使用方正字庫內(nèi)的相應(yīng)字體和字號。制發(fā)公文的流程填寫文件擬稿紙文件的處理不能僅簽名了事請示報告函一、請示（二）請示的寫法1.主送機關(guān):只能是一個(向主管機關(guān)請示)，而且原則上不能越級。2.正文:（1）請示緣由:請示事項的原因、背景、理由和依據(jù)。注意：寫清請示事項的重要性、必要性，以引起上級的重視。（2）請示事項：寫明請求上級指示或批準的具體事項。必要時提出對解決問題的意見。情況復(fù)雜的還可提出幾種方案，分別說明理由，以供上級選擇。3.結(jié)束語：常用妥否，請示等做結(jié)束語。模版

需要注意的事項1.請示應(yīng)一文一事。陳述請示原因時理由要充分，表明請示事項的重要性、必要性和迫切性。請示的事項要具體明確，并提出傾向性的處理意見，供上級機關(guān)批復(fù)時參考；2.請示只有一個主送機關(guān)，不得多頭主送。由于請示事項尚未獲得上級機關(guān)的批復(fù)，一般不應(yīng)有抄送機關(guān)。特殊情況如受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門或單位，可將請示抄送另一個上級機關(guān)；3.準確規(guī)范使用文種，不得將請示和報告混用。報告中不得夾帶請示事項。報告中若涉及請示事項，應(yīng)另行請示文件，與報告嚴格區(qū)分；

（一）適用范圍：

用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問或交辦的事項、上報有關(guān)材料等。

（二）種類：1.工作報告2.情況報告3.答復(fù)報告4.報送文件或材料的報告提醒——《關(guān)于XX的匯報》不合適，因為

“匯報”不是規(guī)范的文種，應(yīng)改為“報告”二、報告（三）報告的寫法正文部分結(jié)構(gòu)：原由（陳述報告的原因、目的）+事項（分條或分段）+結(jié)語（“特此報告”，或“以上報告如有不妥，請指正”）

1.工作報告：簡要寫明匯報緣由、目的；重點對所做的工作進行認真總結(jié)，寫明基本情況、主要成績、存在問題、經(jīng)驗體會和教訓；闡述下一步工作的意見和采取的措施。模版XX（單位）關(guān)于XXXXX工作的報告XX（主送機關(guān)）：根據(jù)XX要求（或XX以來），我們XX（概述工作背景或基本情況），對XX工作進行了認真總結(jié)?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：一、XXXXXX（工作基本情況）。二、XXXX（主要做法和成績，包括辦法、措施和效果等）。三、XXXX（存在問題及擬采取的對策措施）。四、XXXXX（下一步工作安排和思路）。

（印章）XXXX年X月X日2.情況報告：面對工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，特別是突發(fā)事件、意外事故、特殊問題等，需要向上級單位反映情況而寫的報告。以陳述為主，首先要交代清楚事件有關(guān)情況。敘述事件的發(fā)展過程，其性質(zhì)及當時的態(tài)勢；其次是分析存在的問題，提出處理意見和擬采取的措施等。

要側(cè)重闡述情況、問題和所采取的措施。

請示和報告的區(qū)別1.行文目的不同：請示需要上級機關(guān)做出明確答復(fù)，具有呈請性；報告不需要答復(fù)，具有呈報性。2.行文時間不同：請示在工作行動之前行文；報告在工作結(jié)束或進程中、以及情況發(fā)生之后行文。3.寫作內(nèi)容不同：報告不能夾帶請示內(nèi)容，請示可以帶有報告內(nèi)容；報告內(nèi)容可以寬泛（綜合性報告），也可以集中（專題報告）；請示只能一事一文。4.處理方式不同：上級必須答復(fù)下級的請示，不必一定答復(fù)下級的報告。5.失誤后責任劃分不同：把應(yīng)該請示的寫成報告使問題得不到及時處理而造成損失的由下級負責；未能及時處理下級請示而造成損失的由上級負責。請示和報告都是上行文，用語要尊重、簡要，分寸適度。保密知識宣貫保密工作方針

誰主管、誰負責，誰產(chǎn)密、誰定密

誰使用、誰管理，誰泄密、誰負責保密工作原則

積極防范突出重點技管結(jié)合

保密工作體制

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)歸口管理