信息安全管理體系辦公設備安全管理制度

第一章 總則 1第二章 管理職責 1第三章 設備申請采購管理 2第四章 設備使用維護管理 3第五章 設備維修報廢管理 5第六章 附則 6附件 6附件1：辦公設備申請采購工作流程 6附件2：辦公設備領用工作流程 8附件3：辦公設備調(diào)撥工作流程 9附件4：辦公設備維修報廢流程 10附件5：辦公設備領用單 11附件6：辦公設備調(diào)撥申請表 12附件7：辦公設備送外維修申請表 13總則為了明確集團各崗位計算機設備配置標準，對集團辦公設備的采購、安裝、調(diào)試、使用、檔案管理、數(shù)據(jù)保密、維護、維修、報廢、以及計算機配件的采購、領用進行規(guī)范管理，提高辦公設備的使用效率，特制定本制度。本制度適用于集團所有辦公設備：各種計算機、打印機、掃描儀、投影儀、數(shù)碼設備、顯示屏和宣傳、視頻會議設備。管理職責資產(chǎn)管理部是集團辦公設備的歸口管理部門，負責制定集團年度辦公設備需求計劃、集團各崗位計算機設備配置標準以及設備報廢的技術審核，負責辦公設備的采購、安裝、調(diào)試、內(nèi)部調(diào)撥、數(shù)據(jù)保密、維修、維護、報廢等工作。財務部負責辦公設備采購價格、合同、維修費用的審核及資產(chǎn)賬務管理。負責組織批量采購的辦公設備的招標采購工作及維修費用指標的制定。設備申請采購管理各使用單位出現(xiàn)下列情況時，可提出設備申購：部門業(yè)務需求升級導致需要增加設備的；部門人員發(fā)生改變導致應增加設備的；各崗位辦公設備損壞并經(jīng)網(wǎng)絡運營中心鑒定得出不可維修結論的；各崗位辦公設備陳舊（超四年以上）并且經(jīng)常出故障，嚴重影響使用的；崗位性質發(fā)生變動，具備更換條件的（如從普通崗位變成領導崗位）。各使用單位申購設備時，通過OA提出辦公設備申購申請表，申請表的內(nèi)容包括新增設備所應用的具體工作內(nèi)容，并對內(nèi)容的真實性承擔責任。申請表需要經(jīng)過所在單位或部門領導、資產(chǎn)管理部以及財務部根據(jù)辦公設備配置標準、集團年度辦公設備配置計劃并結合集團的實際狀況進行審批，申請審批表由資產(chǎn)管理部記錄留檔。為了減少渠道環(huán)節(jié)，降低采購成本，加快采購效率，辦公設備（計算機）采購采取廠家直銷模式，對于符合招標條件的采購由財務部在12月進行廠家入圍招標，中標廠家獲得下一年的供貨權；對于零星采購則由財務部在7天采購到位。相應的采購需求計劃要由資產(chǎn)管理部記錄留檔。辦公設備采購工作流程詳見附件1：《辦公設備申請采購工作流程》。非計算機設備（打印機、投影儀、數(shù)碼相機等）采取供應商競標模式，每季度最后一個月由資產(chǎn)管理部收集各部門下一季度的采購需求，并提供設備的型號、配置給財務部，由財務部辦理設備采購招標手續(xù)，中標單位獲得下一季度的供貨權。中標廠家、供應商、供貨時間段、供貨范圍和協(xié)議價格由資產(chǎn)管理部在OA平臺公布。所有采購辦公設備需要統(tǒng)一由資產(chǎn)管理部進行記錄留檔，貼上標識允許入庫，并在OA中填寫入庫單。設備使用維護管理資產(chǎn)管理部對全集團辦公設備的調(diào)撥、使用、維護、檔案管理進行監(jiān)督和檢查。個人計算機領用數(shù)量配備標準：集團員工一人只配一臺個人計算機設備，可選臺式計算機或筆記本電腦。研發(fā)類崗位人員，集團原則上配置臺式計算機；部分需經(jīng)常移動辦公的崗位（如市場推廣配套崗位），可選配筆記本電腦，但不再配置臺式計算機。計算機設備配置類型按功能劃分為：辦公計算機A、辦公計算機B、辦公計算機C、筆記本A、筆記本B、筆記本C、圖形工作站A、圖形工作站B。各崗位個人計算機領用標準：辦公計算機A：關鍵技術崗位、軟件開發(fā)崗位。辦公計算機B：技術崗位。辦公計算機C：辦公類崗位。筆記本A：研發(fā)、設計類崗位(A為移動工作站）。筆記本B（C）：辦公類崗位（B為性能、C為便攜性）。業(yè)務生產(chǎn)的辦公設備的配置按實際需求配備，其它辦公設備如投影儀、掃描儀等通用設備，根據(jù)各部門的實際情況靈活配置。設備采購入庫后，資產(chǎn)管理部通知申購部門領取設備，設備領取時由領用人在《設備領用單》上簽字，并由資產(chǎn)管理部記錄留檔，設備領用單詳見附件5。設備領用工作流程詳見附件2：《辦公設備領用工作流程》。辦公設備使用者由于工作原因進行崗位調(diào)動或離職，設備按以下方式進行調(diào)撥：原工作崗位為研發(fā)類崗位，調(diào)動后新崗位仍為研發(fā)類崗位的則資產(chǎn)隨人調(diào)撥至新單位使用；如新崗位為普通崗位的則資產(chǎn)不隨人調(diào)撥至新單位使用。原工作崗位為普通崗位，調(diào)動后新崗位為研發(fā)類崗位的則資產(chǎn)不隨人調(diào)撥至新單位使用，由新單位提出申請購置新設備給其使用；如新崗位為普通崗位的則資產(chǎn)隨人調(diào)撥至新單位使用。人員調(diào)整屬集團職能劃撥的,由資產(chǎn)管理部按職能劃撥要求,以計算機記錄臺帳為準,落實相應的計算機隨職能劃撥而調(diào)撥。離職人員原使用的辦公設備需退回資產(chǎn)管理部。含有涉密資料的計算機設備使用者（集團領導、財務部、財務部等）由于工作原因需更換新計算機設備或離職的，其原使用的計算機設備經(jīng)使用人及網(wǎng)絡運營中心進行數(shù)據(jù)處理后，由網(wǎng)絡運營中心相關人員做好數(shù)據(jù)處理記錄，使用人簽字確認方可調(diào)撥給其他人員使用。辦公設備調(diào)撥時，由原單位、部門領導對設備調(diào)撥申請表進行審核，并提交給資產(chǎn)管理部，資產(chǎn)管理部審核設備調(diào)撥是否符合要求，確認無誤后將設備調(diào)撥到新單位、部門，新單位對調(diào)撥的設備進行核對、接收，最后由資產(chǎn)管理部及時更新設備資產(chǎn)信息，設備調(diào)撥申請表詳見附件6。設備調(diào)撥工作流程詳見附件3：《辦公設備調(diào)撥工作流程》。設備的原始資料（軟盤、光盤、說明書及保修卡、許可證協(xié)議等）由各資產(chǎn)管理部保管。使用辦公設備要嚴格按照操作規(guī)程進行，嚴禁無規(guī)程操作和任意拆裝計算機，不按照操作規(guī)程進行操作或維護不當，造成辦公設備損壞的，由責任者按損壞部件的原價（扣除折舊）進行賠償或者賠償相應的部件。辦公設備使用者應保持設備的清潔及愛護設備。下班時，必須關機切斷電源,資產(chǎn)管理部不定時組織相關部門進行檢查并考核。設備損壞、丟失管理：辦公設備的使用部門及個人必須愛護集團的設備財產(chǎn)，積極采取有效措施保護設備財產(chǎn)的安全，否則因責任事故造成設備財產(chǎn)損壞或丟失的，要對當事人及所在部門進行考核。對于自然災害造成設備財產(chǎn)損壞或丟失的，可免于考核。對辦公設備的責任事故，使用者或使用部門必須立即報告集團資產(chǎn)管理部，以便及時處理，隱瞞不報者，加重處罰。資產(chǎn)管理部是集團計算機設備的管理部門，對設備丟失、損壞事件負責核查工作，但使用部門及領導負有共管和監(jiān)督責任。當發(fā)生辦公設備丟失、損壞事件時，使用者（或使用部門）應及時上報資產(chǎn)管理部或公安機關(主要指被盜竊時)，事件發(fā)生后，要在24小時內(nèi)報當?shù)毓矙C關，同時要在48小時內(nèi)上報集團管理部門。廣大員工應對辦公設備丟失、損壞事件進行監(jiān)督,包括丟失假報監(jiān)督、假開公安機關證明、不按規(guī)定考核等。違反本制度相關規(guī)定或造成辦公設備損壞、丟失的考核與賠償一律按財務部《固定資產(chǎn)財務管理制度》中的考核與損失賠償條款執(zhí)行。筆記本電腦除按上述要求管理外，還必須按以下原則進行管理：集團配備到個人的專用筆記本電腦，由使用者個人保管及日常維護，所在單位負責管理。集團配備給各部門公用的筆記本電腦，由各部門指定專人負責保管及日常維護，本單位員工需用時，到管理員處借用。借用期間由借用人保管，借用完后，及時歸還管理員，另外各部門公用的筆記本電腦不允許挪為個人專用。資產(chǎn)管理部儲備若干臺（不超過五臺）筆記本電腦，提供全集團各部門臨時借用，但借用時間不能超過10天（特殊情況除外），借用單位需及時歸還。設備維修報廢管理辦公設備出現(xiàn)故障后，由使用人通知網(wǎng)絡運營中心進行維修，如果網(wǎng)絡運營中心技術人員無法維修，則需要填寫設備送外維修申請表，由部門領導進行審批，申請表詳見附件7。另外還需要網(wǎng)絡運營中心技術人員進行必要處理后方可送外修理，以防止數(shù)據(jù)外泄，網(wǎng)絡運營中心對維修設備進行記錄留檔。辦公設備損壞無法維修或者達到報廢年限無法滿足要求時，由資產(chǎn)管理部提出報廢申請，由網(wǎng)絡運營中心進行技術審核，財務部門進行報廢年限審核，審核無誤后由資產(chǎn)管理部、財務部以及網(wǎng)絡運營中心對報廢設備進行報廢處理，監(jiān)督處理過程。設備維修報廢管理工作流程詳見附件4：《辦公設備維修報廢流程》。附則本制度的制定和修改需要經(jīng)架構與安全委員會成員討論通過后，管理委員會批準之日起生效。本制度解釋權屬架構與安全委員會。附件附件1：辦公設備申請采購工作流程附件2：辦公設備領用工作流程附件3：辦公設備調(diào)撥工作流程附件4：辦公設備維修報廢流程附件5：辦公設備領用單辦公設備領用單日期物品名稱數(shù)量領用人部門領用人簽字附件6：辦公設備調(diào)撥申請表辦公設備調(diào)撥申請表申請日期申請調(diào)出部門申請調(diào)入部門申請調(diào)撥人員姓名工作證號碼手機號碼是否對設備內(nèi)信息進行處理□是□否處理人調(diào)撥原因：調(diào)出