建筑企業(yè)檔案管理制度

建筑企業(yè)檔案管理制度建筑企業(yè)檔案管理制度第一章總則為規(guī)范建筑企業(yè)檔案管理工作，提高檔案管理水平，保障企業(yè)檔案的安全性、完整性、可靠性及可檢索性，制定本制度。第二章組織體系一、建筑企業(yè)檔案室是企業(yè)檔案的管理機構(gòu)，設(shè)在企業(yè)辦公樓內(nèi)。二、建筑企業(yè)檔案室人員應(yīng)具備較好的文化素質(zhì)和專業(yè)知識，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)任命。三、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)與企業(yè)信息化中心、資料室、財務(wù)部門等溝通，進行聯(lián)動管理，保證檔案信息的及時共享、準確無誤。四、建筑企業(yè)檔案室定期將工作情況向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并接受監(jiān)督和考核。第三章檔案收集一、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部建立檔案查詢服務(wù)制度，明確收集標準及程序，并審查收集材料的真實性。二、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案鑒定程序和制度，將檔案進行壓縮、分類、歸檔、保管及封存。三、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)按照國家法律、法規(guī)和政策規(guī)定的時間范圍保管企業(yè)檔案，屆時應(yīng)按規(guī)定進行檔案審定和銷毀。四、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案借閱及調(diào)閱申請制度，按照管理權(quán)限、需求等分類及時處理。五、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)做好檔案保密措施，保證檔案的合法存儲、傳輸、共享及銷毀。第四章檔案整理一、針對建筑企業(yè)檔案的特點及管理要求，建筑企業(yè)檔案室應(yīng)當定期對檔案進行整理、翻新、覆蓋、維護及補檔工作。二、針對不同級別的檔案，建筑企業(yè)檔案室應(yīng)進行科學(xué)分類、排序。按檔案的年代、類別、主題技術(shù)性等進行分類存放，建議至少分類存放'、分類編號。三、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案標準規(guī)定和流程。四、對于因前期工作未及時整理的檔案產(chǎn)生缺失或遺失，建筑企業(yè)檔案室應(yīng)在啟動補檔程序前，必須進行嚴格審核及過程管理；補檔時應(yīng)加強監(jiān)管及保密策略，對各個環(huán)節(jié)進行評估、核實及總結(jié)。第五章檔案借閱一、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)在規(guī)定檔案保管期限內(nèi)按需要予以提供資料借閱服務(wù)，但禁止泄露商業(yè)機密及影響企業(yè)正常經(jīng)營的內(nèi)容。二、借閱人提出檔案借閱申請，需標明借閱目的、時間范圍、使用單位、范圍等內(nèi)容，填寫借閱申請表和借閱協(xié)議，并提供介紹信或證件。三、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)及時對借閱申請予以審批，并記錄借閱檔案的檔案名稱、起始日期及歸還日期等相關(guān)信息。借閱檔案應(yīng)進行清點、查驗確認，保證檔案完好無損、準確無誤。第六章檔案銷毀一、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)嚴格執(zhí)行國家法律、法規(guī)及規(guī)定的檔案保管期限，對已達到保管期限的檔案應(yīng)進行審定銷毀。二、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)按照規(guī)定對建筑企業(yè)檔案進行分級處理，對秘密及機密級別的檔案應(yīng)實施專門銷毀程序，確保不留痕跡。三、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)根據(jù)檔案的具體情況，采取符合規(guī)定的銷毀方式。鎖庫銷毀的檔案應(yīng)處理后貼上標簽并簽名。四、建筑企業(yè)檔案室應(yīng)定期對已銷毀的檔案進行記錄、摘要匯總及目錄調(diào)整，以便于管理工作的查閱及補檔。第七章后勤和安全設(shè)備建筑企業(yè)檔案室應(yīng)配置標準檔案柜、保險柜、電子存儲器、防火安全設(shè)備、防水、防潮、防腐等安全設(shè)備，并定期檢測及維護，以確保檔案物品的安全。第八章違規(guī)管理一、違規(guī)行為包括但不限于虛假收集、檔案偽造、檔案泄露、檔案故意損毀、盜竊等行為。二、一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，建筑企業(yè)檔案室應(yīng)及時報告企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門及相關(guān)單位，協(xié)調(diào)處理，嚴肅查