全國(guó)二級(jí)access考點(diǎn)

1.1數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)知識(shí)

考點(diǎn)1計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理的發(fā)展

1數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)是存儲(chǔ)在某一種媒體仁能夠識(shí)別的物理符號(hào)。數(shù)據(jù)的概念包括兩個(gè)方面：一是描述

事物特性的數(shù)據(jù)內(nèi)容；二是存儲(chǔ)在某一種媒體上的數(shù)據(jù)形式。數(shù)據(jù)的概念在數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域中

己經(jīng)大大拓展。數(shù)據(jù)不僅包括數(shù)字、字母、文字和其他特征字符組成的文本形式，而且還包

括圖形、圖像、動(dòng)畫、影像、聲音等多媒體形式。但是使用最多、最基本的仍然是文字?jǐn)?shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)處理是指將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成信息的過(guò)程。

2計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理

計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)的管理是指如何對(duì)數(shù)據(jù)分類、組織、編碼、存儲(chǔ)、檢索和維擴(kuò)，。計(jì)算機(jī)數(shù)

據(jù)管理隨著計(jì)算機(jī)硬件、軟件技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用范圍的發(fā)展而發(fā)展，多年來(lái)經(jīng)歷了人工管理、

文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、分布式數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等幾個(gè)階段。

考點(diǎn)2數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

1有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的概念

(1)數(shù)據(jù)，是指描述事物的符號(hào)記錄。

(2)數(shù)據(jù)庫(kù)，是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備中的、結(jié)構(gòu)化的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。它不僅包括描

述事物的數(shù)據(jù)本身，而且包括相關(guān)事物之間的關(guān)系。

(3)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)，是指系統(tǒng)開發(fā)人員利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)資源開發(fā)的面向某一類實(shí)際應(yīng)

用的軟件系統(tǒng)。

(4)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，是指位于用戶與操作系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理軟件。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是

為數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、使用和維護(hù)而配置的軟件。

(5)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，是指引進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)后的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能實(shí)現(xiàn)有組織地、動(dòng)態(tài)地存儲(chǔ)

大量相關(guān)數(shù)據(jù)，提供數(shù)據(jù)處理和信息資源共享的便利手段。

2數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的特點(diǎn)

數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的主要特點(diǎn)為：實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少數(shù)據(jù)冗余；采用特定的數(shù)據(jù)模型；具有

較高的數(shù)據(jù)獨(dú)立性：具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)控制功能。

3數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)(DBMS)是指數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中管理數(shù)據(jù)的軟件系統(tǒng)。DBMS是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

的核心組成部分，其一般功能包括：數(shù)據(jù)定義，數(shù)據(jù)操縱，數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行管理，數(shù)據(jù)組織、存

儲(chǔ)和管理，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)，數(shù)據(jù)通信接口6個(gè)方面。

為了提供這6個(gè)方面的功能，DBMS通常由數(shù)據(jù)定義語(yǔ)言及翻譯處理程序、數(shù)據(jù)操縱

語(yǔ)言及編譯程序、數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行控制程序和實(shí)用程序4個(gè)部分組成。

考點(diǎn)3數(shù)據(jù)模型

1實(shí)體描述

(1)實(shí)體?？陀^存在并相互區(qū)別的事物稱為實(shí)體。實(shí)體可以是實(shí)際的事物，也可以是抽

象的事物。

(2)實(shí)體的屬性。描述實(shí)體的特性稱為屬性。

(3)實(shí)體集和實(shí)體型。屬性值的集合表示一個(gè)實(shí)體，而屬性的集合表示一種實(shí)體的類型

稱為實(shí)體型。同類型的實(shí)體型的集合稱為實(shí)體集。

在Access中，用“表”來(lái)存放同一類實(shí)體，即實(shí)體集。

2實(shí)體間的聯(lián)系及其種類

實(shí)體之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系稱為聯(lián)系，它反映現(xiàn)實(shí)世界事物之間的相互關(guān)系。實(shí)體間聯(lián)系的種

類是指一個(gè)實(shí)體型中可能出現(xiàn)的每一個(gè)實(shí)體一與另一個(gè)實(shí)體型中多少個(gè)實(shí)體存在聯(lián)系。兩個(gè)

實(shí)體間的聯(lián)系可以歸結(jié)為一對(duì)一聯(lián)系、一對(duì)多聯(lián)系和多對(duì)多聯(lián)系3種類型。

3數(shù)據(jù)模型簡(jiǎn)介

為了反映事物本身及事物之間的各種聯(lián)系，數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)必須有一定的結(jié)構(gòu)，這種結(jié)

構(gòu)用數(shù)據(jù)模型來(lái)表示。

任何一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)都是基于某種數(shù)據(jù)模型的。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)所支持的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)

模型分為層次模型、網(wǎng)狀模型和關(guān)系模型3種。因此，使用支持某種特定數(shù)據(jù)模型的數(shù)據(jù)庫(kù)

管理系統(tǒng)開發(fā)出來(lái)的應(yīng)用系統(tǒng)，相應(yīng)的稱為層次數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)

系統(tǒng)。

1.2關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)

考點(diǎn)4關(guān)系數(shù)據(jù)模型

關(guān)系數(shù)據(jù)模型的用戶界面非常簡(jiǎn)單，一個(gè)關(guān)系的邏輯結(jié)構(gòu)就是一個(gè)二維表：這種用二維

表的形式表示實(shí)體和實(shí)體間聯(lián)系的數(shù)據(jù)模型稱為關(guān)系數(shù)據(jù)模型。

1關(guān)系術(shù)語(yǔ)

(1)關(guān)系。一個(gè)關(guān)系就是一個(gè)二維表，每個(gè)關(guān)系有一個(gè)關(guān)系名。在Access中，?個(gè)關(guān)系

存儲(chǔ)為一個(gè)表，具有一個(gè)表名。

(2)元組。在一個(gè)二維表中，水平方向的行稱為元組，每一行是一個(gè)元組。

(3)屬性二維表中垂直方向的列稱為屬性，每一列有一個(gè)屬性名。

(4)域。屬性的取值范圍，即不同元組對(duì)同一個(gè)屬性的取值所限定的范圍。

(5)關(guān)鍵字其值能夠唯一地標(biāo)識(shí)一個(gè)元組的屬性或?qū)傩缘慕M合。在Access中表示為字段

或字段的組合，主關(guān)鍵字或候選關(guān)鍵字就起唯一地標(biāo)識(shí)一個(gè)元組的作用。

(6)外部關(guān)鍵字。如果表中的個(gè)字段不是本表的主關(guān)鍵字，而是另一個(gè)表的主關(guān)鍵字

或候選關(guān)鍵字，這個(gè)字段(屬性)就稱為外部關(guān)鍵字。

2關(guān)系的特點(diǎn)

在關(guān)系模型中對(duì)關(guān)系有一定的要求，關(guān)系必須具有以下特點(diǎn)。

(1)關(guān)系必須規(guī)范化。所謂規(guī)范化是指關(guān)系模型中的每一個(gè)關(guān)系模式都必須滿足一定的

要求。

(2)在同一個(gè)關(guān)系中不能出現(xiàn)相同的屬性名。

(3)關(guān)系中不允許有兩個(gè)完全相同的元組。

(4)在一個(gè)關(guān)系中元組的次序無(wú)關(guān)緊要。

(5)在一個(gè)關(guān)系中列的次序無(wú)關(guān)緊要。

3實(shí)際關(guān)系模型

一個(gè)具體的關(guān)系模型由若干個(gè)關(guān)系模型組成。在Access中，一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中包含相互之

間存在聯(lián)系的多個(gè)表。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件就對(duì)應(yīng)一個(gè)實(shí)際的關(guān)系模型。為了反映各個(gè)表所表示

的實(shí)體之間的聯(lián)系，公共字段名往往起著“橋梁”的作用，在實(shí)際分析時(shí)，應(yīng)當(dāng)從語(yǔ)義上來(lái)確

定。

在關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中，基本的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是二維表，表之間的聯(lián)系常通過(guò)不同表中的公共字段

來(lái)體現(xiàn)。

考點(diǎn)5關(guān)系運(yùn)算

關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查詢時(shí)，需要找到用戶需要的數(shù)據(jù)，這就需要對(duì)關(guān)系進(jìn)行一定的關(guān)系運(yùn)

算。關(guān)系的基本運(yùn)算有兩類：一類是傳統(tǒng)的集合運(yùn)算(并、差、交等)，另一類是專門的關(guān)系

運(yùn)算(選擇、投影、聯(lián)接)，有些查詢需要幾個(gè)基本運(yùn)算的組合運(yùn)用。

1傳統(tǒng)的集合運(yùn)算

(1)并：兩個(gè)相同結(jié)構(gòu)的關(guān)系的并是由屬于這兩個(gè)關(guān)系的元組組成的集合。

(2)差：設(shè)有兩個(gè)相同結(jié)構(gòu)的關(guān)系R和S,R與S的差是由屬于R但不屬于S的元組組

成的集合。

(3)交：兩個(gè)具有相同結(jié)構(gòu)的關(guān)系R和S,它們的交是由既屬于R又屬于S的元組組成

的集合。

2專門的關(guān)系運(yùn)算

⑴選擇：從關(guān)系中找出滿足給定條件的元組的操作稱為選擇。

(2)投影：從關(guān)系模式中指定若干屬性組成新的關(guān)系稱為投影。

(3)聯(lián)接：聯(lián)接是關(guān)系的橫向結(jié)合。聯(lián)接運(yùn)算將兩個(gè)關(guān)系模式拼接成一個(gè)更寬的關(guān)系模

式，生成的新關(guān)系中包含滿足聯(lián)接條件的元組。

(4)自然聯(lián)接：在聯(lián)接運(yùn)算中，按照字段值對(duì)應(yīng)相等為條件進(jìn)行的聯(lián)接操作稱為等值聯(lián)

接。自然聯(lián)接是去掉重復(fù)屬性的等值聯(lián)接。

1.3數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)

考點(diǎn)6數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)步驟

1設(shè)計(jì)原則

為了合理組織數(shù)據(jù)，應(yīng)該遵從以下基本設(shè)計(jì)原則：

(1)關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)應(yīng)遵從概念單一化“一事一地''的原則。

(2)避免在表之間出現(xiàn)重復(fù)字段。

(3)表中的字段必須是原始數(shù)據(jù)和基本數(shù)據(jù)元素。

(4)用外部關(guān)鍵字保證有關(guān)聯(lián)的表之間的聯(lián)系。

2設(shè)計(jì)步驟

利用Access開發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)，設(shè)計(jì)步驟如下：

(1)需求分析。確定建立數(shù)據(jù)庫(kù)的目的。

(2)確定需要的表?？梢灾謱⑿枨笮畔澐殖筛鱾€(gè)獨(dú)立的實(shí)體。

(3)確定所需字段。

(4)確定聯(lián)系。對(duì)每個(gè)表進(jìn)行分析，確定一個(gè)表中的數(shù)據(jù)和其他表中的數(shù)據(jù)有何聯(lián)系。

(5)設(shè)計(jì)求精。對(duì)設(shè)計(jì)進(jìn)一步分析，查找其中的錯(cuò)誤；創(chuàng)建表，在表中加入幾個(gè)示例數(shù)

據(jù)記錄，考察能否從表中得到想要得到的結(jié)果；需要時(shí)調(diào)整設(shè)計(jì)。

考點(diǎn)7數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過(guò)程

1需求分析

用戶需求主要包括信息需求、處理需求、安全性和完整性需求3個(gè)方面。

2確定需要的表

確定數(shù)據(jù)庫(kù)中的表是數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過(guò)程中技巧性最強(qiáng)的一步。仔細(xì)研究需要從數(shù)據(jù)庫(kù)中取

出的信息，遵從概念單一化“一事一地'’的原則。

3確定所需的字段

確定字段時(shí)需要注意以下問(wèn)題：

(1)每個(gè)字段直接和表的實(shí)體相關(guān)。

(2)以最小的邏輯單位存儲(chǔ)信息。

(3)表中的字段必須是原始數(shù)據(jù)。

(4)確定主關(guān)鍵字字段。

4確定聯(lián)系

設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)的目的實(shí)質(zhì)上是設(shè)計(jì)出滿足實(shí)際應(yīng)用需求的實(shí)際關(guān)系模型。確定聯(lián)系的目的

是使表的結(jié)構(gòu)合理,不僅能存儲(chǔ)所需要的實(shí)體信息,而且能反映出實(shí)體之間客觀存在的關(guān)系。

5設(shè)計(jì)求精

數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)在每一個(gè)設(shè)計(jì)階段的后期都要經(jīng)過(guò)用戶確認(rèn)。如果不能滿足要求，則要返

回到前面一個(gè)或兒個(gè)階段進(jìn)行調(diào)整和修改。整個(gè)設(shè)計(jì)過(guò)程實(shí)際上是一個(gè)不斷返回修改、調(diào)整

的迭代過(guò)程。

1.4SQL基本命令

考點(diǎn)8SQL簡(jiǎn)介

SQL是StructureQuerLanguage的英文簡(jiǎn)寫，意思是結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言。SQL是在數(shù)據(jù)庫(kù)

系統(tǒng)中應(yīng)用廣泛的數(shù)據(jù)庫(kù)查詢語(yǔ)言，它包含了數(shù)據(jù)定義、查詢、操縱和控制4種功能。SQL

的主要功能就是同各類數(shù)據(jù)庫(kù)建立聯(lián)系，進(jìn)行溝通SQL語(yǔ)言的功能強(qiáng)大，使用方便靈活，

語(yǔ)言簡(jiǎn)單易學(xué)。

考點(diǎn)9SQL基本語(yǔ)句

由于Access數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一種可視化的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，它通過(guò)視圖操作直接定

義表和視圖，不直接支持SQL的數(shù)據(jù)定義和視圖操作，也不直接支持SQL的授權(quán)控制，這

類操作都是通過(guò)VBA代碼中復(fù)雜的DAO進(jìn)行的。

在SQL語(yǔ)言中使用最頻繁的是SELECT語(yǔ)句。SELECT語(yǔ)句構(gòu)成了SQL數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)句的

核心，它的語(yǔ)法包括FORM、WHERE和ORDERBY子句。

1.5Access簡(jiǎn)介

考點(diǎn)10Access的發(fā)展過(guò)程

Access是目前世界上最流行的一種關(guān)系型桌面數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，是MicrosoftOffice套件

產(chǎn)品之一。Access數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程。自從Microsoft公司在1992年推

出了第一個(gè)可以供個(gè)人使用的Windows關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)Access1.0版之后，該公司又先后

推出了Access的其他版本,包括:2.0,7.0/95,8.0/97,9.0/2000,10.0/2002,直到今天

的Access2003。

考點(diǎn)11Access的主要特點(diǎn)和功能

Access的最大優(yōu)點(diǎn)是不用攜帶向上兼容的軟件。Access的主要特點(diǎn)如下:

(1)具有方便實(shí)用的強(qiáng)大功能。

(2)能夠利用各種圖例快速獲得數(shù)據(jù)。

(3)利用報(bào)表設(shè)計(jì)工具不需要編程即可快速生成美觀的數(shù)據(jù)報(bào)表。

(4)可以處理多種類型的數(shù)據(jù)。

(5)能夠方便地創(chuàng)建和編輯多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。

(6)Access支持ODBC標(biāo)準(zhǔn)的SQL數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)。

(7)設(shè)計(jì)過(guò)程自動(dòng)化。

(8)具有較好的集成開發(fā)功能。

(9)提供了斷點(diǎn)設(shè)置、單步執(zhí)行等調(diào)試功能。

(10)與Internet/Intranet的集成。

考點(diǎn)12Access數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

Access數(shù)據(jù)庫(kù)由數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象和組兩部分組成。其中，數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象又分為表、查詢、窗

體、報(bào)表、數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)、宏和模塊7種。Access所提供的這7種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象都存放在同一

個(gè)擴(kuò)展名為.mdb的數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，這些數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象在數(shù)據(jù)庫(kù)中各自起著不同的作用。

1表

表是用來(lái)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的對(duì)象，是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的核心與基礎(chǔ)。一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中可以包含多個(gè)

表。在表中，數(shù)據(jù)的保存形式類似于電子表格，是以行和列的形式保存的。表中的行和列分

別稱為記錄和字段，其中記錄是由一個(gè)或多個(gè)字段組成的。

2查詢

查詢是數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)目的的體現(xiàn)，是用來(lái)檢索符合指定條件的數(shù)據(jù)的對(duì)象。查詢的結(jié)果是

靜態(tài)的，查詢的結(jié)果集雖然是以二維表的形式顯示，但不是基本表。使用查詢不但可以按照

不同的方式查看、更改和分析數(shù)據(jù)，而且還可以用查詢作為窗體、報(bào)表和數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)的記錄

源。

3窗體

窗體是Access數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象中最靈活的一個(gè)對(duì)象，數(shù)據(jù)源可以是表或查詢，通過(guò)窗體可

以瀏覽或更新表中的數(shù)據(jù)。另外，通過(guò)在窗體中插入宏，用戶就可以很方便地把Access的

各個(gè)對(duì)象聯(lián)系起來(lái)。

4報(bào)表

在Access中，報(bào)表是用來(lái)以特定的方式來(lái)分析和打印數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。用戶可以在

一個(gè)或多個(gè)表或查詢的基礎(chǔ)上來(lái)創(chuàng)建報(bào)表。利用報(bào)表不但可以創(chuàng)建計(jì)算字段，而且還可以將

記錄分組，以便計(jì)算各組數(shù)據(jù)的匯總結(jié)果。

5數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)

數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)是Access2000版新增的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，以前的版本中沒有。數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)是一

種特殊類型的Web頁(yè)，為通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)發(fā)布提供了方便。

6宏

宏實(shí)際上是一系列操作的集合，其中每個(gè)操作都能實(shí)現(xiàn)特定的功能。通過(guò)對(duì)宏的利用，

使對(duì)Access數(shù)據(jù)庫(kù)的管理和維護(hù)更加容易。

7模塊

模塊是將VisualBasicforApplication聲明和過(guò)程作為一個(gè)單元進(jìn)行保存的集合，是應(yīng)用

程序開發(fā)人員的工作環(huán)境。將模塊與窗體、報(bào)表等Access對(duì)象相聯(lián)系，就可以建立完整的

數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序。

模塊的主要作用就是建立復(fù)雜的VBA程序以完成宏等不能完成的任務(wù)。

1.6啟動(dòng)和關(guān)閉Access

考點(diǎn)13啟動(dòng)Access

與其他Windows應(yīng)用程序一樣，啟動(dòng)Access可以通過(guò)單擊“開始”菜單，然后在“程序”

菜單中選擇圖標(biāo)，即可打開Access。

考點(diǎn)14關(guān)閉Access

當(dāng)用戶工作完成之后，需要關(guān)閉打開的數(shù)據(jù)庫(kù)，以避免發(fā)生意外事故造成數(shù)據(jù)丟失或損

壞數(shù)據(jù)庫(kù)。通常可以使用以下4種方式關(guān)閉Access。

(1)單擊Access右上角的“關(guān)閉”按鈕。

(2)選擇“文件”菜單中的“退出”命令。

(3)使用[Alt]+[F4]快捷鍵。

(4)使用[Alt]+[F]+[X]快捷鍵。

2.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

在使用Access實(shí)際地建立構(gòu)成數(shù)據(jù)庫(kù)的表、窗體和其他對(duì)象之前，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)是很重

要的。無(wú)論是使Access數(shù)據(jù)庫(kù)或是Access項(xiàng)目，合理的設(shè)計(jì)是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。只有合

理的設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫(kù)才能有效地、正確地、及時(shí)地完成所需的功能。

考點(diǎn)1數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的步驟

數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)一般要經(jīng)過(guò)：確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)的目的、確定數(shù)據(jù)庫(kù)中需要的表、確定該表中

需要的字段、確定主關(guān)鍵字和確定表之間的關(guān)系等步驟，如圖2-1所示。

圖2-1數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)步驟

1確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)的目的

設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)的第一個(gè)步驟是確定數(shù)據(jù)庫(kù)的目的及如何使用。用戶需要明確希望從數(shù)據(jù)庫(kù)

得到什么信息，山此可以確定需要什么主題來(lái)保存有關(guān)事件（表）和需要什么事件來(lái)保存每

一個(gè)主題（表中的字段）。

與將使用數(shù)據(jù)庫(kù)的人員進(jìn)行交流。集體討論需要數(shù)據(jù)庫(kù)解決的問(wèn)題，并描述需要數(shù)據(jù)庫(kù)

生成的報(bào)表；同時(shí)收集當(dāng)前用于記錄數(shù)據(jù)的表格，然后參考某個(gè)設(shè)計(jì)得很好且與當(dāng)前要設(shè)計(jì)

的數(shù)據(jù)庫(kù)相似的數(shù)據(jù)庫(kù)。

2確定該數(shù)據(jù)庫(kù)中看要的表

確定表可能是數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過(guò)程中最難處理的步驟。因?yàn)閺臄?shù)據(jù)庫(kù)要獲得的結(jié)果、要打印

的報(bào)表、要使用的格式和要解決的問(wèn)題中不一定能夠提供用于生成表的結(jié)構(gòu)線索。

不必使用Access來(lái)設(shè)計(jì)表。實(shí)際上，先在紙上草擬并潤(rùn)色設(shè)計(jì)可能是較好的方法.在

設(shè)計(jì)表時(shí)，應(yīng)該按以下設(shè)計(jì)原則對(duì)信息進(jìn)行分類。

（1）表不應(yīng)包含備份信息，表間不應(yīng)有重復(fù)信息。因此，關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中的表與常規(guī)文件

應(yīng)用程序中的表（例如，電子表格）有所不同。

（2）如果每條信息只保存在一個(gè)表中，只需在一處進(jìn)行更新，這樣效率更高，同時(shí)也消

除了包含不同信息的重復(fù)項(xiàng)的可能性。例如，要在一個(gè)表中只保存一次每一個(gè)客戶的地址和

電話號(hào)碼。

（3）每個(gè)表應(yīng)該只包含關(guān)于一個(gè)主題的信息。

（4）如果每個(gè)表只包含關(guān)于??個(gè)主題的事件，則可以獨(dú)立于其他主題維護(hù)每個(gè)主題的信

息。例如，將客戶的地址與客戶訂單存在不同表中，這樣就可以刪除某個(gè)訂單但仍然保留客

戶的信息。

3確定表中需要的字段

每個(gè)表中都包含關(guān)于同主題的信息，并且表中的每個(gè)字段包含關(guān)于該主題的各個(gè)事

件。例如，客戶表可以包含公司的名稱、地址、城市、省和電話號(hào)碼的字段。在草擬每個(gè)表

的字段時(shí)，請(qǐng)注意下列提示：

（1）每個(gè)字段直接與表的主題相關(guān)。

（2）不包含推導(dǎo)或計(jì)算的數(shù)據(jù)（表達(dá)式的計(jì)算結(jié)果）。

（3）包含所需的所有信息。

（4）以最小的邏輯部分保存信息（例如，名字和姓氏而不是姓名）。

4確定主關(guān)鍵字

Access為了連接保存在不同表中的信息，例如將某個(gè)客戶與該客戶的所有訂單相連接,

數(shù)據(jù)庫(kù)中的每個(gè)表必須包含表中唯一確定每個(gè)記錄的字段或字段集。這種字段或字段集稱作

主鍵（主關(guān)鍵字）。

5確定表之間的關(guān)系

因?yàn)橐呀?jīng)將信息分配到各個(gè)表中，并且已定義了主鍵字段，所以需要通過(guò)某種方式告知

Access如何以有意義的方法將相關(guān)信息重新結(jié)合到起。如果進(jìn)行上述操作，必須定義

Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的表之間的關(guān)系。

6優(yōu)化設(shè)計(jì)

在設(shè)計(jì)完需要的表、字段和關(guān)系后，就應(yīng)該檢查該設(shè)計(jì)并找出任何可能存在的不足。因

為在現(xiàn)在改變數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)要比更改已經(jīng)填滿數(shù)據(jù)的表容易得多。

用Access創(chuàng)建表，指定表之間的關(guān)系，并且在每個(gè)表中輸入充足的示例數(shù)據(jù)，以驗(yàn)證

設(shè)計(jì)。可創(chuàng)建查詢，以是否得到所需結(jié)果來(lái)驗(yàn)證數(shù)據(jù)庫(kù)中的關(guān)系。創(chuàng)建窗體和報(bào)表的草稿，

檢查顯示數(shù)據(jù)是否是所期望的。最后查找不需要的重復(fù)數(shù)據(jù)，并將其刪除。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，修

改該設(shè)計(jì)。

7輸入數(shù)據(jù)并創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象

如果認(rèn)為表的結(jié)構(gòu)已達(dá)到了設(shè)計(jì)規(guī)則，就應(yīng)該繼續(xù)進(jìn)行并且在表中添加所有已有的數(shù)

據(jù)，然后就可以創(chuàng)建所需的任何查詢、窗體、報(bào)表、數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)、宏和模塊。

考點(diǎn)2創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)有兩種方法，第一種是先建立一個(gè)空的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后向其中添加表、查詢、

窗體和報(bào)表等對(duì)象；第二種是使用“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А?，利用系統(tǒng)提供的模板進(jìn)行一次操作來(lái)選擇

數(shù)據(jù)庫(kù)類型，并創(chuàng)建所需要的表、窗體和報(bào)表。

第一種方法比較靈活，但是用戶必須分別定義數(shù)據(jù)庫(kù)的每一個(gè)對(duì)象；第二種方法僅一次

操作就可以創(chuàng)建所需要的表、窗體和報(bào)表，這是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)最簡(jiǎn)單的方法。

1創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫(kù)

(1)在第一次啟動(dòng)Access時(shí)，將自動(dòng)顯示對(duì)話框，上面有新建數(shù)據(jù)庫(kù)或打開已有數(shù)據(jù)

庫(kù)的選項(xiàng)。如果此對(duì)話框顯示，請(qǐng)單擊“空Access數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。

如果已經(jīng)打開了數(shù)據(jù)庫(kù)或當(dāng)Access打開時(shí)顯示的對(duì)話框已經(jīng)關(guān)閉，請(qǐng)單擊工具欄上的

“新建數(shù)據(jù)庫(kù)”按鈕口，然后雙擊“常用”選項(xiàng)卡上的空數(shù)據(jù)庫(kù)圖標(biāo)。

(2)指定數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱及位置，并單擊“創(chuàng)建”按鈕。

創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫(kù)之后，必須執(zhí)行其他的步驟來(lái)定義組成數(shù)據(jù)庫(kù)的對(duì)象。

2用“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

(1)在第一次啟動(dòng)Access時(shí)，將自動(dòng)顯示對(duì)話框，上面有新建數(shù)據(jù)庫(kù)或打開已有數(shù)據(jù)

庫(kù)的選項(xiàng)。如果此對(duì)話框顯示，請(qǐng)單擊“Access數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)?、?shù)據(jù)頁(yè)和項(xiàng)目“，然后單擊“確

定“按鈕。

如果已經(jīng)打開了數(shù)據(jù)庫(kù)或在Access啟動(dòng)時(shí)顯示的對(duì)話框已經(jīng)關(guān)閉，請(qǐng)單擊工具欄上的

“新建”按鈕口?

(2)在“數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)卡上，雙擊要?jiǎng)?chuàng)建的數(shù)據(jù)庫(kù)類型的圖標(biāo)。

(3)指定數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱和位置。

(4)單擊“創(chuàng)建”按鈕啟動(dòng)新建的數(shù)據(jù)庫(kù)。

考點(diǎn)3數(shù)據(jù)庫(kù)的簡(jiǎn)單操作

1打開數(shù)據(jù)庫(kù)

打開數(shù)據(jù)庫(kù)的方法有兩種：一是在啟動(dòng)Access時(shí)使用“MicrosoftAccess”對(duì)話框打開；

二是通過(guò)“打開”命令打開。

通過(guò)“打開”命令打開數(shù)據(jù)庫(kù)的步驟如下：

(1)單擊“文件”菜單中的“打開”命令。

(2)單擊位置欄中的快捷方式，或在“查找范圍”下拉列表框中，單擊包含所需Access

數(shù)據(jù)庫(kù)的驅(qū)動(dòng)器或文件夾。

(3)在文件夾列表中雙擊相應(yīng)的文件夾，直到打開包含所需數(shù)據(jù)庫(kù)的文件夾。

如果找不到要打開的數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“工具”按鈕，然后單擊“查找”選項(xiàng)。在“查找”

對(duì)話框中，鍵入其他搜索條件。

(4)請(qǐng)執(zhí)行下列操作之一：

如果要在多用戶環(huán)境下以共享方式打開數(shù)據(jù)庫(kù)，以便對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行讀寫操作，可單擊“打

開

若要以獨(dú)占方式打開數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“打開”按鈕旁的箭頭，并單擊“以獨(dú)占方式打開

若要以只讀訪問(wèn)方式打開數(shù)據(jù)庫(kù)，以便可對(duì)其查看而不能對(duì)其編輯，單擊“打開”按鈕旁

的箭頭，并單擊“以只讀方式打開

如果要以只讀訪問(wèn)方式打開數(shù)據(jù)庫(kù)，并且防止其他用戶打開，可單擊“打開”按鈕旁的箭

頭，并單擊“以獨(dú)占只讀方式打開

2關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)完成了數(shù)據(jù)庫(kù)的操作之后，需要將它關(guān)閉。關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)的方法有如下幾種：

(1)單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。

(2)雙擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口左上角的“控制”菜單圖標(biāo)E5o

(3)單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口左上角的“控制”菜單圖標(biāo)B,從彈出的菜單中選擇“關(guān)閉”命令。

2.2建立表

考點(diǎn)4Access數(shù)據(jù)類型

Access常用的數(shù)據(jù)類型有：文本、備注、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)、是/

否、OLE對(duì)象、超級(jí)鏈接、查閱向?qū)У華ccess數(shù)據(jù)類型見表2-1。

表2-1Access數(shù)據(jù)類型

數(shù)據(jù)類型用法大小

文本或文本與數(shù)字的組合,例如地最多255個(gè)字符

址；也可以是不需要計(jì)算的數(shù)字，MicrosoftAccess只保存輸入到字

“文本”例如電話號(hào)碼、零件編號(hào)或郵編段中的字符，而不保存文本字段

中未用位置上的空字符.設(shè)置“字

段大小”屬性可控制可以輸入字

球的最大字符數(shù)

“備注”長(zhǎng)文本及數(shù)字，例如備注或說(shuō)明最多64000個(gè)字符

可用來(lái)進(jìn)行算術(shù)計(jì)算的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，1、2、4或8個(gè)字節(jié).16個(gè)字節(jié)

“數(shù)字”涉及貨幣的計(jì)算除外（使用貨幣類僅用于

型）.設(shè)置“字段大小”屬性定義“同步復(fù)制ID”（GUID）

一個(gè)特定的數(shù)字類型

“日期時(shí)間”日期和時(shí)間8個(gè)字節(jié)

貨幣值.使用貨幣數(shù)據(jù)類型可以避8個(gè)字節(jié)

“貨幣"免計(jì)算時(shí)四舍五入.精確到小數(shù)點(diǎn)

左下方15位數(shù)及右方4位數(shù)

“自動(dòng)編號(hào)”在添加記錄時(shí)自動(dòng)插入的唯一順4個(gè)字節(jié).16個(gè)字節(jié)僅用于“同

序（每次遞增1）或隨機(jī)編號(hào)步復(fù)制

ID（GUID）

“是/否”字段只包含兩個(gè)值中的一個(gè),例如1位

“是/否”、“真Zf臚、“開/關(guān)”

在其他程序中使用OLE協(xié)議創(chuàng)建最大可為1GB（受磁盤空間限制）

的對(duì)象（例如M-icrosoftWord文

“OLE對(duì)象”檔、MicrosoftExcW電子表格、圖

像、聲音或其他二進(jìn)制數(shù)據(jù)），可

以將這些對(duì)象鏈接或嵌入到

MicrosoftAccess表中.必須在窗

體或報(bào)表中使用綁定對(duì)?？騺?lái)顯

示OLE對(duì)象

“超級(jí)鏈接”存儲(chǔ)超級(jí)鏈接的字段11超級(jí)鏈接可最多64000個(gè)字符

以是UNC路徑或URL

創(chuàng)建允許用戶使用組合框選擇來(lái)與主鍵字段的長(zhǎng)度相同，且該字

“查閱向?qū)А弊云渌砘騺?lái)自值列表中的值的段也是

字段.在數(shù)據(jù)類型列表中選擇此選“查閱”字段；通常為4個(gè)字節(jié)

項(xiàng)，將啟動(dòng)向?qū)нM(jìn)行定義

數(shù)據(jù)類型用法大小

“文本”文本或文本與數(shù)字的組合，例如地址；也可以是不需要計(jì)算的數(shù)字，例如電話

號(hào)碼、零件編號(hào)或郵編最多255個(gè)字符MicrosoftAccess只保存輸入到字段中的字符，而不

保存文本字段中未用位置上的空字符。設(shè)置“字段大小”屬性可控制可以輸入字段的最大字符

數(shù)

“備注”長(zhǎng)文本及數(shù)字，例如備注或說(shuō)明最多64000個(gè)字符

“數(shù)字”可用來(lái)進(jìn)行算術(shù)計(jì)算的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，涉及貨幣的計(jì)算除外（使用貨幣類型）。設(shè)

置“字段大小''屬性定義一個(gè)特定的數(shù)字類型1、2、4或8個(gè)字節(jié)。16個(gè)字節(jié)僅用于“同步

復(fù)制ID”（GUID）

“日期/時(shí)間”日期和時(shí)間8個(gè)字節(jié)

“貨幣”貨幣值。使用貨幣數(shù)據(jù)類型可以避免計(jì)算時(shí)四舍五入。精確到小數(shù)點(diǎn)左下方15

位數(shù)及右方4位數(shù)8個(gè)字節(jié)

“自動(dòng)編號(hào)”在添加記錄時(shí)自動(dòng)插入的唯?順序（每次遞增1）或隨機(jī)編號(hào)4個(gè)字節(jié)。

16個(gè)字節(jié)僅用于“同步復(fù)制ID（GUID）

“是/否''字段只包含兩個(gè)值中的一個(gè)，例如“是/否”、"真/假”、"開/關(guān)”1位

“OLE對(duì)象”在其他程序中使用OLE協(xié)議創(chuàng)建的對(duì)象（例圳M-icrosoftWord文檔、

MicrosoftExcel電子表格、圖像、聲音或其他二進(jìn)制數(shù)據(jù)），可以將這些對(duì)象鏈接或嵌入到

MicrosoftAccess表中。必須在窗體或報(bào)表中使用綁定對(duì)象框來(lái)顯示OLE對(duì)象最大可為1GB

（受磁盤空間限制）

“超級(jí)鏈接''存儲(chǔ)超級(jí)鏈接的字段。超級(jí)鏈接可以是UNC路徑或URL最多64000個(gè)字

符

“查閱向?qū)А眲?chuàng)建允許用戶使用組合框選擇來(lái)自其他我或來(lái)自值列表中的值的字段。在

數(shù)據(jù)類型列表中選擇此選項(xiàng)，將啟動(dòng)向?qū)нM(jìn)行定義與主鍵字段的長(zhǎng)度相同，且該字段也是

“查閱”字段：通常為4個(gè)字節(jié)

注意：“數(shù)字”、“日期/時(shí)間”、"貨幣''以及"是/否”，這些數(shù)據(jù)類型提供預(yù)先定義好的

顯示格式?？梢詮拿?個(gè)數(shù)據(jù)類型可用的格式中選擇所需的格式來(lái)設(shè)置“格式”屬性。也可以

為所有的數(shù)據(jù)類型創(chuàng)建自定義顯示格式，但“OLE對(duì)象”數(shù)據(jù)類型除外。

考點(diǎn)5建立表結(jié)構(gòu)

建立表結(jié)構(gòu)有3種方法，一是在“數(shù)據(jù)表”視圖中直接在字段名處輸入字段名；二是使用

“設(shè)計(jì)”視圖；三是通過(guò)“表間導(dǎo)”創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)。

1使用“數(shù)據(jù)表''視圖

(1)如果還沒有切換到“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口，可以按［F11］鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫(kù)窗口。

(2)請(qǐng)單擊“對(duì)象”下的“表”國(guó)，然后單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口工具欄上的“新建”按鈕。

(3)雙擊“數(shù)據(jù)表視圖”選項(xiàng)，將顯示一個(gè)空數(shù)據(jù)表。

(4)重新命名要使用的每一列：請(qǐng)雙擊列名，鍵入列的名稱，命名方式必須符合Access

的對(duì)象命名規(guī)則，然后再按Enter鍵。

(5)隨時(shí)可以插入新的列：?jiǎn)螕粢谄溆疫叢迦胄铝械牧?，然后單擊“插入”菜單中的“列?/p>

命令。按步驟4中的說(shuō)明重新命名列的名稱。

(6)在數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)。

將每種數(shù)據(jù)輸入到相應(yīng)的列中(在Access中，每一列稱作個(gè)字段)。例如，如果正

在輸入姓名，將名輸入在名的字段中，而將姓輸入在另一個(gè)不同的字段中。如果輸入的是II

期、時(shí)間或數(shù)字，請(qǐng)輸入一致的格式，這樣Access能為字段創(chuàng)建適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型及顯示格

式。在保存數(shù)據(jù)表時(shí)，將刪除任何空字段。

(7)在已經(jīng)將數(shù)據(jù)輸入到所有要使用的列后，單擊工具欄上的“保存”按鈕來(lái)保存數(shù)據(jù)表。

(8)在保存表時(shí)，Access將詢問(wèn)是否要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)主鍵。如果還沒有輸入能唯一標(biāo)識(shí)表中

每一行的數(shù)據(jù)，如零件編號(hào)或ID編號(hào)，它將建議選擇“是“。如果已經(jīng)輸入能唯一標(biāo)識(shí)每一

行的數(shù)據(jù)，可以指定此字段為主鍵。

注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建數(shù)據(jù)表之前或之后，也可以隨時(shí)刪除列或

重新排序列的順序。

2使用“設(shè)計(jì)”視圖

(1)雙擊“設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表”，打開表“設(shè)計(jì)”視圖。

(2)在“字段名稱”中輸入需要的字段名，在“字段類型”中選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型。

(3)定義完全部字段后，設(shè)置一個(gè)字段為主鍵。

(4)單擊工具欄上的“保存”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框。

(5)在“另存為”對(duì)話框中的“表名稱”中輸入表的名稱。

(6)單擊“確定”按鈕。

3使用“表向?qū)А?/p>

(1)如果還沒有切換至『'數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口，可以按［F11］鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫(kù)窗口。

(2)請(qǐng)單擊“對(duì)象”下的“表”圖，然后單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口工具欄上的“新建”按鈕。

(3)雙擊“表向?qū)А边x項(xiàng)。

(4)按照“表向?qū)А睂?duì)話框中的提示進(jìn)行操作。

如果要修改或擴(kuò)展結(jié)果表，在使用完表向?qū)Ш?，可以在“設(shè)計(jì)”視圖中進(jìn)行修改或擴(kuò)展操

作。

考點(diǎn)6向表中輸入數(shù)據(jù)

在建立了表結(jié)構(gòu)之后，就可以向表中輸入數(shù)據(jù)了。向表中輸入數(shù)據(jù)就好像在一張空白表

格內(nèi)填寫內(nèi)容一樣簡(jiǎn)單。在Access中，可以利用“數(shù)據(jù)表”視圖直接輸入數(shù)據(jù)，也可以利用

己有的表。

考點(diǎn)7字段屬性的設(shè)置

表中每個(gè)字段都有?系列的屬性描述。字段的屬性表示字段所具有的特性，不同的字段

類型有不同的屬性，當(dāng)選擇某一字段時(shí)，“設(shè)計(jì)”視圖下部的“字段屬性”區(qū)就會(huì)依次顯示出該

字段的相應(yīng)屬性。

1字段大小

通過(guò)“字段大小”屬性，可以控制字段使用的空間大小。該屬性只適用于數(shù)據(jù)類型為“文

本，，或，，數(shù)字，，的字段。對(duì)于一個(gè)“文本”類型的字段，其字段大小的取值范圍是0?255,默認(rèn)為

50,可以在該屬性框中輸入取值范圍內(nèi)的整數(shù)；對(duì)于一個(gè)“數(shù)字”型的字段，可以單擊“字段

大小''屬性框，然后單擊右側(cè)的向下箭頭按鈕，并從下拉列表中選擇一種類型。

2格式

“格式”屬性用來(lái)決定數(shù)據(jù)的打印方式和屏幕顯示方式。不同數(shù)據(jù)類型的字段，其格式選

擇有所不同。

3默認(rèn)值

"默認(rèn)值''是一個(gè)十分有用的屬性。在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，往往會(huì)有一些字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容相同

或含有相同的部分。例如：性別字段只有“男''和"女”兩種，這種情況就可以設(shè)置一個(gè)默認(rèn)值。

4有效性規(guī)則

“有效性規(guī)則”是Access中另一個(gè)非常有用的屬性，利用該屬性可以防止非法數(shù)據(jù)輸入

到表中。有效性規(guī)則的形式及設(shè)置目的隨字段的數(shù)據(jù)類型不同而不同。對(duì)“文本”類型字段，

可以設(shè)置輸入的字符個(gè)數(shù)不能超過(guò)某一個(gè)值；對(duì)“數(shù)字”類型字段，可以讓Access只接受一

定范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)；對(duì)期/時(shí)間”類型的字段，可以將數(shù)值限制在一定的月份或年份以內(nèi)。

5輸入掩碼

在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果希望輸入的格式標(biāo)準(zhǔn)保持一致，或希望檢查輸入時(shí)的錯(cuò)誤，可以使

用Access提供的“輸入掩碼向?qū)А眮?lái)設(shè)置一個(gè)輸入掩碼對(duì)于大多數(shù)數(shù)據(jù)類型，都可以定義一

個(gè)輸入掩碼。

定義輸入掩碼屬性所使用的字符見表2-2。

表2-2輸入掩碼屬性所使用字符的含義

iM9

0*?(089?面%不允訐使用加號(hào)仕］和減號(hào)

9款字或空信H的號(hào)不允許怏用加號(hào)和茶號(hào)

■■1w.lf￡王一LQUWJ：；*，..、

L字母逅國(guó)名而前)

?字母(A到Z.可選嗔)

A字箱M字(墟f)

a字母曲字(/曲

&

c任可M

玉野站位陶1他BJBmtSMMKf(拜1函的鐘糠決于

-*IJ-/

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(快而麗的？mm加、寫

>使其后所有的字符?俵加B

?t\Jt碼從右劍左顯示，tft入至發(fā)碼的字苻T?是內(nèi)磔1右嘰

■1

可UgAJtHAH理位?6含雙號(hào)

法其后的宇林顯示為依義字符.可用于相陵中的任前字樗顯示為

取神(MD,

ffiRM-ULMtH*星密fc苴為.H',以觸圜￡叫”且文模

喬健號(hào)C)

ncre.<=

考點(diǎn)8建立表之間的關(guān)系

1表間關(guān)系的概念

在Access中，每個(gè)表都是數(shù)據(jù)庫(kù)中一個(gè)獨(dú)立的部分，它們本身具有很多的功能，但是

每個(gè)表又不是完全孤立的部分，表與表之間可能存在著相互的聯(lián)系。

表之間有3種關(guān)系，分別為：一對(duì)多關(guān)系、多對(duì)多關(guān)系和對(duì)關(guān)系。

(1)一對(duì)多關(guān)系是最普通的一種關(guān)系。在這種關(guān)系中，A表中的一行可以匹配B表中的

多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。

(2)在多對(duì)多關(guān)系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要?jiǎng)?chuàng)建這種關(guān)

系，需要定義第三個(gè)表，稱為結(jié)合表，它的主鍵由A表和B表的外部鍵組成。

(3)在一對(duì)一關(guān)系中，入表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。如果相

關(guān)列都是主鍵或都具有唯?約束，則可以創(chuàng)建一對(duì)一關(guān)系。

2參照完整性

參照完整性是一個(gè)規(guī)則系統(tǒng)，能確保相關(guān)表行之間關(guān)系的有效性，并且確保不會(huì)在無(wú)意

之中刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。

當(dāng)實(shí)施參照完整性時(shí)，必須遵守以下規(guī)則：

(1)如果在相關(guān)表的主鍵中沒有某個(gè)值，則不能在相關(guān)表的外部鍵列中輸入該值。但是,

可以在外部鍵列中輸入一個(gè)Null值。

(2)如果某行在相關(guān)表中存在相匹配的行，則不能從?個(gè)主鍵表中刪除該行。

(3)如果主鍵表的行具有相關(guān)性，則不能更改主鍵表中的某個(gè)鍵的值。

當(dāng)符合下列所有條件時(shí)，才可以設(shè)置參照完整性：

(1)主表中的匹配列是一個(gè)主鍵或者具有唯一約束。

(2)相關(guān)列具有相同的數(shù)據(jù)類型和大小。

(3)兩個(gè)表屬于相同的數(shù)據(jù)庫(kù)。

3建立表間的關(guān)系

當(dāng)想讓兩個(gè)表共享數(shù)據(jù)時(shí)，可以創(chuàng)建兩個(gè)表之間的關(guān)系?？梢栽?個(gè)表中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，但

讓兩個(gè)表都能使用這些數(shù)據(jù)；也可以創(chuàng)建關(guān)系，在相關(guān)表之間實(shí)施參照完整性。

在創(chuàng)建關(guān)系之前，必須先在至少一個(gè)表中定義?個(gè)主鍵或唯一約束。然后使主鍵列與另

一個(gè)表中的匹配列相關(guān)。創(chuàng)建了關(guān)系之后，那些匹配列變?yōu)橄嚓P(guān)表的外部鍵。

創(chuàng)建表之間的關(guān)系步驟如下：

(1)在數(shù)據(jù)庫(kù)圖表中，對(duì)于想要與另一個(gè)表中的相應(yīng)列相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)列或列組合，單擊

行選擇器之爭(zhēng)。

(2)把鼠標(biāo)指針?lè)旁谛羞x擇器上，將指針拖動(dòng)到相關(guān)表上。若要使選定的列與相關(guān)表的

主鍵相關(guān)，可將指針拖動(dòng)到相關(guān)表的標(biāo)題欄上。

(3)釋放鼠標(biāo)按鍵這時(shí)會(huì)顯示“創(chuàng)建關(guān)系”對(duì)話框，并且會(huì)嘗試讓選定的列與相關(guān)表中具

有相同名稱和數(shù)據(jù)類型的列相關(guān)。

(4)在“創(chuàng)建關(guān)系”對(duì)話框中，確保想要關(guān)聯(lián)的列顯示在“主鍵表”和“外部鍵表”列表中。

(5)選擇“確定”以創(chuàng)建關(guān)系。

關(guān)系的主鍵一方表示為鑰匙符號(hào)?<>。在一對(duì)一關(guān)系中，初始化關(guān)系的表確定了主鍵

一方。

對(duì)于一對(duì)一關(guān)系，關(guān)系的外部鍵一方表示為鑰匙符號(hào)-6；對(duì)于一對(duì)多關(guān)系，關(guān)系的

外部鍵一方表示為無(wú)限符號(hào)8。

2.3維護(hù)表

考點(diǎn)9打開和關(guān)閉表

1打開表

(1)在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中,單擊“對(duì)象”下的“表”鼠

(2)單擊要打開的表的名稱。

(3)如果要在表“設(shè)計(jì)”視圖中打開表，單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口工具欄上的“設(shè)計(jì)”按鈕。如果

要在“數(shù)據(jù)表''視圖中打開表，單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口工具欄上的“打開”按鈕。

注意：打開表后，只需單擊工具欄上的“視圖”按鈕，即可輕易地在兩種視圖之間進(jìn)行切

換。

2關(guān)閉表

表的操作結(jié)束后，應(yīng)該將其關(guān)閉。不管表是處于“設(shè)計(jì)”視圖狀態(tài)，還是處于“數(shù)據(jù)表”

視圖狀態(tài)，單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令或單擊窗口的“關(guān)閉窗口''按鈕都可以將打開的表

關(guān)閉。在關(guān)閉表時(shí)，如果曾對(duì)表的結(jié)構(gòu)或布局進(jìn)行過(guò)修改，Access會(huì)顯示一個(gè)提示框，詢

問(wèn)用戶是否保存所做的修改。

考點(diǎn)10修改表的結(jié)構(gòu)

修改表結(jié)構(gòu)的操作主要包括增加字段、刪除字段、修改字段、重新設(shè)置關(guān)鍵字等。修改

表結(jié)構(gòu)只能在“設(shè)計(jì)”視圖中完成。

1添加字段

在表中添加一個(gè)新字段不會(huì)影響其他字段和現(xiàn)有的數(shù)據(jù)。但利用該表建立的查詢、窗體

或報(bào)表，新字段是不會(huì)自動(dòng)加入的，需要手工添加上去。

2修改字段

修改字段包括修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、說(shuō)明等。

3刪除字段

如果所刪除字段的表為空，就會(huì)出現(xiàn)刪除提示框；如果表中含有數(shù)據(jù)，不僅會(huì)出現(xiàn)提示

框需要用戶確認(rèn)，而且還會(huì)將利用該表所建立的查詢、窗體或報(bào)表中的該字段刪除，即刪除

字段時(shí).，還要?jiǎng)h除整個(gè)Access中對(duì)該字段的使用。

4重新設(shè)置關(guān)鍵字

如果原定義的主關(guān)鍵字不合適，可以重新定義。重新定義主關(guān)鍵字需要先刪除原主關(guān)鍵

字，然后再定義新的主關(guān)鍵字。

考點(diǎn)11編輯表的內(nèi)容

1定位記錄

數(shù)據(jù)表中有了數(shù)據(jù)后，修改是經(jīng)常要做的操作，其中定位和選擇記錄是首要的任務(wù)。常

用的記錄定位方法有兩種：一是用記錄號(hào)定位，二是用快捷鍵定位?？旖萱I及其定位功能見

表2-3。

表2-3快捷鍵及其定位功能

定位功能

硒回車右W鐵下一字旗

上TS

Home當(dāng)時(shí)就中ftJXT百

End當(dāng)*錄申的最后J仲所

第THBibP的當(dāng)81手段

cumKk中的當(dāng)81字段

Ctab-Hjorne嘉一條記錄申AWT役

CtfMnd?1薩*33^的嗝一4^

上總上的當(dāng)?shù)谧智?/p>

下1曲的當(dāng)能?役

PgPnT8KR

PgS*上告一屏

CtaUPgl*

2選擇記錄

選擇記錄是指選擇用戶所需要的記錄。用戶可以在“數(shù)據(jù)表”視圖卜使用鼠標(biāo)或鍵盤兩種

方法選擇數(shù)據(jù)范圍。

3添加記錄

在已經(jīng)建立的表中，添加新的記錄。

4刪除記錄

刪除表中出現(xiàn)的不需要的記錄。

5修改數(shù)據(jù)

在已建立的表中，修改出現(xiàn)錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。

6復(fù)制數(shù)據(jù)

在輸入或編輯數(shù)據(jù)時(shí)，有些數(shù)據(jù)可能相同或相似，這時(shí)可以使用復(fù)制和粘貼操作將某些

字段中的部分或全部數(shù)據(jù)復(fù)制到另一個(gè)字段中。

考點(diǎn)12調(diào)整表的外觀

調(diào)整表的結(jié)構(gòu)和外觀是為了使表看上去更清楚、美觀。調(diào)整表外觀的操作包括：改變字

段次序、調(diào)整字段顯示寬度和高度、隱藏列和顯示列、凍結(jié)列、設(shè)置數(shù)據(jù)表格式、改變字體

顯示等。

2.4操作表

考點(diǎn)13查找數(shù)據(jù)

在Access中，查找或替換所需數(shù)據(jù)的方法有很多，不論是查找特定的數(shù)值、一條記錄,

還是?組記錄，可以通過(guò)滾動(dòng)數(shù)據(jù)表或窗體，也可以在記錄編號(hào)框中鍵入記錄編號(hào)來(lái)查找記

錄。

使用“查找”對(duì)話框，可以尋找特定記錄或查找字段中的某些值。在Access找到要查找

的項(xiàng)目時(shí)，可以在找到的各條記錄間瀏覽。

在“查找和替換”對(duì)話框中，可以使用通配符，見表2-4。

表2-4通配符的用法

字

雌

符

與任件Hkffl字糊皿它砌在字符wht/油厚1whakwtrite.

wtv

當(dāng)字符快用

?與任何單字用s字符回B?UgU￡到balkbet和bill

與方曬內(nèi)用償冏9國(guó)B(ae]U可以幽M*]belL

0

用環(huán)胃hill

8(1ae]U砌眼置fall和bulL

1

回環(huán)到bdl

B(a-c]d可必函Hbackbtai和

awmbed

-

序次序來(lái)揩定區(qū)域（Ail￡.面不是2

9IA）

*i?可以！tSIigin%123

ncr

注意：

（1）通配符是專門用在文本數(shù)據(jù)類型中的，雖然有時(shí)候也可以成功地使用在其他數(shù)據(jù)類

型中。

（2）在使用通配符搜索星號(hào)（*）、問(wèn)號(hào)（？）、數(shù)字號(hào)碼（#）、左方括號(hào)（（）或

減號(hào)（一）時(shí)，必須將搜索的項(xiàng)目放在方括號(hào)內(nèi)。例如：搜索問(wèn)號(hào)，請(qǐng)?jiān)凇安檎摇睂?duì)話框中輸

入［?］符號(hào)。如果同時(shí)搜索減號(hào)和其他單詞時(shí)，請(qǐng)?jiān)诜嚼ㄌ?hào)內(nèi)將減號(hào)放置在所有字符之前或

之后（但是，如果有驚嘆號(hào)（?。?，請(qǐng)?jiān)诜嚼ㄌ?hào)內(nèi)將減號(hào)放置在驚嘆號(hào)之后）。如果在搜索

驚嘆號(hào)（!）或右方括號(hào)（））時(shí)，不需要將其放在方括號(hào)內(nèi)。

（3）必須將左、右方括號(hào)放在下一層方括號(hào)中（［［］］）,才能同時(shí)搜索一對(duì)左、右方括

號(hào)（口）,否則Access會(huì)將這種組合作為一個(gè)空字符串處理。

考點(diǎn)14替換數(shù)據(jù)

可以將出現(xiàn)的全部指定內(nèi)容一起查找出來(lái)，或一次查找一個(gè)。如果要查找Null值和空

字符串，必須使用“查找”對(duì)話框來(lái)查找這些內(nèi)容，并親自一一地替換它們。

（1）在“窗體”視圖或“數(shù)據(jù)表''視圖中，選擇要搜索的字段，除非要搜索所有字段（搜索

單一字段比搜索整個(gè)數(shù)據(jù)表或窗體快）。

（2）在“編輯”菜單中單擊“替換”命令。

（3）請(qǐng)?jiān)凇安檎覂?nèi)容”框中輸入要查找的內(nèi)容，然后在“替換為”框中輸入要替換成的內(nèi)容。

如果不完全知道要查找的內(nèi)容，可以在“查找內(nèi)容”框中使用通配符來(lái)指定要查找的內(nèi)

容。

（4）在“替換”對(duì)話框中，設(shè)置想用的任何其他的選項(xiàng)。若要得到更多的選項(xiàng)，可單擊“其

他”。

（5）如果要一次替換出現(xiàn)的全部指定內(nèi)容，請(qǐng)單擊“全部替換”按鈕。

如果要一次替換?個(gè)，請(qǐng)單擊“查找下一個(gè)“按鈕，然后再單擊“替換”按鈕；如果要跳過(guò)

下一個(gè)并繼續(xù)查找出現(xiàn)的內(nèi)容，請(qǐng)單擊“查找下一個(gè)“按鈕。

考點(diǎn)15排序記錄

排序記錄時(shí)，不同的字段類型，排序規(guī)則有所不同，具體規(guī)則如下：

（1）英文按字母順序排序，大小寫視為相同，升序時(shí)按A到z排列，降序時(shí)按z到A

排列。

（2）中文按拼音的順序排序，升序時(shí)按A到z排列，降序時(shí)按z到A排列。

（3）數(shù)字按數(shù)字的大小排序，升序時(shí)從小到大排列，降序按從大到小排列。

（4）使用升序排序日期和時(shí)間，是指由較前的時(shí)間到較后的時(shí)間：使用降序排序時(shí)，則

是指由較后的時(shí)間到較前的時(shí)間。

排序時(shí)，要注意的事項(xiàng)如下：

（1）在“文本”字段中保存的數(shù)字將作為字符串而不是數(shù)值來(lái)排序。因此，如果要以數(shù)值

的順序來(lái)排序，必須在較短的數(shù)字前面加上零，使得全部文本字符串具有相同的長(zhǎng)度。例如：

要以升一序來(lái)排序以下的文本字符串“1”、"2”、“11”和“22”,其結(jié)果將是“1”、“11”、“2”、“22”。

必須在儀有一位數(shù)的字符串前面加上零,才能正確地排序：“01”、“02”、“11”、“22”。對(duì)于

不包含Null值的字段，另一個(gè)解決方案是使用Val函數(shù)來(lái)排序字符串的數(shù)值。例如：如果“年

齡''列是包含數(shù)值的“文本”字段，在"字段”單元格指定Vai（［年齡］）,并且在“排序”單元格

指定排序次序后，才會(huì)以正確的順序來(lái)放置記錄。如果只在“文本”字段之中保存數(shù)字或日期,

可以考慮將表的數(shù)據(jù)類型更改為數(shù)字、貨幣或日期/時(shí)間。這樣在對(duì)此字段排序時(shí)，數(shù)字或

II期將會(huì)以數(shù)值或日期的順序來(lái)排序，而不需要加入前面的零。

（2）在以升序來(lái)排序字段時(shí)，任何含有空字段（包含Null值）的記錄將列在列表中的第

一條。如果字段中同時(shí)包含Null值和空字符串，包含Null值的字段將在第一條顯示，緊接

著是空字符串。

考點(diǎn)16篩選記錄

Access中，可以使用4種方法篩選記錄：“按選定內(nèi)容篩選”、“按窗體篩選”、“輸入篩

選目標(biāo)”以及“高級(jí)篩選/排序表、查詢或窗體篩選方法的比較見表2-5。

表2-5表、查詢或窗體篩選方法的比較

舞

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序?閭注明產(chǎn)朋皿其他字侵

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3.1認(rèn)識(shí)查詢

考點(diǎn)1查詢的功能

查詢是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行查找，同時(shí)產(chǎn)生一個(gè)類似于表的結(jié)果。在Access中可

以方便地創(chuàng)建查詢，在創(chuàng)建查詢的過(guò)程中定義要查詢的內(nèi)容和準(zhǔn)則，Access根據(jù)定義的內(nèi)

容和準(zhǔn)則在數(shù)據(jù)庫(kù)表中搜索符合條件的記錄。

考點(diǎn)2查詢的類型

Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的查詢有很多種，每種方式在執(zhí)行上有所不同，查詢有選擇查詢、交

叉表查詢、參數(shù)查詢、操作查詢和SQL查詢。

選擇查詢

選擇查詢是最常用的查詢類型，顧名思義，它是根據(jù)指定的查詢準(zhǔn)則，從一個(gè)或多個(gè)表

中獲取數(shù)據(jù)并顯示結(jié)果也可以使用選擇查詢對(duì)記錄進(jìn)行分組，并且對(duì)記錄進(jìn)行總計(jì)、計(jì)數(shù)、

平均以及其他類型的計(jì)算。

2交叉表查詢

交叉表查詢把來(lái)源于某個(gè)表中的字段進(jìn)行分組，-組列在數(shù)據(jù)表的左側(cè)，一組列在數(shù)據(jù)

表的上部，然后在數(shù)據(jù)表行與列的交叉處顯示表中某個(gè)字段的統(tǒng)計(jì)值。交叉表查詢就是利用

表中的行和列來(lái)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的。

3參數(shù)查詢

參數(shù)查詢是一種利用對(duì)話框來(lái)提示用戶輸入準(zhǔn)則的查詢。這種查詢可以根據(jù)用戶輸入的

準(zhǔn)則來(lái)檢索符合相應(yīng)條件的記錄

4操作查詢

操作查詢與選擇查詢相似，都是由用戶指定查找記錄的條件，但選擇查詢是檢查符合特

定條件的一組記錄，而操作查詢是在一次查詢操作中對(duì)所得結(jié)果進(jìn)行編輯等操作。

5SQL查詢

SQL查詢就是用戶使用SQI語(yǔ)句來(lái)創(chuàng)建的一種查詢。SQL查詢主要包括聯(lián)合查詢、傳

遞查詢、數(shù)據(jù)定義查詢和子杳詢等4種。聯(lián)合杳詢是將?個(gè)或多個(gè)表、一個(gè)或多個(gè)查詢的字

段組合為查詢結(jié)吳巾的一個(gè)字段，執(zhí)行聯(lián)合查詢時(shí)，將返回所包含的表或查詢中的對(duì)應(yīng)字段

記錄；傳遞查詢是直接將命令發(fā)送到ODBC數(shù)據(jù)庫(kù)，它使用服務(wù)器能接受的命令，利用它

可以檢索或更改記錄；數(shù)據(jù)定義查詢可以創(chuàng)建、刪除或更改表，或在當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建索

弓I：子查詢是包含另一個(gè)選擇或操作查詢中的SQLSELECT語(yǔ)句，可以在查詢?cè)O(shè)計(jì)網(wǎng)格的“字

段''行輸入這些語(yǔ)句來(lái)定義新字段，或在“準(zhǔn)則”行來(lái)定義字段的準(zhǔn)則。

考點(diǎn)3建立查詢的準(zhǔn)則

1準(zhǔn)則中的運(yùn)算符

運(yùn)算符是組成準(zhǔn)則的基本元素。Access提供了關(guān)系運(yùn)算符、邏輯運(yùn)算符和特殊運(yùn)算符。

這3種運(yùn)算符的含義分別見表3-1、表3-2和表3-3o

表3-1關(guān)系運(yùn)算符及含義

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表3-2邏輯運(yùn)算符及含義

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表3-3特殊運(yùn)算符及含義

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