陳春花：年底了2021年計劃怎么定

陳春花：年底了，2021年計劃怎么定？導(dǎo)讀：計劃管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，但卻是最容易被企業(yè)家和管理者所忽視的。企業(yè)發(fā)展得好不好，計劃管理是其中的一個關(guān)鍵。距離2020年的結(jié)束只剩下一個月的時間，每年這個時候，都是我們集中思考明年計劃、設(shè)計行動方案的時間。那么，如何有效地為2021年制定計劃？每年到了這個時間點，我一定要跟大家講的一個內(nèi)容就是，我們怎么為下一年做計劃。我常常發(fā)現(xiàn)管理者對于管理中最基本的東西準(zhǔn)備得不夠充分，造成在日常工作中有非常多的浪費，或者太辛苦。你為什么會辛苦？因為你想做的事情下屬沒幫你去做；因為你的時間總是不夠用；因為大家做的很多事情并不真正產(chǎn)生效益。這些錯誤不應(yīng)該發(fā)生，但我們該如何解決？我們應(yīng)該從好幾個角度去做，今天我選的角度就叫做“計劃管理”。01為什么我如此偏愛計劃管理計劃管理是我個人極其偏愛的管理職能，理由有三個：第一，管理只有兩種基本的模式，一個是績效管理，一個是計劃管理。績效管理適合于那些直接產(chǎn)生績效的企業(yè)或者部門，而計劃管理適合于那些不直接產(chǎn)生績效的企業(yè)或者部門。績效管理有利于創(chuàng)新，而計劃管理有利于成本控制。第二，計劃管理是所有管理的基礎(chǔ)。在企業(yè)管理的活動中，最基礎(chǔ)的活動是目標(biāo)和資源，人和事，以及權(quán)力和責(zé)任之間的關(guān)系。但是人和事，以及權(quán)力和責(zé)任都是因為目標(biāo)的存在而引發(fā)的，因此組織目標(biāo)決定管理的所有活動的出現(xiàn)以及這些活動的價值。所謂計劃管理，其實就是解決目標(biāo)與資源是否匹配的問題，計劃管理也因此成為所有管理活動的基礎(chǔ)。沒有計劃管理，組織管理、流程管理等都會成為空話。第三，計劃管理可以解決企業(yè)健康成長的問題。這一點是我偏愛計劃管理的主要原因。企業(yè)跟人一樣是有機體，所以在它成長的過程中，也有著無法克服的三對矛盾：長期與短期、變化與穩(wěn)定，效率與效益。這三對永遠(yuǎn)克服不了的矛盾，推動著企業(yè)的生命力，使得企業(yè)可以循環(huán)往復(fù)，以至無窮。如何協(xié)調(diào)好這三對矛盾，就是管理者所要面對的挑戰(zhàn)：如何兼顧長期和短期，如果既要變化又要穩(wěn)定，如何解決效率和效益之間的平衡。只有計劃管理這個職能才可以解決這個問題。管理者不會計劃管理，就無法展開管理的活動，因為管理是依靠計劃管理來展開的。人生也是一樣，我們?nèi)松^得怎么樣，也要看你怎么規(guī)劃人生，如何計劃管理自己的人生時間是最重要的。02只會花大筆墨總結(jié)過去，就沒有未來我非常希望你是能做計劃的人，而不是能總結(jié)的人。在這么多年陪同企業(yè)成長的過程，我發(fā)現(xiàn)我們的經(jīng)理人會做總結(jié)，但是不太會做計劃。你們每個月開月度分析會，會發(fā)現(xiàn)經(jīng)理人一定會花70-80%的時間講上個月的事情，余下的時間講下個月的安排。但實際上你應(yīng)該花10%的時間講上個月，90%的時間講下個月，因為上個月已經(jīng)過去了，沒有意義，只有下個月對你才是有意義的。但是為什么你們愿意講上個月呢？因為上個月的事情都出來了，你就想好好講講，也比較容易講。但是，會寫總結(jié)不會寫計劃的人只有過去、沒有未來。很快很多公司要開年會了，每到年底我要參加很多公司的年會，每次開會的時候我都很郁悶，你們總是花大量的筆墨來總結(jié)過去一年。不管總結(jié)經(jīng)驗還是總結(jié)教訓(xùn)，都沒有意義，都過去了。對過去只應(yīng)該有感恩，感恩所有付出過的人。至于結(jié)果，承受就好了，所有過去皆為序曲。你的重心應(yīng)該放在下一年，如果下一年做得更好，就會迎來一個更美好的明天。所以在你的年度總結(jié)應(yīng)該花更多時間討論下一年，讓所有人覺得下一年是有希望的，下一年是沒有問題的，下一年是絕對可以成功的。那么，我們該如何去做計劃管理？03老板定的目標(biāo)太高，該如何做計劃？首先，計劃管理有一些根本的特性需要你了解，對于這些特性如果不了解，會導(dǎo)致管理上的混亂。我們首先要知道兩個最重要的特性：第一，目標(biāo)是不合理的。因為目標(biāo)是一種預(yù)測，沒有人敢說預(yù)測是合理的；而且目標(biāo)其實是一種決心，你發(fā)誓要做什么，目標(biāo)就會出來；目標(biāo)也是你自己對未來的一個戰(zhàn)略安排。所以決定你目標(biāo)的是三個要素：你對未來的預(yù)測、你下的決心和你的戰(zhàn)略想法。這三個要素都決定了，目標(biāo)是無法合理的。我常常開玩笑說，“目標(biāo)是拍腦袋拍出來的”，拍出來的這個目標(biāo)肯定是不合理的。如果你的團(tuán)隊跟你說這個目標(biāo)不合理，希望合理一點，你可以直接回答：目標(biāo)本來就不合理。一定要明白，我們設(shè)定目標(biāo)的時候，并不是看企業(yè)自身具有什么資源，具有什么能力，這些企業(yè)是要考量，但更重要的是，要判斷發(fā)展的趨勢以及所面對的競爭。如果不能夠基于這些來設(shè)定目標(biāo)，而是基于自身的能力和資源來設(shè)定，也許目標(biāo)合理，能夠?qū)崿F(xiàn)，但是當(dāng)目標(biāo)實現(xiàn)的時候，也許你的企業(yè)已經(jīng)被同行和市場淘汰。所以，在今后的管理中，請不要去探討目標(biāo)的合理性，因為它一定是不合理的。對于目標(biāo)而言，不是探討合理性，而是探討必要性，這是計劃的第一個特性。第二，實現(xiàn)目標(biāo)的行動必須合理。計劃最真實的含義是什么？就是確保行動合理，能夠找到資源，以實現(xiàn)不合理的目標(biāo)。計劃從本質(zhì)上講是尋找資源的計劃，不斷地尋找資源以實現(xiàn)目標(biāo)。我遇到一些經(jīng)理人跟我說：陳老師，老板給我的這個目標(biāo)我估計實現(xiàn)不了。我會跟他說：你這樣老板就會換掉你，我教你一個辦法，如果老板給你的目標(biāo)你覺得不能實現(xiàn)，你就去跟老板說，老板這個目標(biāo)太好了，但是你能不能多給我?guī)讉€人、多給我一點預(yù)算、多給我一點支持，我會拼全力幫你把目標(biāo)實現(xiàn)。要記住，和老板之間不討論目標(biāo)，該討論的是資源，因為你并不知道老板的壓力，你并不知道他的決心，你也不知道他對未來的判斷，所以你跟他去討論目標(biāo)的基礎(chǔ)實際上是沒有的，他請你來就是讓你去實現(xiàn)目標(biāo)的。你應(yīng)該跟他討論你特別希望得到的支持是什么。對組織來說，培養(yǎng)經(jīng)理人最重要的方法就是對目標(biāo)的承諾；我們怎么能夠讓一個團(tuán)隊具有執(zhí)行力，也是對目標(biāo)的承諾。關(guān)注視頻號「花老師知識實驗室」跟花老師學(xué)習(xí)“計劃管理”，每日更新！04制定計劃，關(guān)鍵是找策略差距在認(rèn)識了計劃之后，我們再來看看到底應(yīng)該怎么制定計劃。做計劃的關(guān)鍵是找策略的差距。我們可以把目標(biāo)稱之為理想狀態(tài)，理想狀態(tài)和現(xiàn)實之間一定有一個差距，這個差距就是我們可以確定行動合理的出發(fā)點，只要行動可以縮小和消除這個差距，行動就是合理的，這就是制定計劃的關(guān)鍵。下面用例子來說明。我曾經(jīng)看到過這樣一個案例，這個案例介紹日本兒童用品進(jìn)入中國市場的計劃。20世紀(jì)90年代，日本兒童用品打算全面進(jìn)入中國市場，而在這之前并沒有在中國市場取得好的競爭位置。他們決定用3年的時間，讓日本兒童用品在中國市場獲得前10名的地位。為了這個目標(biāo)他們制定計劃。他們發(fā)現(xiàn)理想與現(xiàn)實差距非常大，在現(xiàn)實中日本兒童用品在中國沒有影響和市場優(yōu)勢，而理想目標(biāo)是進(jìn)入前10位，差距是從“0”到“10”。他們決定尋找縮小這個差距的策略點。在反復(fù)分析中國的市場情況之后，他們的選擇是以拍攝動畫片的方式進(jìn)入中國市場，一部一部日本的動畫片在中國市場播放，那些動畫片上的故事和品牌深入小孩子的心，3年后，中國兒童用品市場前10位有8個是日本產(chǎn)品。拍攝動畫片就是這個計劃的行動安排，雖然設(shè)定3年做到中國市場前10名是一個非常具有挑戰(zhàn)的目標(biāo)，但是因為尋找到縮小差距的策略點，行動的合理性保證了目標(biāo)的實現(xiàn)。所以計劃最關(guān)鍵的就是找到解決差距的策略點，圍繞著這個策略點展開資源和行動，目標(biāo)就會實現(xiàn)。我特別提醒這一點，因為大部分人制定計劃的時候，并沒有關(guān)注到這個問題，大多數(shù)人只是分解目標(biāo)，探討目標(biāo)實現(xiàn)的可能性，而沒有了解理想和現(xiàn)實之間的差距，更加沒有根據(jù)兩者之間的差距來確定行動的方向和資源的獲取。今后在做工作計劃的時候，一定不要只關(guān)注怎么樣實現(xiàn)這個目標(biāo)的安排，而是要關(guān)注目標(biāo)和現(xiàn)實有多大距離，這個距離怎么消除。管理者要和員工反復(fù)討論如何消除差距的問題，經(jīng)過反復(fù)討論就會得到可行的行動安排，計劃就可以有效地制定出來。05保證計劃有效性的三個因素大部分的情況下，人們在制定計劃的時候，往往采用先讓下面的分公司或者部門確定分公司或者本部門的計劃，再匯總到總公司來集成，之后確定計劃的方式，因此計劃的有效性就大打折扣，因為人們確定計劃的目的不同。如果考核是完成計劃就給予獎勵，分公司就會想盡辦法讓自己的計劃目標(biāo)小一些；而如果匹配資源是和計劃目標(biāo)值掛鉤，分公司就會想盡辦法提高自己的計劃目標(biāo)，不管最后是否實現(xiàn)，先獲得資源再說，因此這樣制定計劃的方式是非常錯誤的，需要糾正過來。如果要保證計劃是有效的，就需要從總公司層面確定計劃目標(biāo)以及資源安排，因此計劃一定是財務(wù)部門和計劃部門一起統(tǒng)籌來制定。所以計劃是先由財務(wù)部門確定預(yù)算，確定可以運用的資源有多少，之后再安排目標(biāo)和資源的分解，計劃最核心的部分是預(yù)算。除了預(yù)算之外，保證計劃有效性的第二個關(guān)鍵是激勵政策的安排。也就是說，在制定計劃的同時，激勵政策也需要同時確定下來。因為計劃能不能實施，取決于激勵政策是否具有足夠的吸引力，取決于激勵政策是否可以確信并能夠?qū)嵤?。但是很多企業(yè)喜歡的方式是先簽訂目標(biāo)責(zé)任書，之后再公布獎勵的辦法。我希望以后不要采用這樣的方式，希望可以在簽?zāi)繕?biāo)責(zé)任書的同時，激勵的政策和目標(biāo)責(zé)任人也同時簽訂，這樣人們在接受計劃目標(biāo)的時候，才知道為什么一定要達(dá)成這個目標(biāo)，因為達(dá)成目標(biāo)可以獲得明確的獎勵。我們要知道，激勵政策就會決定人們對這個計劃的承諾程度，所以最好在編制計劃的同時，把激勵政策制定出來，政策一定要非常清楚全面，又要穩(wěn)定和兼顧變化，這樣就可以確保計劃得以實現(xiàn)。保證計劃的有效性，有三個最重要的因素：第一，管理人員對計劃的態(tài)度非常重要。所以在下達(dá)計劃、確認(rèn)計劃的時候，不要簡單和太過隨意，而是要隆重和正式，正式地簽訂目標(biāo)責(zé)任書會從形式上給管理人員一種認(rèn)識，對待計劃也要態(tài)度認(rèn)真，要遵從。第二，不要用原來的方法解決問題。計劃為什么失效？主要是外部環(huán)境變的時候，人們還是采用原來的方法來解決問題。如果沿用原來的方法來解決問題，就會發(fā)現(xiàn)計劃失效，因為計劃的確和環(huán)境有沖突，管理者還是采用原來的方法來解決，就一定會出問題。第三，上司的支持要充分。計劃得以實現(xiàn)的前提條件是上司支持下屬去實現(xiàn)計劃，計劃的實現(xiàn)需要資源，只有上司可以解決資源的分配問題。因此，獲得上司的支持是保證計劃得以實現(xiàn)的條件，也就是計劃有效性的一個來源。06最難的挑戰(zhàn)是，計劃沒有變化快2020年的新冠肺炎疫情，讓我們措手不及。必須承認(rèn)，環(huán)境已經(jīng)完全改變，以往熟悉的條件幾乎已不存在，接踵而來的都是全新的挑戰(zhàn)。在這樣一個“計劃沒有變化快”的環(huán)境中，我們應(yīng)該怎么辦？如果遇到市場變化是真實的情形，你就要調(diào)整，不要一根筋做到底，中間有變化我們要認(rèn)。我提兩點建議：第一，季度滾動檢查，實事求是地去調(diào)整，不要怕調(diào)；第二，鼓勵那些超額完成計劃、不斷地突破計劃邊線的員工。激勵這樣的員工，這樣可以讓整個計劃能夠應(yīng)對變化。那具體應(yīng)該怎么解決“計劃沒有變化快”這個問題呢？第一，計劃要能夠包含變化。你在做2021年計劃的時候，一定要設(shè)一個應(yīng)變計劃，而且，有一部分一定是對未來或者對變化趨勢去做預(yù)測的。第二，戰(zhàn)略一定要柔性。在計劃中執(zhí)行是剛性的，但是在整體的安排當(dāng)中，一定要記住它的柔性部分。這個柔性部分是什么？就是要有一些變化的部分，要按照計劃去做，要給資源、給人。當(dāng)你放這個東西進(jìn)去的時候，你在戰(zhàn)略上會有一個柔性。第三，要學(xué)會用政策、程序和規(guī)定這三個東西。政策是決定資源分配的安排，程序是獲得資源的流程，規(guī)定是獲得資源的條件。也就是說，如果要實施計劃，首先要制定政策來分配資源，其次確定程序以保證資源得以監(jiān)控，最后做出規(guī)定以保證獲得資源的條件是存在的。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)計劃沒有變化快的時候，可以先調(diào)整計劃實施的規(guī)定，但是程序和政策不做改變。在此基礎(chǔ)上依然沒有解決問題的話，就調(diào)整程序，但是政策不能調(diào)整，讓大家可以離開你的流