企業(yè)軟件與硬件采購管理制度

企業(yè)軟件與硬件采購管理制度第一章總則為確保企業(yè)軟件與硬件采購的規(guī)范與有效性，維護企業(yè)信息化建設(shè)的順利推動，訂立本制度。本制度適用于企業(yè)內(nèi)部全部軟件與硬件采購活動，并規(guī)定了采購流程、責任分工、資金管理、合同管理、績效評估等方面的規(guī)定。第二章采購流程第一節(jié)采購需求確認各部門在使用軟件與硬件過程中，如有采購需求，應(yīng)及時向信息技術(shù)部門提出申請。信息技術(shù)部門負責審核并確認采購需求的合理性與技術(shù)支持本領(lǐng)。確認采購需求后，信息技術(shù)部門應(yīng)編制采購計劃，并報告給企業(yè)負責人。第二節(jié)供應(yīng)商選定依據(jù)采購計劃，信息技術(shù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行供應(yīng)商的調(diào)研，并撰寫調(diào)研報告。調(diào)研報告應(yīng)包含供應(yīng)商的信譽度、技術(shù)實力、售后服務(wù)等評估指標，并供應(yīng)供應(yīng)商排名建議。企業(yè)負責人依據(jù)調(diào)研報告，選定供應(yīng)商，確認擬采用的軟件與硬件品牌型號。第三節(jié)訂立招標文件若采購金額較大或涉及涉密設(shè)備，應(yīng)編制招標文件，并發(fā)布招標公告。招標文件應(yīng)包含招標公告、投標文件要求、評標標準等內(nèi)容，確保公平競爭與透亮度。招標文件應(yīng)經(jīng)企業(yè)法律顧問審核后，報企業(yè)負責人批準發(fā)布。第四節(jié)供應(yīng)商投標與評標供應(yīng)商依照招標文件要求，提交投標文件。信息技術(shù)部門組織評標專家對投標文件進行評審，并依據(jù)評審結(jié)果進行供應(yīng)商排名。對于評審結(jié)果存在爭議的情況，應(yīng)舉辦評標會議進行討論，最終確定中標供應(yīng)商。第五節(jié)合同簽訂與履約中標供應(yīng)商應(yīng)與企業(yè)簽訂正式合同，并明確合同商定的軟硬件交付時間、數(shù)量、質(zhì)量要求等。合同簽訂后，信息技術(shù)部門應(yīng)進行項目進度管理，并定期與供應(yīng)商進行項目溝通與協(xié)調(diào)。供應(yīng)商交付后，信息技術(shù)部門應(yīng)組織驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或交付不符合合同要求，應(yīng)及時提出處理要求。第六節(jié)績效評估與反饋完成采購項目后，信息技術(shù)部門應(yīng)依據(jù)合同要求，組織進行績效評估?？冃гu估應(yīng)包含軟硬件性能、使用滿意度、售后服務(wù)等方面的考核指標?？冃гu估結(jié)果應(yīng)及時反饋給供應(yīng)商，并作為后續(xù)采購決策的參考依據(jù)。第三章責任分工企業(yè)負責人：負責批準采購計劃、招標文件發(fā)布，并評審中標供應(yīng)商。信息技術(shù)部門：負責采購需求確認、供應(yīng)商調(diào)研、招標文件編制、合同簽訂、項目進度管理、績效評估等。各部門：依據(jù)實際需求提出采購申請，并搭配信息技術(shù)部門開展相關(guān)工作。供應(yīng)商：供應(yīng)軟硬件產(chǎn)品信息、參加投標、完成交付并供應(yīng)售后服務(wù)。第四章資金管理軟硬件采購所需經(jīng)費應(yīng)依照企業(yè)預(yù)算程序進行申請、審批，并依據(jù)采購計劃進行布置。采購經(jīng)費應(yīng)用于購買合規(guī)、合法的軟硬件產(chǎn)品，不得進行挪用、私分等違規(guī)操作。企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤采購支出情況，保證資金使用的合理性和透亮度。第五章合同管理合同簽訂前，企業(yè)法律顧問應(yīng)對合同進行審核，并提出合同修改建議。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、交付時間、質(zhì)量標準、保密責任等內(nèi)容。執(zhí)行合同過程中，應(yīng)記錄交付過程、驗收結(jié)果、問題反饋等相關(guān)情況。第六章附則本制度自實施之日起生效，并廢止之前訂立的相關(guān)規(guī)定