公司采購內(nèi)控管理制度全套

公司采購內(nèi)控管理制度篇一：公司采購內(nèi)控管理制度1、目的為加強采購計劃管理，規(guī)范采購工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，降低采購成本，提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。2、適用范圍適用于本公司生產(chǎn)用設(shè)備、原材料、輔助材料、生產(chǎn)用耗材等公司生產(chǎn)性物資采購過程，包括出口物資的采購。3、職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購管理制度的審批。3.2采購部負(fù)責(zé)合格供方的開發(fā)和管理，合格供方物資供應(yīng)能力應(yīng)涵蓋公司所有生產(chǎn)性物資需求；對供方在制過程和生產(chǎn)進度控制；對供方庫存的核對與控制；與供方的協(xié)調(diào)與溝通。3.2工程部和銷售部負(fù)責(zé)提供詳細(xì)的物資的圖紙或參數(shù)、材質(zhì)、規(guī)格、工藝等屬性。必要時由工程部出圖，并由銷售部門經(jīng)客戶確認(rèn)后以請購單的形式提報給采購部。3.3銷售部負(fù)責(zé)對物資樣品發(fā)出后的跟蹤和客戶反饋的記錄。3.4財務(wù)部負(fù)責(zé)對采購物資預(yù)付款和貨款的結(jié)算和給付。4、采購崗位職責(zé)4.1尋找物料供應(yīng)來源,并分析相關(guān)市場。4.2與供貨商洽談,并安排工廠參觀、建立供貨商之?dāng)?shù)據(jù)。4.3要求報價與進行議價并做出比價分析。4.4獲取所需之物料。4.5查證購進物料之?dāng)?shù)量與質(zhì)量。4.6建立采購業(yè)務(wù)進行順?biāo)焖枰當(dāng)?shù)據(jù)和合格供應(yīng)商名錄。4.7了解市場趨勢,搜集市場供給與需求價格等適時數(shù)據(jù)加以成本分析。4.8呆料與廢料之預(yù)防與處理。5、物資采購工作程序5.1采購工作流程圖5.2新供應(yīng)商開發(fā)評定工作流程圖如請購的項目在《合格供應(yīng)商名錄》中沒有找到合適的供方，需開發(fā)新供應(yīng)商。新供應(yīng)商開發(fā)評定工作流程如下圖：5.3樣品管制流程圖6、請購及其規(guī)定6.1請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。6.2《請購單》的要素完整的請購單應(yīng)包括一下要素：（1）請購的部門；（2）請購物品所屬項目；（3）請購的用途；（4）請購的物品名；（5）請購的物品數(shù)量；（6）請購的物品規(guī)格；（7）請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；（8）請購的物品的需求時間；（9）請購如有特殊需要請備注；（10）請購單填寫人；（12）采購負(fù)責(zé)人；6.3《請購單》及其提報規(guī)定（1）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由請購部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后提報工程部；（2）請購人應(yīng)及時與客戶溝通確認(rèn)圖紙參數(shù)等要素盡可能詳細(xì)地提供給工程和采購部門；（3）工程部進行審核，如需要圖紙，工程部要附上審核后的圖紙和《請購單》一起返給請購人；（4）請購部門確認(rèn)無誤后把請購單與確認(rèn)后的圖紙一起提報給采購部門；（5）請購人在提報請購單后是應(yīng)要求采購部請購單接收人簽字回執(zhí)；（6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（7）遇公司業(yè)務(wù)急需的物資，部門領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。（9）請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。6.4公司物資請購單的提報部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由工程部門提報；（2）公司銷售業(yè)務(wù)物資或樣品由銷售部門提報。6.5請購單的接收及分發(fā)規(guī)定6.5.1《請購單》的接收要點（1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審批，圖紙是否經(jīng)過確認(rèn)，有無確認(rèn)簽字；（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（3）聯(lián)系供應(yīng)商管理人員核查請購物資是否有庫存，確認(rèn)庫存數(shù)量；（4）對于不符合規(guī)定和已經(jīng)撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。6.5.2《請購單》的分發(fā)規(guī)定（1）對于《請購單》采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理；（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門，溝通變更供貨日期；（4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見。6.6采購周期的規(guī)定（1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；（2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天（3）按訂單生產(chǎn)的公司業(yè)務(wù)性物資銷售部門應(yīng)在充分考慮供應(yīng)商生產(chǎn)能力的前提下請購部門與采購部門共同制貨日期；（4）新產(chǎn)品研發(fā)及樣品采購部門應(yīng)特別注意溝通跟進確保生產(chǎn)進度和交期。（5）請購部門應(yīng)按照上述條款中規(guī)定的時間提前提報請購單，采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；（6）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；7供方開發(fā)和選擇的規(guī)定7.1采購部開發(fā)新供應(yīng)商要通過各種渠道對其進行調(diào)查摸底，通過情況匯總認(rèn)為可以進行合作，將供應(yīng)商的情況登記到《合格供方登記表》中，交由工程部進行供應(yīng)商資格評定。7.2工程部應(yīng)對選出的重點供方進行培訓(xùn)和溝通，讓對方理解我公司的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝和理念。7.3工程部對評定合格的供應(yīng)商要在《合格供方登記表》上簽字確認(rèn)，由采購部錄入《合格供應(yīng)商名錄》與《合格供方登記表》一起存檔。8樣品管制的規(guī)定8.1采購部門要及時跟蹤供應(yīng)商樣品制作的過程，遇到問題要及時反應(yīng)給銷售和工程部門，避免因各方溝通不及時造成的樣品生產(chǎn)錯誤。8.2采購部門對供應(yīng)商生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量和工期負(fù)有跟蹤和管制的責(zé)任。8.3取得樣品后采購部門要進行自檢并在《樣品評測表》簽字確認(rèn)，再與樣品實物一起提交給工程評測確認(rèn)簽字，最后交由銷售和客戶進行確認(rèn)，由采購對本單進行存檔備查。9詢價及其規(guī)定9.1詢價比價原則除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少對三家以上的供應(yīng)商進行詢價；由三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。9.2低價搜索原則：采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價；9.3詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，對請購產(chǎn)品的規(guī)格型號、產(chǎn)品工藝、及表面處理等各種信息進行了解，迅速由外行變?yōu)閮?nèi)行。遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；9.4屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類如果采購周期相差不多應(yīng)集中打包采購；對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；9.5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品，但必須與請購人進行溝通并征得同意由請購人在請購單背面進行背書簽字；9.6詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；9.7比價采購所詢問的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，并能提供三證合一的資質(zhì)證明具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；9.8比價采購應(yīng)按照《詢價對比分析表》的格式填寫完整詢價比價分析內(nèi)容與請購人進行溝通，并存檔備查；9.9在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。10比價、議價10.1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn)；10.2對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；10.3收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向請購部門領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)價格；10.4重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；10.5參考目標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進行價格及條件的進一步談判。10.6廉潔原則：（1）自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。（3）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。（5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。11比價、議價結(jié)果匯總11.1比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照《詢價對比分析表》的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；11.2如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。11.3供應(yīng)商選擇：（1）具有合法經(jīng)營主體者。（2）品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等條件良好者。（3）信譽良好者。（4）客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。12合同的簽訂及其規(guī)定。12.1合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。12.1.1合同正文應(yīng)包含的要素（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；（2）采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；（3）包裝要求；（4）合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；（5）付款方式；（6）工期；（7）質(zhì)量保證期；（8）質(zhì)量要求及規(guī)范；（9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；（10）雙方的公司信息；（11）其他約定。12.1.2合同簽訂及其規(guī)定供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同的核定條款進行處理。具體要求如下：1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照《合同范本》的格式對合同初稿進行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。并將合同原件及掃描件分別進行存檔。13付款及合同執(zhí)行13.1付款規(guī)定1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司財務(wù)中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；3）按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫（資金支出審批單）或（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。13.2合同執(zhí)行13.2.1已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進，由采購部負(fù)責(zé)人進行監(jiān)督，若采購物品（物資）無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會需求部門。13.2.2已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；13.2.3合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同；14報驗與入庫14.1報驗（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知工程部門共同進行驗收；（2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請工程部門進行質(zhì)檢、驗收；（4）工程部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具《采購物品驗收單》，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況工程部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。14.2．入庫1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；2）合同標(biāo)的物在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；3）質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具《入庫單》；5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。7）如驗收不合格的，由驗收部門通知采購部門，2日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。15、考核：凡違反本制度的人員，依照公司相關(guān)管理制度進行處罰。16、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部，自公布之日起執(zhí)行。17、本制度附件：1、《采購申請單》2、《詢價對比分析表》3、《合格供應(yīng)商名錄》4、《合格供方登記表》5、《樣品評測表》6、《合同范本》7、《入庫單》8、《采購物品驗收單》一般采購流程表：流程作業(yè)要求記錄表單責(zé)任單位/人1、物資需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實際需要填寫請購單。請購單需求部門1、采購接收請購單，直接采購或轉(zhuǎn)給工程出圖出參數(shù)，完成后附圖返回請購部門確認(rèn)，完成確認(rèn)后將資料返給采購。請購單采購員工程部請購部門1、采購人員依需求緩急，參考采購歷史記錄或供應(yīng)商所提供的資料，至少精選三家以上供應(yīng)商進行比價和議價。詢價對比分析表采購員1、以滿足需求部門所提出的性能、指標(biāo)、品質(zhì)為原則。樣品評測記錄表采購員工程部1、依優(yōu)質(zhì)低價原則進行選擇詢價對比分析表請購部門/工程部/采購員1、依據(jù)供需雙方確定的條件簽訂合同采購合同采購員1、依據(jù)合同或約定的交貨期進行跟蹤確認(rèn)，發(fā)生異常及時處理采購合同采購員1、按采購需求進行驗收，辦理入庫手續(xù)入庫單庫管員/請購部門1、庫管員按已辦妥的請購單、送貨單整理匯總2、采購員根據(jù)庫管員提供的相關(guān)資料進行對帳，到財務(wù)部辦理付款手續(xù)。3、需求部門、采購部門上報總經(jīng)理材料采購、接收及入庫情況。送貨單發(fā)票支付憑證庫管員采購員申請部門：交表日期：年月日采購類別：□設(shè)備□材料□工程□低值易耗□其他購置原因：序號產(chǎn)品名稱規(guī)格型號數(shù)量總估價交貨期備注12345678備注：申請人：部門負(fù)責(zé)人：工程部審核人：工程部負(fù)責(zé)人：財務(wù)負(fù)責(zé)人：采購員：采購申請單采購物品驗收單合同編號：序號品名規(guī)格型號單位數(shù)量驗收意見請購單號1234567采購員：驗收經(jīng)辦：驗收部門負(fù)責(zé)人：合格供應(yīng)商登記表填報日期供應(yīng)商編號公司名稱法定代表人公司地址注冊資金聯(lián)系人聯(lián)系電話傳真公司性質(zhì)公司營業(yè)范圍公司年生產(chǎn)量公司架構(gòu)：1、公司負(fù)責(zé)人2、員工人數(shù)3、公司架構(gòu)表公司設(shè)施：1、廠房及倉庫2、生產(chǎn)設(shè)備質(zhì)量系統(tǒng)：1、ISO9000證書2、質(zhì)量負(fù)責(zé)人3、產(chǎn)品合格證產(chǎn)品業(yè)績：

篇二：企業(yè)內(nèi)控采購管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范公司的物資采購業(yè)務(wù)，制定詢價、議價流程，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應(yīng)，加強公司物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。第二條本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。第三條公司的采購部門或采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購，貨比三家，同等材料質(zhì)優(yōu)、價廉、服務(wù)好者中標(biāo)。第二章采購流程第四條請購的提出1、生管部物控員依物料需要狀況、庫存數(shù)量、請購前置期等要求，每月25日前開立下月的所需物料《請購單》，包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材、輔材、工具、設(shè)備修理配件、勞動保護用品、各種日常耗材等；2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負(fù)責(zé)開立《請購單》；3、《請購單》應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核，并依請購核準(zhǔn)權(quán)限送呈相關(guān)人員批準(zhǔn)；4、《請購單》一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購部，三聯(lián)交財務(wù)部；5、交期相同的同屬一個供應(yīng)廠商之物料，請購部門應(yīng)填具在同一份《請購單》內(nèi)；6、緊急請購時，請購部門應(yīng)于《請購單》備注欄注明“緊急”字樣。第五條請購核準(zhǔn)權(quán)限1、生產(chǎn)所需原材料單筆請購金額預(yù)估在人民幣10萬元以下者，由生產(chǎn)副總核準(zhǔn)，超過此數(shù)額的，由總經(jīng)理核準(zhǔn)；2、車間需購買的機修配件、零件，價值在1000元以下的由車間主任填寫材料請購單報生管部，價值在1000-20000元的由車間主任上報生產(chǎn)副總簽字確認(rèn)后報生管部，由生管部匯總后報采購部；價值在20000元以上的由工程部統(tǒng)計、生產(chǎn)副總確認(rèn)后上報總經(jīng)理簽字后方可送采購部。3、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購，由辦公室填報《請購單》，辦公室主任批準(zhǔn)，空調(diào)、熱水器、高級家具及單件物品價格在500元以上的由總經(jīng)理核準(zhǔn)。第六條請購的撤消1、已開具《請購單》，并經(jīng)核準(zhǔn)后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈原核準(zhǔn)人，并轉(zhuǎn)送采購部，必要時應(yīng)先口頭知會采購部。2、采購部門接獲通知后，立即停止采購。3、如遇特殊情況未能及時停止采購時，采購部應(yīng)商原請購部門并妥善處理善后事宜。第七條采購方式根據(jù)本公司實際情況，公司物料采購采用以下三種方式：1、集中采購公司通用性大宗物料（水泥），以集中采購較為有利，依定時或定量之計劃進行采購；2、合約采購公司經(jīng)常使用之物料（承、插口板、卷鋼板、預(yù)應(yīng)力鋼絲、線材等），采購部應(yīng)事先選擇供應(yīng)商，確定供應(yīng)價格及交易條件，辦理合約采購，依定時或定量之方式進行采購；3、一般采購除1、2以外之零星物料，采用隨需求而采購之方式。第八條詢價、議價1、采購部采購人員接獲核準(zhǔn)后之《請購單》，除集中采購方式外，應(yīng)選擇至少三家列入公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商作為詢價對象；2、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條所限；3、如向特約供應(yīng)商采購時，應(yīng)附其報價明細(xì)表，如特約供應(yīng)商有兩家以上，則應(yīng)向其同時索要報價明細(xì)表；4、選擇詢價或采購的對象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商之順序選擇；5、供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應(yīng)商請購部門確認(rèn)；6、專業(yè)材料、用品或項目，采購部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價；7、詢價后，如有必要，采購部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進行交互議價；議價應(yīng)注意品質(zhì)、交期、服務(wù)兼顧。第九條議價原則遇以下狀況時，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商議價：1、市場價格下跌或有下跌趨勢時；2、采購頻率明顯增加時；3、本次采購數(shù)量大于前次時；4、本次報價偏高時；5、有同樣品質(zhì)、服務(wù)之供應(yīng)商提供更低價格時；6、其他有利于公司條件時第十條定價核準(zhǔn)1、采購人員詢價、議價完成后，填寫《采購詢價、議價單》（對內(nèi)使用），隨附各供應(yīng)商回傳的《采購詢價單》（對外使用），必要時附上書面說明，呈采購部經(jīng)理審核；采購部經(jīng)理審核時，認(rèn)為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價。2、單筆采購金額在1萬元以下的采購訂單，價格由采購部經(jīng)理核準(zhǔn)，確定供應(yīng)商；超過1萬元的采購訂單，其價格提交總經(jīng)理核準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。3、采用集中采購方式采購的供應(yīng)商確定，必須呈送總經(jīng)理核準(zhǔn)。第十一條訂購作業(yè)1、采購人員接獲經(jīng)核準(zhǔn)之供應(yīng)商后，應(yīng)以本公司出具《購銷合同》，或供貨商出具《購銷合同》形式向供應(yīng)商訂購物料，并以傳真形式簽字確認(rèn)。2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應(yīng)于《購銷合同》上明確注明。3、采購人員應(yīng)控制物料訂購交期，及時向供應(yīng)商跟催交貨進度。第十二條驗收與付款1、依相關(guān)檢驗與入庫規(guī)定進行驗收工作。2、依財務(wù)管理規(guī)定，辦理供應(yīng)商付款工作。第三章采購物品之品質(zhì)管理第十三條采購品質(zhì)文件資料要求物料訂購前，本公司應(yīng)提供下列文件資料，或在《購銷合同》、采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定：1、訂購物料之規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。2、產(chǎn)品技術(shù)精度、等級要求。3、各種檢驗規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格。4、所需之產(chǎn)品認(rèn)證要求或工廠品質(zhì)管理體系認(rèn)證要求。第十四條合格供應(yīng)商之選擇物料采購，除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外，均需向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件：1、經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查，列入《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商。2、提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。3、類似物料以往采購之良好記錄。第十五條品質(zhì)保證之協(xié)定物料采購，應(yīng)由供應(yīng)商承負(fù)品質(zhì)保證之責(zé)任，并在訂購前明確，本公司要求供應(yīng)商承諾下列品質(zhì)保證：1、供應(yīng)商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統(tǒng)、如ISO9000等。2、供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。3、供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗合格之記錄。4、接受本公司必要之供應(yīng)商調(diào)查。5、保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致之不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。第十六條進貨驗收之規(guī)定供應(yīng)商提供之物料，必須經(jīng)過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關(guān)驗收工作，主要包括下列幾項：1、品質(zhì)檢驗品管部依進料檢驗規(guī)定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。2、處理短損根據(jù)點收、檢驗結(jié)果，對發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時向供應(yīng)商索賠；3、退還不合格品對檢驗不合格之物料，退供應(yīng)商進行必要處理，由此造成的損失，向供應(yīng)商進行索賠；第十七條品質(zhì)糾紛處理有關(guān)采購物料發(fā)生規(guī)格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下：1、處置依據(jù)以雙方事先約定之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)作為處置依據(jù)，并于《購銷合同》上詳細(xì)說明，其中涉及交貨時間、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據(jù)。2、采購物料退貨與索賠（1）擬退回之采購物料應(yīng)由倉管員清點整理后，通知采購部。（2）采購部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點領(lǐng)取退貨品。（3）現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨，要求供應(yīng)商更換合格之物料。（4）訂制品之退貨，原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。（5）確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時，可取消訂單，另覓供應(yīng)商。（6）退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。（7）雙方事前沒有明確訂購合約時，以實際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。3、其它索賠規(guī)定1、供應(yīng)商原因造成之交貨延遲，以實際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。2、破損短少情形，由供應(yīng)商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。3、因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。4、其他原因?qū)е卤竟局畵p失，依實際損失向供應(yīng)商索賠。第四章采購交期管理第十八條采購交期管理是采購的重點之一，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達(dá)成合理生產(chǎn)成本之目標(biāo)。第十九條依供應(yīng)商評鑒辦法進行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。第二十條對托收到而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應(yīng)及時通知經(jīng)辦人，盡快查實情況。第五章付款方式第二十一條付款方式1、由采購部根據(jù)《請購單》、《采購詢價、議價單》、采購合同、進料驗收單、《入庫單》，向財務(wù)部請款。2、財務(wù)部依合同規(guī)定之給付方式，與廠商結(jié)款，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第六章采購人員工作職責(zé)第二十二條對短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購員負(fù)直接責(zé)任。第二十三條采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運作，對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任。第二十四條對采購員未能及時完成采購任務(wù)時，應(yīng)及早報告部門主管說明原因，提出相應(yīng)意見方案，采購部應(yīng)及時與請購部門溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應(yīng)匯報總經(jīng)理。第二十五條物資采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。第二十六條采購人員必須遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。第二十七條采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。第二十八條采購人員必須樹立服務(wù)意識，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。第二十九條為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)工作的能力，以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。第三十條售后服務(wù)：對于采購物資，采購部在簽訂購買合同時，要明確服務(wù)約定。1、采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導(dǎo)的，由采購部負(fù)責(zé)聯(lián)系。2、對于在使用過程中（保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下）出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由采購部在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。第七章附則第三十一條本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。第三十二條本制度自總經(jīng)理辦公會議通過之日起實施。

篇三：XX公司采購內(nèi)控管理制度為了全面加強國際公司的管理,提高企業(yè)管理水平及工作效率,使企業(yè)管理更為規(guī)范化、程序化、制度化，特制定本管理制度。本管理制度適用于國際公司機關(guān)及國外各項目部。本管理制度自發(fā)布之日起實施。本管理制度起草單位：XX公司本管理制度由XX公司負(fù)責(zé)解釋。第一章采購內(nèi)控制度的目標(biāo)一、在流程涉及的所有人員之間具有明確的職責(zé)劃分，即責(zé)權(quán)相互制衡，責(zé)權(quán)對等和統(tǒng)一。二、符合適用權(quán)限的正確的管理批準(zhǔn)方式。三、所有采購活動都符合XX公司商業(yè)道德準(zhǔn)則和其他適用的主要政策、程序、法律和法規(guī)。第二章采購組織結(jié)構(gòu)形式和授權(quán)一、采購組織結(jié)構(gòu)形式XX公司采用“直線職能制”的組織結(jié)構(gòu)。即在直線制的基礎(chǔ)上，再加上相應(yīng)的職能管理部門，幫助采購經(jīng)理決策，承擔(dān)管理的職能。二、一般授權(quán)由國際公司總經(jīng)理授予的辦理經(jīng)常性經(jīng)濟業(yè)務(wù)的權(quán)力。這種權(quán)力授予的時間較長，一旦授予，被授權(quán)人可以長期行使。一般以崗位責(zé)任制或管理文書的形式明確。(一)、采購經(jīng)理的授權(quán)范圍1、主持進出口部全面工作，在計劃部門提出物資采購計劃后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織實施，確保各項采購任務(wù)完成。2、調(diào)查研究各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，供需心中有數(shù)。指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司物資的正常采購量。3、統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容。減少不必要的開支，以有效的資金，保證最大的物資供應(yīng)。4、要熟悉和掌握公司所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途和產(chǎn)地。檢查購進物資是否符合質(zhì)量要求，對公司的物資采購和質(zhì)量要求負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5、監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實情況。6、按計劃完成各類物資的采購任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡量減少開支。7、認(rèn)真監(jiān)督檢查各采購員的采購進程及價格控制。8、在部門經(jīng)理例會上，定期匯報采購落實結(jié)果。9、每月初將上月的全部采購任務(wù)完成及未完成情況逐項列出報表，呈總經(jīng)理及財務(wù)部經(jīng)理，以便于上級領(lǐng)導(dǎo)掌握全公司的采購項目。10、督導(dǎo)采購人員在從事采購業(yè)務(wù)活動中，要遵紀(jì)守法，講信譽，不索賄，不受賄，與供貨單位建立良好的關(guān)系，在平等互利的原則下開展業(yè)務(wù)往來。11、負(fù)責(zé)部屬人員的思想、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展職業(yè)道德、外事紀(jì)律、法制觀念的教育，使所有員工適應(yīng)市場經(jīng)濟的快速發(fā)展。(二)、國際公司總經(jīng)理審批金額1、大型機器設(shè)總價在50萬以上；材料物資總價在50萬以上2、緊急采購在20萬以上3、其他大宗、重要采購及計劃外采購(三)、國際公司經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理審批權(quán)限1、計劃內(nèi)、不需招標(biāo)的設(shè)備物資(1)、直接采購的設(shè)備物資(低值易耗品、辦公用品)50萬元以下由副總在請購單、訂貨單、付款通知單上直接簽字審批。(2)、合同或訂單采購物資(小型機具、備品備件、大型設(shè)備)50萬元以下由副總在請購單、訂貨單、付款通知單、合同上直接簽字審批。注：同一項目部一次提請的所有請購單金額合計超過100萬元還需總經(jīng)理審批。2、緊急采購若發(fā)生緊急采購，總經(jīng)理無法親自審批，采購額度20萬元以內(nèi)由副總審批。3、計劃外采購一律經(jīng)總經(jīng)理簽字審批。三、特別授權(quán)1、在特殊緊急情況下，總經(jīng)理可以授權(quán)某部門負(fù)責(zé)人必要的談判權(quán)力，明確談判的范圍，可以承諾的內(nèi)容等。2、在緊急采購情況下，授予副總經(jīng)理直接審批緊急物資的采購。第三章角色與責(zé)任一、關(guān)鍵相關(guān)人員請購者(項目部及各管理部門)進出口部費用、資產(chǎn)批準(zhǔn)者供應(yīng)商付款者接受者合同管理者二、不相融職責(zé)的分離1、請購者無權(quán)批準(zhǔn)資金，無權(quán)在中國境內(nèi)不經(jīng)批準(zhǔn)獨立采購。2、批準(zhǔn)者無權(quán)申請采購，執(zhí)行訂單，接受材料物資。3、采購員無權(quán)執(zhí)行未經(jīng)事先批準(zhǔn)的請購單，接收物資和開具發(fā)票。4、采購業(yè)務(wù)的詢價崗位與確定供應(yīng)商崗位應(yīng)當(dāng)分離。5、采購合同的談判崗位與合同的審批崗位應(yīng)當(dāng)分離。6、付款人無權(quán)執(zhí)行上述任何事宜。三、采購責(zé)任1、收集市場和產(chǎn)品的相關(guān)信息：包括對施工過程的基本了解，發(fā)展?jié)撛诘墓?yīng)商以及對目前和未來供需平衡的了解。2、估計市場形勢，從質(zhì)量、服務(wù)、費用和能力方面對供應(yīng)商加以分析和評估。3、與業(yè)務(wù)人員一起，就來自每個潛在供應(yīng)商或已批準(zhǔn)供貨商的報價、服務(wù)和質(zhì)量等方面制訂采購策略，并達(dá)成合同，以減少零星訂單的數(shù)量。4、協(xié)商、準(zhǔn)備和在核準(zhǔn)授權(quán)范圍內(nèi)執(zhí)行采購訂單。5、更新供貨商名單。6、實施和監(jiān)督招標(biāo)過程。7、建立供貨商基本數(shù)據(jù)庫，向財務(wù)部門提供必要的供貨商信息。8、在下訂單之前確認(rèn)單價。第四章采購流程圖解第五章操作細(xì)則第一節(jié)請購流程一、請購主體公司的任何部門及項目都可以填寫“請購單”而提出物資或服務(wù)的采購申請。二、請購的開立、遞送1、請購經(jīng)辦人員應(yīng)依據(jù)存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參考庫存情況開立計劃內(nèi)或計劃外請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量需求日期，得到各部門授權(quán)主管的批準(zhǔn)后，送進出口部門。(請購單格式附后)2、使用者不得批準(zhǔn)他自己的請購單。3、如果員工直屬領(lǐng)導(dǎo)在海外，則需要從當(dāng)?shù)刂鞴塬@得核準(zhǔn)，如果主管在外地時還要得到直屬主管的電子郵件批準(zhǔn)。4、各項目部在提交請購單時，如是計劃內(nèi)采購，其參閱經(jīng)國際公司預(yù)算管理委員會核準(zhǔn)的“材料、設(shè)備實需統(tǒng)計表”。5.材料及設(shè)備需待試用和檢驗方能實施者，請購的項目部門應(yīng)于請購單上注明“試用檢驗”及“預(yù)定試用期限”。6.辦公用品的使用部門一般要在請購單上對采購單上對采購需要做出描述，解釋其目的和用途。請購單須由使用部門主管審批同意，并須經(jīng)資金預(yù)算的負(fù)責(zé)人員審核簽字后。7.特殊服務(wù)項目，如保險、認(rèn)證、法律和審計服務(wù)等，一般由公司最高負(fù)責(zé)人審批。三、對于請購物資的預(yù)算管理預(yù)算是公司的目標(biāo)及其資源配置和經(jīng)濟活動計劃的數(shù)量說明，并用貨幣形式進行具體的、系統(tǒng)的反映。國際公司應(yīng)當(dāng)加強采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。首先應(yīng)設(shè)置專業(yè)的計劃預(yù)算管理部門執(zhí)行計劃、預(yù)算的職能。對于預(yù)算內(nèi)采購項目，具有請購權(quán)的各項目部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算進度辦理請購手續(xù)；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)由項目部調(diào)整或追加計劃后經(jīng)國際公司全面預(yù)算委員會重新議定后才容許請購、采購。四、請購的審批(一)原則對請購單進行嚴(yán)格審批是通過請購單控制物資請購的關(guān)鍵。由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實際需要等對請購申請進行審批，不同類別的請購單由不同的主管核準(zhǔn)，不同的請購額也要由不同層次的主管核準(zhǔn)，從而明確各自的責(zé)任。(二)、核決權(quán)限1、裝飾性材料1.1請購金額預(yù)估在50萬元以下，由主管財務(wù)副總核批；1.2請購金額預(yù)估在50萬以上，由總經(jīng)理核決；2、其他設(shè)備及物資審批權(quán)限參照“裝飾性材料”3.招標(biāo)采購物資由預(yù)算委員會審定(三)進出口部門在接到各部門請購單及材料物資實需單后，應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)檢查請購書上申請項目是否與計劃相符，各明細(xì)項目是否填列齊全。審核無誤后，進出口部門主管在請購單上簽字并經(jīng)主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽字后執(zhí)行下一采購流程。第二節(jié)購買流程一、采購實施的控制1、采購數(shù)量的控制1.1審查請購數(shù)量是否在控制限額范圍內(nèi)。1.2檢查物品使用和勞務(wù)接受部門的負(fù)責(zé)人是否在請購單上簽字同意。2、采購方式的控制2.1直接采購進出口部門直接向供應(yīng)商詢價，并向最低報價單位購買，雙方不需要簽訂書面采購合同，往往是即時結(jié)清。此方式適用金額較小、無需書面比價的存貨。國際公司對低值易耗品、辦公用品類物資可采用此種購買方式。2.2比質(zhì)比價采購買方市場條件下，單位工程采購小組通常要選擇三家以上的供應(yīng)商，就質(zhì)量、價格、供貨期進行對比分析，在符合采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，選擇價格最低的供應(yīng)商。國際公司對小型工具設(shè)備、大宗物資可采用此方式。2.3訂單或合同采購根據(jù)底價的資料、市場的行情、采購數(shù)量的大小和付款期的長短，單位與供應(yīng)商就采購數(shù)量、價格、供貨期等條款達(dá)成一致，簽訂書面供貨合同，按照約定條款供應(yīng)和結(jié)算。這種方式適用于采購數(shù)個量較大、金額較大需要選擇可靠供應(yīng)商的物資。國際公司對大型設(shè)備、交通工具采用此方式。2.4招標(biāo)采購(詳見招標(biāo)文件范本)2.5緊急采購(在第節(jié)有專門論述)3、供貨對象的控制3.1進出口部門在正式填制購貨訂單前，必須向不同的供應(yīng)商索取供應(yīng)物品的質(zhì)量、價格、折扣供貨期和付款條件等資料，并據(jù)以選擇對單位最有利的供應(yīng)商。3.2對采購項目的評審(1)由進出口部門對請購單提請審議的項目進行預(yù)審和提供相關(guān)資料。(2)對請購單提請審議的項目需成立評審小組。負(fù)責(zé)對采購項目的相關(guān)資料進行分析及審議，一般包括進出口部門、項目部門、生產(chǎn)部門、紀(jì)檢部門、財務(wù)部門。評審小組成員如下：小組組長：副組長：組員：(3)評審會議召開時間。進出口部對評審項目相關(guān)資料準(zhǔn)備完畢后，即提請組長召開評審會，組長不在提請副組長召開評審會。(4)決定評審項目。包括：基本情況生產(chǎn)能力技術(shù)水平質(zhì)量認(rèn)證價格標(biāo)準(zhǔn)售后服務(wù)付款條件(5)會議決議及記錄評審會議產(chǎn)生的決議由進出口部負(fù)責(zé)記錄并落實執(zhí)行，會議記錄由參會人員簽字生效，并由進出口部保管。(6)、進出口部應(yīng)建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，健全合格供應(yīng)商資料檔案。4、采購價格的控制采購價格是公司采購控制中的核心問題國際公司根據(jù)實際情況可通過四種方式獲得采購價格。4.1招標(biāo)采購詳見“招標(biāo)文件范本”4.2定價采購在預(yù)算時，直接指定該種類的采購方式。市場物資短缺或采購數(shù)量巨大時，采用這種方式。4.3比價采購將數(shù)家廠商提供的物資的價格、質(zhì)量、供貨期等進行比較，在不影響質(zhì)量的前提下，向成本最低者采購。由進出口部門兩個人以上去執(zhí)行。辦公用品、低值易耗品4.4詢價采購采購人員選取信用可靠的廠商將采購條件講明，并詢問價格或寄詢價單請對方報價，比較后進行采購。(大型設(shè)備、機具多采用此方式)采購價格對整個采購過程來說非常關(guān)鍵。一個合適的、公允的價格可以通過以下幾個方面來實現(xiàn)：1)多渠道詢價：多方打聽市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價等。2)比價：要分析各個供應(yīng)商提供資料的性能、規(guī)格、品質(zhì)要求、用量等才能建立比價標(biāo)準(zhǔn)。3)自行估價：自己成立估價小組，由采購、技術(shù)人員、財務(wù)人員組成，估出符合品質(zhì)要求的、較為準(zhǔn)確的低價資料。4)議價：根據(jù)低價的資料、市場的行情、供應(yīng)商用料的不同、采購量的大小、付款期的長短等與供應(yīng)商議定出一個雙方能合理接受的價格。5、訂單的控制5.1要求(1)根據(jù)《合同法》以及相關(guān)法規(guī)與供應(yīng)商簽訂正式訂單。(2)預(yù)先對每份訂單進行編號，為保存、處理、檢查等提供方便。(3)訂單向供應(yīng)商發(fā)出前，必須有專人檢查該訂單是否有授權(quán)人簽字，是否有經(jīng)批準(zhǔn)后的請購單。(4)訂單的副本應(yīng)分別提交給驗收部門、財務(wù)部門，進出口部門存檔。(5)由專人復(fù)查購貨訂單的編制過程和內(nèi)容。其中尤其對價格的復(fù)查尤為重要。要將價格同過去的標(biāo)準(zhǔn)或市場平均價格相對照，以保證訂單價格的合理性。5.2控制點(1)、采購價格審核。由采購訂單之外的專門人員負(fù)責(zé)采購價格的審核，所有超過規(guī)定的價格必須要經(jīng)過單位負(fù)責(zé)人的特殊審批。(2)、合同審核。按單位審批權(quán)限的規(guī)定，不同的訂單有不同的管理層批準(zhǔn)；合同的特殊條款必須由專門的律師或法律顧問把關(guān)，以保證沒有重大紕漏。(3)、登記采購單訂單應(yīng)及時歸檔，歸檔時一并檢查已處理的訂單是否連續(xù)編號；定期匯總所有被取消和修改后的訂單，編制報表。5.3訂單格式二、設(shè)備采購管理制度1、為了保證我公司設(shè)備采購工作的順利進行，使引進工作正?；⒁?guī)范化、特制訂本制度。2、采購設(shè)備是一項重要、嚴(yán)肅的工作，各級人員必須高度重視，以嚴(yán)肅的態(tài)度進行此項工作。3、采購設(shè)備必須遵循上級主管單位及本公司的有關(guān)規(guī)定。4、采購工作必須堅持原則，秉公辦事，維護公司的利益。堅持綜合考慮“質(zhì)量、價格、交貨期、付款條件、售后服務(wù)”五個方面，要競爭，擇優(yōu)選取。5、采購工作必須根據(jù)公司制定的發(fā)展規(guī)劃和工程項目的合同額度，結(jié)合公司實際情況有計劃地進行。6、設(shè)備引進工作要在總經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進行。由總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理主持項目的招標(biāo)和談判。公司設(shè)立設(shè)備引進小組，由總工程師任組長，總工程師辦公室、進出口部、項目部、財務(wù)部具體承辦。7、設(shè)備引進項目由項目部提出，然后交引進小組審定，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由引進小組組織有關(guān)人員進行項目的招標(biāo)和談判。8、需要招標(biāo)或詢價的項目，必須通過討論確定招標(biāo)、詢價的對象。9、開標(biāo)、議標(biāo)和談判必須指定專人記錄。記錄資料必須妥善保存。10、進出口部負(fù)責(zé)編制合同書并完成其他商務(wù)事項。11、工作人員必須嚴(yán)格遵守公司的有關(guān)情報和機密。任何人不得單獨與供應(yīng)商接觸談及項目的實質(zhì)性問題，更不能向?qū)Ψ叫孤豆緮M定的標(biāo)底和談判策略，任何人不得將我方的重要信息以任何方式告知對方。12、對于違反上述規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給與相應(yīng)的處分；觸犯刑律的，交司法機關(guān)追究其刑事責(zé)任。第三節(jié)驗收流程購入商品的驗收工作一般由獨立于請購、采購和會計部門的人員擔(dān)任，這既控制了購買環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)活動，又控制了存貨的管理工作，起到了雙重控制的作用，驗收部門的控制責(zé)任主要在收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量方面，應(yīng)根據(jù)訂貨單上的數(shù)量和質(zhì)量要求獨立地檢驗收到的貨物。但根據(jù)國際公司的實際情況，一般是由項目部提出請購并驗收，其業(yè)務(wù)流程要經(jīng)歷以下環(huán)節(jié)：一、流程(一)執(zhí)行部門及人員由生產(chǎn)部門1、憑證審核收貨部門將貨物到達(dá)單位時附有的裝箱單、交貨通知單或貨運單與訂貨單與購貨合同對照，檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量等是否一致。2.數(shù)量驗收收貨部門可通過點計、過磅或測量等方法來檢查收到貨物的實際數(shù)量。檢驗的方法很多，如將送交收貨部門的購貨訂單副本中的數(shù)量資料刪去，促使收貨人獨立核算貨物的數(shù)量，防止收貨人不經(jīng)檢驗就根據(jù)訂貨單上的數(shù)量來填制收獲報告單；要求兩個收貨人同時在收發(fā)報告單上簽字，通過相互制約來防止差錯的發(fā)生。3.質(zhì)量檢驗收貨部門還應(yīng)對貨物的質(zhì)量進行檢驗，檢查商品有無損壞。在質(zhì)量檢驗過程中，對于特殊商品需要具有較高的專業(yè)知識或者必須經(jīng)過儀器或?qū)嶒灢拍苓M行的情況下，質(zhì)量檢驗就必須有質(zhì)量管理部門完成，通常采用抽樣的方法，將樣品送交專家或?qū)嶒炇遥煞治鋈藛T簽署質(zhì)量驗收意見。對質(zhì)量檢驗控制可以從以下兩個方面著手：(1)采用“封閉式”檢驗法，保證檢驗報告的真實性?！胺忾]式”檢驗就是要求進出口部門、供貨單位未經(jīng)許可不準(zhǔn)進實驗室，避免人為的因素的干擾，確保分析人員在不受外界干擾的情況下按標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗和判斷?？梢酝ㄟ^建立嚴(yán)格的實驗室進出制度來實現(xiàn)。(2)建立健全取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)。取樣必須由專業(yè)人員操作，杜絕供應(yīng)人員送樣品、倉庫人員取樣品的現(xiàn)象；取樣必須遵守規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，樣品要具有代表性。所以，應(yīng)建立嚴(yán)格的取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)。質(zhì)量檢驗合格后，由質(zhì)量檢驗人員填寫“質(zhì)量檢驗報告”作為驗收入庫的質(zhì)量依據(jù)。(3)數(shù)量和質(zhì)量確認(rèn)無誤后，收料員填制收貨單(入庫單)收料單必須由驗收員和收料員共同簽字，以明確驗收和入庫的責(zé)任。驗收合格的貨物應(yīng)送交倉庫保管。4.貨物放置將送交的貨物放在適當(dāng)?shù)牡攸c，未檢驗和已檢驗的貨物要分開放。被拒收的貨物要加以隔離并顯著標(biāo)記。對于直接由使用者接受的商品，控制程序就應(yīng)規(guī)定由使用者根據(jù)其提出的請購單和供應(yīng)商的發(fā)票來填制收貨報告單，并由部門主管簽字，使用部門直接填制領(lǐng)料單后加以使用。二、注意事項1、單位將試行驗收與入庫責(zé)任追究制度，對驗收過程中的異常現(xiàn)象，立即向有關(guān)部門報告。2、單位驗收部門應(yīng)使用順序連續(xù)的收貨驗收單記錄收貨，對無對應(yīng)請購單的貨物，不得簽收。3、如果貨物的質(zhì)量存在問題，應(yīng)按合同約定的處理，要求退貨或給與適當(dāng)?shù)恼圩?。三、收貨單格式第四?jié)付款流程一、付款控制應(yīng)遵循的法規(guī)1、《現(xiàn)金管理暫行條例》2、《支付結(jié)算辦法》3、《內(nèi)部會計控制規(guī)范—貨幣資金(試行)》二、付款控制內(nèi)容采購付款業(yè)務(wù)與采購業(yè)務(wù)密切相關(guān)，采購付款的內(nèi)部會計控制也相應(yīng)涉及采購、驗收與儲存、財會等部門。健全有效的采購付款內(nèi)部會計控制制度應(yīng)包括以下內(nèi)容。1.購貨訂單簽單批準(zhǔn)一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)根據(jù)項目部提交批準(zhǔn)的預(yù)算計劃及招標(biāo)的相關(guān)手續(xù)及時提交財務(wù)部門。2.編制驗收報告收到貨物并驗收后，應(yīng)編制驗收報告，驗收報告必須以序編號，驗收報告副本應(yīng)及時送交采購、財務(wù)部門。3.購貨單據(jù)核對收到供方發(fā)票后，應(yīng)及時送給進出口部門、進出口部門將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單急驗收發(fā)票進行比較，確定貨物種類、數(shù)量、價格折扣條件、付款金額及方式等是否相符。4.財務(wù)部門單據(jù)審核財務(wù)部門應(yīng)將收到的購貨發(fā)票、驗收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復(fù)核，檢查其真實性、合法性、合規(guī)性、完整性和正確性。5.及時支付并按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣已確認(rèn)的負(fù)債都應(yīng)按時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強同供應(yīng)商的良好關(guān)系和維持公司信用。6.應(yīng)付帳款總分類帳和明細(xì)分類賬應(yīng)付帳款總分類帳和明細(xì)分類賬按月結(jié)帳，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)查明原因進行調(diào)整。7.與供貨方核對應(yīng)付帳款按月向供貨方取得對帳單，將其與應(yīng)付帳款明細(xì)帳互相調(diào)節(jié)，若出現(xiàn)差異應(yīng)查明原因告訴供應(yīng)商。8.應(yīng)付帳款和定金的控制在商品交易中有時供應(yīng)商會要求預(yù)付貨物定金，防止毀約而造成損失。尤其是第一次發(fā)生交易，雙方互相不夠了解，互相缺乏信任的情況下，供應(yīng)商一般要求預(yù)付一部分預(yù)付款。預(yù)付款或定金應(yīng)該再簽訂供貨合同中寫明，合同沒有明確規(guī)定的不應(yīng)預(yù)付貨款或定金。定期對預(yù)付定金、預(yù)付貨款與供應(yīng)商進行核對，如有不符應(yīng)查明原因，及時處理。一旦交易發(fā)生，應(yīng)當(dāng)從供應(yīng)商的貨款中扣回預(yù)付款或定金。三、付款中的單據(jù)審核1、真實性審核即確定原始憑證本身是否虛假、是否存在偽造或者涂改等情況，核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟業(yè)務(wù)的本來面目。2、合法性審核即指審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合國家有關(guān)法律法規(guī)和會計制度的規(guī)定。如應(yīng)該開據(jù)的增值稅發(fā)票是否開據(jù)了普通發(fā)票，應(yīng)該開具發(fā)票的是否開立收據(jù)等。3、合規(guī)性審核即指審核原始發(fā)票是否符合有關(guān)規(guī)定。如是否符合預(yù)算規(guī)定、是否符合有關(guān)合同、審批權(quán)限和手續(xù)，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假等。4、完整性審核即審核原始憑證內(nèi)容是否完整，填寫的項目是否齊全，填寫方式是否正確，有關(guān)簽證是否具備等。財會部門的稽核、出納人員對于經(jīng)審核完全符合真實性、完整性、合法性要求的采購發(fā)票、請購單、訂購單、驗收單等相關(guān)憑證內(nèi)容才能付款。對于記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求有關(guān)業(yè)務(wù)人員按國家統(tǒng)一會計制度及內(nèi)部管理制度的規(guī)定更正、補充，待手續(xù)完備后，再予以辦理。第六章招投標(biāo)見獨立招投標(biāo)文件范本第七章國外采購一、目標(biāo)在保障資金安全、資產(chǎn)安全的前提下，以較低的成本支出最大限度地滿足國外施工項目的資產(chǎn)和物資的需要。二、流程細(xì)則(一)、預(yù)算與計劃國際公司的計劃部門在公司簽訂分包合同后，應(yīng)根據(jù)工程量和標(biāo)準(zhǔn)定額編制工程預(yù)算。并計提材料、設(shè)備實需計劃。然后，根據(jù)以往施工項目的實際情況，編制必須在國外采購的材料、設(shè)備、及人工實需計劃明細(xì)表。項目實施后，各項目部在國外施工時，提請的物資采購單，必須符合明細(xì)表所列的物資范圍。可分為設(shè)備類、原材料及燃料、日常生活用品、人工費等進行編制。(二)、在確定物資實需明細(xì)表后，計劃部門應(yīng)會同進出口部門對所需在國外采購與支付的所有項目進行比價與評估測算，并編制差異對比分析表，以明確國外采購與國內(nèi)價格的差異及原因。為節(jié)約成本、加強國外項目監(jiān)督管理、和日后制定標(biāo)準(zhǔn)定額建立基礎(chǔ)。(三)、進出口部門對需在國外購買的設(shè)備與物資，須盡職地篩選國外供應(yīng)商并與其進行充分的詢價、議價和談判，直至選出預(yù)備供應(yīng)商。(四)項目部實施國外采購的具體流程本流程是在國際公司建立的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)控制下的環(huán)境中進行的。1、預(yù)算計劃內(nèi)允許在國外購買的設(shè)備由項目部提交經(jīng)項目經(jīng)理簽字的國外采購請購單，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)送到生產(chǎn)部和財務(wù)部，生產(chǎn)部門對請購單所列設(shè)備是否屬預(yù)算項目及額度進行審核，審核通過后轉(zhuǎn)給生產(chǎn)副總和財務(wù)副總(授權(quán)范圍內(nèi))，批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)給財務(wù)部。財務(wù)部復(fù)核簽字手續(xù)齊備后，在網(wǎng)上向項目部發(fā)出允許付款通知單。項目部在接到付款通知后，向由進出口部門確定的國外供應(yīng)商發(fā)出訂單直至付款、驗收。設(shè)備購進后，項目部的報賬員應(yīng)先登記固定資