公司財務部作業(yè)指導手冊.doc

此文檔收集于網絡，如有侵權，請聯(lián)系網站刪除財務部作業(yè)指導手冊 版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共1頁目 錄序 號文件編號文件名稱頁碼1目錄12組織機構圖23部門簡介34核算業(yè)務流程圖45預算管理流程圖56收費業(yè)務流程圖67付款業(yè)務流程圖78審計業(yè)務流程圖89經理崗位說明書9-1010會計崗位說明書11-1211出納崗位說明書13-1412庫管員崗位說明書15-1613PY-FN-BL-001物業(yè)管理服務費用收繳管理規(guī)定17-1914PY-FN-BL-002費用支出管理規(guī)定20-2215PY-FN-BL-003庫房物資管理規(guī)定23-2716PY-FN-BL-004貨幣資金的管理制度28-3117PY-FN-BL-005實物資產管理規(guī)定32-3718文件控制清單3819記錄控制清單39-40財務部作業(yè)指導手冊 版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共1頁組織機構圖組織機構圖：財務部經理（賓至公司財務經理兼）會計（賓至公司會計兼）出納 庫管員 財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共1頁部門簡介財務部是在公司總部的領導下，貫徹執(zhí)行國家有關財務法律、法規(guī)和方針政策，依法納稅，嚴格執(zhí)行公司財務管理的各項規(guī)章制度，運用現(xiàn)代化經營管理手段，做好會計核算，為經營決策提供準確的經營數(shù)據(jù)及財務分析，接受公司總部的領導與監(jiān)督。具體負責公司的成本控制、會計核算及會計政策管理工作，保證公司會計核算政策、成本核算制度的統(tǒng)一，完成會計核算的業(yè)務職能及財務報表的編制工作，保證公司按時進行納稅申報，及時解繳稅款，并對公司的固定資產和低值易耗品管理工作進行督查，負責年度財務預算的編制及預算執(zhí)行的分析，及公司財務內部與外部的審計、評估等工作，負責公司各項管理費用的及時收繳和管理工作，以保證資金的正常流入，建立健全各類管理臺帳，按時向公司總部匯報年度財務預算的執(zhí)行情況，對相關報表進行分析，為領導決策提供參考依據(jù)，工作中不斷總結經驗，加強財務核算管理，擬定并實施與本部門工作相關的規(guī)章制度，建立本部門崗位責任制，明確職責，合理分工，保證本部門良好的工作秩序，更好地完成公司領導交辦的各項工作。財務部質量目標：錄入、編制、審核記賬憑證準確率 100% 編制會計法定報表及時率 98%以上財務部作業(yè)指導手冊 版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共1頁核算業(yè)務流程圖 財務核算錄入、審核原始憑證復核記賬憑證法定財務報表及其他外部報表公司領導審批年度打印帳簿編制財務月、季、年終財務分析報告上報集團及外部單位月度打印會計憑證整理、裝訂、歸檔、保存財務部作業(yè)指導手冊 版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共1頁預算管理流程圖公司年度綜合經營計劃 各部門編制年度綜合經營預算部門領導審批否 是財務匯總編制（修訂）預算并提出合理建議 否 是項目領導審批公司領導 審批 部門/各項目預算執(zhí)行 發(fā)現(xiàn)問題、提出改進措施預算執(zhí)行分析資產驗收入庫，填寫入庫單、編制固定資產卡片年度財務預算執(zhí)行情況上報董事會財務部作業(yè)指導手冊 版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共1頁收費業(yè)務流程圖商戶長期商戶 臨時商戶有效單據(jù)及其他催款函客戶繳費通知書收取現(xiàn)金、支票開具專用發(fā)票、收據(jù)存入銀行會計稽核財務部作業(yè)指導手冊 版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共1頁付款業(yè)務流程圖填寫請款單部門主管領導簽批 否財務審核 否 是相關領導審批 是付款 支付現(xiàn)金開具支票 否審核蓋章簽收領取財務部作業(yè)指導手冊 版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共1頁審計業(yè)務流程圖聘請會計師事務所簽訂審計業(yè)務約定書對公司全年經濟業(yè)務、財務報表及相關經濟業(yè)務進行審計配合外審業(yè)務工作出具審計報告支付審計費用財務部作業(yè)指導手冊 版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共2頁財務部經理崗位說明書職務名稱：財務部經理 所屬部門：公司財務部報告上級：公司總裁 督導下級：會計、出納定員人數(shù)： 1人 聯(lián)系部門：各項目1主要職責1.1向財務經理負責，參與公司有關經營管理政策的制定及重大經濟合同的研究和審查，統(tǒng)籌安排公司財務方面工作；1.2 遵守國家統(tǒng)一的會計制度及有關財務法律、法規(guī)，依法納稅，擬定公司財務管理、會計核算的規(guī)章制度，加強與稅務局等相關政府部門的聯(lián)系與溝通；1.3 執(zhí)行國家的工商、財會及稅務管理制度，運用法律、政策手段保護公司的合法權益，為經營決策提供準確的經營數(shù)據(jù)及財務分析；1.4 負責財務部的各項工作，協(xié)調并保證業(yè)務處理內外銜接的順暢及其準確性，檢查并監(jiān)督公司各項費用的及時收繳和管理工作，確保公司資金的正常運轉； 1.5 負責編制公司的財務預算，建立預算管理體系，及時掌握和了解財務預算的執(zhí)行情況；1.6 負責公司的日常會計核算管理工作，嚴格把關，整體控制成本，保證公司會計核算政策、成本核算制度的統(tǒng)一，及時組織編制公司財務報告，向公司總裁、項目總經理及公司總部提供各種會計數(shù)據(jù)，報告公司財務狀況和經營成果；1.7 負責對財會人員的崗位安排、工資、獎金的評定，組織財會人員的專業(yè)知識培訓，要求財務人員遵紀守法，嚴格執(zhí)行國家各項財務規(guī)章制度；1.8 指派專人管理公司預留銀行印鑒及財務專用章；1.9 負責公司的內部審計及公司年度審計工作；1.10 審核公司對外提供的會計資料，簽署職責范圍內的文件、報表、合同、協(xié)議及報銷憑證；1.11 完成公司總裁交辦的其他工作。2. 任職資格2.1學歷要求學歷：大專以上；專業(yè)：財務會計專業(yè)；財務部作業(yè)指導手冊 版本/修訂狀態(tài)：A/0第 2頁 共2頁財務部經理崗位說明書2.2相關要求： 性別：男女不限；年齡：35歲以上；能力要求：熟練掌握國家現(xiàn)行財政、稅務、財會相關的法律、法規(guī)；具有較強的財務管理能力、組織能力，協(xié)調溝通能力，業(yè)務熟練，能為企業(yè)實現(xiàn)長期穩(wěn)定的發(fā)展提供財務保證，具有開拓精神。2.3相關資歷有本集團或子公司2年以上的工作經歷，從事財務專業(yè)8年以上的工作經驗，與稅務、銀行及國家機關有良好的合作經歷，須有會計證及高級會計師職稱。2.4 特點與要求具有良好的思想品德和職業(yè)道德，能認真執(zhí)行國家財政、法規(guī)及公司有關財務制度，保證財務管理、會計核算、稅務管理工作的科學性、合理性、合規(guī)性及準確性。財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共2頁會計崗位說明書職務名稱：會計 所屬部門：公司財務部報告上級：財務部經理 督導下級：出納定員人數(shù)：1 聯(lián)系部門：各部門1主要職責1.1協(xié)助財務主管開展工作。具體負責賬務核算，根據(jù)國家法律、法規(guī)的有關規(guī)章和企業(yè)會計制度填制錄入記賬憑證，對原始憑證的有效性、合法性進行全面核對和計算，確保正確率為百分之百；1.2按照國家法律、法規(guī)和企業(yè)會計制度設置會計科目、編制會計憑證和登記會計賬簿；1.3負責編制轉賬憑證，確保數(shù)據(jù)資料的準確、及時、無誤；1.4負責編制法定財務報表，保證會計報表的正確性和合規(guī)性；1.5月末負責會計賬項的核對，保證賬賬相符、賬實相符，發(fā)現(xiàn)賬實不符時，應及時向主管會計報告，并請求查明原因，做出處理；1.6負責編制客戶物業(yè)費、水電費的繳費通知書及催款函，編制應收賬款明細情況表，定期編制應收賬款賬齡分析表；1.7作好往來賬的對賬、分析、催收工作，制定催收計劃及催收的各項措施，作好往來賬的管理工作；1.8正確計算收入、成本、費用、利潤，定期完成盤點、對賬工作，做到賬證、賬賬、賬表、賬實相符；1.9負責編報國資委、財政局、稅務局等各項外部報表；1.10負責填報季度企業(yè)所得稅，計算印花稅，審核月度營業(yè)稅和個人所得稅明細稅金的計算工作；1.11負責公司收據(jù)及發(fā)票的購買、使用、保管和繳銷手續(xù)，及時、準確的開具收入發(fā)票，編制發(fā)票領用存月報表，并負責保管發(fā)票專用章；1.12審核出納編制的銀行余額調節(jié)表，并定期和不定期對出納的庫存現(xiàn)金進行盤庫檢查；財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 2頁 共 2頁會計崗位說明書1.13正確計提固定資產折舊，督促使用部門辦理增減固定資產手續(xù)，做好固定資產的管理工作。1.14做好裝訂會計憑證，年終將全年各項財務資料收集齊全，整理立卷編制目錄，裝訂成冊；1.15熟悉電算操作系統(tǒng)，嚴格按電算化操作程序操作，保證電算系統(tǒng)正常運轉，確保有關財務數(shù)據(jù)不外泄，做好會計資料的保密工作；1.16完成財務負責人交辦的其他各項工作；2. 任職資格2.1學歷要求：學歷：大專；專業(yè)：財務會計專業(yè)；2.2相關要求：性別：男女不限；年齡：26歲以上；能力要求：管理經驗豐富，熟悉物業(yè)管理的財務核算工作，了解并掌握財務軟件操作與使用，能為企業(yè)的成本控制、費用降低提出自己的合理化建議，并加以實施。2.3相關資歷從事相關專業(yè)工作3年以上，熟悉物業(yè)管理的財務核算工作，對物業(yè)費收取及成本費用控制、會計核算有豐富的實踐經驗，中級會計師職稱。2.4 特點與工作要求具有良好的思想品德和職業(yè)道德，保證公司會計核算的及時、準確，、為財務決算報告提供準確信息，并做到對項目成本和費用的實時監(jiān)控，定期提供高質量的會計報表。財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共 2頁出納崗位說明書職務名稱：出納 所屬部門：財務部報告上級：財務經理 聯(lián)系部門：各部門定員人數(shù)：1 1主要職責1.1按照國家現(xiàn)金、銀行結算和財務有關規(guī)定，負責貨幣資金的日常管理工作，對公司資金的安全性和準確性負責；1.2嚴格遵守現(xiàn)金管理制度，認真執(zhí)行公司貨幣資金管理辦法的相關規(guī)定。對不符合規(guī)定或可能對公司造成損害的支出，必須暫緩或拒絕辦理，并報告上級領導，否則，由出納員承擔責任；1.3負責保管現(xiàn)金、銀行結算所需的財務專用章，收款憑證的管理，做到賬戶每筆款項的支付，都要經兩個人審核；1.4庫存現(xiàn)金日清日結，賬實相符；嚴格執(zhí)行庫存現(xiàn)金限額，超過部分須及時送存銀行，嚴禁坐支現(xiàn)金，不得用白條抵庫；保險柜必須亂碼，開啟密碼嚴格保密；1.5做好日常現(xiàn)金報銷、支票結算及工資、獎金等個人所得稅的計算與發(fā)放工作，負責上網填報月度營業(yè)稅和個人所得稅明細報表，并負責完成繳納工作；1.6銀行存款嚴禁透支；不得開具空白支票，如金額無法確定須寫明限額；開具支票必須印章齊全、清晰，每月12日前，對未達賬項應查明原因，及時處理，準確無誤的做好銀行余額調節(jié)表；1.7按時編制并錄入收付款記賬憑證，負責錄入固定資產卡片；結賬后，將憑證按順序粘貼保存；每年年終，將當年全部記賬憑證、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、總賬、明細賬、各類輔助賬、納稅申報表、銀行對賬單等裝訂成冊，歸檔保存；1.8及時催款，向財務負責人反饋未交款客戶的實際情況，按時編報欠款情況明細表；1.9按月編制應收、應付款明細表，及時清理往來賬戶，核銷內部借款及外部往來款；1.10負責賬戶管理和與金融機構往來票據(jù)的日常處理工作，每月5日送報工資盤，不得過早或延遲，工資情況嚴格保密；1.11負責財務部計算機硬件系統(tǒng)的維護工作，負責保險柜、財務室的安全裝置的檢查財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 2頁 共 2頁出納崗位說明書和維護；1.12不得兼管稽核、會計檔案保存和收入、費用、債權、債務賬目的登記工作；1.13負責財務部的行政管理，確保辦公室物品擺放有序，如崗位有變動，做好書面交接清單，并將有關電子文件一并交接；1.14負責做好財務資料、信息的保密工作；1.15完成財務負責人交辦的其他各項工作。2. 任職資格2.1學歷要求：學歷：大專；專業(yè)：財務會計專業(yè)；2.2相關要求：性別：男女不限；年齡：24歲以上；能力要求：熟悉物業(yè)管理的財務基礎核算工作，了解并掌握財務軟件的操作與使用，具有出納的專業(yè)能力和水平。2.3相關資歷從事相關專業(yè)工作2年以上，對物業(yè)管理收費有一定的認知和了解，從事過財務出納工作，有實踐工作經驗，須有會計證及初級會計師職稱。2.4 特點與工作要求具有良好的思想品德和職業(yè)道德，負責貨幣資金的日常管理工作，確保公司資金的安全性和準確性，按時完成財務核算的基礎工作，為公司財務決算提供準確數(shù)據(jù)。財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共2頁庫房管理員崗位說明書職務名稱：庫房管理員 所屬部門：財務部報告上級：財務經理 聯(lián)系部門：各部門定員人數(shù)： 1人 1主要職責1.1負責公司及項目所有材料、工具、備件和各類物品的出、入庫及庫存情況的管理工作，對采購物品的數(shù)量、質量負責檢查，對不合格的物品有權拒收；1.2根據(jù)公司的采購計劃和庫存結余情況，做好物料采購單的審核工作，合理確認各類材料的購買量，以保證消耗物料的及時補充，使庫存物料不短缺、不積壓、做到物盡其用，加快資金周轉；1.3嚴格物料的出、入庫檢驗，依據(jù)采購單、領料單及合同所列的內容逐項核對并審核，做到準確、無誤；1.4物料應按其規(guī)格、特性、用途規(guī)類，按照消防的有關規(guī)定擺放各類物品，統(tǒng)一編號、分架、分層、整齊擺放、防潮防霉、保持庫房環(huán)境整潔；1.5準確登記公司各類物料、工具用具及其他管理明細臺賬。每月按規(guī)定的結賬日結算，盤點庫存物資，做到賬賬、賬物、賬實、賬卡相符，月末做好與會計核對賬目工作；1.6按月編制公司各部門及各項目的物料實際領用情況表；1.7發(fā)料時，按已批準的領料單核發(fā)，及時填寫出庫單，領物人員不得擅自進入庫房提取物料，庫管員要做到服務熱情、周到；1.8做好市場調查，了解市場供貨需求和物料的價格情況；1.9做好庫存物料清查工作，對快到保質期的物品要及時與使用部門聯(lián)系，避免造成損失，對于過期或損壞的物品，要查明原因，提出處理意見，報請領導審批；1.10做好員工工服的領用及登記工作，并建立工服管理明細臺賬；1.11庫房安全必須貫徹“預防為主，防消結合”的原則，嚴格執(zhí)行國家及北京市的有關消防法規(guī)，確保庫房物料的安全，每天上、下班時對庫房必須進行全面安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題，立即報告，嚴禁無關人員入庫，庫房內不得寄存私人物料，下班要關閉電源，鎖好庫門；1.12完成領導交辦的其他各項工作。財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 2頁 共2頁庫房管理員崗位說明書2. 任職資格2.1學歷要求：學歷：高中以上；專業(yè)：財務專業(yè)優(yōu)先；2.2相關要求：性別：男女不限；年齡：25歲以上；能力要求：熟悉物業(yè)專業(yè)的庫房管理工作，具有庫房物料管理的專業(yè)能力和水平，掌握電腦并能操作與使用。2.3相關資歷從事相關工作2年以上，對庫房物料管理有一定的認知和了解，從事過庫房管理工作，有實踐工作經驗。2.4 特點與工作要求：特點：熟練操作電腦；工作要求：具有良好的思想品德和職業(yè)道德，負責物料出、入庫的核算及驗收的管理工作，確保公司庫房的安全性，按時完成財務核算所需資料，為公司財務決算提供相關準確的數(shù)據(jù)。財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共3頁物業(yè)管理服務費用收繳管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-0011.目的為了規(guī)范物業(yè)管理收費的工作程序，保證公司及時、準確地收取各項物業(yè)管理及其他相關費用。2.適用范圍本收費程序適用公司財務部。3.職責3.1 財務部負責錄入、編制收款憑據(jù)、登記商戶交納物業(yè)管理費及水、電費的各項收費臺賬；3.2 工程部負責統(tǒng)計能源費用量，準確記錄水、電費等各項表底數(shù)并及時報財務部；3.3 客戶服務部負責確認客戶繳費通知書中所列的各項內容，及時催收商戶拖欠的各項管理費用。4.工作程序4.1統(tǒng)計能源費使用情況4.1.1客戶服務部與工程部共同于每月10日到商戶處逐一查抄水、電表底數(shù)，工程部在“用戶能源統(tǒng)計表”中記錄水、電費表底及使用數(shù)，并由客服部請客戶現(xiàn)場簽字確認；4.1.2 工程部于每月15日前（遇節(jié)假日則提前進行）必須將“用戶能源統(tǒng)計表”送交財務部。填寫表格時，要求字跡清晰工整，數(shù)據(jù)真實可靠、準確無誤。4.2編制客戶繳費通知書4.2.1每月15日財務部根據(jù)工程部提供的用戶能源統(tǒng)計表、客戶服務部提供的商戶入伙內部通知單，及時、準確、完整地編制客戶繳費通知書；4.2.2 每月20日前由財務部將客戶繳費通知書的打印件送交客戶服務部；4.2.3客戶繳費通知書內容若有變化，須經客戶服務部確認，財務部在作重新調整，再次將修改后的客戶繳費通知書送交客戶服務部確認，財務部不得隨意修改客戶繳費通知書。4.3發(fā)放客戶繳費通知書4.3.1客戶服務部于25日前將加蓋財務章的客戶繳費通知書發(fā)給商戶，并請商戶在商戶繳費單接收表中簽字確認；財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 2頁 共3頁物業(yè)管理服務費用收繳管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-0014.3.2商戶如在異地的，客服助理須聯(lián)系客戶并將客戶繳費通知書傳真于客戶處或以其他有效方式送交商戶予以確認；4.3.3客戶服務部將商戶簽收的客戶繳費通知書“客戶服務部第三聯(lián)”存入檔案保存。4.4財務收費4.4.1商戶需將客戶繳費通知書中所列的各項費用及時準確、足額地交至財務部。財務人員按照收取各項費用的金額及內容，開具相應金額的稅務統(tǒng)一發(fā)票或收據(jù)；4.4.2財務部按照收費金額及內容，及時、準確登記相關的收費臺賬；4.4.3財務部與客戶服務部隨時核對物業(yè)管理費、電費、水費的實際收款情況。發(fā)現(xiàn)問題，立即進行核查解決。4.5財務部負責客戶繳費通知書“財務第二聯(lián)” 存入檔案有效保存；4.6催收物業(yè)管理各項收費4.6.1客戶服務部積極催收各項費用。對于有可能因為某種原因影響收取物業(yè)管理費用的客戶，要特別關注，及時發(fā)現(xiàn)，及時解決，以使問題在當月內得到徹底解決。重點客戶和困難較大的客戶，客戶服務部經理親自參與催收；4.6.2當月費用應于當月催收完畢，特殊原因無法完成的或部門經理無法解決的，須由客戶服務部經理上報相關主管領導進行處理；4.6.3財務部每周將本月欠費商戶的明細單提供給客戶服務部，若有問題可隨時與財務部核對；4.6.4財務部在每月底前統(tǒng)計欠費商戶明細單，同時填寫催款函并于次月5日前交由客戶服務部發(fā)放，商戶應于催款函發(fā)出日期15個工作日內繳清欠款，并在催款函中明確提示，每日將按所欠款項收取3的滯納金（滯納金的收取是從當月欠款的第一天算起）； 4.6.5第一次催款函發(fā)出后，商戶未按規(guī)定期限內繳清欠款的，財務部應填寫第二次催款函交由客戶服務部發(fā)放并催收，商戶應于第二次催款函發(fā)出日期7個工作日內將所欠款項交至財務部，同時每日將按所欠款項收取3的滯納金（根據(jù)商戶繳費的情況，客戶服務部經理有權決定減免滯納金的收?。?；財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 2頁 共3頁物業(yè)管理服務費用收繳管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-0014.6.6第二次催款函發(fā)出后，商戶未按規(guī)定期限內繳清欠款的，財務部應填寫第三次催款函交由客戶服務部發(fā)放并催收，商戶應于第三次催款函發(fā)出日期3個工作日內繳清全部欠款，同時每日將按所欠款項收取3的滯納金（根據(jù)商戶繳費情況，客戶服務部主管領導有權決定減免滯納金的收取）；4.6.7 第三次催款函發(fā)出后，客戶逾期仍未繳清欠款的，經公司領導批準后，在相關部門的配合下，對不繳納費用的商戶提起法律訟訴。5.相關文件（無）6.相關記錄6.1客戶繳費通知書 PY-FN-BL-001-R-0016.2催款函 PY-FN-BL-001-R-0026.3第二次催款函 PY-FN-BL-001-R-0036.4第三次催款函 PY-FN-BL-001-R-0046.5商戶入伙內部通知單 PY-CS-BL-001-R-0016.6商戶繳費單接收表 PY-FN-BL-001-R-005財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共3頁費用支出管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-0021.目的為了規(guī)范物業(yè)管理各項費用支出的工作程序，保證公司及時、準確地掌握和控制物業(yè)管理費及其他各項費用的支出。2.范圍本規(guī)定適用于賓至國際物業(yè)管理（北京）有限公司唐山分公司遠洋城MALL項目。3.職責3.1行政人事部：負責工資獎金各種津貼、加班費、探親車旅費、職工家屬醫(yī)藥費、臨時工、勞動保護費、養(yǎng)老保險費、醫(yī)療保險、失業(yè)保險費、職工培訓、贊助費、捐贈支出、車輛費用、低值易耗品、物料用品、零星用品的購置、印刷費、郵電費、工作服等費用的控制審核；3.2客戶服務部：負責對垃圾的運費、綠化、租擺費、街道清潔費、市政管理費、蟲控費、節(jié)日布置費等費用的控制審核；3.3工程部：負責對能源費、各項設備的維修及保養(yǎng)費、排污費、水電煤氣費、折舊費等費用的控制審核；3.4拓展部：負責對各項開拓費用的控制審核；3.5保安部：負責保安員工資及津貼、加班、值班費及保安設施、裝備、服裝等費用的控制審核；3.6財務部：對整個流通費用應負有統(tǒng)一計劃和檢查、監(jiān)督審核全部費用開支的職責。對每一筆費用的支出，應認真查看審批手續(xù)是否完備，查看是否是預算內支出。4工作程序4.1費用支出的基本原則4.1.1嚴格遵守財經法規(guī)，落實公司貨幣資金管理辦法，執(zhí)行預算管理、分項目管理相結合的原則，正確核算，節(jié)約開支；4.1.2按照計劃和審批手續(xù)用款，堅持先審核后報銷，先預算后使用的制度；4.1.3執(zhí)行國家規(guī)定的費用開支范圍和費用開支標準，嚴禁把不應列入費用的開支列入費用之內，嚴禁弄虛作假，亂擠亂攤費用，劃清資本性與收益支出界限；財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 2頁 共3頁費用支出管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-0024.1.4從提高公司和部門的經濟利益出發(fā)，不斷開拓節(jié)約費用的新途徑，努力降低和控制費用支出。4.2費用支出規(guī)定4.2.1工資及福利：遵循“按勞分配”的原則，工資水平由項目項目總經理根據(jù)聘用員工的受聘職位決定。包括：基本工資、績效工資、年終雙薪、員工制服、員工培訓及福利等；4.2.2維修保養(yǎng)費：包括各系統(tǒng)如：強電、弱電、空調、供排水、監(jiān)控、消防、通訊、電梯、排污等系統(tǒng)的保養(yǎng)，日常保養(yǎng)維修費等；4.2.3物料消耗：包括水、電、工具、材料及低值易耗品；4.2.4清潔費:包括垃圾清運費、排污費、綠植租擺、公共區(qū)域清洗等；4.2.5折舊費：包括工程設備、辦公設備、家具用具等；4.2.6管理費：包括行政人員的工資、差旅費、運輸費、保險費、租賃費、顧問費、訴訟費、稅金、土地使用費、開辦費攤銷、業(yè)務招待費、壞帳損失等；4.2.7嚴格掌握業(yè)務招待費的開支，本著“必需、合理、節(jié)約”的原則，在制度規(guī)定額度和范圍內使用；4.2.8需掌握各項零星費用的支出數(shù)量，確保各項費用支出正確無誤；4.2.9從嚴掌握維修保養(yǎng)費用控制，對每個具體管理項目，工程總監(jiān)根據(jù)維修、保養(yǎng)的規(guī)模大小編制預算，并由財務部根據(jù)項目金額大小、維修的緊迫性與公司實際承受能力來確定費用支出進度；4.2.10根據(jù)公司財產損失的賠償規(guī)定，凡屬于責任人過失造成損失的，應按責任人的過失大小賠償部分或全部損失；4.2.11公司內部一切收支，必須交財務部入帳，不允許設立小金庫。 4.3費用審批權限4.3.1各項費用開支需報經項目項目總經理審批，需填寫支票領用或現(xiàn)金報銷單，按照貨幣資金管理辦法中規(guī)定的審批程序執(zhí)行；4.3.2差旅費由部門、項目經理簽字后報項目項目總經理簽字審批，需填寫差旅費報銷單，按照貨幣資金管理辦法中規(guī)定的審批程序執(zhí)行；財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 3頁 共3頁費用支出管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-0024.3.3各項零星購置由報行政人事部購置后報項目項目總經理簽字審批，需填寫支票領用單或現(xiàn)金報銷單，按照貨幣資金管理辦法中規(guī)定的審批程序執(zhí)行；4.3.4各項辦公費用支出由部門、項目部提出經財務經理審核、公司總裁審批后給予購置報銷。需填寫支票領用單，按照貨幣資金管理辦法中規(guī)定的審批程序執(zhí)行；4.3.5低值易耗品、固定資產及其他大金額項目，由行政人事部、財務部共同負責，行政人事部填表報項目項目總經理審批后購置。需填寫支票領用單，按照貨幣資金管理辦法中規(guī)定的審批程序執(zhí)行。5. 相關文件（無）6. 相關記錄（無）財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共5頁庫房物資管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-0031.目的規(guī)范庫房管理工作，健全公司的物資管理制度，防止重復采購，物料積壓，保證庫房物品管理安全、高效、有序。2.范圍本規(guī)定適用于賓至國際物業(yè)管理（北京）有限公司唐山分公司遠洋城MALL項目。3.職責3.1庫房管理員負責物品的驗收、入庫、領用手續(xù)的辦理和庫房物品的保管；3.2庫房管理員負責登記物品的材料明細賬，檢查采購物品的質量及價格；3.3庫房管理員負責庫房物資的清查盤點及各項安全管理工作。4.工作程序4.1 行政人事部負責公司物資材料的采購工作。各部門及項目部須在每月15日前對所需的物資提出采購申請計劃。具體執(zhí)行采購控制程序；4.2物料入庫 4.2.1行政人事部須向庫房管理員提供如下材料：4.2.1.1報批的各部門及項目部的材料采購申請單；4.2.1.2供應商到位物資送貨明細單，應含數(shù)量、規(guī)格、型號、價格、供應商名稱等；4.2.1.3專項工具、儀器或有特殊要求的物資要有質檢證明及產品合格證書；4.2.1.4每月17日前由庫房管理員按最低庫存量核對材料采購申請單，簽字確認后交行政人事部。4.2.2物資入庫時，庫房管理員會同行政人事部及使用部門的專業(yè)人員依據(jù)審批后的材料采購申請單對所采購回的物料進行檢查入庫驗收，須做到數(shù)量、質量、規(guī)格型號及備件清楚；4.2.3對批量采購的數(shù)量超過10個（含10個）的物品，采取抽檢的方式進行檢驗，即從所購物品中按總數(shù)10%的比例抽檢，抽取的數(shù)量不得少于10個；對零星采購的或數(shù)量少于10個的物品按單個進行驗證；4.2.4如所到物資的規(guī)格質量不符合要求時，庫房有權拒收，不辦理入庫手續(xù)。由供財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 2頁 共5頁庫房物資管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-003貨商進行退貨或調換為符合要求的產品；4.2.5材料驗收合格后填寫入庫單。填寫內容必須齊全，需行政人事部、庫管員、申請部門相關專業(yè)使用部門主管三方簽名確認。經檢驗合格后的材料，由庫房管理員將其存放在指定地方；4.2.6公司的項目部申購物資，由供應商直接送至各項目部，由項目部的負責人及項目專業(yè)人員一同代辦驗貨，物料驗收合格后簽字確認，項目部的負責人應將供應商的送貨單及時、完整地交送到庫管員處，并準確辦理該項目的物料出、入庫手續(xù)。4.3物料出庫4.3.1庫房辦理各種物品領出，包括工程材料、辦公用品、清潔用品、保安以及其它物品物料的出庫，必須持有專業(yè)人員開具的本部門經理簽名的材料領用單。執(zhí)單到庫房領料，領料單上要有領料人、部門經理或項目主管、庫管員等相關人員的簽字；4.3.2工程材料的領用要有相應的維修工作單或工程部內部工作單，具體按報修服務管理規(guī)程執(zhí)行；4.3.3 材料領用單須將所領用的材料名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、用途填寫清楚，并在“備注”欄內寫明所領材料用途；4.3.4庫房管理員根據(jù)材料領用單所填列的內容確認無誤后發(fā)放材料，領用人在確認所領材料合格后領出，并在出庫單上簽名，領料人對不合格物品可以拒領；4.3.5屬于工程材料工具類，辦公用品用具類，領用后需登記領用記錄。屬于部門及項目領用工具需登記公用臺賬，屬于個人用工具需登記個人工具臺賬；4.3.6個人領取耐用的低值易耗品，需填寫個人保管用品使用卡，個人領用物品明細表。此表和卡一式兩份，一份部門庫管員，一份財產領用人保管，庫管員根據(jù)此表建立個人領用物品的備查臺賬；4.3.7個人保管使用的物品屬公司資產，保管者有責任和義務妥善保管、合理使用；4.3.8大型工具及用具使用后，如有損壞、丟失，確認后及時填寫低值易耗報損單，各部門經理及項目負責人簽字后到庫房辦理相關手續(xù)。當員工離職或調離工作時，憑個人用品保管使用卡，將個人工具清點后交回庫房辦理財產移交手續(xù)；262626財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 3頁 共5頁庫房物資管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-0034.3.9對于單位價值較高、可回收的工程材料，應以舊換新。維修更換后，把舊的送回庫房；4.3.10清潔用品如衛(wèi)生紙，領用時要將替換下來的空紙卷清點后交回庫房；4.3.11對于各部門及項目部使用退回的物資，庫房管理員應檢查退回的原因，如是因供應商責任造成的應立即告知行政人事部，聯(lián)系供應商，實施退貨。4.4物品報損4.4.1所領用的物品不得私自換貨、退貨，如物品有質量等問題，及時通知本部門負責人；4.4.2凡屬正常磨損、自然原因造成物料的損耗或在工作中發(fā)生意外情況而造成個人保管物品損壞的，由保管者填寫低值易耗報損單，說明原因和理由，經部門、項目經理、行政人事部、財務部審核，項目項目總經理批準后予以報廢；4.4.3如使用不當造成物品損壞或丟失，不屬于報損部分，由相關責任人負責。4.5廢品、回收物品處理4.5.1公司各部門及項目部不得私自處理廢品、可回收物品。交由庫房及行政人事部統(tǒng)一處理，所賣物品金額全部入賬；4.5.2各部門拆卸、更換后的可回收的工程材料，清點后交回庫房，登記記錄，不得私自處理。如遇特殊情況急需處理時應通知庫房及行政人事部共同處理，處理金額全部入賬；4.5.3變賣廢品收入當日上交財務部，取得收據(jù)留存?zhèn)洳椤?.6庫存物資管理4.6.1由庫房管理員負責登記各項貨物收發(fā)記錄；準確無誤錄入電腦物料管理臺賬；4.6.2所有賬冊由庫房管理員保存，未經批準不得擅自借閱他人；4.6.3庫房管理員應于每月進行實物盤點，統(tǒng)計出、入庫及損耗物料的情況，應做到賬賬相符、賬表相符、賬實相符。按時編制月度盤點表，并寫出盈虧報告及原因報財務部，庫房結賬時間為：上月17日至本月16日為一結賬周期；4.6.4庫房管理員每月20日前編制當月物料購、耗、存明細表，報送財務部進行對賬,按財務要求上報庫存報表，并適時進行調整。各類貨物要分類存放，同類貨物集中存放，財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 4頁 共5頁庫房物資管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-003不得混放，倉庫應保持清潔衛(wèi)生；4.6.5貨物存放應視貨物存放高度與方式，視其重量、體積、結構、材料而定，必須保證存貨的安全和便于領用；4.6.6庫房物品按類分區(qū)、標識清楚、擺放整齊、注明規(guī)格、型號、數(shù)量；4.6.7對庫存物品要定期檢查，妥善保管，做到日清月結；4.6.8做好庫房的防火、防盜、防潮等安全工作，嚴禁在庫房內吸煙，確保庫存物資的完好無損。4.7.工服換洗4.7.1庫房管理員負責工服的洗滌及發(fā)放管理，工服洗滌采取集中換洗，換洗時間為每天工作日早十點以前。具體執(zhí)行工服管理規(guī)定；4.7.2庫房管理員把每日需清洗的工服匯總，由洗衣公司派專人收集清點并填寫工服清洗登記表，雙方簽名確認，附在工服換洗記錄表上，留作月底結賬時作為結賬憑證；4.7.3庫房管理員根據(jù)每日工服清洗登記表項目，檢查驗收所洗工服的質量、數(shù)量，出現(xiàn)問題及時向本部門負責人及行政人事部匯報，及時反饋意見；4.7.4 依據(jù)工服清洗登記表所列項目、金額進行匯總，報財務部結算。4.8.結算4.8.1庫存物品購進并辦理驗收入庫手續(xù)后，由行政人事部負責按月度資金付款計劃申請付款憑單，財務部進行審核確認，經項目項目總經理審批后方可付款；4.8.2對公司各部門及項目部自行采購的物資，沒有按審批手續(xù)辦理而發(fā)生的采購費用，財務部有權拒絕付款。5.相關文件：5.1采購控制程序 Prmi-HR-010 5.2工服管理規(guī)定 PY-HR-BL-0135.3報修服務管理規(guī)程 PY-CS-BL-005財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 5頁 共5頁庫房物資管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-0036.相關記錄：6.1入庫單 PY-FN-BL-003-R-0016.2出庫單 PY-FN-BL-003-R-0026.3領用單 PY-FN-BL-003-R-0036.4物料購、耗、存情況表 PY-FN-BL-003-R-0046.5工具借用登記表 PY-FN-BL-003-R-0056.6個人保管用品使用卡 PY-FN-BL-003-R-0066.7個人領用物品明細表 PY-FN-BL-003-R-0076.8工服清洗登記表 PY-FN-BL-003-R-0086.9工服換洗記錄表 PY-FN-BL-003-R-0096.10低值易耗報損單 PY-FN-BL-003-R-0106.11盤點表 PY-FN-BL-003-R-0116.12維修工作單 PY-CS-BL -005-R-0036.13工程部內部工作單 PY-CS-BL -005-R-0026.14材料采購申請單 Prmi-HR-010-R-001財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 1頁 共4頁貨幣資金管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-0041.目的目的是為加強貨幣資金管理，規(guī)范公司物業(yè)管理的經濟活動行為，適應企業(yè)發(fā)展的需要，確保公司資金的安全，根據(jù)國家有關法律、法規(guī)規(guī)定，結合公司實際情況，特制定本管理規(guī)定。2.范圍本規(guī)定適用于賓至國際物業(yè)管理（北京）有限公司唐山分公司遠洋城MALL項目3.職責3.1負責公司本部及項目部的貨幣資金管理；3.2負責貨幣資金收支各項經濟業(yè)務的合法性、合規(guī)性。 4.工作程序4.1現(xiàn)金使用及報銷4.1.1使用現(xiàn)金執(zhí)行現(xiàn)金管理暫行條例，用現(xiàn)金從事交易的只能在以下范圍內進行:4.1.1.1支付職工個人的工資、津貼、獎金、福利費、醫(yī)藥費、差旅費及各種補貼、補助費和其他個人勞動報酬以及國家規(guī)定對個人的其他支出；4.1.1.2向個人收購農副產品和其他物資的價款；4.1.1.3出差人員必須隨身攜帶的差旅費；4.1.1.4支付銀行結算起點(1000元)以下的零星開支；4.1.1.5中國人民銀行確定需要支付現(xiàn)金的其他支出。除此之外，應通過銀行轉賬，不得支付現(xiàn)金。4.1.2現(xiàn)金管理：4.1.2.1收入現(xiàn)金主要途徑：從業(yè)戶、房屋使用人處收取轉賬起點以下的小額物業(yè)管理費、租金、保潔費、保安費、保綠費、停車費、各種國家規(guī)定允許收取的手續(xù)費，以及房屋設備運行費、能耗費、各項規(guī)定代收代付費、租賃押金等；4.1.2.2公司現(xiàn)金日庫存限額為人民幣伍仟元的庫存限額（￥5,000），超限額部分應于當日送存指定銀行，庫存現(xiàn)金低于限額時，可向銀行提取現(xiàn)金，補足現(xiàn)金；財務部作業(yè)指導手冊版本/修訂狀態(tài)：A/0第 2頁 共4頁貨幣資金管理規(guī)定編號：PY-FN-BL-0044.1.2.3公司各部門的各管理項目不準用白條頂替現(xiàn)金；不準私設小金庫，一切收入款項應交財務部門不得自行支配；4.1.2.4任何部門和個人不準以任何方式挪用、套取現(xiàn)金，不能將公司的現(xiàn)金收入以個人或其他的方式儲蓄，不準利用銀行賬戶代替其他單位或個人存入或支取現(xiàn)金。4.1.3因公借款4.1.3.1因公外出人員如需借支差旅費，應如實填寫借款憑單，由經辦部門負責人、行政主管領導、財務經理、項目項目項目總經理、公司總裁簽字批準，借款5000元以上的需公司總裁簽批方可支出；出差結束后五日內到財務部辦理報銷手續(xù)，剩余借款如數(shù)歸還；4.1.3.2因工作需要，需借備用金臨時周轉的，應填寫借款憑單，由經辦部門負責人、行政主管領導、財務經理、項目項目項目總經理、公司總裁簽字批準方可支出；但總金額不能超過3000元，此項借款必須在5天內辦理報銷手續(xù)。 4.1.4現(xiàn)金報銷4.1.4.1報銷現(xiàn)金時應如實填寫現(xiàn)金報銷單，列明日期、報銷內容、報銷金額（大小寫金額要相符）、附件張數(shù)；4.1.4.2作為現(xiàn)金報銷的原始發(fā)票，必須是由稅務局統(tǒng)一監(jiān)制的符合國家