2023-2024學年《辦公室管理》模擬試卷及答案解析

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2023-2024學年《辦公室管理》模擬試卷及答案解析

簡答題

1.簡述辦公室的普遍含義。

(1)辦公室是泛指一切機關(guān)、學校、企業(yè)等單位辦理行政性事務(wù)的辦公場所。

(2)辦公室是機關(guān)企事業(yè)單位正常運行不可或缺的機構(gòu)。

(3)辦公室是組織內(nèi)部辦文、辦公、辦事、辦會的主要平臺。

2.簡述辦公室的主要特點。

(1)輔助性(2)綜合性(3)服務(wù)性

3.談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。

(1)辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務(wù)；要“參”到點子上、“謀”到

關(guān)鍵處、注重諫言技巧。

(2)辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領(lǐng)導”或副職的

位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領(lǐng)導，于公于己都不利；三是出“饃主意”，幫

倒忙，給工作帶來損失，造成被動局面。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏

實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導。

4.簡述常用辦公設(shè)備使用規(guī)范。

(1)必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。

(2)必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的。

⑶注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。

(4)未經(jīng)上司允準，任何人嚴禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。

(5)辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃,相對濕度為20%至85%,過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距

設(shè)備5米左右有效影響距離。

(6)如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。

5.簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。

(1)儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全。

(2)儲藏需要的面積取決于單位的大小。

(3)合理擺放。例如在柜中和儲藏室放置物品，必須清楚地加標簽，以迅速找到物品和表明新物品應(yīng)放置的地方，

新物品置于舊物品的下面或后面等。

(4)儲藏辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便容易找到。

(5)辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導致紙張不能正常的送入打印機或復(fù)

印機中。

6.簡述調(diào)查研究的三個階段及其主要任務(wù)。

(1)準備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求。

(2)實施階段，主要包括確定調(diào)查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果。

(3)完成階段，主要是撰寫調(diào)研報告。

7.簡述辦公室督查工作的方式。

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(1)現(xiàn)場督查(2)會議督查(3)書面督查(4)電話督查(5)互聯(lián)網(wǎng)督查

8.簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。

(1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。

(2)按照由遠及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。

9.簡述剪彩儀式需要準備的材料及其程序。

(1)剪彩的準備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。(5分)

(2)剪彩的程序：請來賓就位一宣布儀式正式開始一奏國歌一進行發(fā)言一進行剪彩一進

行參觀。(5分)

10.簡述第三代時間管理的ABCD法則及其內(nèi)容。

第三代時間優(yōu)先級管理，講求優(yōu)先順序的觀念，即把要做的事情區(qū)分輕重緩急，又叫

ABCD法則。

A.重要且緊急一一必須立刻做。

B.緊急但不重要(如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你，有人突然打電話請你吃飯

等)一一只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。

C.重要但不緊急(如學習、做計劃、與人談心、體檢等)一一只要是沒有第一類事的壓

力，就應(yīng)該將其當成緊急的事去做，不要拖延。

D.既不緊急也不重要(如娛樂、消遣等)一一有閑工夫再說。

11.衡量會議質(zhì)量的會前主要標準有哪些？

(1)會議是否確有召開的客觀必要性；

(2)會議目的和會議風氣是否端正；

(3)會議時機是否已經(jīng)成熟；

(4)會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位；

(5)各項準備工作是否已經(jīng)準備充分，包括軟件和硬件。

12.簡述會議的積極作用。

(1)交流信息，互通情報；

(2)發(fā)揚民主，科學決策；

(3)增強友誼，促進團結(jié)；

(4)統(tǒng)一認識，協(xié)調(diào)行動；

(5)帶動消費，促進經(jīng)濟。

13.簡述會務(wù)管理中對會務(wù)工作人員的要求。

(1)會前的最后檢查(工作認真負責、細心、耐心)；

(2)組織簽到和登記(任勞任怨，能連續(xù)作戰(zhàn))；

(3)做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)(溝通協(xié)調(diào)能力強)；

(4)會議記錄與保密(業(yè)務(wù)素質(zhì)強，有原則)；

(5)會議后勤保障(服從分配，具有協(xié)作意識)。

14.簡述制作會議證件的注意事項。

(1)重要的大中型會議，會議證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、與會

者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。

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(2)重要的、具有保密性質(zhì)的會議要在會議證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章。

(3)會議證件的形式應(yīng)反映出會議的內(nèi)容，設(shè)計要盡量經(jīng)濟實用、美觀大方。

(4)大型會議應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務(wù)人員等不同身份參

加者的會議證件的樣式。

(5)應(yīng)注意根據(jù)單位不同的文化理念設(shè)計會議證件和姓名卡片。

15.簡要回答公文寫作的五部曲。

第一步，領(lǐng)悟領(lǐng)導意圖：要求：準確、全面、提煉。增加“貼近度”。

第二步，站在領(lǐng)導角度考慮問題。

第三步，把握常用思維方法：模式化思維；對象化思維；辯證思維；散點思維；求同存異思維。

第四步，牢記擬寫公文要素及要求

第五步，符合國家公文格式標準

16.簡要回答起草請示的“五步棋”。

(1)因為什么請示一一對于原因、目的的說明。

(2)請示什么問題一一提出請示的主題內(nèi)容。

(3)怎樣解決問題一一提出解決問題的建議或方案。

(4)請求上級回復(fù)一一結(jié)尾用語的使用。

(5)有無附件需要說明一一根據(jù)需要確定附件的使用與否。

17.簡述公文校對工作要求。

(1)校正、補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等；

(2)解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題；

(3)進一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領(lǐng)導人或撰稿人處理；

(4)需要使用標準校對符號；

(5)對于重要的或者大量印制的公文，應(yīng)實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯。

18.簡述電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。

(1)創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。

(2)辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。

(3)交換：按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞。

(4)歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。

(5)銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。

19.簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。

(1)三大構(gòu)成要素是主體：社會組織；客體：公眾；手段：傳播途徑

(2)公共關(guān)系原則：公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創(chuàng)新；整體統(tǒng)一

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設(shè)計題

幾位領(lǐng)導同時布置任務(wù)怎么辦？

X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管

經(jīng)濟工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市場經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只

想到完成徐市長布置的任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面

對兩位領(lǐng)導幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。

請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。

答：（1）辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導（政務(wù)）服務(wù)，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而

是應(yīng)當承擔下來。

（2）李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。

（3）李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。

（4）他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查

找人員的名字講一下。

2.設(shè)計一份A4打印用紙庫存控制卡。庫存參考號為C3,最大庫存量為120令，最小庫存量為20令，再訂貨量為

35令。一令為500頁。

庫存參考號C3

項目A4打印用紙最大庫存量120令

最小庫存量20令

單位令（1令=500頁）再訂貨量35令

日期接收發(fā)放

接收數(shù)量發(fā)票號供應(yīng)商發(fā)放數(shù)量申請?zhí)杺€人/部門余額

2.設(shè)計一份開業(yè)典禮的籌備工作流程。

開業(yè)典禮籌備工作的流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作（可運用傳播媒介在報紙、電

臺、電視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示）一要做好來賓邀請工作一發(fā)放請柬一

現(xiàn)場的布置一準備開幕詞、致答詞一要做好接待服務(wù)工作一要做好禮品饋贈工作一擬定典禮

程序一做好各種物質(zhì)的準備工作。

3.設(shè)計一份新聞發(fā)布會的籌備流程。

主題的確定T時間的選擇T地點的確定T人員的安排T材料的準備T發(fā)送請柬T準備胸卡和名簽T準備好視聽設(shè)

備T制定預(yù)算計劃。

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二、設(shè)計題

1.設(shè)計一份電話記錄表。

電話記錄表

來電人姓名：單位部門：

職務(wù)：電話號碼：

來電時間年月日時分

來電人地點：

通話地點

受話人地點：

1.

通話要點

2.

3.

結(jié)束時間年月日時分

1.交由進行處理

處理要點2請.盡快回電

3.約定