歷史資料管理與檔案歸檔制度

歷史資料管理與檔案歸檔制度1.目的與適用范圍本制度目的在于規(guī)范醫(yī)院歷史資料及檔案的管理與歸檔工作，確保歷史資料的安全性、完整性和易查性，適用于全部醫(yī)院相關部門和人員。2.定義與縮寫歷史資料：指醫(yī)院過去發(fā)生的與其經(jīng)營活動有關的紙質或電子記錄、報告、事務處理文件等。檔案：指醫(yī)院歷史資料的正式歸檔料子，包含紙質檔案和電子檔案。檔案管理員：指被醫(yī)院委派負責歷史資料管理和檔案歸檔的專職人員或責任人。3.歷史資料管理3.1歷史資料的收集與整理每個部門應建立規(guī)范的歷史資料收集制度，負責收集與部門工作相關的歷史資料。收集的歷史資料應及時整理、分類、編號和歸檔。3.2歷史資料的保管與存儲紙質歷史資料應妥當保管，避開受潮、受熱、受鼠蟻侵害等損壞。電子歷史資料應定期備份，并儲存在安全可靠的網(wǎng)絡或服務器上。對于特殊保密的歷史資料，應采取額外的安全措施，如設置訪問權限、加密存儲等。3.3歷史資料的索引與檢索每個部門應建立歷史資料索引系統(tǒng)，確保歷史資料的易查性。檔案管理員應負責建立和更新索引系統(tǒng)，并引導相關人員正確使用。3.4歷史資料的銷毀不再需要保存的歷史資料應依照規(guī)定的時間進行銷毀，銷毀過程應有監(jiān)督人員在場，并留有銷毀記錄。特殊保密的歷史資料應依照保密要求進行銷毀，銷毀過程應保證資料不被泄露。3.5歷史資料的利用與傳承歷史資料的利用應遵守相關法律法規(guī)和醫(yī)院規(guī)定，不得用于非法用途。醫(yī)院應加強對歷史資料的宣傳和傳承工作，提高員工對醫(yī)院發(fā)展歷程的了解和認同。4.檔案歸檔制度4.1檔案分級管理依據(jù)醫(yī)院業(yè)務特點和需要，將檔案劃分為不同級別，明確各級檔案的管理權限和保密要求。4.2檔案傳遞與移交檔案管理員應依據(jù)工作需要，及時進行檔案的傳遞和移交，確保后續(xù)工作的順利進行。檔案傳遞和移交應依照規(guī)定的程序進行，并填寫相關移交記錄。4.3檔案借閱與歸還借閱檔案需填寫借閱申請表，并經(jīng)主管部門批準后方可借閱。被借閱的檔案應妥當保管，并在規(guī)定時間內歸還，逾期需經(jīng)正當理由說明并延期借閱。4.4檔案安全與防損檔案管理員應對檔案進行定期檢查，確保其安全完好。在檔案使用過程中，應注意防止遺失、破損和損毀，如有發(fā)現(xiàn)應及時報告檔案管理員并進行修復或增補。5.監(jiān)督與評估5.1監(jiān)督機制醫(yī)院應建立相應的監(jiān)督機制，確保歷史資料管理與檔案歸檔工作的有效執(zhí)行。5.2評估與改進醫(yī)院應定期對歷史資料管理與檔案歸檔制度進行評估，并依據(jù)評估結果進行相應的改進和完善。6.附則本制度的解釋權歸醫(yī)院全部，有關部門和人員應依照制度執(zhí)行，不得有個人私自修改或解釋。對于違反本制度的行為，將依據(jù)醫(yī)院相關管理規(guī)定進行相應的紀律處分。以上為醫(yī)院歷史資料管理與檔案歸檔制度的內容