生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 科學(xué)研究（HJ 8.1-2022代替 HJ-T 8.1-94）

HJ8.1—2022

目次

前言.................................................................................................................................................................ii

1適用范圍........................................................................................................................................................1

2規(guī)范性引用文件.............................................................................................................................................1

3術(shù)語(yǔ)和定義....................................................................................................................................................1

4基本要求........................................................................................................................................................2

5文件材料的形成與積累.................................................................................................................................2

6文件材料的整理.............................................................................................................................................3

7文件材料的歸檔.............................................................................................................................................5

8檔案的管理....................................................................................................................................................6

9檔案的開(kāi)發(fā)與利用.........................................................................................................................................7

附錄A（規(guī)范性附錄）生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究文件材料歸檔范圍...................................................................9

附錄B（資料性附錄）生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究文件材料積累袋（盒）封面格式.........................................11

附錄C（資料性附錄）實(shí)驗(yàn)記錄本格式.....................................................................................................12

附錄D（資料性附錄）案卷編目式樣.........................................................................................................16

附錄E（資料性附錄）生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究案卷移交清單格式.................................................................21

附錄F（資料性附錄）生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)格式..................................................................22

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前言

為貫徹《中華人民共和國(guó)環(huán)境保護(hù)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》，提高生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案管理

水平，促進(jìn)科學(xué)研究檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，充分發(fā)揮生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案在生態(tài)環(huán)境保

護(hù)事業(yè)中的價(jià)值，制定本標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究工作中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件材料的形成與積累、整理、歸

檔及檔案的管理、開(kāi)發(fā)與利用等全過(guò)程有關(guān)要求。

本標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范科學(xué)研究》（HJ/T8.1—94）的修訂。

本標(biāo)準(zhǔn)首次發(fā)布于1994年，本次為第一次修訂。本次修訂的主要內(nèi)容有：

——標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)調(diào)整為《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范科學(xué)研究》；

——修訂了標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍、術(shù)語(yǔ)和定義；

——增加了規(guī)范性引用文件、基本要求、檔案的編號(hào)示例；

——增加了科學(xué)研究電子文件材料形成與積累、整理、歸檔和檔案管理的有關(guān)內(nèi)容；

——增加了照片、數(shù)碼照片整理的要求；

——補(bǔ)充和完善了科學(xué)研究檔案歸檔范圍。

本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A為規(guī)范性附錄，附錄B～附錄F為資料性附錄。

自本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施之日起，《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范科學(xué)研究》（HJ/T8.1—94）廢止。

本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部辦公廳、法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)司組織制訂。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草單位：生態(tài)環(huán)境部華南環(huán)境科學(xué)研究所。

本標(biāo)準(zhǔn)生態(tài)環(huán)境部2022年8月21日批準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)自2022年10月1日起實(shí)施。

本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部解釋。

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生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范科學(xué)研究

1適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究工作中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件材料的形成與積累、

整理、歸檔及檔案的管理、開(kāi)發(fā)與利用等全過(guò)程有關(guān)要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)及其所屬單位的科學(xué)研究檔案管理工作。其他部門(mén)、

單位的生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

本標(biāo)準(zhǔn)引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用

于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

HJ9生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則

DA/T2科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范

DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T38檔案級(jí)可錄類(lèi)光盤(pán)CD-R、DVD-R、DVD+R技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T62錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局、中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部令第15號(hào)）

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

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3.1

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究文件材料ecologicalandenvironmentalscientificresearch

documents

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究項(xiàng)目（含課題，以下簡(jiǎn)稱(chēng)科研項(xiàng)目）在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過(guò)程管

理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過(guò)程中直接形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、

視頻等各種形式和載體的記錄，以下簡(jiǎn)稱(chēng)文件材料。

3.2

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案ecologicalandenvironmentalscientificresearchrecords

具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物，以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔

案。

4基本要求

4.1承擔(dān)和參與科研項(xiàng)目的有關(guān)單位應(yīng)建立健全生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案工作規(guī)章制度，在人

員、庫(kù)房、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等方面給予保障，將檔案工作要求納入科研管理制度和工作流程，與

科研項(xiàng)目工作同部署、同實(shí)施、同檢查。

4.2科研項(xiàng)目承擔(dān)單位（含牽頭承擔(dān)單位）對(duì)所承擔(dān)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總責(zé)，對(duì)科研項(xiàng)

目參加單位（含外協(xié)單位）提出文件材料歸檔及檔案管理要求，明確科研項(xiàng)目參加單位檔案

管理任務(wù)及檔案最終歸屬與流向。科研項(xiàng)目參加單位按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及科研項(xiàng)目承擔(dān)單位

的要求，做好本單位相關(guān)文件材料收集、整理、歸檔及檔案保管、統(tǒng)計(jì)、處置、開(kāi)發(fā)、利用

等工作。

4.3科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收或中止時(shí)，各單位應(yīng)當(dāng)按照分類(lèi)分級(jí)管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對(duì)檔

案進(jìn)行審查或驗(yàn)收。

4.4科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件材料的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，由

科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、審核，按檔案管理要求及時(shí)歸檔。

4.5科研人員工作變動(dòng)時(shí)，必須做好文件材料的清理交接工作。

4.6科研項(xiàng)目承擔(dān)單位和參與單位檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案部門(mén)）

負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理，對(duì)本單位文件材料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指

導(dǎo)。

4.7涉密文件材料、檔案管理及開(kāi)發(fā)與利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。

5文件材料的形成與積累

5.1科研人員應(yīng)及時(shí)完成文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物的積累，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)

人根據(jù)歸檔范圍（包括但不限于附錄A）及時(shí)收集文件材料。

5.2文件材料形成時(shí)，應(yīng)采用耐久、可靠、能滿(mǎn)足長(zhǎng)期保存需求的記錄載體和記錄方式。

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5.3文件材料應(yīng)使用規(guī)格統(tǒng)一的文件袋（盒）與實(shí)驗(yàn)記錄本進(jìn)行積累，文件材料積累袋（盒）

封面格式參見(jiàn)附錄B、實(shí)驗(yàn)記錄本格式參見(jiàn)附錄C。

5.4文件材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。

5.5應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過(guò)程中完成電子文件的收集。聲像類(lèi)電子文件，單臺(tái)

計(jì)算機(jī)經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)或由科研人員手工

完成積累，確保電子文件及其組件齊全、完整，元數(shù)據(jù)規(guī)范。

5.6電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，以便信息共享和

長(zhǎng)期保存。以專(zhuān)有格式存儲(chǔ)的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式，不能轉(zhuǎn)換為通用格式時(shí)應(yīng)

同時(shí)收集專(zhuān)用軟件、技術(shù)資料、操作手冊(cè)等。

5.7聲像文件材料應(yīng)客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要內(nèi)容、人物和場(chǎng)景等，畫(huà)面完整、端

正，聲音和影像清晰。照片應(yīng)采用JPG、TIF文件格式，大小宜在3MB～10MB之間，分辨

率不得低于1200萬(wàn)像素。視頻應(yīng)采用MPEG-2、MP4、FLV、AVI、MOV等數(shù)字圖像編碼格

式，分辨率不得小于1080P。音頻應(yīng)采用MP3、WAV等格式，采樣率應(yīng)為雙聲道48kHz，采

樣精度不應(yīng)低于16bit。珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。

6文件材料的整理

6.1整理的原則和要求

6.1.1文件材料的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持案卷的成套、系統(tǒng)性，確保案卷內(nèi)

文件材料的有機(jī)聯(lián)系性，便于檔案的保管和利用，具體參照DA/T2、GB/T11822進(jìn)行整理。

6.1.2科研項(xiàng)目完成或中止后，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人對(duì)所形成的文件材料按立項(xiàng)論證、

研究實(shí)施及過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等科研工作階段進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成

一個(gè)或若干個(gè)案卷。

6.1.3標(biāo)本、樣本等實(shí)物應(yīng)當(dāng)依據(jù)其本身特點(diǎn)，參照各單位相關(guān)管理要求進(jìn)行整理。

6.2價(jià)值鑒定與密級(jí)

6.2.1根據(jù)科研項(xiàng)目性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性進(jìn)行價(jià)值鑒定，科研項(xiàng)目可分為重大、重要和一般

級(jí)。重大科研項(xiàng)目保管期限為永久，重要科研項(xiàng)目保管期限為定期30年，一般科研項(xiàng)目保管

期限為定期10年。

a）重大科研項(xiàng)目

國(guó)家級(jí)科研項(xiàng)目以及重要的國(guó)際合作項(xiàng)目；獲得國(guó)家級(jí)、省部級(jí)科技成果獎(jiǎng)項(xiàng)目；其他

有重大價(jià)值和歷史意義的科研項(xiàng)目。

b）重要科研項(xiàng)目

國(guó)家各部門(mén)和?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）批準(zhǔn)立項(xiàng)的科研項(xiàng)目以及一般國(guó)際合作項(xiàng)目；其他

有重要價(jià)值和歷史意義的科研項(xiàng)目。

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c）一般科研項(xiàng)目

除上述兩級(jí)以外的一般性研究項(xiàng)目。

6.2.2涉密文件材料的密級(jí)及保密期限照實(shí)標(biāo)注。工作秘密按照科研項(xiàng)目實(shí)際需要進(jìn)行標(biāo)注。

6.3文件材料的整理

6.3.1文件材料宜按時(shí)間（階段）結(jié)合問(wèn)題或重要程度進(jìn)行組卷。按工作階段進(jìn)行案卷或卷

內(nèi)文件排列。

6.3.2對(duì)案卷內(nèi)文件材料進(jìn)行排序時(shí)，一般依據(jù)性材料、成果性材料在前，原始材料在后；

文字材料在前，圖樣在后，圖樣按目錄或圖號(hào)排列；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制

件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后，中文文

本在前，外文文本在后。

6.3.3檔案的編號(hào)按照各單位分類(lèi)方案給定，一般由全宗號(hào)、目錄號(hào)（或分類(lèi)號(hào)或項(xiàng)目號(hào)）、

案卷號(hào)構(gòu)成。示例如下：

XXXX-XX（或XXXX或XXXX）-XXX

案卷號(hào)（案卷排列順序）

項(xiàng)目號(hào)（根據(jù)科研項(xiàng)目的代字或代號(hào)確定）

分類(lèi)號(hào)（分類(lèi)方案設(shè)定的類(lèi)別代號(hào)）

目錄號(hào)（案卷所屬目錄代碼）

全宗號(hào)

6.3.4卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)件號(hào)及頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷卷內(nèi)單面書(shū)寫(xiě)的文件

材料應(yīng)在有效書(shū)寫(xiě)內(nèi)容頁(yè)面的右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料，正面在右下角、背面

在左下角編號(hào)，頁(yè)號(hào)均從1開(kāi)始；不裝訂的案卷，以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，已有頁(yè)號(hào)的文件可

不再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，應(yīng)逐件在每份文件的首頁(yè)上方空白處加蓋檔號(hào)章。卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)

備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

6.3.5案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式。案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地反映

卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，主要包括科研項(xiàng)目名稱(chēng)或代字、階段名稱(chēng)、文件類(lèi)型名稱(chēng)等，體式一致，

文字簡(jiǎn)練，使用簡(jiǎn)稱(chēng)應(yīng)通用易懂，并用可以永久保存的方式書(shū)寫(xiě)或打印，字跡要工整清晰。

案卷封面格式參見(jiàn)附錄D中的圖D.1。

6.3.6按規(guī)定的格式填寫(xiě)案卷及卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。

卷內(nèi)文件題名不應(yīng)隨意更改或簡(jiǎn)化，沒(méi)有題名的應(yīng)擬寫(xiě)題名；有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)擬

寫(xiě)補(bǔ)充完善；沒(méi)有責(zé)任者及時(shí)間的文件要進(jìn)行考證。檔案著錄參照HJ9有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。案卷

目錄格式參見(jiàn)附錄D中的圖D.2，卷內(nèi)目錄格式參見(jiàn)附錄D中的圖D.3。

6.3.7有關(guān)文件材料的情況說(shuō)明應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在卷內(nèi)備考表內(nèi)，規(guī)范填寫(xiě)立卷人、檢查人的姓

名及時(shí)間。備考表應(yīng)置卷尾，備考表格式參見(jiàn)附錄D中的圖D.4。

6.3.8卷內(nèi)文件材料應(yīng)去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按

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裝裱要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。

6.3.9案卷可整卷裝訂或以件為單位裝訂，以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁(yè)空白處加蓋

檔號(hào)章，裝訂方法參見(jiàn)DA/T69。卷內(nèi)不同尺寸的文件材料應(yīng)在不影響日后使用效果的前提下

折疊為統(tǒng)一幅面，圖紙折疊方法參見(jiàn)GB/T10609.3。

6.3.10紙質(zhì)照片底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全，底片與照片影像應(yīng)一致。在對(duì)反映同一內(nèi)容的

若干張紙質(zhì)照片進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的一組（或一張）照片進(jìn)行整

理，照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，圖像（影像）清晰、完整。照片的文字說(shuō)

明應(yīng)綜合應(yīng)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該組（張）照片所

反映的主要內(nèi)容。照片整理參照GB/T11821有關(guān)規(guī)定。

6.3.11錄像帶整理應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明該片的主要內(nèi)容（片名）、語(yǔ)別、制式、放映時(shí)長(zhǎng)、規(guī)格、攝

錄者、攝錄時(shí)間、密級(jí)等，錄音帶整理應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明講話(huà)內(nèi)容、講話(huà)人姓名、職務(wù)、語(yǔ)別、錄

制長(zhǎng)度、攝錄時(shí)間、密級(jí)等。錄像帶和錄音帶的整理參照DA/T15有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.4電子文件的整理

6.4.1電子文件應(yīng)參照紙質(zhì)文件的整理方式，在擬制、辦理或收集過(guò)程中完成分類(lèi)、排序、

命名、存儲(chǔ)等整理活動(dòng)?？砂凑辗诸?lèi)方案建立多層級(jí)文件信息包集中存儲(chǔ)，文件信息包應(yīng)包

含電子文件及過(guò)程信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。電子文件的整理參照GB/T18894有

關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.4.2電子文件命名應(yīng)符合相關(guān)規(guī)則，體現(xiàn)電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)擬制

的應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動(dòng)、有序地為電子文件及其組件命名，在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)

辦公、繪圖類(lèi)等應(yīng)用軟件形成的電子文件，應(yīng)采用完整、準(zhǔn)確的電子文件命名；聲像類(lèi)電子

文件可采用數(shù)字?jǐn)z錄設(shè)備自動(dòng)賦予的文件名。

6.4.3科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人在電子文件整理過(guò)程中應(yīng)對(duì)電子文件及元數(shù)據(jù)真實(shí)性、完

整性、可用性和安全性進(jìn)行檢查，包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其

他載體文件內(nèi)容是否一致等。

6.4.4數(shù)碼照片應(yīng)使用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件進(jìn)行整理，不得對(duì)數(shù)碼照

片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。數(shù)碼照片的整理參照DA/T50有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.4.5音像電子文件在保證真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過(guò)轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等

方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理、著錄后歸檔。音像

電子文件的整理參照DA/T78有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7文件材料的歸檔

7.1歸檔時(shí)間

7.1.1科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收或中止后應(yīng)當(dāng)在2個(gè)月內(nèi)完成所有文件材料的歸檔工作。

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7.1.2研究周期長(zhǎng)的科研項(xiàng)目可按科研項(xiàng)目工作階段分期歸檔。

7.1.3由若干個(gè)子課題（任務(wù)）組成的重大科研項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)在一個(gè)子課題（任務(wù)）結(jié)束后，

立即組織歸檔。

7.2歸檔份數(shù)

一般歸檔1份，重要的、使用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

7.3歸檔手續(xù)

7.3.1歸檔文件收集整理完畢后，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人應(yīng)按要求填寫(xiě)檔案移交清單，

經(jīng)檔案部門(mén)審核驗(yàn)收、清點(diǎn)無(wú)誤后，辦理歸檔移交手續(xù)，檔案移交清單永久保存。生態(tài)環(huán)境

科學(xué)研究案卷移交清單格式參見(jiàn)附錄E。

7.3.2符合《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》第十八條規(guī)定的科研項(xiàng)目承擔(dān)單位，科研電子文

件可僅以電子形式歸檔移交。不具備相關(guān)條件的單位，應(yīng)將具有重要價(jià)值的電子文件同時(shí)轉(zhuǎn)

換為紙質(zhì)文件歸檔移交。歸檔移交的電子文件應(yīng)當(dāng)和紙質(zhì)文件保持一致，并與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)

檔案建立檢索關(guān)系。

7.3.3電子文件的歸檔移交可采用在線(xiàn)或離線(xiàn)方式。采取在線(xiàn)方式移交時(shí)，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)

包含符合要求的電子檔案及其元數(shù)據(jù)。采取離線(xiàn)方式移交時(shí)，應(yīng)將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件

拷貝至耐久性好的存儲(chǔ)介質(zhì)上，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)入狀態(tài)，存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇依次為光

盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)等。移交時(shí)由檔案部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)，參照GB/T18894填寫(xiě)《電子文件移交登

記表》，檢驗(yàn)合格后，辦理手續(xù)。

8檔案的管理

8.1檔案的保管與統(tǒng)計(jì)

8.1.1檔案庫(kù)房應(yīng)符合防盜、防火、防潮、防水、防塵、防高溫、防紫外線(xiàn)照射、防有害生

物（霉、蟲(chóng)、鼠）的要求，并配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。檔案部門(mén)應(yīng)建立檔案庫(kù)房管理制度，加

強(qiáng)日常庫(kù)房管理。

8.1.2入庫(kù)檔案可采取分類(lèi)排架和流水排架，或分類(lèi)、流水綜合排架，依次排放。磁帶、磁

盤(pán)和光盤(pán)等載體應(yīng)使用專(zhuān)用裝具豎立存放或平放，避免擠壓，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，溫濕度參照DA/T78

的規(guī)定執(zhí)行。

8.1.3定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面檢查，及時(shí)修復(fù)破損、變質(zhì)的紙質(zhì)檔案。定期對(duì)離線(xiàn)存儲(chǔ)介

質(zhì)進(jìn)行檢測(cè)，光盤(pán)參數(shù)不滿(mǎn)足DA/T38規(guī)定或硬磁盤(pán)等出現(xiàn)異常情況時(shí)，應(yīng)立即實(shí)施原載體

和離線(xiàn)備份載體轉(zhuǎn)換或更新，建立管理臺(tái)賬并歸檔保存。

8.1.4在計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，應(yīng)將電子檔案遷移到新的系

統(tǒng)或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實(shí)、完整并在新環(huán)境中完全兼容。

6

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8.1.5可利用數(shù)字化工具積極開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化參照DA/T31

規(guī)定執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化參照DA/T62規(guī)定執(zhí)行。

8.1.6電子檔案應(yīng)實(shí)行備份制度，作防寫(xiě)處理，重要的、使用頻繁的電子檔案應(yīng)異地異質(zhì)備

份。

8.1.7檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，根據(jù)本單位實(shí)際管理需要對(duì)檔案構(gòu)成情況、質(zhì)量情

況、鑒定情況及工作條件等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確，歷次統(tǒng)計(jì)結(jié)果保持連續(xù)性；并按要求

完成上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的檔案統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作。

8.2檔案保管期滿(mǎn)的處置

8.2.1各單位檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)保管期滿(mǎn)的科研檔案進(jìn)行鑒定（以下簡(jiǎn)稱(chēng)鑒

定）。鑒定應(yīng)當(dāng)由檔案部門(mén)牽頭，組織有關(guān)部門(mén)或人員共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案

應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限，確無(wú)保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處置。

8.2.2鑒定須成立鑒定工作小組，并由鑒定工作小組負(fù)責(zé)完成檔案鑒定任務(wù)。鑒定工作小組

由單位主管科研工作的負(fù)責(zé)人或總工程師、科研管理人員、科研人員和檔案人員組成。

8.2.3鑒定工作結(jié)束后，鑒定工作小組編寫(xiě)鑒定工作報(bào)告。經(jīng)鑒定銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)按照要求編

制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，同時(shí)報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。鑒定工作報(bào)告和檔案

銷(xiāo)毀清冊(cè)由檔案部門(mén)永久存檔備查。生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)格式參見(jiàn)附錄F。

8.2.4銷(xiāo)毀工作由檔案部門(mén)在指定場(chǎng)所組織進(jìn)行，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人

在檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案

銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。未履行鑒定和審批手續(xù)的嚴(yán)禁銷(xiāo)毀。

8.2.5電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷(xiāo)毀的，在指定場(chǎng)所銷(xiāo)毀離線(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確

保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制

件的元數(shù)據(jù)，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷(xiāo)毀活動(dòng)。

8.3檔案的補(bǔ)充

8.3.1科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人應(yīng)隨時(shí)收集在科研成果申報(bào)獲獎(jiǎng)及推廣應(yīng)用過(guò)程中所形

成的文件材料，整理后向檔案部門(mén)補(bǔ)充歸檔。

8.3.2對(duì)補(bǔ)充歸檔的文件材料應(yīng)及時(shí)整理編目，歸檔材料不多的，可采用插卷方法歸入相關(guān)

的案卷內(nèi)；歸檔材料較多的，應(yīng)單獨(dú)組卷、編目；并對(duì)需要調(diào)整保管期限和密級(jí)的案卷或件

重新標(biāo)識(shí)。

9檔案的開(kāi)發(fā)與利用

9.1檔案部門(mén)應(yīng)建立健全檔案借閱利用制度，根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同

的利用權(quán)限、范圍和審批程序。利用檔案應(yīng)當(dāng)按規(guī)定履行相應(yīng)的程序，并進(jìn)行登記，記錄利

用情況和效果。一般以數(shù)字副本代替檔案原件提供利用，檔案原件原則上不帶出檔案室。

7

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9.2借閱、復(fù)制檔案必須履行檔案借閱歸還手續(xù)，利用者應(yīng)遵守利用制度，妥善保護(hù)檔案，

及時(shí)歸檔。未經(jīng)許可，不得任意抄錄檔案內(nèi)容和復(fù)制檔案材料。

9.3檔案部門(mén)應(yīng)采取多種形式，在符合知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求的條件下，促進(jìn)信息共享。

9.4檔案部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，并根據(jù)工作實(shí)際需要，對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行綜

合加工和深度開(kāi)發(fā)，為生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作提供服務(wù)。

8

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附錄A

（規(guī)范性附錄）

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究文件材料歸檔范圍

表A.1生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究文件材料歸檔范圍

科學(xué)研究工作階段文件材料名稱(chēng)

1．項(xiàng)目指南、可行性研究報(bào)告、申報(bào)書(shū)及相關(guān)證明

2．立項(xiàng)評(píng)審文件材料

3．項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算、預(yù)算申訴文件材料

（一）立項(xiàng)論證階段

4．立項(xiàng)（含預(yù)算）批復(fù)、項(xiàng)目保密事項(xiàng)一覽表（或細(xì)目）

5．任務(wù)合同書(shū)（含預(yù)算）及各類(lèi)協(xié)議（含保密協(xié)議）

6．照片、錄音、錄像、幻燈片等

1．研究計(jì)劃、組織實(shí)施工作方案

2．研究任務(wù)書(shū)、實(shí)驗(yàn)任務(wù)書(shū)、實(shí)驗(yàn)大綱；實(shí)驗(yàn)、探測(cè)、測(cè)試、觀測(cè)、觀察、野外

調(diào)查、考察等原始記錄和整理記錄、綜合分析報(bào)告等

3．設(shè)計(jì)文件、圖紙、圖樣（底圖、藍(lán)圖）、工藝文件、計(jì)算文件、數(shù)據(jù)處理文件

（包括程序設(shè)計(jì)說(shuō)明、程序框圖、計(jì)算結(jié)果)、科學(xué)數(shù)據(jù)

4．研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等實(shí)物（或?qū)嵨锬夸?、圖片），包括建設(shè)的中試線(xiàn)、

（二）研究實(shí)施及過(guò)程試驗(yàn)基地、示范點(diǎn)一覽表、圖片及數(shù)據(jù)等

管理階段5．項(xiàng)目、人員、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)等調(diào)整、變更批復(fù)文件材料

6．專(zhuān)家咨詢(xún)、中期檢查、中期評(píng)審、項(xiàng)目監(jiān)督工作形成文件材料

7．撤銷(xiāo)項(xiàng)目已開(kāi)展工作、已使用經(jīng)費(fèi)、階段性成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等情況文件材料

8．年度、中期等階段執(zhí)行情況報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、研究成果等

9．與其他單位的協(xié)作協(xié)議、合同等相關(guān)文件、會(huì)議記錄及重要來(lái)往文件等

10．照片、錄音、錄像、幻燈片等

1．驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)、驗(yàn)收承諾書(shū)、驗(yàn)收通知、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算等財(cái)務(wù)情況等文件材料

2．工作總結(jié)報(bào)告、專(zhuān)利及說(shuō)明書(shū)、軟件著作權(quán)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、論文及研究報(bào)告；自

評(píng)價(jià)報(bào)告及其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件材料

（三）結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效3．驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試報(bào)告、第三方檢測(cè)、測(cè)試評(píng)估報(bào)告、用戶(hù)使用報(bào)告及證明、典型

評(píng)價(jià)、成果管理階段用戶(hù)報(bào)告、產(chǎn)業(yè)化審核報(bào)告等成果產(chǎn)業(yè)化證明

4．績(jī)效自評(píng)價(jià)報(bào)告、專(zhuān)家評(píng)議文件材料、評(píng)價(jià)結(jié)論等績(jī)效評(píng)價(jià)工作文件材料

5．驗(yàn)收結(jié)論書(shū)、結(jié)題書(shū)面通知等

6．照片、錄音、錄像、幻燈片等

1．科研成果報(bào)告表、登記表

2．科研成果申報(bào)書(shū)及審批文件

（四）成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)

3．獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、證書(shū)）的原件或影印件

4．照片、錄音、錄像、幻燈片等

1．轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)

2．開(kāi)發(fā)和推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況材料

（五）推廣應(yīng)用階段

3．生產(chǎn)定型鑒定材料、技術(shù)改造材料

4．市場(chǎng)調(diào)查分析報(bào)告

9

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續(xù)表

科學(xué)研究工作階段文件材料名稱(chēng)

5．?dāng)U大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件

6．成果被引用或投產(chǎn)后的反饋意見(jiàn)

（五）推廣應(yīng)用階段7．成果宣傳報(bào)道材料

8．標(biāo)本、樣品等實(shí)物（或?qū)嵨锬夸洠?/p>

9．照片、錄音、錄像、幻燈片等

10

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附錄B

（資料性附錄）

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究文件材料積累袋（盒）封面格式

×××××（單位名稱(chēng)）

文件材料積累袋（盒）

部門(mén)名稱(chēng)：

科研項(xiàng)目名稱(chēng)

科研項(xiàng)目編號(hào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

序號(hào)名稱(chēng)執(zhí)筆人頁(yè)數(shù)

本袋材料

密級(jí)

起止日期

備注

11

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附錄C

（資料性附錄）

實(shí)驗(yàn)記錄本格式

實(shí)驗(yàn)記錄本格式見(jiàn)圖C.1～C.3。

12

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編號(hào)：

密級(jí)：

實(shí)驗(yàn)記錄本

項(xiàng)目名稱(chēng)

項(xiàng)目編號(hào)

單位名稱(chēng)

使用人

日期年月日至年月日

圖C.1封面

13

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實(shí)驗(yàn)記錄本使用注意事項(xiàng)

1.本記錄本專(zhuān)供實(shí)驗(yàn)記錄之用，不得記載其他無(wú)關(guān)事項(xiàng)。

2.本記錄本務(wù)須妥善保管，不得遺失或轉(zhuǎn)借他人。

3.凡寫(xiě)錯(cuò)作廢的張頁(yè)，均不得撕毀，項(xiàng)目完成后統(tǒng)一歸檔，如因工作變動(dòng)

應(yīng)將記錄本留項(xiàng)目組內(nèi)存查。

4.一律用永久書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)，字跡要清晰整潔。

圖C.2封二

14

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共頁(yè)第頁(yè)

注：根據(jù)科研工作的需要表內(nèi)橫線(xiàn)可印成明線(xiàn)或暗線(xiàn)。

圖C.3正文

15

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附錄D

（資料性附錄）

案卷編目式樣

案卷編目式樣見(jiàn)圖D.1～D.4。

16

HJ8.1—2022

單位為mm

220

6045

檔號(hào)：

案卷題名

310

10

3

立卷單位

起止日期

15

5

1

×

×

保管期限33

密級(jí)

圖D.1案卷封面式樣

17

HJ8.1—2022

單位為mm

圖D.2案卷目錄式樣

18

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單位為mm

圖D.3卷內(nèi)目錄式樣

19

HJ8.1—2022

單位為mm

25

3

35

檔號(hào)：

互見(jiàn)號(hào)：

說(shuō)明：

297

297

立卷人：

年月日

檢查人：

年月日

圖D.4卷內(nèi)備考表式樣

20

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附錄E

（資料性附錄）

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究案卷移交清單格式

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究案卷移交清單

科研項(xiàng)目名稱(chēng)：共頁(yè)第頁(yè)

件數(shù)密

序號(hào)檔號(hào)題名負(fù)責(zé)人保管期限備注

或頁(yè)數(shù)級(jí)

歸檔部門(mén)：移交人：交接日期：年月日

接收部門(mén)：接收人：

21

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附錄F

（資料性附錄）

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)格式

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究

檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)

單位名稱(chēng)