生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 科學(xué)研究（征求意見稿）

目次

前言......................................................................ii

1適用范圍...................................................................1

2規(guī)范性引用文件.............................................................1

3術(shù)語和定義.................................................................1

4基本要求...................................................................2

5文件材料的形成與積累.......................................................2

6文件材料的整理.............................................................2

7文件材料的歸檔.............................................................4

8檔案的管理.................................................................5

9檔案的開發(fā)與利用...........................................................6

附錄A（規(guī)范性附錄）生態(tài)環(huán)境科研檔案歸檔范圍與保管期限表................7

附錄B（資料性附錄）生態(tài)環(huán)境科研文件材料積累袋（盒）封面格式............9

附錄C（資料性附錄）實(shí)驗(yàn)記錄本格式.....................................10

附錄D（資料性附錄）案卷編目式樣.......................................13

附錄E（資料性附錄）科研項(xiàng)目簡介表格式.................................17

附錄F（資料性附錄）科研檔案移交清單格式...............................20

附錄G（資料性附錄）科研檔案銷毀清冊格式...............................21

i

前言

為貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國環(huán)境保護(hù)法》，提高生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案管

理水平，促進(jìn)科研檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，充分發(fā)揮生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案在生態(tài)環(huán)境保護(hù)

事業(yè)中的價值，制定本標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究工作中產(chǎn)生文件材料的形成與積累、整理、歸檔及檔案的管理、開

發(fā)和利用的基本要求。

本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

本標(biāo)準(zhǔn)是對HJ/T8.1-94《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范科學(xué)研究》的修訂。

本標(biāo)準(zhǔn)首次發(fā)布于1994年，本次為第一次修訂。修訂的主要內(nèi)容如下：

——標(biāo)準(zhǔn)名稱調(diào)整為《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范科學(xué)研究》；

——增加了目次和前言，新增了第4章“基本要求”；

——明確了標(biāo)準(zhǔn)的適用對象，限定了標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍；

——增加了若干引用標(biāo)準(zhǔn)；

——增加了“生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究文件材料”術(shù)語和定義，將“標(biāo)本、樣本等實(shí)物”納入定義范疇；

——增加了科研電子文件材料形成與積累、整理、歸檔和檔案管理的有關(guān)內(nèi)容；

——增加了科研文件材料、科研檔案保密要求，刪除了科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對案卷保管期限和密級提出

意見的規(guī)定；

——增加了案卷編號示例；

——增加了照片、數(shù)碼照片整理的要求；

——增加了案卷編目式樣資料性附錄，刪除了科研檔案驗(yàn)收證明資料性附錄；

——修訂了保管期限和紙質(zhì)文件材料裝訂的要求；

——修訂了檔案檢查周期、鑒定周期、檔案銷毀清冊保存時間，刪除了可修改已歸檔科研文件材料

的規(guī)定；

——細(xì)化了科研文件材料形成與積累的內(nèi)容，將收集的要求具體化，補(bǔ)充和完善了歸檔范圍；

——細(xì)化了檔案的歸屬與流向、檔案的移交，限定了檔案預(yù)驗(yàn)收對象，增加了單位變動或者撤銷時

移交檔案的規(guī)定。

本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A為規(guī)范性附錄，附錄B~附錄G為資料性附錄。

自本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施之日起，HJ/T8.1-94《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范科學(xué)研究》廢止。

本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部辦公廳、法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)司組織制訂。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：生態(tài)環(huán)境部華南環(huán)境科學(xué)研究所。

本標(biāo)準(zhǔn)生態(tài)環(huán)境部202□年□□月□□日批準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)自202□年□□月□□日起實(shí)施。

本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部負(fù)責(zé)解釋。

ii

生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范科學(xué)研究

1適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究工作中產(chǎn)生的，具有保存價值的文件材料的形成與積累、整理、歸

檔及檔案的管理、開發(fā)和利用的基本要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門及其所屬單位的科學(xué)研究檔案管理工作。其他部門、單位的生

態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。不注日期的引用文件，其

最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T10609.3技術(shù)制圖-復(fù)制圖的折疊方法

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

HJ/T7中國檔案分類法環(huán)境保護(hù)檔案分類表

HJ/T9環(huán)境保護(hù)檔案著錄細(xì)則

DA/T2科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究文件材料ecologicalandenvironmentalscientificresearchdocuments

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究項(xiàng)目（含課題，下同）在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績效評價、

成果管理等過程中直接形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的記錄，以下簡

稱科研文件材料或文件材料。

3.2

生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案ecologicalandenvironmentalscientificresearchrecords

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的科研文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物，以下簡稱科研檔案。

注：不注日期的引用文件，如果最新版本未包含所引用的內(nèi)容，包含了所引用內(nèi)容的最后版本適用。

1

4基本要求

4.1科研項(xiàng)目承擔(dān)單位（含牽頭承擔(dān)單位）對所承擔(dān)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總責(zé)，對科研項(xiàng)目參加單

位提出檔案管理要求，明確科研項(xiàng)目參加單位檔案管理任務(wù)及檔案最終歸屬與流向，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)

行審核或驗(yàn)收。

4.2科研項(xiàng)目承擔(dān)單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度和工作流程，與科研項(xiàng)目工作同部

署、同實(shí)施、同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)，并予以考核。

4.3科研項(xiàng)目參加單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定及科研項(xiàng)目承擔(dān)單位的要求，做好所參加科研項(xiàng)目的文

件材料收集、整理、歸檔及檔案保管、利用、鑒定、處置等工作。

4.4科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對歸檔文件材料的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，并指定專人

負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、審核，按檔案管理要求及時歸檔。

4.5科研項(xiàng)目承擔(dān)單位檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下簡稱檔案部門）負(fù)責(zé)本單位科研檔案

的集中統(tǒng)一管理，對本單位科研文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，協(xié)助科研人員做好科研文件材料

收集、整理、歸檔及科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收等工作。

5文件材料的形成與積累

5.1科研項(xiàng)目參與人員應(yīng)及時完成文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物的積累，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專

人根據(jù)歸檔范圍（包括但不限于附錄A）及時收集文件材料，在本單位檔案人員指導(dǎo)下，進(jìn)行預(yù)立卷。

5.2科研文件材料應(yīng)使用規(guī)格統(tǒng)一的文件袋（盒）與實(shí)驗(yàn)記錄本進(jìn)行積累，科研文件材料積累袋（盒）

封面格式參見附錄B、實(shí)驗(yàn)記錄本格式參見附錄C。

5.3科研文件材料形成時，應(yīng)采用耐久、可靠、能滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。

5.4科研文件材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。

5.5科研電子文件材料的收集應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成，聲像類電子文件、單臺

計(jì)算機(jī)經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)或由科研人員手工完成積累，

確保電子文件及其組件齊全、完整，元數(shù)據(jù)規(guī)范。

5.6以專有格式存儲的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時，應(yīng)同時收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊

等。

5.7聲像文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動的主要內(nèi)容、人物和場景等。圖像電子文件分辨率應(yīng)達(dá)

到300dpi以上，視頻電子文件應(yīng)采用300萬以上像素拍攝，音頻采樣率不低于44.1kHz，視頻比特率不

低于8Mbps，珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。

5.8科研人員工作變動時，必須做好文件材料的清理交接工作。

6文件材料的整理

6.1整理的原則和要求

6.1.1科研文件材料的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持案卷的成套、系統(tǒng)和案卷內(nèi)文件材料的

有機(jī)聯(lián)系，便于科研檔案的保管和利用。

6.1.2科研項(xiàng)目完成或中止后，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專人對所形成的科研文件材料按立項(xiàng)論證、研

究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績效評價、成果管理等科研工作階段進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成一個或若干個

2

案卷。

6.1.3涉密項(xiàng)目應(yīng)由秘密知悉范圍內(nèi)人員整理；由秘密知悉范圍以外的人員進(jìn)行整理的，應(yīng)經(jīng)科研項(xiàng)

目承擔(dān)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報(bào)請科研項(xiàng)目管理單位批準(zhǔn)。

6.1.4標(biāo)本、樣本等實(shí)物應(yīng)當(dāng)依據(jù)其本身特點(diǎn)，參照各單位相關(guān)管理要求進(jìn)行整理。

6.2保管期限與密級

6.2.1按照項(xiàng)目來源、項(xiàng)目的學(xué)術(shù)意義、技術(shù)水平、獲獎情況，科研項(xiàng)目可劃分為重大、重要和一般

級?？蒲许?xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專人根據(jù)科研檔案歸檔范圍與保管期限表，填寫案卷及卷內(nèi)文件保管期限。

科研檔案歸檔范圍與保管期限表參見附錄A。

a）重大科研項(xiàng)目

國家級科研項(xiàng)目以及重要的國際合作項(xiàng)目；獲得國家級、省部級科技成果獎項(xiàng)目；其他有重大價值

和歷史意義的科研項(xiàng)目。

b）重要科研項(xiàng)目

國家各部門和?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）批準(zhǔn)立項(xiàng)的科研項(xiàng)目以及一般國際合作項(xiàng)目；其他有重要價值

和歷史意義的科研項(xiàng)目。

c）一般科研項(xiàng)目

除上述兩級以外的一般性研究項(xiàng)目。

6.2.2保管期限分為：永久、定期（30年、10年）。案卷的保管期限依據(jù)卷內(nèi)文件最長保管期限確定。

6.2.3密級按照國家有關(guān)規(guī)定分為絕密、機(jī)密和秘密三種。案卷的密級依據(jù)卷內(nèi)文件最高密級確定。

6.3文件材料的排序

6.3.1科研文件材料應(yīng)按工作階段進(jìn)行排序，案卷內(nèi)的科研文件材料宜按時間結(jié)合問題或重要程度進(jìn)

行排列。

6.3.2案卷內(nèi)每件文件材料排序時，一般依據(jù)性材料、成果性材料在前，原始材料在后；文字材料在

前，圖樣在后，圖樣按目錄或圖號排列；正件在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文

本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。

6.4紙質(zhì)文件材料的整理

6.4.1卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫件號，用于固定單份文件在案卷內(nèi)的件次；以件為單位編

寫頁號。頁號應(yīng)填寫于有效內(nèi)容頁，空白頁不計(jì)，一般書寫于正面的右下角、背面的左下角。已有頁號

的文件材料可不再重新編寫頁號，卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

6.4.2案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式。案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地反映卷內(nèi)文件

材料內(nèi)容，主要包括科研項(xiàng)目名稱或代字、階段名稱、文件類型名稱等，體式一致，文字簡練，使用簡

稱應(yīng)通用易懂，并用可以永久保存的方式書寫或打印，字跡要工整清晰。案卷封面格式參見附錄D.1。

6.4.3按規(guī)定的格式填寫案卷及卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。卷內(nèi)文件題名

不應(yīng)隨意更改或簡化，沒有題名應(yīng)擬寫題名；雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)擬寫補(bǔ)充完善；沒有責(zé)任者

及時間的文件要進(jìn)行考證，著錄方式參照HJ/T9有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。案卷目錄格式參見附錄D.2，卷內(nèi)目錄

格式參見附錄D.3。

6.4.4有關(guān)文件材料的情況說明應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，規(guī)范填寫立卷人、檢查人的姓名及時間。備

考表應(yīng)置卷尾，備考表格式參見附錄D.4。

6.4.5卷內(nèi)文件材料應(yīng)去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裝裱技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制

3

并與原件一并立卷。

6.4.6案卷可整卷裝訂或以件為單位裝訂，以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號章，

裝訂方法見DA/T69。卷內(nèi)不同尺寸的科研文件材料應(yīng)在不影響日后使用效果的前提下折疊為統(tǒng)一幅

面，圖紙折疊方法見GB/T10609.3。

6.4.7紙質(zhì)照片整理參照GB/T11821的規(guī)定。底片、照片、說明應(yīng)齊全，底片與照片影像應(yīng)一致。

6.5電子文件材料的整理

6.5.1電子文件應(yīng)在擬制、辦理或收集過程中完成排序、命名、存儲等整理活動，并建立電子文件與

元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。

6.5.2電子文件整理過程中要對保存格式進(jìn)行檢查。照片類電子文件格式一般為TIFF、JPEG，錄音

類電子文件格式一般為WAVE、MP3，錄像類電子文件歸檔格式一般為MPG、MP4、FLV、AVI，其他

格式應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式。

6.5.3電子文件命名應(yīng)符合相關(guān)規(guī)則，經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)擬制的應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動、有序地

為電子文件及其組件命名，在單臺計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖類等應(yīng)用軟件形成的電子文件，應(yīng)采用完整、

準(zhǔn)確的電子文件題名命名；聲像類電子文件可采用數(shù)字?jǐn)z錄設(shè)備自動賦予的計(jì)算機(jī)文件名。

6.5.4數(shù)碼照片整理參照DA/T50的規(guī)定。應(yīng)使用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件進(jìn)行整

理，不得對數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理；綜合運(yùn)用事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、

攝影者等要素附加文字說明，概括揭示每張數(shù)碼照片所反映的內(nèi)容。

6.5.5可使用電子檔案管理系統(tǒng)或WPS表格按照GB/T18894要求著錄，著錄結(jié)果根據(jù)檔案部門要求

制成機(jī)讀目錄或紙質(zhì)目錄。

6.6案卷的分類與編號

6.6.1按HJ/T7進(jìn)行分類標(biāo)引，給出分類號。

6.6.2生態(tài)環(huán)境科研檔案的編號由全宗號、目錄號（或分類號或項(xiàng)目號）、案卷號構(gòu)成。示例如下：

XXXX-XX（或SAXX或XXXX）-XXX

案卷號（案卷排列順序）

項(xiàng)目號（根據(jù)科研項(xiàng)目的代字或代號確定）

分類號（生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案分類）

目錄號（案卷所屬目錄代碼）

全宗號（向檔案館移交檔案時由檔案館給定）

7文件材料的歸檔

7.1歸檔時間

7.1.1研究周期長的科研項(xiàng)目可按文件材料的形成階段分期歸檔。

7.1.2研究周期短的科研項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)在科研任務(wù)完成后立即組織歸檔。

7.1.3由若干個子課題（任務(wù)）組成的重大科研項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)在一個子課題（任務(wù)）結(jié)束后，立即組織

歸檔。

7.1.4科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收后應(yīng)當(dāng)在2個月內(nèi)完成文件材料的歸檔工作。

7.2歸檔份數(shù)

7.2.1紙質(zhì)文件材料一般歸檔1份，重要的、使用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

4

7.2.2電子文件材料可采用在線或離線方式歸檔，并至少儲存?zhèn)浞?套。

7.3檔案的歸屬與流向

7.3.1分工合作完成的科研項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)以任務(wù)合同或分工協(xié)議條款等書面形式明確約定科研檔案的歸

屬、流向、處置和利用共享事項(xiàng)。

7.3.2一般由牽頭承擔(dān)單位保存一套完整檔案，參加單位在保存本單位承擔(dān)任務(wù)所形成檔案的同時，

將副本或復(fù)制件送交牽頭承擔(dān)單位。如確系涉及參加單位或該單位科研人員合法權(quán)益而不宜向牽頭承擔(dān)

單位送交副本或復(fù)制件，且有書面約定的，參加單位應(yīng)當(dāng)將本單位形成的科研檔案目錄送交牽頭承擔(dān)單

位。

7.4檔案的移交

7.4.1符合《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》第十八條規(guī)定的科研項(xiàng)目承擔(dān)單位，科研電子文件可僅以

電子形式移交。不具備相關(guān)條件的單位，應(yīng)將具有重要價值的電子文件同時轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔。歸檔

電子文件應(yīng)當(dāng)和紙質(zhì)文件保持一致，并與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案建立檢索關(guān)系。

7.4.2科研項(xiàng)目完成或中止后，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專人應(yīng)將準(zhǔn)備歸檔的科研文件材料按規(guī)定交檔

案部門進(jìn)行審查，履行審查手續(xù)后及時移交。

7.4.3科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按要求填寫科研項(xiàng)目簡介，科研項(xiàng)目簡介格式參見附錄E。

7.4.4科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專人和檔案人員應(yīng)按要求填寫移交清單，科研檔案移交清單格式參見附

錄F。移交時按清單交點(diǎn)清楚，交接雙方簽字，各留一份，以便查考?？蒲须娮訖n案移交清單格式參照

GB/T18894附錄A。

7.4.5需進(jìn)行檔案預(yù)驗(yàn)收的科研項(xiàng)目，不符合歸檔要求的，不得進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收和申報(bào)獎項(xiàng)。

7.4.6各級生態(tài)環(huán)境主管部門派出機(jī)構(gòu)、直屬單位變動或者撤銷、合并時，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向有關(guān)單位

移交檔案。

8檔案的管理

8.1檔案的保管

8.1.1定期對庫存科研檔案進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)科研檔案有破損、變質(zhì)的要及時修復(fù)。定期對離

線存儲介質(zhì)進(jìn)行檢測，光盤參數(shù)超過三級警戒線、硬磁盤等出現(xiàn)異常情況時，應(yīng)立即實(shí)施原載體和離線

備份載體轉(zhuǎn)換或更新，并寫出書面總結(jié)，建立管理臺賬并歸檔保存。

8.1.2在計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，應(yīng)將電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進(jìn)行

格式轉(zhuǎn)換，保證其真實(shí)、完整并在新環(huán)境中完全兼容。

8.1.3可利用數(shù)字化工具對紙質(zhì)檔案制作多套數(shù)字化文件副本保存，參照DA/T31規(guī)定執(zhí)行。

8.1.4電子檔案應(yīng)實(shí)行備份制度，作防寫處理，重要的、使用頻繁的電子檔案應(yīng)異地異質(zhì)備份。

8.1.5電子檔案載體應(yīng)豎立存放或平放，避免擠壓，磁帶、磁盤和光盤等載體使用專用存儲裝具存放，

遠(yuǎn)離磁場，溫濕度參照DA/T78規(guī)定執(zhí)行。

8.1.6涉密案卷保管按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

8.2檔案的鑒定

8.2.1各單位檔案部門應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定對保管期滿的科研檔案進(jìn)行鑒定。保管期滿科研檔案的

鑒定應(yīng)當(dāng)由檔案部門牽頭，組織有關(guān)部門或人員共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的科研檔案應(yīng)當(dāng)重新劃

定保管期限，確無保存價值的應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。

5

8.2.2檔案鑒定須成立鑒定工作組，并由鑒定工作組負(fù)責(zé)完成檔案鑒定任務(wù)。鑒定工作組由單位主管

科研工作的負(fù)責(zé)人或總工程師、科研管理人員、科研人員和檔案人員組成。

8.2.3鑒定工作結(jié)束后，鑒定小組寫出鑒定工作報(bào)告，內(nèi)容主要包括：小組成員名單、鑒定范圍、案

卷保管期限、密級、銷毀檔案數(shù)量等，同時編制科研檔案銷毀清冊一式兩份，一份報(bào)請單位主管負(fù)責(zé)人

審查批準(zhǔn)存檔，一份送上級主管部門備案，科研檔案銷毀清冊參見附錄G。

8.2.4鑒定工作報(bào)告和科研檔案銷毀清冊，檔案部門應(yīng)永久存檔備查。

8.2.5銷毀工作由檔案部門組織實(shí)施。銷毀檔案時，本單位檔案部門與保密部門應(yīng)當(dāng)分別指派人員共

同進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在科研檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。未履行鑒定和審批手續(xù)的科研檔案嚴(yán)禁銷毀。

8.2.6電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔

案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件的元數(shù)據(jù)，電子檔

案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動記錄鑒定、銷毀活動。

8.2.7涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

8.3檔案的補(bǔ)充

8.3.1科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專人應(yīng)隨時收集在科研成果申報(bào)獲獎及推廣應(yīng)用所形成的科研文件材

料，整理后向檔案部門補(bǔ)充歸檔。

8.3.2對補(bǔ)充歸檔的科研文件材料應(yīng)及時整理編目，歸檔材料不多的，可采用插卷方法歸入相關(guān)的案

卷內(nèi)，填寫卷內(nèi)目錄，并對案卷保管期限進(jìn)行調(diào)整；歸檔材料較多的，應(yīng)單獨(dú)組卷、編目。

9檔案的開發(fā)與利用

9.1各單位應(yīng)建立健全科研檔案開放利用機(jī)制，促進(jìn)科研檔案信息共享。

9.2科研檔案的開放審核由檔案的形成單位或保管單位負(fù)責(zé)。

a）涉密科研檔案應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。

b）未公開科研檔案對外提供利用的，需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

c）外單位查調(diào)檔案，需持單位介紹信，說明利用目的和范圍后，經(jīng)檔案的形成單位或保管單位負(fù)

責(zé)人批準(zhǔn)后方可閱覽。

d）借閱、復(fù)制科研檔案必須履行檔案借閱歸還手續(xù)，檔案利用者應(yīng)對所借檔案負(fù)有安全保密責(zé)任，

確保檔案安全。一般以數(shù)字副本代替檔案原件提供利用，檔案原件原則上不得帶出檔案室。

9.3科研檔案的開發(fā)利用應(yīng)遵守國家保密管理有關(guān)規(guī)定，符合知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求。

6

附錄A

（規(guī)范性附錄）

生態(tài)環(huán)境科研檔案歸檔范圍與保管期限表

科研工作保管期限

文件材料名稱

階段重大重要一般

︵一）立項(xiàng)論證階段1．項(xiàng)目指南、可行性研究報(bào)告、申報(bào)書及相關(guān)證明永久永久或30年30年或10年

2．立項(xiàng)評審文件材料永久永久或30年30年或10年

3．項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算、預(yù)算申訴文件材料永久或30年永久或30年30年

4．立項(xiàng)（含預(yù)算）批復(fù)永久或30年永久或30年30年

5．任務(wù)合同書（含預(yù)算）及各類協(xié)議（含保密協(xié)議）永久永久或30年30年

6．照片、錄音、錄像、幻燈片等永久或30年30年10年

1．研究計(jì)劃、組織實(shí)施工作方案永久30年10年

2．研究任務(wù)書、實(shí)驗(yàn)任務(wù)書、實(shí)驗(yàn)大綱；實(shí)驗(yàn)、探測、測

試、觀測、觀察、野外調(diào)查、考察等原始記錄和整理記錄、永久永久或30年30年

綜合分析報(bào)告等

3．設(shè)計(jì)文件、圖紙、圖樣（底圖、藍(lán)圖）、工藝文件、計(jì)

算文件、數(shù)據(jù)處理文件（包括程序設(shè)計(jì)說明、程序框圖、計(jì)永久永久或30年10年

︵二）研究實(shí)施與過程管理階段

算結(jié)果)、科學(xué)數(shù)據(jù)

4．研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等實(shí)物目錄、圖片（包括建設(shè)

永久永久或30年10年

的中試線、試驗(yàn)基地、示范點(diǎn)一覽表、圖片及數(shù)據(jù)等）

5．項(xiàng)目、人員、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)等調(diào)整、變更批復(fù)文件材料永久30年30年

6．專家咨詢、中期檢查、中期評審、項(xiàng)目監(jiān)督工作形成文

永久30年10年

件材料

7．撤銷項(xiàng)目已開展工作、已使用經(jīng)費(fèi)、已購置設(shè)備儀器、

永久30年30年

階段性成果、知識產(chǎn)權(quán)等情況文件材料

8．年度、中期等階段執(zhí)行情況報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、研究成果

永久30年10年

等

9．與其他單位的協(xié)作協(xié)議、合同等相關(guān)文件、會議記錄及

永久30年10年

重要來往文件等

10．照片、錄音、錄像、幻燈片等

︵三）結(jié)題驗(yàn)收及績效評價、成果管理階段永久或30年永久或30年30年

1．驗(yàn)收申請書、驗(yàn)收承諾書、驗(yàn)收通知、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算等

永久永久或30年永久或30年

財(cái)務(wù)情況文件材料

2．工作總結(jié)報(bào)告、專利及說明書、軟件著作權(quán)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、

論文及研究報(bào)告；自評價報(bào)告、科技報(bào)告及其他知識產(chǎn)權(quán)文永久永久或30年30年

件材料

3．驗(yàn)收現(xiàn)場測試報(bào)告、第三方檢測、測試評估報(bào)告、用戶

使用報(bào)告及證明、典型用戶報(bào)告、產(chǎn)業(yè)化審核報(bào)告等成果產(chǎn)永久永久或30年30年

業(yè)化證明

4．績效自評價報(bào)告、專家評議文件材料、評價結(jié)論等績效

永久永久或30年30年

評價工作文件材料

7

續(xù)附錄A

保管期限

科研工

文件材料名稱

作階段重大重要一般

5．驗(yàn)收結(jié)論書、結(jié)題書面通知等永久永久或30年30年

6．照片、錄音、錄像、幻燈片等永久或30年永久或30年30年

申報(bào)和獎勵︵四）成果

1．科研成果報(bào)告表、登記表永久永久或30年30年

2．科研成果申報(bào)書及審批文件永久永久或30年30年

3．獲獎材料（獎?wù)?、獎狀、證書）的原件或影印件永久永久或30年30年

4．照片、錄音、錄像、幻燈片等永久或30年永久或30年30年或10年

1．轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書永久永久或30年30年

2．開發(fā)和推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況材料永久永久或30年30年或10年

︵五）推廣應(yīng)用階段

3．生產(chǎn)定型鑒定材料、技術(shù)改造材料永久永久或30年30年或10年

4．市場調(diào)查分析報(bào)告永久30年10年

5．?dāng)U大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件永久永久或30年30年或10年

6．成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見永久永久或30年30年或10年

7．成果宣傳報(bào)道材料

永久或30年30年10年

8．標(biāo)本、樣品等實(shí)物的目錄永久30年30年

9．照片、錄音、錄像、幻燈片等永久或30年永久或30年30年

8

附錄B

（資料性附錄）

生態(tài)環(huán)境科研文件材料積累袋（盒）封面格式

×××××（單位名稱）

科研文件材料積累袋（盒）

部門名稱：

科研項(xiàng)目名稱

科研項(xiàng)目編號項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

序號名稱執(zhí)筆人頁數(shù)

本袋材料

密級

起止日期

備注

9

附錄C

（資料性附錄）

實(shí)驗(yàn)記錄本格式

編號：

密級：

實(shí)驗(yàn)記錄本

項(xiàng)目名稱

項(xiàng)目編號

單位名稱

使用人

日期年月日至年月日

（封面）

10

續(xù)附錄C

實(shí)驗(yàn)記錄本使用注意事項(xiàng)

1.本記錄本專供實(shí)驗(yàn)記錄之用，不得記載其他無關(guān)事項(xiàng)。

2.本記錄本務(wù)須妥善保管，不得遺失或轉(zhuǎn)借他人。

3.凡寫錯作廢的張頁，均不得撕毀，項(xiàng)目完成后統(tǒng)一歸檔，

如因工作變動應(yīng)將記錄本留項(xiàng)目組內(nèi)存查。

4.一律用永久書寫工具書寫，字跡要清晰整潔。

（封二）

11

續(xù)附錄C

共頁第頁

注：根據(jù)科研工作的需要表內(nèi)橫線可印成明線或暗線

12

附錄D

（資料性附錄）

案卷編目式樣

220

6045

檔號：

案卷題名

310

310

立卷單位

起止日期

15

5

×

×1

3

保管期限3

密級

單位統(tǒng)一為mm

圖D.1案卷封面式樣

13

210

25

35

297

單位統(tǒng)一為mm

圖D.2案卷目錄式樣

14

210

2510202070201515

35

20

15

×

292

5

1

單位統(tǒng)一為mm

圖D.3卷內(nèi)目錄式樣

15

25

35

檔號：

互見號：

說明：

297

立卷人：

年月日

檢查人：

年月日

單位統(tǒng)一為mm

圖D.4卷內(nèi)備考表式樣

16

附錄E

（資料性附錄）

科研項(xiàng)目簡介表格式

科研項(xiàng)目簡介表

項(xiàng)目項(xiàng)目

名稱編號

任務(wù)項(xiàng)目

來源負(fù)責(zé)人

主持協(xié)作

單位單位

1．階段完成

工作起項(xiàng)目

2．最終完成

止日期進(jìn)展

3．中斷或停止

研

究

實(shí)

施

過

程

及

主

要

結(jié)

果

17

續(xù)附錄E

項(xiàng)目經(jīng)

費(fèi)預(yù)算

和決算

獲獎或

獲得專

利情況

成果推

廣情況

和經(jīng)濟(jì)

社會效

益

著作或

論文報(bào)

告正式

發(fā)表情

況

18

續(xù)附錄E

姓名職稱單位承擔(dān)何工作起止日期本人簽字

完

成

人

員

基

本

情

況

19

附錄F

（資料性附錄）

科研檔案移交清單格式

科研檔案移交清單

科研項(xiàng)目名稱：共頁第頁

件數(shù)密

序號檔號題名負(fù)責(zé)人保管期限備注

或頁數(shù)級

移交部門：移交人：交接日期年月日

接收部門：接收人：

20

附錄G

（資料性附錄）

科研檔案銷毀清冊格式