《秘書學(xué)概論》第一章秘書職業(yè)

鄧小平談秘書

1993年7月的一天，鄧小平在北京接受加拿大記者保羅·杰克遜采訪，其中有這么一段對話。杰克遜說：“古往今來，中國有許多人才是秘書出身的?！编囆∑秸f：“跟領(lǐng)導(dǎo)干部當(dāng)秘書，能經(jīng)風(fēng)雨見世面，鍛煉領(lǐng)導(dǎo)才能。西漢文學(xué)家司馬遷曾任中書令，就是皇帝的秘書；唐代詩人張九齡曾任中書舍人；《新唐書》的作者歐陽修做過翰林學(xué)士；三國時文學(xué)家禰衡做過江夏太守黃祖的秘書。近代中國第一個政治秘書是孫中山的秘書宋慶齡。我們黨最早的秘書是毛澤東，周恩來、任弼時、鄧穎超都做過譯電員，楊尚昆長期擔(dān)任中央辦公廳主任，他自稱是‘中央領(lǐng)導(dǎo)的秘書’。從秘書中培養(yǎng)黨政高級干部，也不失為我們拔擢人才的一條捷徑?！钡谝徽旅貢殬I(yè)

第一節(jié)秘書概念的界定第二節(jié)秘書職業(yè)的分類第三節(jié)秘書職業(yè)的特點第四節(jié)中國的秘書職業(yè)化思考訓(xùn)練與教學(xué)互動Internet第一節(jié)秘書概念的界定一、國外對秘書概念的界定

二、我國對秘書概念的界定

一、國外對秘書概念的界定〔一〕美國對秘書概念的界定秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作效勞的，在決策與執(zhí)行之間上傳下達(dá)，處理文書檔案和辦理行政事務(wù)?！捕秤鴮γ貢拍畹慕缍ㄓ懊貢钡暮x有三個層次：一是指辦事處、企業(yè)等的雇員；二是指高級官員；三是指國家的秘書，負(fù)責(zé)政府機構(gòu)的政務(wù)工作。

國家秘書高級官員辦事處、企業(yè)雇員〔三〕日本對秘書概念的界定日本秘書學(xué)理論對秘書一詞的界定既有東方文化底蘊，又吸收了西方科學(xué)管理的理念，形成了自己的特色:一種是指官職名稱，指在政府機關(guān)或社會團體中從事日常事務(wù)的負(fù)責(zé)人。另一種是更為廣泛的秘書職務(wù)含義，指幫助上級處理各種事務(wù)的工作人員。在日本，“秘書”一詞普遍被理解為“協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常辦公室事務(wù)的工作人員?！边@突出說明秘書的工作范圍是隨領(lǐng)導(dǎo)的工作范圍而變化，突出強調(diào)了秘書為領(lǐng)導(dǎo)效勞的“直接性”。二、我國對秘書概念的界定〔一〕我國古代對秘書概念的界定1.“秘書”一詞的歷史淵源“秘書”一詞在我國源遠(yuǎn)流長?！懊貢痹诓煌臍v史時期經(jīng)歷了從“物名”到“官名”的演進(jìn)?！懊貢币辉~最早是物名，指宮中秘藏的經(jīng)、傳、諸子、詩賦、兵書等圖書典籍?！懊貢币辉~作為物名，也指“讖緯圖箓”。自東漢后期，“秘書”的詞義開始轉(zhuǎn)化，逐漸有“官職”以及“官署”之意，指掌管宮中圖書典籍和機密文書的官職以及官署名稱。與“秘書”相關(guān)的名稱有秘書寺、秘書監(jiān)、秘書省、秘書郎、秘書丞等?！懊貢币辉~經(jīng)歷了從物名到官名的變化，但其含義與當(dāng)今秘書的含義存在較大差異。直至清末，清政府在衙門設(shè)置秘書官，負(fù)責(zé)公文寫作、會計等庶務(wù)，以及近代秘書產(chǎn)生，秘書概念才有了根本性的轉(zhuǎn)變，具有了現(xiàn)代秘書的職能特點。

2.古代秘書的名稱中國原始社會就有了秘書工作，那時的秘書無“秘書”之名，而行“秘書”之實。在歷朝歷代中從事秘書工作的人員有著不同的名稱。黃帝時期的“倉頡”、“沮誦”作為收集、記錄史事的史官就擔(dān)任了秘書的工作。夏商周時期的史官更是承擔(dān)了秘書工作。從秦漢開始，秘書工作逐漸確立，從中央到地方都設(shè)有專門的秘書機構(gòu)以及秘書人員。隨著朝代更替，先后出現(xiàn)不同的秘書官職稱謂。如秦漢時的丞相、御史大夫；魏晉時的中書監(jiān)、中書令；唐宋時的通事舍人、起居舍人；明代的內(nèi)閣大學(xué)士、中書舍人；清代的軍機大臣、六科給事中等。直至近代，中華民國臨時政府在南京成立，孫中山在大總統(tǒng)府設(shè)置“秘書處”，在其中設(shè)有秘書長、秘書，至此“秘書”具有了現(xiàn)代意義?！捕澄覈F(xiàn)代對秘書概念的認(rèn)識對現(xiàn)代秘書概念的探討，是從20世紀(jì)80年代秘書學(xué)興起時開始的。王千弓先生、袁維國先生、張清明先生、陳廣勝先生、常崇宜先生等眾多學(xué)者從不同角度對秘書進(jìn)行了解釋。綜合各方觀點，結(jié)合我國秘書工作實際，我們認(rèn)為定義秘書概念，首先應(yīng)將其界定為一種職業(yè)，在此根底上，我們給秘書下這樣的定義：掌管文件并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理日常工作的人員。第二節(jié)秘書職業(yè)的分類一、國外秘書職業(yè)的分類

二、我國秘書職業(yè)的分類

一、國外秘書職業(yè)的分類

〔一〕美國秘書職業(yè)的分類美國勞工部依照下述三個方面的標(biāo)準(zhǔn)對秘書進(jìn)行分類。1.根據(jù)秘書所效勞的管理者的級別上下進(jìn)行分類秘書類別從低到高一共分為四類：LS-1級、LS-2級、LS-3級和LS-4級，簡稱LS類。2．根據(jù)秘書所擔(dān)任的職責(zé)大小進(jìn)行分類按此標(biāo)準(zhǔn)，秘書一共分為兩類，即LR—1級和LR-2級，簡稱LR類。3．根據(jù)秘書職位所規(guī)定的職務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類按此標(biāo)準(zhǔn)，美國秘書又分為行政秘書和專業(yè)秘書兩大類?！捕秤貢殬I(yè)的分類英國的秘書工作開展比較穩(wěn)定，對現(xiàn)代世界的秘書工作開展有著一定的影響。尤其是其秘書職業(yè)教育相當(dāng)完善，秘書考試制度非常標(biāo)準(zhǔn)，被許多國家效仿，在國際秘書界享有較高聲望。根據(jù)組織與個體的不同，英國秘書被分為政府秘書、公司秘書和私人秘書。二、我國秘書職業(yè)的分類在我國現(xiàn)代秘書職業(yè)的分類問題上，歷來說法不一，各執(zhí)一詞。研究者從各自的角度出發(fā)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)對秘書進(jìn)行了分類。綜合各家觀點，我們主張對于我國現(xiàn)代秘書應(yīng)粗線條地從縱向和橫向劃分種類。這不僅有利于秘書做好具體的秘書工作，也是秘書職業(yè)化向縱深開展的重要條件。橫向劃分縱向劃分〔一〕縱向分類縱向分類主要是針對秘書所承擔(dān)的職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)輕重的不同，在縱向上劃分出不同的層次和級別，即高級秘書、中級秘書和初級秘書。對秘書進(jìn)行縱向分類，目的是使各個層次的秘書充清楚確自己的工作職責(zé)和工作范圍，既要防止人浮于事，又要防止越俎代庖，從而保證秘書工作有序、高效地進(jìn)行?！捕硻M向分類橫向分類是根據(jù)秘書所供職單位的專業(yè)領(lǐng)域劃分的，是為了適應(yīng)不同行業(yè)、不同工作領(lǐng)域?qū)γ貢ぷ鞯牟煌蠹右苑诸?。隨著秘書工作日益普遍化和社會化，秘書不僅供職于政府機關(guān)、事業(yè)單位和社會團體，也供職于各類企業(yè)，可以說遍布社會的各個角落。這使得秘書工作的分工越來越細(xì)，具體可分為政務(wù)秘書、商務(wù)秘書、科研秘書、教學(xué)秘書、法律秘書、醫(yī)務(wù)秘書、公關(guān)秘書等。

第三節(jié)秘書職業(yè)的特點一、秘書職業(yè)開展現(xiàn)狀二、秘書職業(yè)的根本特點一、秘書職業(yè)開展現(xiàn)狀〔一〕秘書工作職業(yè)化職業(yè)化是指“從事某項工作的人形成了相對穩(wěn)定的社會群體”。秘書工作開展呈現(xiàn)出職業(yè)化特點，是世界性的潮流，也是社會開展到市場經(jīng)濟階段的必然產(chǎn)物。秘書這一職業(yè)擁有數(shù)量眾多、相對穩(wěn)定的從業(yè)者，也形成了自己的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。秘書行業(yè)組織不僅是秘書的代言人和利益維護(hù)人，更能協(xié)調(diào)秘書與其他效勞部門的利益關(guān)系，保障了秘書工作秩序的穩(wěn)定。這些正是秘書工作職業(yè)化的重要表現(xiàn)?！捕趁貢寄軐I(yè)化隨著秘書職業(yè)的開展，秘書技能逐漸呈現(xiàn)專業(yè)化趨勢。首先，秘書工作的分工越來越具體。其次，秘書工作的要求越來越嚴(yán)格。此外，秘書還應(yīng)熟悉會計、經(jīng)濟學(xué)、保險、稅務(wù)、企業(yè)管理、法律等多項專業(yè)知識。秘書技能專業(yè)化是秘書職業(yè)開展的必然趨勢，秘書只有不斷地充實自己，提高自己，完善知識結(jié)構(gòu)，朝著更高的目標(biāo)合理規(guī)劃自己的職業(yè)生涯，才能不斷滿足社會對秘書工作的需求?！踩趁貢k公科學(xué)化隨著信息時代的到來，以計算機為代表的信息處理技術(shù)的進(jìn)步為秘書工作提供了極大的方便。辦公方式由紙筆世界轉(zhuǎn)向電子信息世界，傳統(tǒng)的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代計算機處理。這一切，對秘書而言，也是新的挑戰(zhàn)，工作方法、行為方式、知識構(gòu)成、思想觀念都必須時時更新，要能夠勝任科學(xué)管理。信息時代在為秘書提供方便的同時，也對秘書提出了更高的要求，促使秘書工作不斷向科學(xué)化的道路開展?！菜摹趁貢殬I(yè)低齡化從秘書從業(yè)人員的年齡結(jié)構(gòu)來看，主要是年輕人，20至30歲之間的年輕人在秘書中占了很大的比例。從人才市場需求看，尤其是企業(yè)秘書招聘，一般都要求在35歲以內(nèi)。秘書這一職業(yè)對于年輕人的吸引力在于，秘書職業(yè)為他們提供了一個成長的平臺，最能鍛煉一個人的全方位管理協(xié)調(diào)能力，有較大的升職空間?！参濉趁貢ぷ髋曰诮?jīng)濟興旺的西方國家以及我國港臺地區(qū)，秘書工作女性化相當(dāng)普及。女性具有很多先天優(yōu)勢，比方語言能力強，心思縝密，細(xì)致耐心，思維敏捷。這些優(yōu)勢在收集資料、文字處理、信息傳播、會務(wù)工作等方面都能夠幫助女性秘書順利完成工作。近年來，我國企事業(yè)單位中，女性秘書人數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于男性。這也是得益于我國的高等教育，它使女性開始具備較高的知識水平結(jié)構(gòu)和從事秘書工作的條件。在實際工作中，女性秘書的能力得到了肯定。秘書工作女性化趨勢日益明顯?！擦趁貢鴱臉I(yè)資格化秘書職業(yè)資格證書制度是指“建立統(tǒng)一、科學(xué)、高標(biāo)準(zhǔn)的秘書職業(yè)技能培訓(xùn)和等級考試，凡考試合格者發(fā)‘秘書職業(yè)資格等級證書’。每個從業(yè)人員在從業(yè)前必須掌握一定的專業(yè)知識和技能。秘書職業(yè)資格認(rèn)定對秘書從業(yè)人員提出更高、更新、更全面的要求，鼓勵每個秘書不斷擴充自己，完善知識結(jié)構(gòu)，提高職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力。這對提高秘書職業(yè)隊伍素質(zhì)以及提高秘書工作效率都是不無裨益的。二、秘書職業(yè)的根本特點〔一〕廣泛性〔二〕近身性〔三〕效勞性〔四〕附屬性

廣泛性從屬性服務(wù)性近身性職業(yè)特點第四節(jié)中國的秘書職業(yè)化一、秘書職業(yè)化的含義二、中國秘書職業(yè)化的表現(xiàn)三、影響中國秘書職業(yè)化開展的因素四、中國秘書職業(yè)化開展的途徑一、秘書職業(yè)化的含義有了職業(yè)并不等于就形成職業(yè)化。一種職業(yè)實現(xiàn)職業(yè)化必須要有較為明確的職責(zé)范圍，系統(tǒng)的管理體系，完善的用人機制和培訓(xùn)制度等。秘書職業(yè)化就是秘書職業(yè)行為形成了完善的管理系統(tǒng)，有科學(xué)的管理制度保障其運行，職業(yè)性獲得了社會的廣泛認(rèn)可。

二、中國秘書職業(yè)化的表現(xiàn)〔一〕秘書職業(yè)資格認(rèn)證工作的全面推開，意味著中國秘書職業(yè)化時代的到來〔二〕專業(yè)性組織和秘書效勞機構(gòu)涌現(xiàn)〔三〕商務(wù)秘書成為秘書職業(yè)隊伍的主體〔四〕秘書勞動價值具有了商品意義三、影響中國秘書職業(yè)化開展的因素(一)傳統(tǒng)秘書觀念影響秘書職業(yè)的正確定位一是中國“官本位”文化傳統(tǒng)的影響。許多人認(rèn)為，秘書是未來的領(lǐng)導(dǎo)，即準(zhǔn)官員，是“后備干部”，把秘書工作作為通向仕途和管理層的跳板，使得秘書工作缺乏職業(yè)的獨立性。二是由于秘書工作成果的隱匿性，使得許多人對秘書工作的作用認(rèn)識缺乏。秘書常常被當(dāng)做領(lǐng)導(dǎo)的管家，甚至被認(rèn)為是領(lǐng)導(dǎo)的傳聲筒、跟班，沒有多大的價值。三是目前從事秘書工作的局部人員素質(zhì)偏低。無論在思想上還是業(yè)務(wù)上都與實際工作要求存在一定的差距，甚至一些秘書存在違法違紀(jì)現(xiàn)象，嚴(yán)重?fù)p害了秘書職業(yè)的社會形象。四是秘書職業(yè)缺乏必要的社會制度保障。由于缺乏嚴(yán)格的職業(yè)準(zhǔn)入制度，秘書的合法權(quán)益得不到應(yīng)有保障，秘書不安心本職工作，人才流失嚴(yán)重。(二)秘書職業(yè)專業(yè)化程度有待提高一是目前我國秘書學(xué)根底理論研究還比較薄弱。直接影響社會對秘書職業(yè)專業(yè)化的認(rèn)識；二是目前我國的秘書教育和培訓(xùn)工作還不完善。重理論教學(xué)，輕職業(yè)培訓(xùn)，缺少不易為人取代的職業(yè)核心知識和技能，使得秘書缺乏職業(yè)信心；三是聘用秘書的社會組織的性質(zhì)、規(guī)模不同，對秘書工作的具體內(nèi)容及要求有很大差異，也使得人們對秘書職業(yè)專業(yè)化的認(rèn)知千差萬別。四、中國秘書職業(yè)化開展的途徑(一)加大對秘書職業(yè)的宣傳，樹立現(xiàn)代秘書職業(yè)觀念(二)制定法律法規(guī)，完善秘書職業(yè)監(jiān)督(三)在推行秘書職業(yè)資格認(rèn)證的同時，標(biāo)準(zhǔn)秘書上崗制度，嚴(yán)格職業(yè)準(zhǔn)入(四)深化秘書學(xué)理論研究和秘書職業(yè)研究思考訓(xùn)練與教學(xué)互動

1.什么是秘書？《辭?！穼γ貢亩x是什么？

2.中國古代秘書的稱謂有哪些？

3.簡述中國秘書職業(yè)的分類。