經(jīng)驗(yàn)交流：文秘新人“五不要”

文秘新人“五不要”眼見一茬又一茬應(yīng)屆畢業(yè)生加入到文秘隊伍中來，不禁回味起往日磕磕碰碰的心路歷程。突出的感覺是，“師傅領(lǐng)進(jìn)門，修行靠個人”，從高校畢業(yè)生向機(jī)關(guān)文秘人員的角色轉(zhuǎn)變，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)和同事的教誨與幫助，也需要自己用心領(lǐng)悟、悉心感受，避免在思想上心理上出現(xiàn)誤區(qū)。一、初來乍到“不要急”經(jīng)歷多年校園生活，對學(xué)習(xí)方式、行為習(xí)慣都熟悉而自然。走上工作崗位，會面臨許多“不一樣”。例如，在學(xué)校可以結(jié)合個人情況安排時間，而上班必須按規(guī)定時間上下班，絲毫不含糊；在學(xué)校自習(xí)、看書、上網(wǎng)等自由選擇機(jī)會很多，上班通常是兩個甚至更多人在一間辦公室，活動范圍相對固定，等等。更為重要的是，秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，畢業(yè)生對各方面不熟悉，不可能馬上就有許多重要任務(wù)。這種情況下，就容易出現(xiàn)急躁情緒：要學(xué)的東西那么多卻只能干坐著，真急；偶爾遇到要做的事又不知怎么處理，仍然急。為了盡快度過這個等待期，就要用實(shí)際行動驅(qū)散急躁的情緒，要特別注意以下方面：一是眼里有活。與工作無關(guān)又有必要的事，拖地、打水、取報紙，積極去做；領(lǐng)導(dǎo)和同事交辦的事，錄入點(diǎn)文字、復(fù)印點(diǎn)資料、發(fā)個機(jī)要件，認(rèn)真去做，不懂就問；遇到同事忙不過來，問一下是否要幫忙，經(jīng)同意后按要求去做，邊做邊學(xué)。二是手別亂伸。秘書部門的工作既強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)配合更強(qiáng)調(diào)分工負(fù)責(zé)，不明就里到處搶活、隨意插手，就可能干擾別人的正常工作。三是心中有數(shù)。不忘自己是個新手，多觀察，多積累，干一次有一次的收獲。但是，用心不等于“小聰明”，不能戴著“有色眼鏡”觀察事物、了解情況，對一件事情還沒了解就準(zhǔn)備找毛病，想以此突出自己的“水平”。機(jī)關(guān)里面的許多工作，越司空見慣越是經(jīng)過了長期實(shí)踐檢驗(yàn)的，能夠存在就有其存在的理由，自己沒看出來只能說明功夫沒到家。二、平穩(wěn)過渡“不要慌”經(jīng)過一段時間，初步掌握了日常事務(wù)和具體工作的程序和要領(lǐng)，每天上班下班也慢慢習(xí)慣了，新的考驗(yàn)也隨之開始：既然你對一些日常事務(wù)處理得還可以，各單位又普遍人員緊任務(wù)多，領(lǐng)導(dǎo)和同事會交給你越來越多的事。對你來說，大家不是領(lǐng)導(dǎo)就是老同志，無論誰交辦的，第一不能拒絕，第二必須辦好。從內(nèi)心來說，年輕人對于活都不含糊，想把事做圓滿，但有時給領(lǐng)導(dǎo)送會議通知、大門口接人、復(fù)印重要資料、去機(jī)要室簽收文件、到收發(fā)科發(fā)送急件、答復(fù)一個詢問工作的電話，都急需處理，頭緒太多，難以應(yīng)付。這種情況反復(fù)出現(xiàn)，人就容易慌。避免慌的心理，基本要求是既不能因急出錯，也不能因慢拖延，要堅持八個字：急活慢做，慢活急做。具體來說：一是凡事多記。好記性不如爛筆頭，電話里接到會議通知，一樓二會議室和二樓一會議室非常接近，聽得再清楚事后也可能記混，順手記下來就穩(wěn)妥得多。二是分清緩急。工作頭緒多，要根據(jù)每件事是什么時間交代的、要求干什么、需花費(fèi)多長時間，哪個先做哪個后做，排好順序。三是統(tǒng)籌安排。取報紙、發(fā)信、大門口接人，這些事情可以一路來做；去值班室預(yù)定會議室和取機(jī)要文件可以一路來做，等等。四是多回頭看。打印文件，送領(lǐng)導(dǎo)前多檢查一下有沒有錯字、丟字、多字；復(fù)印材料，釘好后多檢查一下頁碼有沒有缺頁、殘頁；發(fā)送文件，送前多看一下信封和內(nèi)容是否一致，單位、人名、職務(wù)是否寫得準(zhǔn)確、清楚；做一個電話記錄，放下電話后看一下內(nèi)容記全了沒有，誰打的、什么事、是否需要回復(fù)、對方電話多少，等等。三、鞏固提高“不要煩”工作時間繼續(xù)延長，重復(fù)性工作越來越多，對日常事務(wù)越來越輕車熟路，方方面面的新鮮感逐步淡化，松口氣的同時也可能滋生另外的情緒：整天干些打字、拖地、取報紙的瑣碎小事。同學(xué)聚會時別人問“你都干什么”，都不好意思回答。煩!避免煩的方法有以下幾種：一是種好“責(zé)任田”。領(lǐng)導(dǎo)和同事交代的工作保證質(zhì)量、及時完成，這是由工作的責(zé)任和所處的角色決定的。除非不準(zhǔn)備繼續(xù)在自己的崗位上干了，否則沒有任何回旋余地。二是開發(fā)“自留地”。利用工作空隙多學(xué)習(xí)、多提高，增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)水平，跟蹤了解本處、本局室乃至本機(jī)關(guān)中心工作。三是學(xué)會“浪淘沙”。注意從日常工作中吸收營養(yǎng)，學(xué)習(xí)各種文字材料的文種特點(diǎn)、框架思路、語言風(fēng)格、具體內(nèi)容，學(xué)習(xí)工作特別是領(lǐng)導(dǎo)工作的規(guī)律和藝術(shù)，等等。四、閱歷漸長“不要亂”亂就是分心，用心不專。隨著工作時間的繼續(xù)延伸，手頭各項工作更加平穩(wěn)有序，思想壓力和精神壓力進(jìn)一步減小，盡管在思想認(rèn)識上也明白鞏固業(yè)務(wù)能力、培養(yǎng)學(xué)識見地，積累工作經(jīng)驗(yàn)、增加工作閱歷的任務(wù)非常重要，但這個過程畢竟太長，收效也不是十分明顯。相反，這個過程中可能出現(xiàn)某些公司、企業(yè)的招聘啟事剛好符合自己的條件，等等。各種各樣的機(jī)會多起來，心里也就自然亂起來。在正確對待“不要亂”的問題上要堅持求真務(wù)實(shí)，客觀、全面地認(rèn)識和了解自己。機(jī)關(guān)的秘書工作和學(xué)生在校期間的學(xué)生生活有很大差別，像做學(xué)生時那樣既要專業(yè)排名前三、又要做優(yōu)秀學(xué)生干部、同時還在兼職撈外快，很難行得通。確實(shí)認(rèn)為離開機(jī)關(guān)、離開秘書崗位更合適，就不要猶豫不決。經(jīng)過綜合權(quán)衡后仍堅持在機(jī)關(guān)特別是秘書崗位上工作，就要做到以下幾點(diǎn)：一是正確處理生活和工作的關(guān)系，分清主次，把握好度，不走極端。二是正確面對得失，堅持有所為，有所不為。三是正確處理個人修養(yǎng)中的“?！迸c“博”，將提高業(yè)務(wù)能力和提高文化知識協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，合理安排。五、經(jīng)年累月“不要怨”機(jī)關(guān)工作時間繼續(xù)延伸，機(jī)關(guān)工作人員角色繼續(xù)鞏固，在工作中就不僅是涉及做事，還涉及做人。可能因?yàn)榉N種原因，閱歷增長的同時牢騷也跟著增多，能力提高的同時脾氣也跟著提高，了解事情增多的同時攀比心理也在增強(qiáng)，某人提級了、某人調(diào)職了、某人分房了、某人出差了，都可能使人們產(chǎn)生“怨”?！敖湓埂币e極做到以下幾點(diǎn)：一是提高修養(yǎng)。特別要注意學(xué)習(xí)別人的長處、記著別人的好處、理解別人的難處、寬容別人的短處，在服務(wù)中體現(xiàn)自身價值，在提高業(yè)務(wù)能力中尋找工作樂趣。二是增強(qiáng)定力。世界很大，周圍的變化往往既多又快，既要有“豈能盡如人意，但求無愧我心”的坦