健康產(chǎn)業(yè)采購物流手冊

健康連鎖采購物流手冊

XX健康產(chǎn)業(yè)連鎖有限公司

編制說明

【編制目的】

標準化是連鎖企業(yè)大規(guī)?？焖贁U張的基礎(chǔ)，標準的工具包含流程、規(guī)范、表單，而其重點表現(xiàn)方式就

是規(guī)范化手冊。為此，李延龍先生總結(jié)近十年來在連鎖企業(yè)的經(jīng)驗，推出了涵蓋連鎖企業(yè)運營各個方面的

手冊工具，以便愛養(yǎng)新模式運營連鎖企業(yè)能夠據(jù)此快速領(lǐng)悟、創(chuàng)造、實踐適合企業(yè)自身的手冊工具，推動

愛養(yǎng)連鎖平臺的快速發(fā)展。

《連鎖總部采購物流手冊》是在李延龍先生十年專業(yè)積累和企業(yè)實踐的基礎(chǔ)上總結(jié)而成，旨在為愛養(yǎng)

健康連鎖編制《總部采購物流手冊》提供范例和參考范本。

【使用說明】

1.本手冊分為采購、倉儲、運輸三大部分，包括商品采購管理、供應(yīng)商管理、倉庫作業(yè)管理、倉庫

日常管理、車輛管理、第三方物流商管理等內(nèi)容，對采購物流工作具有實際指導(dǎo)意義，集合了成

功的連鎖操作經(jīng)驗，是采購、物流等工作執(zhí)行的基礎(chǔ)標準指導(dǎo)。

2.愛養(yǎng)健康產(chǎn)業(yè)可以根據(jù)自身的經(jīng)營特色和個性需要進行相應(yīng)的調(diào)整、補充。

目錄

目錄..........................................................................................2

1商品采購...................................................................................3

1.1商品定位及品類組合....................................................................3

1.2商品開發(fā)..............................................................................4

1.3商品采購..............................................................................7

2商品價格管理..............................................................................11

2.1新商品定價............................................................................11

2.2商品價格變動管理......................................................................11

3供應(yīng)商管理................................................................................12

3.1供應(yīng)商準入制度........................................................................12

3.2供應(yīng)商動態(tài)評估........................................................................16

3.3供應(yīng)商退出機制........................................................................17

4倉庫作業(yè)管理..............................................................................20

4.1倉庫分區(qū).............................................................................20

4.2驗貨入庫管理..........................................................................20

4.3出庫管理.............................................................................23

4.4退庫管理.............................................................................26

5倉庫日常工作管理..........................................................................28

5.1倉庫庫存管理.........................................................................28

5.2倉庫盤點管理.........................................................................29

5.3倉庫日常維護.........................................................................33

6車輛管理..................................................................................35

6.1車輛管理細則..........................................................................35

6.2車輛管理工具表單.....................................................................36

7第三方物流管理............................................................................37

7.1第三方物流商準入制度.................................................................37

7.2第三方物流商動態(tài)評估.................................................................40

7.3第三方物流商退出機制.................................................................42

1商品采購

1.1商品定位及品類組合

商品定位：以優(yōu)德控股集團、優(yōu)盟基金產(chǎn)業(yè)下產(chǎn)品為主。

商品結(jié)構(gòu)：以家庭型健康理療器械為主、手足護理和保健品為輔。

品類組合：體驗類產(chǎn)品和主品牌形象產(chǎn)品占50%左右；保健口服類產(chǎn)品占25%；手足護理類產(chǎn)品為主銷售

產(chǎn)品占15%左右；其他為補充產(chǎn)品約占10虬

1.2商品開發(fā)

1.2.1商品開發(fā)流程

1.2.2商品開發(fā)規(guī)范

步驟步驟描述/操作規(guī)范責任部門/崗位工具表單

1）建立信息來源渠道,渠道來源包括供應(yīng)商及其網(wǎng)絡(luò)、

各大名牌的產(chǎn)品發(fā)布會、全國及世界范圍內(nèi)的行業(yè)展《商品市調(diào)（新

覽會等品建議引進）表》

2）商品部人員閱讀相關(guān)行業(yè)的報刊、雜志、網(wǎng)絡(luò)信息等，

收集商品信息

3）商品部人員搜集各供應(yīng)商、商品信息以及康復(fù)器械的

市場信息

商品信息4）商品部人員及門店員工搜集消費者的消費動態(tài)、購物商品部、

收集形態(tài)的轉(zhuǎn)變、受社會議題的影響造成的消費心理趨勢門店、

等信息其他相關(guān)部門

5）各門店要主動將顧客的消費偏好,消費需求等信息與

商品部人員溝通,反饋門店的商品需求，市場行情及

競爭信息

6）商品部人員及時將各信息資料分類、匯總、整理、分

析，并存儲，定期進行更新、整理

?工作重點

建立有效的信息收集渠道

1）根據(jù)商品部/其他部門提供的商品信息，對消費者的

消費動態(tài)、消費需求的轉(zhuǎn)變、消費心理趨勢等進行分

析

商品信息2）根據(jù)門店提供的《商品市調(diào)（新品建議引進）表》對

研究和分行業(yè)的產(chǎn)品新功能等進行分析;重點是對競爭者的暢

商品部

析銷品、贏利商品進行分析。

?工作重點

商品部人員依據(jù)收集到的商品信息進行分析，以找到市場

的熱點，對消費者進行針對性的商品開發(fā)，以迎合消費者

對新功能的需求。

根據(jù)上一步的信息研究與分析結(jié)果，并參考運營部等部門《商品規(guī)劃報

的意見，制定商品規(guī)劃報告，主要是對目前市場趨勢進行告》

商品規(guī)劃分析預(yù)測；并針對《商品市調(diào)（新品建議引進）表》建議

報告引入的商品給出分析結(jié)論，決定是否引入商品體系中，規(guī)商品部

劃商品的價格帶等。

?工作重點

準確預(yù)測市場趨勢、制定合理的新品價格帶

采購樣品依據(jù)審批后的《商品規(guī)劃報告》，確定樣品評審的方式及商品部

樣品采購數(shù)量。

?工作重點

確定樣品數(shù)量及評審方式等

1）樣品評審的方式：《樣品評審報

■商品部組織人員進行試用,依據(jù)試用人員的反饋告》

意見決定評審結(jié)果。

■商品部通過門店進行消費者免費體驗調(diào)查，依據(jù)

消費者的反饋意見決定評審結(jié)果。

樣品評審

■商品部通過門店進行樣品的試銷,依據(jù)試銷情況商品部

決定評審結(jié)果

2）在試銷的過程中，注意進行成本的核算，以確定合理

的商品價格，為商品的正式引進確定依據(jù)。

?工作重點

樣品評審反饋意見的收集，這些信息是評審的主要依據(jù)。

商品引入評審?fù)ㄟ^后，制定商品采購計劃，主要確定商品

商品采購的供應(yīng)商、商品的采購批量、商品物流方式等。

商品部

計劃?工作重點

品類、價格帶、數(shù)量、采購時間規(guī)劃

1.3商品采購

1.3.1商品采購流程

1.3.2商品采購規(guī)范

商品采購依據(jù)供應(yīng)商的來源可以分為內(nèi)部采購和外部采購；依據(jù)采購商品的批次可以分為新商品采購

和商品補貨采購。

■內(nèi)部商品采購是指商品的供應(yīng)商隸屬于優(yōu)德控股集團范圍內(nèi)的商品提供者，原始部落（愛養(yǎng)生）的商

品也屬于內(nèi)部商品采購。

■外部商品采購是指商品的供應(yīng)商不屬于優(yōu)德控股集團內(nèi)部。

■新商品采購是指在體系中首次引入某一新種商品，尋求供應(yīng)商、供應(yīng)商談判及商品送貨的過程。

■商品補貨是指在與供應(yīng)商簽訂采購協(xié)議之后，依據(jù)倉庫的實際需求，向供應(yīng)商要求補貨。

＞新商品采購規(guī)范

步驟操作規(guī)范/標準責任部門/崗位工具表單

1）根據(jù)商品開發(fā)流程中所制訂的采購計劃，以及《商品采購談判記錄表》

供應(yīng)商準入選擇流程選擇至少2-3家合適的供

應(yīng)商，與之進行談判

2）采購人員在談判過程中的內(nèi)容包括：詢價、議商品部（采購部

供應(yīng)商談判

價、定價、質(zhì)量、交貨時間、供貨能力等門）

?工作重點

與供應(yīng)商的談判技巧

采購人員根據(jù)需要制定商品采購單，需包括：商品《商品采購單》

名稱、采購數(shù)量、規(guī)格、單價、商品總金額等細節(jié)

編制商品采內(nèi)容商品部（采購部

購單?工作重點門）

在充分考慮門店數(shù)量和對新商品的銷售預(yù)測基礎(chǔ)

上編制商品米購單

1）付款方式依據(jù)簽訂的采購協(xié)議確定，常用的方

式有：

■現(xiàn)金支付，即在購買商品之前將貨款先行

支付給供應(yīng)商。

■預(yù)付定金，即在購買商品之前先行繳納一

部分定金給供應(yīng)商，待商品到倉之后在交

付尾款，完成貨款支付。

■貨款月結(jié)，即在簽訂采購協(xié)議之后，供應(yīng)

付預(yù)付款商按采購商的采購單供貨，以月度為結(jié)算商品部、財務(wù)部

周期進行貨款的支付。結(jié)算周期一般有30

天，60天，90天。

2）商品部依據(jù)付款方式，要求財務(wù)部協(xié)助完成貨

款的支付。目前階段由于采購量限制多采用現(xiàn)

金支付方式。

?工作重點

依據(jù)簽訂的付款方式，及時完成貨款支付，與供應(yīng)

商形成良好的合作關(guān)系

在新款商品到總倉之前，制定好商品信息及定價信

息及時知會運營部和商品部配送中心信息人員，以

新商品信息

便提高作業(yè)效率。

及定價

?工作重點

新款信息及定價及時知會相關(guān)部門

將商品部（采購部門）制定好的新商品信息錄入信

新商品信息息系統(tǒng)中。

信息管理部

及定價錄入?工作重點

保證信息錄入的準確性

1）商品送貨方式依據(jù)簽訂的采購協(xié)議確定，常用

的方式有：

商品送貨■供應(yīng)商送貨，即供應(yīng)商送貨到采購商的倉商品部、供應(yīng)商

庫或是送達指定的門店。

■采購商取貨，即采購商去供應(yīng)商處取貨，

物流費用由雙方協(xié)商。

■第三方物流，指由第三方物流負責將商品

由供應(yīng)商處送達采購商處。第三方物流的

費用依據(jù)簽訂的采購協(xié)議確定。

2）目前由于采購量的限制多采用自取貨及第三

方物流的方式，承擔物流費用。

?工作重點

無論采取何種物流方式，首要確保的是商品按時按

質(zhì)按量到庫

結(jié)合的實際情況及商品情況，采取抽檢方式。抽檢

指對到倉的商品隨機抽取部分進行檢驗，這種檢驗

方式所需人力、時間較少，但是存在檢驗不到位的

商品部（配送中

商品檢驗情況。

心）

?工作重點

商品檢驗嚴格按照檢驗流程進行，確保入庫商品的

質(zhì)量、數(shù)量等滿足入庫要求。

1）供應(yīng)商評估辦法詳見下文供應(yīng)商管理《供應(yīng)商評審表》

2）交貨完成后，要將所有采購相關(guān)資料進行歸

檔，需要存檔的資料：供應(yīng)商報價單，采購申

供應(yīng)商評

請單、采購合同。其中，采購合同交給總經(jīng)辦商品部（采購部

估、資料歸

保存正本，商品中心及財務(wù)部相關(guān)人員保留復(fù)門/配送中心）

檔

印件供以后參考查詢。

?工作重點

及時對供應(yīng)商的合作情況進行評估

A商品補貨規(guī)范

商品補貨流程是新品采購流程的一個簡化，節(jié)省了供應(yīng)商談判和商品信息制定環(huán)節(jié)。付款、商品送貨、商

品檢驗等環(huán)節(jié)可以參照《國內(nèi)新品采購規(guī)范》執(zhí)行。

2商品價格管理

2.1新商品定價

新商品的價格參考競爭對手價格、生產(chǎn)成本價格等情況制定。

■競爭對手有的商品定價=競爭對手的價格

■生產(chǎn)成本的商品定價

生產(chǎn)成本的商品定價=生產(chǎn)成本價格+運營成本+贏得利潤=最終的產(chǎn)品定價

加盟商銷售的商品必須按照總部制定的價格統(tǒng)一銷售。

2.2商品價格變動管理

2.2.1商品價格變動類別

>主動促銷變價

■競爭變價：由于市場競爭的原因，商品部對相應(yīng)的商品進行售價的調(diào)整

■季節(jié)變價：由于季節(jié)的變換，商品部對相應(yīng)的商品進行進價及售價的調(diào)整

■企劃促銷變價：商品部根據(jù)企劃的促銷方案對商品價格進行價格調(diào)整

>被動清倉變價

■臨期商品變價：對于滯銷臨期的商品進行降低價格，清倉處理，直至售完為止。

■瑕疵商品變價：對于外包裝有破損但是不影響商品品質(zhì)的商品進行降價處理，盡可能降低損耗。

>成本節(jié)約變價

■進價降低商品變價：由于體系不斷壯大與發(fā)展，在銷售談判中的話語權(quán)增強，商品進價降低，同

步的將商品的零售價格降低。

■物流成本節(jié)約商品變價：物流渠道的改善，物流費用在商品成本中的比例降低，從而商品零售價

格降低。

2.2.2商品價格變動規(guī)范

■變價前必須做好準確的商品盤點，確保該商品庫存的準確性。

■商品價格調(diào)整方案確定后，信息管理人員必須價格信息無誤的錄入到信息系統(tǒng)中。門店收銀員必

須嚴格按照收銀流程，在打開收銀機的第一時間查詢有無商品變價信息。督導(dǎo)人員必須注重重視

終端門店的零售系統(tǒng)是否正確變價，如果沒有，即時采取補救措施。

■變價商品必須有醒目的POP,價格標志明顯，以達到吸引顧客和渲染門店氣氛的目的。

■除清倉降價、季節(jié)性降價、成本節(jié)約變價外，其它的降價方式應(yīng)在降價結(jié)束后的第一時間內(nèi)恢復(fù)

原來價格。

3供應(yīng)商管理

3.1供應(yīng)商準入制度

3.1.1供應(yīng)商準入規(guī)定

3.1.1.1供應(yīng)商入圍基本條件

■依法成立，具有法人資格，有獨立承擔民事責任的能力；

■遵守國家法律、法規(guī)，具有良好商業(yè)信譽和納稅記錄；

■具有良好的資金，財務(wù)狀況；

■通過iso質(zhì)量管理體系認證；

■供應(yīng)商具備長期供貨能力；

■供應(yīng)商客戶服務(wù)意識強烈，能及時有效的溝通，滿足產(chǎn)品連鎖要求。

3.1.1.2供應(yīng)商需提供的資料

供應(yīng)商需向商品部提供真實的企業(yè)資料，方便公司進行供應(yīng)商檔案管理

■營業(yè)執(zhí)照，稅務(wù)登記證

■營業(yè)許可證

■產(chǎn)品生產(chǎn)資質(zhì)

■銀行資信證明

■供應(yīng)商基本信息

■商品畫冊等

3.1.1.3供應(yīng)商評估

■商品部負責對供應(yīng)商的信息資料進行初步審核，符合條件的統(tǒng)一備案，進入供應(yīng)商評估程序。

■公司對進入供應(yīng)商評估程序的廠商：屬于制造企業(yè)的，運用《供應(yīng)商準入評估表-制造商》進行

評估，評估項目為管理能力、員工能力、工藝技術(shù)能力、品質(zhì)、供貨能力、價格，滿分100分；

屬于代理公司的，運用《供應(yīng)商準入評估表-代理商》進行評估，評估項目為管理能力、客戶服

務(wù)能力、商品豐富度、品質(zhì)、供貨能力、價格，滿分100分；

■由商品部、運營部配合共同打分，廠商綜合得分70分以上，“品質(zhì)”和“供貨能力”兩項總得分

24分以上，可以通過準入評估。

■公司商品部經(jīng)理、運營部經(jīng)理共同組成評估小組，對供應(yīng)商資格做出最終認定，由總經(jīng)理審批。

3.1.2供應(yīng)商準入流程

3.1.3供應(yīng)商準入規(guī)范

步驟操作規(guī)范/標準責任部門/崗位工具表單

1）獲取供應(yīng)商信息

2）獲取供應(yīng)商信息的方法：自行搜集、供應(yīng)商投遞、第

三方介紹

獲取供應(yīng)商品部（采購

3）自行搜集供應(yīng)商的渠道有：網(wǎng)絡(luò)、黃頁、電話、報刊、

商信息部門）

行業(yè)雜志等媒介

?工作重點

供應(yīng)商信息多渠道收集

1）了解、核實供應(yīng)商信息是否真實有效，一般通過電話、

網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)資質(zhì)等

2）對供應(yīng)商信息進行甄別：主要是甄別供應(yīng)商提供商品

供應(yīng)商初與品牌定位、商品規(guī)劃是否一致。商品部（采購

步甄別3）符合商品需求的，進入初步洽談；不符合需求的，暫部門）

時終止，歸入潛在供應(yīng)商資料庫

?工作重點

核實供應(yīng)商的基本情況

1）索取供應(yīng)商資料，包括供應(yīng)商企業(yè)簡介及資信證明、《供應(yīng)商基本資

產(chǎn)品介紹、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等料卡》

索取供應(yīng)商品部（采購

2）填寫《供應(yīng)商基本資料卡》

商資料部門

?工作重點

初步洽談，了解供應(yīng)商企業(yè)及產(chǎn)品信息

1）結(jié)合與供應(yīng)商的訪談情況，調(diào)查供應(yīng)商核實其提供資《供應(yīng)商準入評

料的真實性估表-制造商》

2）商品部與運營部一起對供應(yīng)商進行綜合評估，填寫《供應(yīng)商準入評

《供應(yīng)商準入評估表》估表-代理商》

評估與審商品部、運營

3）對供應(yīng)商進行評估審核，填寫《供應(yīng)商評審表》《供應(yīng)商評審表》

核部

4）通過評估審核的供應(yīng)商可以建立合作關(guān)系；未通過審

核的，歸入潛在供應(yīng)商資料庫，以備需要時調(diào)用

?工作重點

評估工作真實有效，減少評估人員的主觀性干擾

1）商品部與通過評估、審核后的供應(yīng)商建立業(yè)務(wù)合作關(guān)

系

建立合作商品部（采購

2）把供應(yīng)商的資料整理、歸檔，進行合作供應(yīng)商管理

關(guān)系部門

?工作重點

把供應(yīng)商資料歸檔，注意供應(yīng)商的維護工作

3.1.4供應(yīng)商準入工具與表單

3.1.4.1《供應(yīng)商基本資料卡》

供應(yīng)商基本資料卡

填卡日期：編號:

1企業(yè)名稱：企業(yè)性質(zhì)：

2地址：郵政編碼：

3電話：傳真：

4負責人或聯(lián)系人姓名：移動電話：

5營業(yè)執(zhí)照號碼：注冊資金：

6開戶銀行：帳號：稅務(wù)證號：

7企業(yè)成立時間：

8員工總數(shù)：技術(shù)人員：檢驗人員：管理人員：

9產(chǎn)品品類規(guī)格

產(chǎn)品執(zhí)行標準

10年產(chǎn)量：年產(chǎn)值（萬元）：

11小批量訂貨供應(yīng)周期：

12生產(chǎn)特點：□成批生產(chǎn)口流水線生產(chǎn)口單臺生產(chǎn)

13主要生產(chǎn)及檢測設(shè)備名稱規(guī)格型號生產(chǎn)廠商擁有數(shù)量備注

14工藝文件：口齊備口有一部分□沒有

16主要客戶（公司/行業(yè)）：

17新產(chǎn)品開發(fā)能力：口能夠開發(fā)創(chuàng)新產(chǎn)品口只能開發(fā)簡單產(chǎn)品

□沒有自行開發(fā)能力

18國際合作經(jīng)驗：口是外資企業(yè)口是合資企業(yè)

□與外資企業(yè)合作生產(chǎn)部分/全部產(chǎn)品口無對外合作經(jīng)驗驗

19職工培訓(xùn)情況：□正規(guī)培訓(xùn)口偶爾開展培訓(xùn)□基本不培訓(xùn)

20是否經(jīng)過產(chǎn)品和質(zhì)量管理體系認證：□是口否

通過的認證（體系或標準）：

填寫人：

注：本表格由商品部填寫并備案管理

3.1.4.2《供應(yīng)商評審表》

供應(yīng)商評審表

評審日期：年月日

供應(yīng)商名稱：電話：

地址：聯(lián)系人：

□具權(quán)威性口具較高知名度□一般知名度

在行業(yè)地位

□不知名

綜合評估得分

品質(zhì)和供貨能力得分

□通過口不合格，拒絕

評審意見

□不合格，可再次補充評審

評審部門商品部運營部

核準

注1：供應(yīng)商綜合得分70分以上，“品質(zhì)”和“供貨能力”兩項總得分24分以上，確認供應(yīng)商

資格。

注2：本評審表由商品部與運營部配合完成填寫，并由商品部備案管理。

3.2供應(yīng)商動態(tài)評估

為了保證供應(yīng)商的供應(yīng)能力的穩(wěn)定，對通過公司供應(yīng)商準入制度成為公司正式供應(yīng)商的制造商或代理

商要進行動態(tài)評估，以此對供應(yīng)商進行監(jiān)督、考核。所有的供應(yīng)商，按照五星制動態(tài)評估。

3.2.1評估標準

■銷售數(shù)量品類占有率

供應(yīng)商所提供的商品銷售金額占商品銷售金額的80%（含）以上獲得一星，小于80%將不能獲得一星。

供應(yīng)商所提供產(chǎn)品在該品類商品銷售金額占該類商品銷售金額的80%（含）以上獲得一星，小于80%

將不能獲得一星。

說明：此評級項目星級不能兼有

■結(jié)算方式

供應(yīng)商的商品結(jié)算周期，結(jié)算周期在一個月以上的，并且有銷售發(fā)票的供應(yīng)商可以獲得一星，否則不

能獲得星級。

■交貨準時率和缺貨率

以評估周期為單位，交貨準時率達到100%且缺貨率為0時，供應(yīng)商可以獲得一星，否則不能獲得星級。

■供應(yīng)商廣告宣傳支持

供應(yīng)商對自身商品有大力的廣告宣傳，并且能夠配合做一定的商品廣告支持（免費體驗、促銷、海報

等），供應(yīng)商可以獲得一星，否則不能獲得星級。

■售后服務(wù)

對于客戶（包括）每次提出的商品售后服務(wù)需求響應(yīng)及時并且能夠妥善解決需求的供應(yīng)商可以獲得一

星，否則不能獲得星級。

3.2.2評估規(guī)定

動態(tài)評估每季度進行一次，由公司商品部完成，運營部、商品部（配送中心）、門店店長等配合。

3.3供應(yīng)商退出機制

3.3.1供應(yīng)商退出原因

3.3.1.1供應(yīng)商被動退出

在供應(yīng)商動態(tài)評估過程中如有下列情況的，要求供應(yīng)商退出：

■一次被評為一星，公司將由商品開發(fā)部通知供應(yīng)商退出。

■一次被評為二星，公司將警告該供應(yīng)商整頓（整改期限為1個月，整改期滿，公司派遣專人對該

供應(yīng)商進行重新評估，要求配合評估）。

■連續(xù)二次被評為二星，公司將由商品開發(fā)部通知供應(yīng)商退出。

■連續(xù)三次被評為三星，公司將警告該供應(yīng)商整頓（整改期限為1個月，整改期滿，公司派遣專人

對該供應(yīng)商進行重新評估，要求配合評估）。

3.3.1.2供應(yīng)商主動退出

供應(yīng)商由于自身的一些原因主動提出退出合作的，在保障雙方合作利益的基礎(chǔ)上，可以根據(jù)實際情準

許其退出。

3.3.2供應(yīng)商退出流程

3.3.3供應(yīng)商退出規(guī)范

步驟操作規(guī)范/標準責任部門/崗位工具表單

1）供應(yīng)商沒有通過評估，被要求退出

2）供應(yīng)商由于自身原因申請退出

供應(yīng)商退商品部

?工作重點

出原因供應(yīng)商

要將評估結(jié)果通知給供應(yīng)商。主動申請退出的需要說明退

出原因，并要求其按照合作協(xié)議承擔相關(guān)賠償責任

1）雙方做到充分的交流溝通

供應(yīng)商維

2）對被要求退出的供應(yīng)商明確指出供應(yīng)商的不足；對主

護人員與商品部

動要求退出的供應(yīng)商以盡量挽留為原則

供應(yīng)商的供應(yīng)商

?工作重點

溝通

不管原因如何，都要保持較好的維護關(guān)系

1）依據(jù)簽訂的合作協(xié)議，明確雙方需要承擔的責任，并《供應(yīng)商退出協(xié)

嚴格遵守議》

簽訂退出2）明確雙方終止合作后相關(guān)后續(xù)事宜的處理方式和時商品部

協(xié)議限、責任人供應(yīng)商

?工作重點

注意明確雙方的責任和權(quán)利

1）供應(yīng)商訂購的商品是否已經(jīng)全部到位

后續(xù)事宜2）可退供應(yīng)商的商品是否已經(jīng)全部退回商品部

處理?工作重點供應(yīng)商

做到商品無差錯

1）確認后續(xù)事宜處理完畢后才進行財務(wù)核算

2）財務(wù)核算時要將相應(yīng)的賠付計算在內(nèi)。商品部

財務(wù)核算

?工作重點供應(yīng)商

核算做到仔細認真

1）依據(jù)財務(wù)核算結(jié)果完成財務(wù)的結(jié)算

2）對于應(yīng)收賬款和供應(yīng)商的賠付要做到催促盡快到賬財務(wù)部

財務(wù)結(jié)算

?工作重點供應(yīng)商

要做到及時結(jié)算

1）將終止合作的供應(yīng)商從合格供應(yīng)商資料庫中移到終

錄入終止止合作供應(yīng)商資料庫

合作供應(yīng)2）保留對供應(yīng)商因商品品質(zhì)問題造成損失的追討權(quán)利信息管理部門

商信息?工作重點

錄入信息的及時準確

4倉庫作業(yè)管理

4.1倉庫分區(qū)

>配送中心（倉庫）區(qū)域劃分為：收貨區(qū)、掃描區(qū)、庫存區(qū)、分揀區(qū)、包裝區(qū)、發(fā)貨區(qū)、辦公區(qū)。

>庫存區(qū)分：商品區(qū)（合格品區(qū)）、次品區(qū)（不合格品區(qū)）、退貨區(qū)、非商品區(qū)（低值易耗品、禮品、贈

品等

>商品區(qū)又按各商品品類、產(chǎn)地、規(guī)格等區(qū)分，分門別類擺放。

4.2驗貨入庫管理

4.2.1商品驗貨入庫流程

4.2.2商品驗貨入庫規(guī)范

4.2.2.1接運作業(yè)

接運作業(yè)是指商品運達制定地點后，收貨單位（配送部門）組織人力、物力，向承運部門領(lǐng)取商品的

一系列活動。

>貨物到倉庫的方式

■供應(yīng)商送貨到倉庫。

■運輸部門派車去供應(yīng)商處或是碼頭等貨物集中地接運貨物，即接運作業(yè)。考慮到現(xiàn)階段的實際情

況，接運作業(yè)是目前的主要方式。

>接運作業(yè)的注意事項

■憑貨物領(lǐng)取通知單和有關(guān)證件，在規(guī)定日期內(nèi)提貨，防止因延期提貨造成的費用增長。

■接收商品時，應(yīng)有專人到場，并會同承運部門清點商品，并做好接收記錄。

■交接手續(xù)辦完后，及時將貨物運回倉庫，并將運輸交接單回執(zhí)在3天內(nèi)蓋章送回供應(yīng)商。

■認真檢查、分清責任，出現(xiàn)問題及時處理。商品清點檢查出現(xiàn)問題的，要經(jīng)承運部門復(fù)查確認后,

由承運單位填寫“貨運記錄”，并交給接運人員。

4.2.2.2驗收作業(yè)

>驗收方式：由于的商品屬于“多品種、大批量”商品，所以只能選擇抽檢的驗收方式。

>抽檢的驗收方式最重要的是確定一個合適的抽樣比例。

■商品在10箱以下的，要全檢。

■10箱到20箱的，抽檢比例為：10箱+20%抽檢

■21箱到50箱的，抽檢比例為：10箱+15%抽檢

■51箱-100箱，抽檢比例為：10箱+10%抽檢

■100箱以上，抽檢比例為：10%

>驗收的要素：數(shù)量驗收、質(zhì)量驗收、包裝驗收、條碼驗收。

>商品驗收中要注重商品保質(zhì)期的驗收，要求所有到庫商品生產(chǎn)時間不能超過2個月。

>驗收中單證不符或單證不全的處理

■有貨無單。是指貨物先到達而有關(guān)憑證還未到達。出現(xiàn)這種情況，可先進行商品預(yù)檢，并同時向

采購部門索要憑證。待憑證到齊后，再正式辦理入庫手續(xù)。

■有單無貨。是指有關(guān)貨物憑證已到，而在規(guī)定的時間內(nèi)商品未到庫。應(yīng)及時向采購部門反映以便

采購部門及時向供應(yīng)商或承運部門查詢。若經(jīng)過一段時間后仍沒有見到貨物，應(yīng)查明原因，將單

證退回注銷。

■貨未到齊。指由于運輸方式的原因，同一批商品不能同時到達，對此，應(yīng)分單簽收。

>驗收中質(zhì)量不合格的處理

■在生產(chǎn)中或貨物運輸中或保管不善造成商品損壞或變質(zhì)的，責任在供應(yīng)商，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，

做出退貨或是調(diào)換的決定。驗收人員在接收時應(yīng)詳細說明數(shù)量和變質(zhì)的程度。

■在承運過程中發(fā)生的商品變質(zhì)，責任方在承運方，驗收人員應(yīng)索取承運方的記錄，交由供應(yīng)商或

是采購部門交涉處理。

>驗收中商品數(shù)量不符的處理：如經(jīng)驗收后發(fā)現(xiàn)商品的實際數(shù)量與憑證上所列的數(shù)量不一樣時，應(yīng)由收

貨人員在憑證上詳細做好記錄，按實際數(shù)量簽收，并及時通知供應(yīng)商和承運方。

4.2.2.3入庫作業(yè)

商品檢驗合格，商品信息掃描入信息系統(tǒng)后，商品可以入庫作業(yè)。

商品的入庫作業(yè)要嚴格按照5.1.1.1的商品儲存策略、商品儲位管理進行入庫。并且入庫商品要做好商品的

保管維護。

4.2.3商品驗貨入庫工具表單

4.2.3.1商品驗收單

商品驗收單表單編號：

訂購單編號：日期：年月日

規(guī)格符合

編號商品名稱訂購數(shù)量單位實收數(shù)量單價總價

是否

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

供應(yīng)商分批交貨□是□否

檢驗抽樣____%不良驗收結(jié)果

采購倉庫檢驗總經(jīng)理

主制主收主檢

管單管貨管驗

員員員

4.3出庫管理

4.3.1商品出庫流程

4.3.2商品出庫規(guī)范

4.3.2.1訂單作業(yè)

物流企業(yè)的配送中心從接受客戶及各門店訂貨開始至準備著手揀貨之間的作業(yè)階段稱為訂單處理，包

括各門店（直營店和加盟店）訂單的資料確認、存貨查詢、單據(jù)處理及出貨配發(fā)等內(nèi)容。

>門店訂貨方式

門店信息系統(tǒng)會在每一個訂貨時間點自動給出門店的訂貨單，門店店長（店主）對門店訂貨單做出必

要的調(diào)整后，通過互聯(lián)網(wǎng)將門店訂貨單電子傳遞到運營部，運營部審核后，將訂貨單轉(zhuǎn)交商品部的配

送部門，進入商品出庫流程。

>訂單處理作業(yè)內(nèi)容

■接收訂單：是訂單處理的第一步，主要是獲取門店的訂貨資料，包括門店基本信息、所訂商品的

信息及數(shù)量。

■處理訂單

1）門店訂單建立檔案。

2）訂單資料的核對與確認：詳細核對訂單所包含的門店信息、商品信息，核對無誤后，生成最

終的訂單資料。

3）分配存貨：按照訂單的順序及特殊要求分配庫存商品。

4）訂單資料輸出：經(jīng)處理后的訂單資料，會形成一系列出貨單據(jù)，以輔助開展后續(xù)作業(yè)。主要

有揀貨單、送貨單等。

4.3.2.2揀貨作業(yè)

揀貨是指依據(jù)連鎖門店訂單的要求，將物品按品種、出入庫先后順序挑選出來，并放在指定位置的物

流作業(yè)活動。

>揀貨作業(yè)基本環(huán)節(jié)

■產(chǎn)生揀貨信息：訂單作業(yè)生成的揀貨單是揀貨作業(yè)的指導(dǎo)文件。

■揀貨人員的搬運：揀貨人員根據(jù)揀貨單在庫存區(qū)尋找商品并拿取商品。行走路線和搬運距離的選

擇是提高配送中心（倉庫）揀貨效率的關(guān)鍵。要根據(jù)配送中心（倉庫）的布局、商品儲位安排制

定合理的行走路線。

■獲物揀取：工作重點是根據(jù)揀貨單認真核對貨物品名、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，保證揀取商品的正確。

■貨品集中：將揀選完畢的貨物集中于分揀區(qū)，待分揀完畢后組織貨物的包裝及發(fā)運。

>出庫商品信息掃描

出庫商品信息的掃描與揀貨作業(yè)同步完成。在將揀選的商品搬運到分揀區(qū)時完成商品信息的掃描，對

庫存信息進行相應(yīng)的調(diào)整。

4.3.2.3分貨作業(yè)

分貨作業(yè)是指揀貨作業(yè)完畢后，再將商品按門店或配送路線的區(qū)別做分類集中。分貨作業(yè)依據(jù)送貨單

進行，分貨作業(yè)要認真負責，保證分貨的準確性。

4.3.2.4包裝作業(yè)

包裝是在物流過程中保護產(chǎn)品、方便儲運、促進銷售、按一定技術(shù)方法采用容器、材料及輔助物等將

物品包封和標志的工作總稱。配送中心（倉庫）出庫的商品有的可以直接裝運出庫，有的還需要經(jīng)過包裝

待運環(huán)節(jié)才能滿足商品運輸機銷售的要求。

>配送中心（倉庫）包裝作業(yè)的種類

■散裝貨的包裝：指將散裝商品按照一定的標準封裝，以便于運輸與商品數(shù)量計量。

■拆分商品的包裝：指依據(jù)銷售的實際需要，將大規(guī)格的商品分裝為小規(guī)格的商品包裝。

■防護性包裝：指為了在商品的運輸、存儲和裝卸的過程中保護商品所進行的包裝。

4.3.2.5交接作業(yè)

包裝完畢，并且貼上相應(yīng)的標簽后，進行交接作業(yè)。庫管員與領(lǐng)貨人（運輸部門人員或第三方物流人

員）當面點驗商品，辦理交接手續(xù)，交清后，由領(lǐng)貨人在“出庫單”上簽名。

4.3.2.6登記入賬

貨物交接后，庫管員將一聯(lián)出庫單交予財務(wù)部人員，財務(wù)人員要及時將出庫信息錄入到財務(wù)系統(tǒng)中，

以完成對門店的財務(wù)管理與監(jiān)督。

4.4退庫管理

4.4.1商品退庫流程

4.4.2商品退庫規(guī)范

>退庫作業(yè)時間要求

運營部在每個月的第2周周五補貨前提醒門店完成門店退貨流程；商品部（配送中心）在每個月的第

2周周五補貨前提醒門店完成退貨前準備（退貨商品整理打包，封裝）。

>退庫商品運回配送中心（倉庫）規(guī)范

■退庫商品由補貨車輛在返程時運回配送中心（倉庫）。

■《商品退貨單》必須與退貨商品一并送達配送中心（倉庫），如無《商品退貨單》的，可退回門

店（加盟商），由此產(chǎn)生的一切費用由門店（或加盟商）承擔。

>退庫商品入庫保管規(guī)范

■庫管人員根據(jù)《商品退貨單》清點整理退庫商品，數(shù)量核對無誤后入退庫商品區(qū)保管。

■倉庫將退回的商品，視不同退庫原因，分別存放于退庫區(qū)并做相應(yīng)標記。

5倉庫日常工作管理

5.1倉庫庫存管理

5.1.1商品存儲管理

倉庫的商品存儲管理有兩層含義：

■商品的儲存，是指依據(jù)倉庫的布局和商品特性，將商品存放在適宜存放的環(huán)境或場所的活動。

■商品的保管，是指為保證商品安全可靠、數(shù)量無差錯、質(zhì)量無變化而進行的商品看管和維護作業(yè)。

5.1.1.1商品的儲存

>儲位指派的原則：

■確保商品安全原則：對商品疊壓的高度、濕度有特殊要求的商品，必須存放在要求的存儲環(huán)境中。

■提高作業(yè)效率原則：對周轉(zhuǎn)頻次高，商品重量大的商品，要靠近揀貨區(qū)和發(fā)貨區(qū)，以節(jié)省揀貨的

時間和揀貨的工作量。

>儲位編碼

當規(guī)劃好各儲區(qū)儲位后，對每一個儲位進行編碼，并將儲位編碼與儲存的商品的品種、商品的條碼對

應(yīng)起來。大大簡化了商品查找的過程，提高了商品入庫、揀貨及商品維護的工作效率。

5.1.1.2商品的保管

商品保管主要有以下幾個方面的工作：

>嚴格商品驗收。商品入庫時要嚴格把關(guān)，查清商品狀況，防止在儲存期間出現(xiàn)商品擠壓、破損等的變

化，造成商品損壞。

>認真檢查商品。定期或不定期的檢查庫存商品狀況，如商品的數(shù)量、質(zhì)量、包裝等。可與商品的盤點

同時進行。

>確保倉儲條件。保證商品特性所要求的保管條件，特別注意倉庫溫度濕度控制、保持庫存區(qū)清潔，以

維護商品質(zhì)量安全。如有異常情況發(fā)生，應(yīng)及時采取有效措施加以防治，并上報配送部門主管。

5.1.2商品存貨管理

商品存貨管理是將商品的庫存量保持在適當?shù)臉藴蕛?nèi)，以免存貨過多造成資金積壓、增加保管困難，

或存貨過少導(dǎo)致倉容浪費、貨品供不應(yīng)求，對的銷售造成影響。

>倉庫安全庫存的制定

■倉庫綜合商品的供應(yīng)商情況、商品在體系中的銷售數(shù)據(jù)、訂購商品的到貨時限等因素，制定出每

一類商品的安全庫存。

■安全庫存并不是一成不變的，要隨著商品在體系中的商品銷售生命周期動態(tài)確定。

5.2倉庫盤點管理

5.2.1倉庫盤點時間

■每月與門店同步進行盤點，一般安排在每月的25號，采取全盤方式。盤點時需有財務(wù)人員監(jiān)督盤點

過程。

■不定期的對暢銷商品和貴重商品進行盤點。

5.2.2倉庫盤點流程及規(guī)范

步驟操作規(guī)范/標準責任部門/崗位工具表單

1）明確建立盤點的程序和具體方法

2）配合財務(wù)會計做好準備

3）準備盤點使用的基本工具和表單商品部（配送

盤點前準

4）盤點計劃的制定，盤點人員的準備部門）

備

5）結(jié)算庫存資料財務(wù)部

?工作重點

商品出入庫資料的結(jié)算；盤點人員的到位

1）對盤點的方法、盤點作業(yè)流程和要求進行培訓(xùn)

2）盤點人員需熟練掌握盤點的基本要領(lǐng)、工具表單填寫

培訓(xùn)盤點3）部門管理人員作為盤點監(jiān)督人員，要熟悉盤點現(xiàn)場和商品部（配送

人員盤點工作部門）

?工作重點

培訓(xùn)盤點人員，保證其掌握盤點要領(lǐng)和工具表單的填寫

盤點工作開始前，要對庫存區(qū)及庫存商品進行清理，包含

的主要工作有：

1）對尚未辦理入庫手續(xù)的商品，應(yīng)予以標明，不在盤點

之列。

2）對已辦理出庫手續(xù)的商品，要提前通知有關(guān)部門或人

員，運到相應(yīng)的配送區(qū)域。

清理庫存3）帳卡、單據(jù)、資料均應(yīng)整理后統(tǒng)一結(jié)清。商品部（配送

區(qū)4）整理商品堆垛、貨架等，使其整齊有序，以便于清點部門

計數(shù)。

5）通知各需求部門預(yù)領(lǐng)所需物品，盤點開始后，不能取

用庫存區(qū)商品。

?工作重點

界定清晰盤點的商品，對未入庫或已出庫的商品不能計入

盤點數(shù)據(jù)

1）進行盤點工作商品部（配送《商品盤點表》

盤點作業(yè)

2）由于盤點工作比較單調(diào)，要注意加強對盤點人員的監(jiān)