X礦業(yè)投資企業(yè)管理制度范本

頁第十四章檔案管理管控制度一、總則1、為了規(guī)范公司檔案管理管控，特制定本制度；2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理管控；3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。二、檔案管理管控機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一）檔案劃分及管理管控部門1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理管控、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄；2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置專職檔案管理管控員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理管控工作。公司制定明確的檔案管理管控員崗位職責(zé)，檔案管理管控員必須嚴(yán)格履行職責(zé)；3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門資料管理管控1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理管控員，制定明確的資料管理管控員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理管控，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理管控；2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理管控辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理管控；3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理管控規(guī)定執(zhí)行。三、檔案分類（一）檔案質(zhì)量1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的合適的內(nèi)容；2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理；3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用；4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)合適的內(nèi)容擬定標(biāo)題；5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。（二）立檔1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。（三）分類1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案合適的內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同合約類目等）。2、公司檔案大致分為以下幾類：（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；（3）制度類：管理管控制度匯編；（4）合同合約類：分內(nèi)部經(jīng)營管理管控合同合約和業(yè)務(wù)合同合約兩種。（5）相關(guān)計(jì)劃總結(jié)類：分年度相關(guān)計(jì)劃及總結(jié)等；（6）會議紀(jì)要類：辦公例會紀(jì)要等（五）檔案編號1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱；2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆；3、公司檔案員負(fù)責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條約條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理管控工作。

四、歸檔及保存年限（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件合適的內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》；（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同合約（2）股東名冊（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則（4）董事會及股東會記錄（5）財(cái)務(wù)報(bào)表（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（8）工程設(shè)計(jì)圖（9）公司規(guī)章制度（10）其它經(jīng)核定須永久保存的文書2、10年保存：（1）預(yù)算、決算書類（2）會計(jì)憑證（3）事業(yè)相關(guān)計(jì)劃資料（4）其它經(jīng)核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其它經(jīng)核定保存5年的文書4、1年以下暫時(shí)保存：（1）結(jié)案后無長期保存必要者。（三）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。五、檔案日常管理管控（一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀?！稒n案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。2、銷前，按照清冊清點(diǎn)；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（三）移交1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點(diǎn)；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理管控公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。六、電子檔案保管方式公司同步采取電子檔案保管形式，按日期方式進(jìn)行分類存檔，具體方式及流程如下：1、各個(gè)單位和部門負(fù)責(zé)人必須安排專人將已更新、具有保存價(jià)值的重要材料、文件或未完工的工程情況（如無電子版本則采用掃描方式但必須清晰）收集匯總到指定計(jì)算機(jī)；2、公司辦公室檔案員購置專用移動硬盤，每個(gè)月對各礦井或部門將收集匯總的資料拷貝入移動硬盤，每個(gè)季度末用書面材料將匯總情況直接匯報(bào)總經(jīng)理，總經(jīng)理按照匯總情況與實(shí)際情況對比，如果存在資料未及時(shí)收集匯總、存入假資料等情況，視情節(jié)輕重親自給予處罰或處理；3、移動硬盤除公司專職檔案管理管控員外，任何人不能