信息技術(shù)在廉政建設(shè)中的應(yīng)用

信息技術(shù)在廉政建設(shè)中的應(yīng)用摘要：本次課題研究立足于企業(yè)的內(nèi)控管理要求，結(jié)合上海燃?xì)馐斜变N售有限公司（下稱市北燃?xì)猓┢髽I(yè)內(nèi)部的管理流程和工作習(xí)慣，利用信息技術(shù)，通過研究管理流程、數(shù)據(jù)邏輯在企業(yè)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控層面的應(yīng)用，以建立合同管理系統(tǒng)為依托，通過積累合同數(shù)據(jù)向今后的廉政預(yù)警大數(shù)據(jù)分析做準(zhǔn)備，以期提升企業(yè)的管理效能和預(yù)警能力，從而提高企業(yè)的廉政建設(shè)水平。關(guān)鍵詞：合同管理信息系統(tǒng)企業(yè)內(nèi)控一、課題導(dǎo)入內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段，它作為公司管理的規(guī)矩，約束著管理者的各類行為，并且，在優(yōu)化管理流程，規(guī)范資產(chǎn)運(yùn)作，控制資金流向等方面，起著“防火墻”的作用。從審計(jì)所揭示和反映出的問題來看，合同主要條款的缺失、關(guān)鍵合同內(nèi)容的模糊，是企業(yè)較為普遍存在的現(xiàn)象。因此，如何規(guī)范合同管理，并以合同管理做落腳點(diǎn)，逐步從合同向財(cái)務(wù)推進(jìn)一種具有完整系統(tǒng)約束，構(gòu)筑牢固的公司內(nèi)控體系，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制全過程、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性的信息化可控管理，成為需要做認(rèn)真的研究的一大課題。二、合同管理需求分析市北燃?xì)獾膬?nèi)部控制包括對(duì)于合同的生命周期閉環(huán)管理以及基于合同所形成的資金管理等一系列管理工作，而這些工作所需研究的內(nèi)容將非常廣泛，遠(yuǎn)非本文能簡(jiǎn)單覆蓋的。因此，本文擬以企業(yè)內(nèi)部通用合同的管理為基本立足點(diǎn)，通過分析此類合同基本信息和流轉(zhuǎn)過程的管理要求，結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用，形成一個(gè)合同的線上管理平臺(tái)，從而提高合同管理的嚴(yán)密性和時(shí)效性，同時(shí)基于平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)證和檢查點(diǎn)限制等自動(dòng)化工具，更有利于合同管理的自律和過程的監(jiān)督。1、合同的分類及各類合同的要素分析作為企業(yè)的通用類合同，根據(jù)合同簽署目的、合同特征以及特殊性，為能進(jìn)一步做好細(xì)化管理，對(duì)合同進(jìn)行了細(xì)分，分成采購類、工程類、天然氣銷售、房屋租賃、維保硬件類、維保軟件類、年度意向類和其他，共八大類。八類合同的分類標(biāo)準(zhǔn)、合同樣例及分類說明詳見通用合同分類表。表1通用合同分類表合同類別分類標(biāo)準(zhǔn)合同樣例分類說明采購類用于各類商品、非生產(chǎn)類物資、耗材等的采購合同耗材配件采購辦公用品采購工作服采購涉及安裝事項(xiàng)且費(fèi)用超總標(biāo)的10%歸為工程類。工程類公司固定資產(chǎn)更新改造計(jì)劃、修理計(jì)劃、臨時(shí)追加預(yù)算中涉及主材、輔材及安裝人工費(fèi)用的建設(shè)項(xiàng)目基礎(chǔ)建設(shè)工程空調(diào)采購安裝工程橋管油漆工程監(jiān)控安裝工程天然氣銷售銷售服務(wù)部天然氣銷售專用房屋租賃用于房屋租賃為主的相關(guān)合同，包括出租和承租維保硬件類用于各類涉及固定資產(chǎn)、硬件實(shí)體類的維護(hù)合同調(diào)壓器中修合同復(fù)印機(jī)維保合同如需審價(jià)歸為工程類合同維保軟件類主要用于各類信息化軟件維護(hù)合同及一些無實(shí)物的系統(tǒng)、軟件維護(hù)更新SCADA系統(tǒng)維護(hù)預(yù)警系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)OA系統(tǒng)維護(hù)合同年度意向類即對(duì)方為我公司提供某項(xiàng)全年服務(wù)，具體單價(jià)確定但工作量不確定，需到實(shí)際結(jié)算時(shí)才能確定金額的合同年度保安保潔合同勞務(wù)外包合同監(jiān)理合同審價(jià)咨詢合同其他無法歸入以上7類中的合同租賃設(shè)備合同合同分類之后，便可對(duì)各類合同進(jìn)行充分研究，對(duì)每個(gè)合同需要納入平臺(tái)做管理的要素進(jìn)行羅列，并對(duì)所列出的要素進(jìn)行相應(yīng)的邊界限制和有效邏輯確認(rèn)。同時(shí)，對(duì)于這些分類合同所共同具有的共性要素，也統(tǒng)一做好控制要求的設(shè)計(jì)，從而方便經(jīng)辦人員和審核人員對(duì)于要素的填寫及審核。合同共性要素見合同共性要素表，基本涵蓋通用合同中各分類的共同元素，通過對(duì)這些要素的標(biāo)識(shí)和邏輯分析，從而為利用系統(tǒng)對(duì)合同的申請(qǐng)和審批做好前期的系統(tǒng)預(yù)審。表2合同共性要素表共性要素標(biāo)識(shí)必填備注合同編號(hào)合同類別是經(jīng)辦人是談判人是合同名稱是供應(yīng)商是必須為合同供方名冊(cè)內(nèi)或走臨時(shí)供方程序合同地位甲方、乙方、丙方乙方、丙方無需確認(rèn)供應(yīng)商項(xiàng)目編號(hào)工程類合同必填合同摘要合同申請(qǐng)時(shí)間是合同通過時(shí)間是合同開始日期合同結(jié)束日期是/否根據(jù)周期合同確定履行方式支票、轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金、勞務(wù)是運(yùn)輸費(fèi)用甲方、乙方、無是違約責(zé)任有、無是爭(zhēng)議解決方式仲裁、訴訟是訴訟需填寫管轄法院訴訟所在地合同份數(shù)是補(bǔ)充協(xié)議有、無是標(biāo)的額存在按實(shí)際結(jié)算情況，根據(jù)標(biāo)的自動(dòng)計(jì)算標(biāo)的額單位租賃總面積根據(jù)租賃合同自動(dòng)計(jì)算，其余為0付款方式是合同狀態(tài)用于跟蹤合同的審批狀態(tài)是否周期合同是、否為周期時(shí)合同結(jié)束時(shí)間為必填合同周期率是/否周期合同是必填以年為單位是否加急是、否由法務(wù)確認(rèn)是否延遲送審是、否由法務(wù)確認(rèn)標(biāo)的名稱是標(biāo)的單價(jià)是有按實(shí)際結(jié)算稅率0、3、5、6、11、13、17是標(biāo)的數(shù)量是有按實(shí)際結(jié)算標(biāo)的履行地在合同共性要素的基礎(chǔ)上，對(duì)于各類合同，分別考察研究了其所需的個(gè)性要素，見合同個(gè)性要素表。表3合同個(gè)性要素表個(gè)性要素標(biāo)識(shí)必填說明合同分類承包方式全包、半包、清包是工程類合同是否審價(jià)是、否是工程類合同人工單價(jià)上限、中值、下限、詳見預(yù)算是工程類合同企業(yè)管理利潤是工程類合同社保費(fèi)是工程類合同現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人是工程類合同燃?xì)庥脩裘翘烊粴怃N售用氣性質(zhì)工業(yè)、營業(yè)、事業(yè)、團(tuán)體、部隊(duì)學(xué)校、其他是天然氣銷售客戶編號(hào)天然氣銷售年用量是天然氣銷售預(yù)付費(fèi)天然氣銷售補(bǔ)收燃?xì)赓M(fèi)天然氣銷售合同系數(shù)是天然氣銷售維護(hù)頻率是實(shí)際發(fā)生、多少次每年兩類維保合同租賃面積是租賃合同物業(yè)管理費(fèi)租賃合同保證金租賃合同用途租賃合同通過對(duì)合同的分類、共性以及個(gè)性要素的分析，所形成的這些數(shù)據(jù)將作為在線審批的主要內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)，成為流轉(zhuǎn)審批的依據(jù)，同時(shí)也作為一種數(shù)據(jù)的原始積累，為今后的內(nèi)控分析等工作做數(shù)據(jù)上的準(zhǔn)備。2、合同審批管理流程合同閉環(huán)管理的第一個(gè)維度是范圍度，即納入廉政項(xiàng)目目標(biāo)的通用合同，不論標(biāo)的額大小、性質(zhì)屬性、簽訂頻率高低都應(yīng)本納入其中統(tǒng)一管理。第二維度是時(shí)間，即從合同談判與登記、合同流轉(zhuǎn)與審核、合同履行與監(jiān)督等管理階段來進(jìn)行關(guān)鍵點(diǎn)內(nèi)控。由于合同的履行與監(jiān)督將涉及財(cái)務(wù)管理等需要做進(jìn)一步研究的內(nèi)容，故在本文中，僅針對(duì)合同談判與登記、合同流轉(zhuǎn)與審核進(jìn)行討論。合同的談判與登記階段，需要夯實(shí)代理人負(fù)責(zé)制。公司各部室、各單位有應(yīng)當(dāng)自行負(fù)責(zé)各自授權(quán)范圍內(nèi)的合同談判、報(bào)批、簽訂、履行等工作，對(duì)合同的可行性、真實(shí)性、合法性、完整性負(fù)責(zé)，因此，在管理平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)合同關(guān)鍵要素的填寫同時(shí)，需要能夠提供完整性預(yù)審功能，對(duì)前述所討論的各類合同共性和個(gè)性要素的標(biāo)識(shí)和驗(yàn)證邏輯初步進(jìn)行系統(tǒng)的判斷。因此對(duì)于這一階段，其流程如下圖所示。圖1合同申請(qǐng)驗(yàn)證流程圖合同調(diào)查與審核階段的管理上，各級(jí)審核部門需要明確各自的管理職責(zé)：法務(wù)負(fù)責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行完整性和合法性的審核，并根據(jù)合同情況做好審批職能部室的流轉(zhuǎn)安排；審計(jì)室根據(jù)歷年對(duì)比數(shù)據(jù)所提供的歷史性預(yù)警，審定標(biāo)的的合理性和準(zhǔn)確性；計(jì)劃財(cái)務(wù)部根據(jù)公司預(yù)算審定合同支付方式的合理性；其他相關(guān)流轉(zhuǎn)部門則依據(jù)本部門職責(zé)，對(duì)合同提出專業(yè)的審核意見和建議；總經(jīng)理室，按公司議事制度之規(guī)定，對(duì)合同履行審批權(quán)。合同審核階段完畢后，再由綜合管理部根據(jù)管理平臺(tái)的流程記錄，做好臺(tái)帳登錄和歸檔查閱工作。由此，結(jié)合前一環(huán)節(jié)，形成了一個(gè)完整的合同審批整體流程，如合同審批流轉(zhuǎn)流程圖（圖2）所示。圖2合同審批流轉(zhuǎn)流程圖為能夠?qū)崿F(xiàn)各職能部室的審批過程，需要逐一記錄各個(gè)審核環(huán)節(jié)的信息，因此，對(duì)這些審核信息也需要進(jìn)行相應(yīng)的記錄。同時(shí)需要考慮各職能部室的二級(jí)審批，及相關(guān)主管人員的審批和職能部室領(lǐng)導(dǎo)的審批，因此在審批過程中的記錄信息如審批信息要素表所示。表4審批信息要素表要素名說明合同編號(hào)審批序號(hào)審批部門審批人審批類型流轉(zhuǎn)部門審核、流轉(zhuǎn)部門追回審批意見審批日期審批人審批結(jié)果未審批、通過、未通過、追回審批部門領(lǐng)導(dǎo)部門領(lǐng)導(dǎo)審批類型流轉(zhuǎn)部門審核、流轉(zhuǎn)部門追回部門領(lǐng)導(dǎo)審批意見部門領(lǐng)導(dǎo)審批日期審批領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)果未審批、通過、未通過、追回審批部門審批結(jié)果未審批、通過、追回；只有審批人和部門領(lǐng)導(dǎo)兩者的審批結(jié)果都是通過方視為部門審批通過，有一者追回視為追回三、信息技術(shù)的運(yùn)用與管理平臺(tái)的實(shí)現(xiàn)在仔細(xì)研究分析了通用合同管理這一內(nèi)控管理需求后，利用信息技術(shù)，對(duì)合同管理平臺(tái)進(jìn)行架構(gòu)設(shè)計(jì)，形成管理平臺(tái)的初步系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，如下圖所示。首先，系統(tǒng)提供一個(gè)登錄界面，根據(jù)用戶登錄的權(quán)限來判斷其是否為職能部室的成員，是否具有相應(yīng)的審批權(quán)限。如果用相應(yīng)的權(quán)限，則追加相關(guān)的審批和追回功能，否則，系統(tǒng)將提供首頁、合同申請(qǐng)、合同查詢和供方管理功能（由于供方管理的管理流程需要各職能部室做進(jìn)一步梳理，故僅初步實(shí)現(xiàn)供方的查詢）等功能。圖3合同管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖在系統(tǒng)的首頁，會(huì)為每個(gè)登錄系統(tǒng)的用戶提供代辦事項(xiàng)的提醒，從而方便用戶直接處理相關(guān)工作。圖4系統(tǒng)首頁的代表事項(xiàng)提供功能圖同時(shí)，系統(tǒng)首頁還會(huì)顯示登錄人所有經(jīng)辦的合同情況，方便經(jīng)辦人查看各自合同的流轉(zhuǎn)情況或查詢相關(guān)合同信息，并提供相應(yīng)的導(dǎo)出按鈕。圖5合同列表及導(dǎo)出功能在合同申請(qǐng)過程中，為方便使用者，系統(tǒng)分步驟實(shí)現(xiàn)合同申請(qǐng)功能，第一步為選擇合同類別，，根據(jù)不同的大類選擇，所需要填寫的內(nèi)容和要求不同，單擊【下一步】按鈕后，進(jìn)入步驟二的詳情填寫。圖6合同詳情填寫如果合同地位選擇為甲方，則需要選擇在合格供方名冊(cè)中的供應(yīng)商或增加臨時(shí)供方，若合同地位為乙方，則系統(tǒng)不會(huì)要求對(duì)合同供方進(jìn)行選擇。供方為下拉選擇，若不在列表中則表示系臨時(shí)供方，需單擊【新增臨時(shí)供方】進(jìn)行臨時(shí)新增。新增臨時(shí)供方需填寫名稱、聯(lián)系人、供應(yīng)商收付標(biāo)志，三證合一編號(hào)或三證各個(gè)編號(hào)，完成后單擊【添加臨時(shí)供方】則系統(tǒng)會(huì)回到第二步，并在供方處顯示新增的臨時(shí)供方名稱。圖7臨時(shí)供方新增付款方式的填寫分兩種，如果合同內(nèi)規(guī)定的付款方式少于4條記錄的，請(qǐng)依次填寫在各次付款中，若多于4次，或另行約定的，請(qǐng)勾選詳見合同。圖8付款方式的填寫圖9工程類合同需要的項(xiàng)目編號(hào)提醒根據(jù)工程類合同的特殊要求，在步驟二中項(xiàng)目編號(hào)為必填項(xiàng)。若未填寫則會(huì)提示圖9所示的提醒警告。完成步驟二的主要共性要素填寫，【下一步】，進(jìn)入步驟三的標(biāo)的項(xiàng)填寫。標(biāo)的項(xiàng)根據(jù)相關(guān)選擇的合同大類，同時(shí)兼有共性和個(gè)性要素。如采購類、年度意向類等，僅有標(biāo)的名稱、標(biāo)的單價(jià)、稅率、標(biāo)的數(shù)量和履行地。其中標(biāo)的名稱、單價(jià)、數(shù)量為必填項(xiàng)，勾選按實(shí)際結(jié)算則自動(dòng)將值置0。圖10工程類合同標(biāo)的項(xiàng)要素涉及工程的內(nèi)容，包括承包方式、審價(jià)情況、人工單價(jià)等為工程類合同在第三部填寫時(shí)所需要完成的要素，如圖10所示。圖11天然氣銷售標(biāo)的項(xiàng)要素天然氣銷售合同需要填寫合同戶名、年用量、預(yù)付費(fèi)金額等內(nèi)容。房屋租賃合同需要填寫租賃面積、物業(yè)管理費(fèi)、押金、用途等信息。圖12房屋租賃合同標(biāo)的項(xiàng)要素圖13兩大維護(hù)類合同標(biāo)的項(xiàng)要素兩大維護(hù)類合同，即維護(hù)（硬件類）和維護(hù)（軟件類），需要填寫維護(hù)頻率內(nèi)容，如合同中有約定數(shù)量，并結(jié)算時(shí)按實(shí)際發(fā)生結(jié)算則應(yīng)勾選按實(shí)際發(fā)生則頻率自動(dòng)置0。完成標(biāo)的添加后，單擊【下一步】，系統(tǒng)會(huì)要求對(duì)合同申請(qǐng)的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。如需要修改，可依次單擊【上一步】返回各個(gè)步驟進(jìn)行修改，如確認(rèn)無誤，單擊【完成添加】即可完成合同申請(qǐng)。此時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將原來空白的合同編號(hào)根據(jù)系統(tǒng)編號(hào)進(jìn)行填充，填充完畢后，【上一步】【完成添加】?jī)蓚€(gè)按鈕會(huì)失效，僅【打印完成】按鈕有效。圖14合同確認(rèn)圖15自動(dòng)生成合同編號(hào)圖16合同打印此時(shí)可以點(diǎn)擊合同詳情下的【打印】鏈接，進(jìn)行合同審批信息的封面打印，打印完成后點(diǎn)擊【打印完成】，系統(tǒng)會(huì)轉(zhuǎn)到首頁，在列表中顯示出該合同。在合同流轉(zhuǎn)審批過程中，首先由公司法務(wù)對(duì)合同進(jìn)行審核并安排流轉(zhuǎn)部門順序。在進(jìn)行合同處理時(shí)，根據(jù)管理需求，還實(shí)現(xiàn)了合同加急、合同延遲送審等標(biāo)志的標(biāo)識(shí)。圖17法務(wù)處理待法務(wù)完成流轉(zhuǎn)處理后，便可由各相應(yīng)職能部門進(jìn)行審核以及追回等，除審核通過外，不論是退回還是追回，都必須填寫意見，方能通過。圖18流轉(zhuǎn)部門審核圖19流轉(zhuǎn)部門追回當(dāng)然，在整個(gè)合同的流轉(zhuǎn)審批過程中，法務(wù)依然可以對(duì)在流轉(zhuǎn)審批中的合同追加相應(yīng)的流轉(zhuǎn)審核職能部門。整個(gè)合同管理系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)了通用合同管理的主要管理需求，基本覆蓋了合同談判與登記、合同流轉(zhuǎn)與審核等過程，且經(jīng)過測(cè)試基本滿足目前的企業(yè)管理工作，包括不同合同的分類申請(qǐng)、談判人、部門領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)和審核、法務(wù)對(duì)合同的初審并安排流轉(zhuǎn)審核部門、審核部門對(duì)合同的具體審核和意見反饋、公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同的審批確認(rèn)、合同的初步自定義查詢、審核等功能的臨時(shí)授權(quán)、其余必要的系統(tǒng)信息管理等。四、下階段的研究方向利用信息技術(shù)推進(jìn)企業(yè)的廉政建設(shè)，通過合同管理平臺(tái)的初步建立，基本實(shí)現(xiàn)了課題研究的主要目標(biāo)，這即使一種有效的嘗試，同時(shí)也為今后利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+等信息技術(shù)來推進(jìn)黨建、廉政工作積累了有益的經(jīng)驗(yàn)。為進(jìn)一步推進(jìn)信息技術(shù)在黨建、廉建工作中的作用，下一步，可以通過合同管理系統(tǒng)所不斷積累的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對(duì)合同要素審核以及合格供方管理做更深入、更細(xì)化的研究。1、合同要素審核利用積累的各類合同數(shù)據(jù)，形成一個(gè)合同信息池，從而當(dāng)今后發(fā)生相類似的合同時(shí)，可以嘗試調(diào)用池中信息與新申請(qǐng)的合同做對(duì)照，核查其是否發(fā)生重大