合同管理辦法

合同管理辦法合同管理辦法合同管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現(xiàn)公司合同管理的制度化，預(yù)防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》和有關(guān)的法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際情況制定本辦法。第二條本辦法適用于公司及公司下屬單位的一切合同管理活動。勞動合同的管理按照上級勞動人事部門的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，借款合同、財產(chǎn)保險合同按公司財務(wù)部門要求執(zhí)行。第三條本規(guī)定所稱合同，是指公司在經(jīng)營管理活動中，與其它平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。第四條本辦法所稱合同管理，是指公司制定和修改有關(guān)合同管理制度以及對合同的訂立、審查批準、履行、變更與解除、糾紛處理等進行監(jiān)督、檢查與考核等全過程的管理活動。第五條合同經(jīng)辦部門負責(zé)本部門合同的訂立和管理工作，實行“誰訂立，誰負責(zé)”和“誰主管，誰負責(zé)”。主要職責(zé)為：1、負責(zé)組織本部門職責(zé)分工范圍內(nèi)的合同談判，擬定合同條款;2、全面準確地填寫合同條款，必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續(xù);3、負責(zé)合同履行跟蹤，追蹤合同標的的內(nèi)外質(zhì)量，收集使用單位意見;4、及時妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報管理規(guī)劃部和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查、批準;5、及時向合同管理部門報送合同正本、招投標文件以及合同有關(guān)的各種紀要、變更澄清等資料，及時反映合同履行中出現(xiàn)的法律問題;6、參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟，負責(zé)提供有關(guān)的一切資料;7、安排專人負責(zé)合同管理工作，及時做好本部門合同副本及有關(guān)文件的歸檔工作，建立本部門合同臺賬;訂立合同，如涉及公司內(nèi)部其他單位的，應(yīng)事先在內(nèi)部進行協(xié)商，統(tǒng)一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經(jīng)辦部門的，由與該項業(yè)務(wù)最相近的部門負責(zé)，或由與該項業(yè)務(wù)最相近的上級主管領(lǐng)導(dǎo)確定哪個部門作為合同的經(jīng)辦部門。第二章合同管理部門第六條管理規(guī)劃部為公司合同管理的主管部門，統(tǒng)一管理公司的合同工作。其主要職責(zé)是：1、負責(zé)擬定、修訂合同管理制度，并組織實施;2、組織宣傳貫徹《合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，組織對各業(yè)務(wù)部門合同經(jīng)辦人的培訓(xùn);3、參與公司對外訂立重大合同的談判;4、參與標書評審和合同評審;5、對合同訂立、變更及解除進行審查把關(guān);6、負責(zé)公司本部及所屬各單位的各類合同執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查;7、負責(zé)公司合同專用章的管理;8、負責(zé)公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理;9、協(xié)調(diào)單位內(nèi)部和外部合同關(guān)系，對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟;10、合同管理中需要解決的其他問題。第七條公司財務(wù)部是合同財務(wù)監(jiān)督部門，主要職責(zé)：1、負責(zé)從財務(wù)角度審查和監(jiān)督合同的訂立和履行情況，注重在價格、結(jié)算方式、票據(jù)等方面進行審查把關(guān);2、負責(zé)發(fā)票的審查、簽收、簽發(fā)。核對發(fā)票金額和合同金額、發(fā)票內(nèi)容與合同內(nèi)容是否一致;合同批準程序是否符合規(guī)定，程序不完備的，拒絕付款;3、負責(zé)按合同結(jié)算條款收、付款;第八條其他相關(guān)單位的職責(zé)：1、申購單位負責(zé)向管理部門提供本單位所需物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、時間要求等;需要進行工程建筑施工的單位，負責(zé)向主管部門提供包括維修、改造、新建、擴建工程建設(shè)的需求報告;2、質(zhì)量驗收小組負責(zé)對購進機器設(shè)備、材料、燃料等進行驗收，并出具驗收報告;3、驗收單位負責(zé)對驗收合格的機器設(shè)備、材料、燃料等辦理入庫手續(xù);4、配合管理規(guī)劃部進行重大合同審查或評審，并簽署審查或評審意見;第三章合同的訂立第九條訂立合同應(yīng)嚴格按《中華人民共和國合同法》的要求及本辦法的有關(guān)規(guī)定，必須遵循“平等、自愿、公平”的原則。第十條合同訂立的程序1、顧客提出要約邀請的合同訂立程序資信審查—→接受要約邀請—→合同填寫—→審查—→批準—→簽章。2、我方提出要約邀請的合同訂立程序?qū)Ψ劫Y信情況審核—→要約邀請—→要約信息反饋—→合同填寫—→審查—→批準—→簽章。3、通過招標訂立合同的程序市場調(diào)查—→標書制作、發(fā)放—→接收投標—→評審—→定標—→訂立合同—→審查—→批準—→簽章。4、設(shè)備、材料、物資買賣合同的訂立程序計劃準備—→考察小組對標的咨詢(質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等)—→資信審查—→技術(shù)或商務(wù)談判—→草擬合同文本—→審查—→批準—→簽章。第十一條合同簽訂內(nèi)容一般包括以下條款：1、當(dāng)事人名稱(或姓名)、住所、法人代表人姓名及職務(wù)、開戶銀行及賬號;2、標的或標的物(指貨物、勞務(wù)、工程項目等)名稱、型號、規(guī)格等;3、數(shù)量和質(zhì)量，包括適用規(guī)范、質(zhì)量標準和檢測方式等;4、價款或酬金;5、履行的期限、地點和方式;6、違約責(zé)任;7、合同爭議的解決方法;8、合同訂立的時間、地點;9、根據(jù)法律規(guī)定或合同性質(zhì)應(yīng)當(dāng)具備的其他條款。對數(shù)量、質(zhì)量、履行期限限和方式等有特殊要求的，應(yīng)當(dāng)在合同中予以特別明確。第十二條合同內(nèi)容應(yīng)符合下列要求：1、主體合格、標的明確、手續(xù)完備;2、條款齊全、意思表示真實;3、文字清晰、語言規(guī)范;4、無矛盾條款、無空白條款。5、數(shù)據(jù)電文合同信息可以調(diào)取以備日后查用，有可靠的方法保證信息自首次以最終形式生成并保持完整性，同時可以將信息展示。6、訂立合同，如涉及公司內(nèi)部其他單位的，應(yīng)事先在內(nèi)部進行協(xié)商，統(tǒng)一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經(jīng)辦部門的，由與該項業(yè)務(wù)最相關(guān)的部門或該項業(yè)務(wù)最相關(guān)的上級主管領(lǐng)導(dǎo)，確定哪個部門作為合同的經(jīng)辦部門。第四章合同的審查第十三條合同訂立前，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)審查對方的資信狀況和履約能力，內(nèi)容包括：1、社會信譽(近三年是否有重大違約，是否涉及重大經(jīng)濟糾紛或犯罪案件等)和履約能力(如生產(chǎn)能力、支付能力、運輸能力等);2、審查營業(yè)執(zhí)照是否真實、有效;3、核實對方的資產(chǎn)(資金)證明;4、審查合同對方的資質(zhì)等級證書;5、審查法人證書及法人委托證書;6、根據(jù)合同性質(zhì)需要審查的其他內(nèi)容。合同對方當(dāng)事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無有效授權(quán)的，不得與其簽訂合同。第十四條經(jīng)辦部門組織對合同進行業(yè)務(wù)性審查，審查的內(nèi)容為：1、對方當(dāng)事人是否具有簽約主體資格;2、是否各方談判、協(xié)商的一致意見，是否符合決策部門的決策意見;3、是否違反公司的規(guī)章制度;4、是否超越業(yè)務(wù)權(quán)限;5、語言是否準確、通順