地產(chǎn)法律訴訟案件管理制度

PAGE5/6編號(hào)：版本：1.0生效日期：管理體系文件法律訴訟案件管理制度發(fā)放編號(hào)：編制：審核：批準(zhǔn)：版本修訂記錄序號(hào)修訂日期修訂內(nèi)容修訂人版本備注法律訴訟案件管理制度編號(hào)：版本：1.0生效日期：目的為規(guī)范公司訴訟案件管理，確保訴訟案件得到及時(shí)妥善的處理，防范和控制訴訟法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法利益，制定本指引。適用范圍適用于管理體系的各關(guān)聯(lián)公司，包括各事業(yè)部/項(xiàng)目公司、建安公司、商貿(mào)公司、物業(yè)公司等。術(shù)語定義術(shù)語定義訴訟案件指當(dāng)事人通過仲裁程序、司法程序解決爭(zhēng)議的案件，包括案件審理和執(zhí)行。公司泛指XX控股集團(tuán)及納入XX控股集團(tuán)管理體系的各關(guān)聯(lián)公司，包括各事業(yè)部/項(xiàng)目公司、建安公司、商貿(mào)公司、物業(yè)公司等。相關(guān)部門指與訴訟案件發(fā)生有關(guān)的公司內(nèi)部業(yè)務(wù)對(duì)接部門。管理職責(zé)部門名稱職責(zé)說明董辦是集團(tuán)公司訴訟案件歸口管理部門，負(fù)責(zé)全集團(tuán)訴訟案件的管理、指導(dǎo)、支持和檢查。相關(guān)部門對(duì)須訴訟解決的糾紛應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)起訴，積極協(xié)助處理訴訟案件，包括介紹糾紛背景與經(jīng)過，及時(shí)提供訴訟案件需要的證據(jù)材料，并給予相關(guān)的專業(yè)支持，盡可能避免和減少訴訟案件給單位造成的損失。制度規(guī)定管理要求堅(jiān)持預(yù)防為主、救濟(jì)為輔的原則，各部門在日常工作中應(yīng)提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)、糾紛管理，盡力預(yù)防訴訟案件的發(fā)生，妥善解決己發(fā)生的糾紛。提高證據(jù)意識(shí)，各部門在日常工作中注意留痕，對(duì)于重要工作盡量采用書面方式，并及時(shí)收集、保存、歸檔。訴訟案件經(jīng)辦人員與其他知情人員對(duì)訴訟案件的具體情況有保密義務(wù)，不得將案件信息披露、泄露給無關(guān)人員。訴訟案件審批權(quán)限按照《XX集團(tuán)授權(quán)手冊(cè)》執(zhí)行。案件處理責(zé)任主體各公司發(fā)生的訴訟案件，由集團(tuán)董辦負(fù)責(zé)處理。集團(tuán)董辦如認(rèn)為案件的案情疑難或影響較大的，可以召集集團(tuán)法律顧問子以指導(dǎo)、支持。對(duì)于發(fā)生的重大案件予以重點(diǎn)關(guān)注，必要時(shí)董辦安排集團(tuán)法律顧問、集團(tuán)決策委員會(huì)通過專題研討等方式確定應(yīng)對(duì)方案。案件起訴在公司權(quán)益受損或可能受損時(shí)，若采取協(xié)商溝通及其他措施仍未能有效處理，公司應(yīng)依法提起訴訟，維護(hù)自己的含法權(quán)益。公司擬起訴的案件，應(yīng)按照《XX控股集團(tuán)授權(quán)手冊(cè)》的規(guī)定，報(bào)經(jīng)審批權(quán)人批準(zhǔn)后方可起訴。公司相關(guān)部門在工作中因發(fā)生糾紛需要訴訟解決的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)起起訴的審批流程，相關(guān)部門發(fā)起起訴審批流程的，應(yīng)當(dāng)陳述起訴的目的和訴訟請(qǐng)求、基本的事實(shí)和理由等，并向集團(tuán)董辦或法務(wù)人員提交下列能夠證明案件情況和支持請(qǐng)求事項(xiàng)的有關(guān)資料：相關(guān)合同資料：包括合同、補(bǔ)充合同、招投標(biāo)文件、意向書、會(huì)議記錄/紀(jì)要、承話書、確認(rèn)書等。合同履行和變更相關(guān)資料：包括來往函件及郵寄、簽收資料、變更單、簽證單、聯(lián)系單、請(qǐng)付款文件、收付款憑證、發(fā)票、收據(jù)、驗(yàn)收文件、結(jié)算文件、索賠文件等。訴訟或仲裁時(shí)效是否運(yùn)續(xù)有效的相關(guān)證明資料。擔(dān)保情況資料。債務(wù)人（或擔(dān)保人）的現(xiàn)狀和債務(wù)履行能力。已經(jīng)采取非訴訟手段清收或索賠的情況及效果、催款函等。與案件有關(guān)的其他資料。公司相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理糾紛，發(fā)起起訴審批流程，嚴(yán)禁超過訴訟時(shí)效。董辦在審核相關(guān)部門發(fā)起的起訴申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)積極與申請(qǐng)起訴部門、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人溝通交流，了解案情，收集案件材料，并根據(jù)事實(shí)和證據(jù)提出法律分析意見，如同意起訴的，還應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)部門提出的訴訟請(qǐng)求提出具件意見，供申批權(quán)人審批。起訴申請(qǐng)被批準(zhǔn)的，案件移交董辦起訴，相關(guān)部門應(yīng)按照董辦的要求予以配合。起訴申請(qǐng)未被批準(zhǔn)的，相關(guān)事宜和糾紛由相關(guān)部門處理。反訴、上訴、申請(qǐng)?jiān)賹彙趧?dòng)仲教案件的起訴，參照案件起訴規(guī)定執(zhí)行。案件應(yīng)訴公司收到案件應(yīng)訴資料后，應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)訴。應(yīng)訴工作由集團(tuán)董辦負(fù)責(zé)，相關(guān)部門應(yīng)子以支持和協(xié)助，董辦在收到應(yīng)訴資料后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向相關(guān)部門了解案情，收集案件材料，評(píng)估案件的利害關(guān)系，制定應(yīng)訴方案。若存在與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商、和解的可能，董辦應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商、和解。案件審理董辦負(fù)責(zé)對(duì)訴訟案件全過程進(jìn)行跟進(jìn)和管理。公司信件收發(fā)人員以及其他任何人員在收到與訴訟案件相關(guān)的資料和通知后，應(yīng)立刻通知集團(tuán)董辦，并將相關(guān)文書（含信封等包裝）在一個(gè)工作日內(nèi)轉(zhuǎn)交集團(tuán)董辦。董辦辦理訴訟案件時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)予以配合和支持，及時(shí)提供與案件有關(guān)的信息、證據(jù)和其它材料，并按照董辦的要求參與訴訟工作；如需處理與案件相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)事先征詢董辦的意見，不得擅自對(duì)外陳述案情、發(fā)表意見、提供或出具書面材料、接受對(duì)方履行或和解、作出承諾與保證等。董辦應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解有關(guān)信息，適時(shí)調(diào)整訴訟策略，努力實(shí)現(xiàn)訴訟目標(biāo)，爭(zhēng)取最有利的訴論結(jié)果。公司可能敗訴，或者訴訟中遇到對(duì)公司不利的異常情況時(shí)，董辦應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并視情況需要，提請(qǐng)集團(tuán)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及管理層召開協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)案件進(jìn)行綜合評(píng)估，決定是否調(diào)整訴訟策略，對(duì)本公司確實(shí)存在過錯(cuò)且有可能敗訴的案件，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)通過協(xié)商、和解、調(diào)解等方式，化解訴訟風(fēng)險(xiǎn)，盡可能減少實(shí)際損失。案件審理中，下列事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)按照《XX控股集團(tuán)授權(quán)手冊(cè)》，事先報(bào)經(jīng)審批權(quán)人批準(zhǔn)。承認(rèn)對(duì)方訴論請(qǐng)求。變更我方訴論請(qǐng)求。達(dá)成和解、調(diào)解。撤訴。若事情緊急，可以通過可留痕的方式如釘釘、短信、微信等方式獲得審批權(quán)人批準(zhǔn)后先予執(zhí)行，但在事后3個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)補(bǔ)辦審批流程。即使授權(quán)委托書將上述事項(xiàng)特別授權(quán)給了案件代理人，但未經(jīng)審批權(quán)人批準(zhǔn)，該案件代理人仍不得擅自執(zhí)行上述事項(xiàng)。案件上訴（包括勞動(dòng)仲裁案件的起訴）對(duì)于依法可以向法院起訴的勞動(dòng)仲裁案件裁決，或者依法可以上訴的法院判決，董辦應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出是否起訴/上訴的意見和理由，按照《XX集團(tuán)授權(quán)手冊(cè)》的規(guī)定，報(bào)經(jīng)審批權(quán)人審批。如果審批權(quán)人批準(zhǔn)或指示起訴/上訴的，董辦應(yīng)當(dāng)在期限內(nèi)依法起訴/上訴。案件執(zhí)行案件生效裁決的執(zhí)行，由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)；案件裁決生效后，董辦應(yīng)當(dāng)及時(shí)將裁決書和執(zhí)行要求發(fā)送公司相關(guān)部門執(zhí)行。公司有履行義務(wù)的，董辦應(yīng)當(dāng)協(xié)同相關(guān)部門積級(jí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，避免進(jìn)入強(qiáng)制執(zhí)行程序；案件進(jìn)入強(qiáng)制執(zhí)行程序后，董辦（或委托外部律師代理）應(yīng)盡量爭(zhēng)取與對(duì)方當(dāng)事人執(zhí)行和解，最大限度地降低損失。對(duì)方當(dāng)事人拒不執(zhí)行生效裁決的，公司應(yīng)向法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行，最大限度地實(shí)現(xiàn)公司的權(quán)益。公司收到協(xié)助執(zhí)行文件或者被追加為被執(zhí)行人的，董辦應(yīng)及時(shí)處理，并通知相關(guān)部門。如有異議，應(yīng)及時(shí)向執(zhí)行法院提出執(zhí)行異議。律師聘請(qǐng)公司需要聘請(qǐng)外部律師代理訴論的，按照《外聘律師管理操作指引》及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。董辦應(yīng)及時(shí)與代理律師溝通，掌握訴訟進(jìn)展情況，研究訴訟策略，對(duì)律師的代理工作進(jìn)行監(jiān)督，不得放任自流。如發(fā)現(xiàn)代理律師不能勝任代理事務(wù)或者有損害公司利益行為的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司匯報(bào)并處理。訴訟費(fèi)用案件受理費(fèi)、律師代理費(fèi)、財(cái)產(chǎn)/證據(jù)保全費(fèi)，司法審計(jì)/審價(jià)/簽定/評(píng)估費(fèi)等在訴論過型中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，由發(fā)生案件的公司承擔(dān)，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理請(qǐng)款、支付等手續(xù)。為避免逾期支付訴論費(fèi)用而導(dǎo)致訴訟對(duì)公司不利，董辦應(yīng)當(dāng)督促、協(xié)助相關(guān)部門及時(shí)支付訴訟費(fèi)用。案件復(fù)盤董辦應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)訴訟案件反應(yīng)出來的問題進(jìn)行分析總結(jié)，促進(jìn)管理提升和完善，減少、避免類似糾紛。董辦如認(rèn)為案件比較典型，對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理和訴訟實(shí)務(wù)具有借鑒和指導(dǎo)意義的，董辦應(yīng)提交案件復(fù)盤報(bào)告。案件信息和檔案管理董辦應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做公司的訴論案件臺(tái)賬工作，及時(shí)、準(zhǔn)確地登錄案件信息。董辦在辦理訴論案件時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意做好有關(guān)文字記錄或形成書面材料，對(duì)于案件處理過程中形成的所有相關(guān)資料，包括但不限于各類法律文書、證據(jù)材料、請(qǐng)示報(bào)告、往來函件、郵寄信件的回執(zhí)以及其他資料，均應(yīng)妥善加以收集和保管，不得遺棄、丟失和毀損。董辦應(yīng)當(dāng)做好訴訟案件檔案管理工作，案件審理資料在審理過程中由承辦人負(fù)責(zé)保管，在案件審理完畢后二個(gè)月內(nèi)將起訴