地產(chǎn)會議管理作業(yè)指引

會議管理作業(yè)指引第一章總則第一條為規(guī)避決策風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部有效溝通并形成運(yùn)營會議決策成果。規(guī)范公司在項(xiàng)目開發(fā)過程中關(guān)于項(xiàng)目運(yùn)營決策類會議的召開標(biāo)準(zhǔn)。通過指引性的文字說明，明確各類會議的議題目的、召開時間、組織部門、參與部門、上會資料、輸出成果等要素，指導(dǎo)相關(guān)會議的召開，保障項(xiàng)目開發(fā)的有序推進(jìn)。第二條本指引適用于公司經(jīng)營管理工作會議、項(xiàng)目運(yùn)營決策會議和其他類會議的組織、召開、跟進(jìn)管理工作。第三條會議分類（一）項(xiàng)目運(yùn)營決策會議：聚焦項(xiàng)目決策，著眼項(xiàng)目開發(fā)流程上的關(guān)鍵點(diǎn)，完成項(xiàng)目開發(fā)思路、重大運(yùn)營方案等的成果確認(rèn)，以便落實(shí)推進(jìn)項(xiàng)目整體運(yùn)營效率，確保項(xiàng)目計(jì)劃和總體目標(biāo)的達(dá)成。如：工程策劃會、開盤策劃會、開盤后評估會、交樓后評估會、精裝修策劃會等。（二）定期運(yùn)營會議：聚焦項(xiàng)目進(jìn)程，整體經(jīng)營相關(guān)事項(xiàng)的綜合性會議，通過定期召開公司運(yùn)營會議，匯報(bào)、分析并解決公司項(xiàng)目在實(shí)際運(yùn)行中存在的問題，確保項(xiàng)目的正常運(yùn)營。包括總經(jīng)理辦公會，半年度/年度經(jīng)營分析會。（三）專項(xiàng)會議：聚焦實(shí)際需要，著眼項(xiàng)目開發(fā)流程上的關(guān)鍵點(diǎn)，完成項(xiàng)目開發(fā)思路、重大運(yùn)營方案等工作成果確認(rèn)，以便落實(shí)推進(jìn)項(xiàng)目整體運(yùn)營效率，保證項(xiàng)目計(jì)劃和總體目標(biāo)達(dá)成。第二章管理職責(zé)第四條計(jì)劃運(yùn)營部（一）負(fù)責(zé)經(jīng)營管理工作會議及項(xiàng)目運(yùn)營決策會議的體系規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)制定等工作。（二）負(fù)責(zé)公司層面經(jīng)營管理工作會議的準(zhǔn)備、召集、組織、記錄、紀(jì)要（含決議）的整理與發(fā)布、決議事項(xiàng)跟蹤落實(shí)等工作。（三）負(fù)責(zé)對各部門擬召開的決策會議申請進(jìn)行規(guī)范性審查（關(guān)注：召開的必要性、及時性、充分性等）并及時備案。（四）負(fù)責(zé)監(jiān)控公司項(xiàng)目運(yùn)營決策會議的召開以及決議執(zhí)行情況，并及時備案。（五）負(fù)責(zé)公司層面經(jīng)營管理工作會議的會議紀(jì)要和會議檔案保管工作，負(fù)責(zé)對各部門報(bào)送的決策會議紀(jì)要和相關(guān)檔案（副本）進(jìn)行統(tǒng)一管理。第五條綜合管理部1） 會議保障：會議室調(diào)度、會場安排與布置、會前硬件準(zhǔn)備（如會議系統(tǒng)、投影儀、白板等）。2） 會議服務(wù)：會場秩序維護(hù)（如會議登記）、會議消耗品（茶水、訂餐）配備、會場管理工作。第六條會議組織部門（一）提出會議申請，認(rèn)真做好會議召集、組織、記錄等工作。（二）當(dāng)會議不能按計(jì)劃或規(guī)定如期召開時，及時發(fā)起延期或調(diào)整申請。（三）在會議規(guī)范性審查通過后，負(fù)責(zé)會議資料的準(zhǔn)備、人員召集、會前準(zhǔn)備、會議記錄等工作。（四）當(dāng)會議由本部門主持時，相關(guān)人員負(fù)責(zé)會議的主持與議程控制。（五）在會后及時整理和報(bào)送會議紀(jì)要、決議執(zhí)行情況和檔案副本。第三章會議體系名錄第七條會議體系名錄會議體系會議體系專項(xiàng)專題會議定期經(jīng)營管理會議項(xiàng)目運(yùn)營決策會議專項(xiàng)專題會議定期經(jīng)營管理會議項(xiàng)目運(yùn)營決策會議投資決策會定位策劃會項(xiàng)目啟動會投資決策會定位策劃會項(xiàng)目啟動會開盤策劃會開盤后評估會裝修策劃會交付策劃會交付后評估會成本后評估會項(xiàng)目后評估會年度經(jīng)營分析會半年度經(jīng)營分析會總經(jīng)理辦公會概念方案評審會報(bào)建策劃會整體營銷方案評審會規(guī)劃方案成果評審會成本策劃會示范區(qū)方案設(shè)計(jì)成果評審會方案設(shè)計(jì)交底會工程策劃會施工圖設(shè)計(jì)評審會施工圖圖紙會審景觀方案評審會示范區(qū)開放驗(yàn)收會精裝方案陪你過神會精裝施工圖評審會景觀施工圖評審會第四章會議通用要求第八條會議申請各類會議的組織部門根據(jù)工作計(jì)劃和工作進(jìn)展情況，于會議前發(fā)起會議召開申請。明確會議擬召開日期，并提交計(jì)劃運(yùn)營部審核后由會議組織部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，發(fā)送會議通知至參會人員。第九條會前準(zhǔn)備（一）會議申請審核通過后，會議組織部門組織完成會前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如會議室申請、各參會部門協(xié)調(diào)、明確到會人員、會議資料收集。（二）會議組織部門最遲于會議召開日期至少2個工作日前以書面形式發(fā)出會議通知，并電話跟進(jìn)。明確會議主持人、參會人員、準(zhǔn)備資料、會議召開時間、會議室安排等內(nèi)容。（三）會議匯報(bào)材料由責(zé)任部門提交至?xí)h組織部門，并備案至計(jì)劃運(yùn)營部。匯報(bào)材料需列明相關(guān)資料和會議擬討論議題間的關(guān)系。會議組織部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)完整收集參會相關(guān)資料，尤其是會議討論所用的資料及電子演示文稿。會議召開前一天，會議組織部門應(yīng)將所有會議資料收集完畢，以會議通知附件形式發(fā)出，并在會議通知中加以明確，各參會單位應(yīng)在會前組織閱讀并在規(guī)定時間前反饋意見。各類資料要求如下：1.對文字類資料，會議組織部門應(yīng)及時打印、分發(fā)各與會領(lǐng)導(dǎo)和參會部門負(fù)責(zé)人。2.對多媒體資料，會議組織部門應(yīng)在會議召開當(dāng)天將其拷貝入使用電腦，并確認(rèn)相關(guān)軟件能夠正常使用。3.對圖片資料及其它實(shí)物資料，會議組織部門應(yīng)妥善存放并于會議召開前攜帶至?xí)h室。4.各類會議資料的分發(fā)，應(yīng)遵循公司相關(guān)保密要求。（四）會議若需召開多輪，自第二輪起，每次會議召開前，會議組織部門應(yīng)將準(zhǔn)備資料中與此前版本的差異與調(diào)整之處進(jìn)行詳細(xì)說明。第九條會議過程管理（一）會議召開前，會議組織部門匯同綜合管理部做好會議前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。（二）會議組織部門應(yīng)準(zhǔn)備好《會議簽到表》，參會人員到會時應(yīng)簽到。（三）會議應(yīng)按時召開，會議進(jìn)行過程中，會議主持人組織會議。會議組織部門負(fù)責(zé)會議記錄，并應(yīng)協(xié)助主持人掌握會議議程；各參會人員應(yīng)充分發(fā)揮能動性，積極參與各議題的討論與審議；會務(wù)保障部門負(fù)責(zé)會議中的勤務(wù)保障工作。（四）會議中針對相關(guān)議題應(yīng)達(dá)成決議，對一次會議不能達(dá)成最終決議的（如設(shè)計(jì)階段的各項(xiàng)評審決策會）,會議應(yīng)明確后續(xù)跟進(jìn)措施、責(zé)任部門/崗位、解決時間等，對多部門配合事項(xiàng)應(yīng)達(dá)成明確承諾。此類決議性內(nèi)容應(yīng)在會議紀(jì)要中明確反映。（五）會議結(jié)束后，會議組織部門進(jìn)行會場清理工作，對遺漏在會議室，關(guān)乎機(jī)密決策的文件資料，應(yīng)逐一整理帶離或組織銷毀。第十條會議后續(xù)工作（一）會議紀(jì)要1.會議組織部門指定專人編制會議紀(jì)要。2.組織部門應(yīng)在會后2個工作日內(nèi)形成會議紀(jì)要并報(bào)會議主持領(lǐng)導(dǎo)審閱后簽發(fā)，至所有指定部門及個人。3.會議紀(jì)要原則上僅可在公司內(nèi)部組織學(xué)習(xí)，不得外傳；機(jī)密性會議紀(jì)要僅可在參會人員及指定人員范圍內(nèi)傳閱，不得外傳。（二）會議后資料歸檔1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)收集各類會議資料，包括：會議通知、會議議程、會議前各類準(zhǔn)備資料（電子版）、會議紀(jì)要（定稿電子版）等。2.會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，會議組織部門應(yīng)整理相關(guān)會議資料，以書面及電子文檔形式分別編號存檔。對會議檔案和會議紀(jì)要的處理。3.對會議前匯報(bào)部門提交的，且在會后工作過程中仍需使用的各類準(zhǔn)備資料，組織部門應(yīng)及時保存，并將原資料歸還提交部門。第十一條會議任務(wù)跟進(jìn)（一）計(jì)劃運(yùn)營部負(fù)責(zé)本指引中列明的運(yùn)營類會議（包含項(xiàng)目決策類會議、定期運(yùn)營會議、專項(xiàng)專題會議）決議進(jìn)行工作督辦，對會議決議的組織和執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)，并及時向參會主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）非運(yùn)營類會議由綜合管理部負(fù)責(zé)會議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)，并及時向參會主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）每次會議前，組織人應(yīng)將前次相關(guān)會議安排工作的執(zhí)行情況匯總提交主持人；對于計(jì)劃完成但實(shí)際未