董秘工作重點關(guān)注內(nèi)容

董秘工作重點關(guān)注內(nèi)容

引言：董事會秘書在日常開展工作中，應(yīng)重點關(guān)注的工作內(nèi)容和常規(guī)工作技巧：一、如何開好董事會？作為董秘，一是：要為董事長準(zhǔn)備一份簡要的程序化的主持搞，其中包括：會議所需大致時間、董事長發(fā)言要點、出席董事、缺席董事、缺席董事的授權(quán)委托、會議后是否安排其他活動等內(nèi)容，既保證會議的正式性與規(guī)范性，又便于董事長從整體上把握會議節(jié)奏。二是：一份董事會會議紀(jì)要的水平主要體現(xiàn)在及時性、準(zhǔn)確性與全面性。及時性是指：在董事會會議結(jié)束后盡可能短的時間內(nèi)，即時將整理好的會議紀(jì)錄呈交各位董事簽字確認；準(zhǔn)確性是指：董事會秘書能夠正確理解各位董事的發(fā)言并抓住其要點，將其體現(xiàn)在會議紀(jì)要里面；全面性是指：在會議紀(jì)要中反映了全部董事及列席高管的主要意見，并無遺漏。要善于歸納董事們的意見，這方面最能體現(xiàn)董秘的水平。這么多年，我在這方面做得比較成功，深得董事們贊賞。每次都是議案一做完，我的決議打印搞立即出手，從不中途休會，基本上也不要再作修改。這方面我的做法是早作準(zhǔn)備，提前準(zhǔn)備一個框架式的決議草稿，包括臆想中的董事意見，開會過程中再及時地把董事們的精彩意見加進去，盡可能地快捷、準(zhǔn)確，使之融會貫通，一氣呵成。三是：會務(wù)安排要盡可能地細致、周到。每次對外地、外籍董事的接、住、行、陪都要安排好，不要因此而影響會議的質(zhì)量。四是：要與監(jiān)事會搞好協(xié)調(diào)。每次開董事會，監(jiān)事們都列席會議，有時監(jiān)事會還要與董事會同日召開，同時發(fā)通知，同時發(fā)布決議公告，董秘要協(xié)調(diào)好。二、如何召開好股東大會？召開股東大會最重要的是要規(guī)范，要做到無懈可擊。股東大會組織得是否嚴(yán)密，召開得是否規(guī)范，在某種意義上最能體現(xiàn)上市公司的管理水平。這方面，作為董秘，有幾點做法：一是：按照規(guī)范化的要求，提前一個月發(fā)布召開通知，確定會議時間、地點、會議議程，A股股權(quán)登記日，股東登記日及登記方法，沒有特殊情況，一般不要隨意變動議題、時間、會場。萬一一定要調(diào)整時間，也不能變更股權(quán)登記日，否則就要違規(guī)。這里需要提示的，是要合理地安排好股權(quán)登記日，股東到公司登記日，與會議召開日之間有個時間差，以便從容地安排好會務(wù)。二是：認真組織好會務(wù)。每次都根據(jù)參會人員多少，抽調(diào)大會工作人員，分工到人，責(zé)任到人，并且每次我都要召開總經(jīng)辦協(xié)調(diào)會，召開全體工作人員動員會，強調(diào)注意“四個形象”：服飾形象，男士瀟灑，女士漂亮，著裝莊重大方，佩戴工作人員胸卡；語言形象，文明禮貌，善待股東，一股也是老板，要熱情周到；紀(jì)律形象，不遲到早退，各司其責(zé)；協(xié)作形象，既分工又合作，是一個整體，既要種好“責(zé)任田”，又要打好協(xié)作仗。三是：準(zhǔn)備一份詳細、規(guī)范的主持搞，從頭到尾程序一定要合規(guī)。比如，要分清普通議案與特別議案，明確表決方式，檢票、監(jiān)票人員要明確，尤其是監(jiān)票人要由1名監(jiān)事和兩名股東代表組成，最后要由清點人代表宣讀表決結(jié)果，由律師見證。四是：要安排好表決結(jié)果統(tǒng)計的空隙時間。有的公司是放電影、放錄相，我們公司經(jīng)常是請董事長或總經(jīng)理講發(fā)展思路，現(xiàn)在又調(diào)整為放映企業(yè)光盤介紹企業(yè)。五是：要隨時準(zhǔn)備應(yīng)付突發(fā)事件。大家知道，前兩年上海開股東大會出現(xiàn)一批唯利是圖的“專業(yè)戶”，專門四處趕場子，索要禮品、交通費，擾亂會場，而且人數(shù)越來越多，會場越開越大。為了開好股東大會，應(yīng)對突發(fā)事件，身為董秘應(yīng)眼觀六路，耳聽八方，密切注意會場動向，隨時協(xié)調(diào)指揮應(yīng)對突發(fā)事件。不利的因素是要擴大股本，攤薄收益，帶來回報壓力。而從銀行貸款，不會攤薄收益，但要增加負債率，支付銀行利息。另外，從資本市場融資的成本也比較高，除了要支付券商發(fā)行費外，上市前后都要支付審計費、律師費、信息披露費，這些都是上市的代價。所以有人戲稱：“上市是富翁的游戲”。如果你的企業(yè)規(guī)模很小，而融資成本很高，真正的上市收益率可能很低。五、關(guān)于決策咨詢建議為上市公司重大決策提供咨詢和建議，是董秘的重要職責(zé)之一。從公司上市起，就將成為公司總經(jīng)理辦公會議的成員之一，如何為公司重大決策提供咨詢和建議？做法有：一是：自己要熟悉上市公司運作方面的法律法規(guī)，確保公司重大決策的制訂和出臺合規(guī)、可行，不要與現(xiàn)行法律法規(guī)相抵觸，導(dǎo)致無法實施。二是：要按上市公司的程序辦事，不要因為該走的程序沒有走造成違規(guī)，如關(guān)聯(lián)交易、收購兼并、項目投資等，不僅要按權(quán)限辦，也要走好程序。三是：要為重大決策提供信息，牽線搭橋，要善于利用與券商、媒體及社會各界廣泛接觸的優(yōu)勢，獲取信息，為決策服務(wù)。四是：在討論企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、產(chǎn)業(yè)調(diào)整、項目投資、購并重組、資本運作、產(chǎn)品經(jīng)營、機構(gòu)設(shè)置、人事任免等重大事項時，要敢于發(fā)表自己的見解，當(dāng)好決策參謀。六、關(guān)于與監(jiān)管部門的關(guān)系監(jiān)管部門既要行使監(jiān)督職能，也要為上市公司提供服務(wù)。監(jiān)管部門——上交所、證管辦、證監(jiān)會，與上市公司應(yīng)該是魚和水的關(guān)系，唇和齒的關(guān)系，共同撐起證券市場一片天。因此要互相理解，換位思考。作為上市公司，應(yīng)當(dāng)主動接受監(jiān)管，適應(yīng)監(jiān)管，不斷提高規(guī)范運作的水平。同時要注意加強與監(jiān)管部門的溝通，虛心求教，甘當(dāng)小學(xué)生，多交朋友，積極爭取他們的支持、服務(wù)，為公司發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。七、關(guān)于與社會各界的關(guān)系良好的社會關(guān)系是上市公司賴以生存的土壤。一是：要與律師、會計師事務(wù)所交朋友，遇到專業(yè)問題經(jīng)常向他們咨詢、請教，必有所獲。二是：對境內(nèi)外券商、基金經(jīng)理、機構(gòu)投資者的來訪，盡量做到有求必應(yīng)，時間上服從?？紤]到交流的效果，可以請他們先開出問題單或調(diào)研提綱，以便有所準(zhǔn)備。同時，可以就共同關(guān)心的問題展開研討，互相啟發(fā)；也可以不乏幽默地談一些輕松的話題，拉近彼此的距離。三是：與新聞媒體要建立良好的關(guān)系，以便不失時機地宣傳公司，提升公司形象。面對媒體危機時媒體關(guān)系才體現(xiàn)的淋漓盡致。四是：對中小投資者要一視同仁，不能歧視。中小投資者是證券市場的