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企業(yè)行政助理管理制度一、目的和適用范圍本《企業(yè)行政助理管理制度》(下稱“本制度”)的目的是為了規(guī)范和管理企業(yè)行政助理的工作行為,提高行政助理工作效率和質(zhì)量。適用范圍包含全部行政助理及相關(guān)管理人員。二、職責(zé)明確2.1行政助理的職責(zé)負(fù)責(zé)接待來(lái)訪人員,熱誠(chéng)詳細(xì)地解答咨詢和供應(yīng)相關(guān)服務(wù);組織和協(xié)調(diào)會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng),訂立并發(fā)送會(huì)議通知、會(huì)議議程和會(huì)議紀(jì)要;管理和維護(hù)企業(yè)的公共場(chǎng)合、會(huì)議室等;接聽(tīng)電話,記錄并轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)信息;負(fù)責(zé)行政文件和檔案的收發(fā)、整理和歸檔工作;幫助上級(jí)完成各項(xiàng)行政工作;幫助人事部門(mén)進(jìn)行人員招聘、入離職手續(xù)等行政人事管理工作;完成上級(jí)交辦的其他與行政工作相關(guān)的任務(wù)。2.2上級(jí)管理人員的責(zé)任確保行政助理的工作職責(zé)、工作目標(biāo)和工作要求的明確和具體;供應(yīng)必需的培訓(xùn)和引導(dǎo),使行政助理能夠勝任本身的工作;定期檢查和評(píng)估行政助理的工作表現(xiàn),并供應(yīng)必需的反饋和改進(jìn)建議;解決行政助理在工作中的問(wèn)題和難題,并供應(yīng)必需的支持和幫助;監(jiān)督和管理行政助理的行為,確保他們嚴(yán)格依照制度和規(guī)定履行職責(zé);推動(dòng)和支持行政助理的專業(yè)發(fā)展,供應(yīng)晉升和晉級(jí)的機(jī)會(huì)。三、工作要求3.1業(yè)務(wù)知識(shí)和技能要求熟識(shí)辦公自動(dòng)化設(shè)備的操作,能嫻熟使用各類辦公軟件和辦公設(shè)備;具備較好的溝通和協(xié)調(diào)本領(lǐng),能有效地與同事和來(lái)訪人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào);具備良好的書(shū)面和口頭表達(dá)本領(lǐng),能清楚準(zhǔn)確地表達(dá)意思;具備較強(qiáng)的組織和協(xié)調(diào)本領(lǐng),能組織和布置各類會(huì)議和活動(dòng);具備肯定的人事管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),能處理人事事務(wù)。3.2工作態(tài)度要求忠誠(chéng)于企業(yè),維護(hù)企業(yè)的形象和利益;遵守企業(yè)的規(guī)章制度,嚴(yán)守工作紀(jì)律;具備較強(qiáng)的責(zé)任心和執(zhí)行力,能定時(shí)保質(zhì)地完成工作任務(wù);具備較強(qiáng)的保密意識(shí),嚴(yán)守信息的保密;樂(lè)觀自動(dòng),能自動(dòng)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題;具備良好的團(tuán)隊(duì)合作精神,能與他人良好合作,共同完成工作任務(wù)。四、工作流程4.1會(huì)議和活動(dòng)的組織流程收到會(huì)議或活動(dòng)的布置通知后,行政助理應(yīng)認(rèn)真閱讀并理解會(huì)議或活動(dòng)的目的、主題、時(shí)間和地方等信息;依據(jù)會(huì)議或活動(dòng)的要求,行政助理應(yīng)訂立會(huì)議或活動(dòng)的認(rèn)真計(jì)劃,包含會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議室準(zhǔn)備等;行政助理應(yīng)及時(shí)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議或活動(dòng)的通知,并提示參會(huì)人員準(zhǔn)備相關(guān)料子;在會(huì)議或活動(dòng)當(dāng)天,行政助理應(yīng)提前參加做好會(huì)議或活動(dòng)的準(zhǔn)備工作,包含布置會(huì)議場(chǎng)合、調(diào)試設(shè)備等;行政助理應(yīng)在會(huì)議或活動(dòng)期間全程參加,并及時(shí)記錄會(huì)議或活動(dòng)的要點(diǎn)和決議;會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后,行政助理應(yīng)及時(shí)整理睬議紀(jì)要,并向與會(huì)人員發(fā)送。4.2行政文件和檔案的管理流程行政助理在收到行政文件后,應(yīng)依照文件的緊要性和緊急程度進(jìn)行分類和處理;行政助理應(yīng)將需要閱讀、審核或簽署的文件及時(shí)送達(dá)給相關(guān)人員,并妥當(dāng)保管好送達(dá)的證明;行政助理應(yīng)將已處理完畢的文件進(jìn)行歸檔,并依照文件的緊要性和保密級(jí)別進(jìn)行分類存放;行政助理應(yīng)定期檢查和清理檔案,確保檔案的完整性和可查性;行政助理應(yīng)搭配內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)察等工作,供應(yīng)相關(guān)的文件和料子。五、考核與獎(jiǎng)懲5.1考核機(jī)制對(duì)行政助理的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核,包含工作態(tài)度、業(yè)務(wù)本領(lǐng)、工作效率等方面;考核結(jié)果作為晉升、晉級(jí)和嘉獎(jiǎng)的緊要參考依據(jù)。5.2嘉獎(jiǎng)機(jī)制對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的行政助理予以表?yè)P(yáng)和嘉獎(jiǎng),包含口頭稱贊、獎(jiǎng)金、晉級(jí)機(jī)會(huì)等。5.3懲罰機(jī)制對(duì)工作不到位、不負(fù)責(zé)任、違反行政規(guī)章制度的行政助理予以相應(yīng)的懲罰,包含口頭警告、扣除績(jī)效獎(jiǎng)金、降職、辭退等。六、附則6.1本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部;6.2本制度自發(fā)布之日起生效;6.3本制度的修改和增補(bǔ),應(yīng)經(jīng)企業(yè)管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并進(jìn)行適當(dāng)范圍的公告和培訓(xùn)。以上是《企業(yè)行政助理管理

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