財(cái)務(wù)部管理辦法

PAGE1程序名稱：財(cái)務(wù)部門概述

編制者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

審核者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

批準(zhǔn)人：總經(jīng)理

關(guān)系人員：財(cái)務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、會(huì)計(jì)部經(jīng)理、營(yíng)運(yùn)會(huì)計(jì)部經(jīng)理、成本控制部經(jīng)理、采購(gòu)部經(jīng)理、電腦部經(jīng)理

政策：配合酒店的完善設(shè)備和正常運(yùn)作程序，提高酒店的服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益。

目的：保持與酒店的操作管理程序上的正常運(yùn)作，提高酒店的服務(wù)質(zhì)量和物質(zhì)保證。合理安排資金，以利于資金的回籠。

程序及標(biāo)準(zhǔn)：

財(cái)務(wù)工作在以交叉監(jiān)督，錢賬分途的控管概念下，主要業(yè)務(wù)面分為前堂會(huì)計(jì)和後臺(tái)會(huì)計(jì)兩個(gè)方面，業(yè)務(wù)分工亦以此為界劃分。前堂財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)和分組架構(gòu)較為穩(wěn)定，後臺(tái)財(cái)務(wù)則因應(yīng)酒店的規(guī)模和管理模式的需要而有不同的設(shè)置。做到合理的安排資金，適當(dāng)?shù)某杀究刂?，合理的采?gòu)價(jià)錢，從而達(dá)到以最低的成本獲取最高的經(jīng)濟(jì)效益。前堂會(huì)計(jì)工作由審計(jì)部經(jīng)理負(fù)責(zé)具體實(shí)務(wù)，下轄前堂收銀賬務(wù)、餐飲收銀賬務(wù)和夜班核數(shù)等三個(gè)分支部組等直接面向客人的前沿會(huì)計(jì)事務(wù)。審計(jì)部經(jīng)理直接向財(cái)務(wù)總監(jiān)上報(bào)。後臺(tái)會(huì)計(jì)分為物料管理和賬務(wù)管理兩大部份，負(fù)責(zé)除前堂財(cái)務(wù)以外的其他財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)工作。物料管理由物料經(jīng)理分管，其下設(shè)有採(cǎi)購(gòu)和成控兩個(gè)分部，負(fù)責(zé)採(cǎi)購(gòu)控制和倉(cāng)庫(kù)管理及成本核算事務(wù)。物料經(jīng)理向財(cái)務(wù)總監(jiān)直接上報(bào)。賬務(wù)管理由財(cái)務(wù)總監(jiān)分管，下轄信用管理、電腦管理和會(huì)計(jì)部。以會(huì)計(jì)部為主幹，信用管理和電腦管理在一些情況下，亦有直接歸向財(cái)務(wù)總監(jiān)上報(bào)。會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)管理酒店的賬務(wù)會(huì)計(jì)工作。（實(shí)務(wù)工作由會(huì)計(jì)部經(jīng)理負(fù)責(zé)，下設(shè)會(huì)計(jì)部副經(jīng)理，協(xié)助處理日常賬務(wù)會(huì)計(jì)事務(wù)。）是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的中樞。為使會(huì)計(jì)事務(wù)順利運(yùn)作，會(huì)計(jì)部按賬務(wù)工作需要，分為下列五個(gè)工作分類。統(tǒng)承五個(gè)分類，總賬管理和報(bào)表編制由會(huì)計(jì)部副經(jīng)理負(fù)責(zé)，由會(huì)計(jì)部經(jīng)理主管。

部門名稱：財(cái)務(wù)部管理辦法

編制者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

審核者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

批準(zhǔn)人：總經(jīng)理

部門簡(jiǎn)述：財(cái)務(wù)管理辦法為酒店在財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)上，除財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度以外的業(yè)務(wù)運(yùn)作規(guī)條.本管理辦法所包括的規(guī)定內(nèi)容,酒店所有員工必須絕對(duì)遵守,不得違犯,或以任何形式蓄意背離原意,以致虛應(yīng)或走樣.

隸屬部門：財(cái)務(wù)部

部門職能

財(cái)務(wù)管理辦法的內(nèi)容，包括各項(xiàng)管理辦法的細(xì)則都是財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)上用以規(guī)范業(yè)務(wù)運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn),使用符合酒店業(yè)務(wù)運(yùn)作要求.這些管理辦法的制定,在原則和方向上,應(yīng)依循和符合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定和精神.如遇財(cái)務(wù)管理辦法與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定內(nèi)容產(chǎn)生矛盾或不一致時(shí),應(yīng)以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定執(zhí)行.財(cái)務(wù)管理辦法的相關(guān)部份應(yīng)停止執(zhí)行並由酒店的財(cái)務(wù)總監(jiān),根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定作出修訂,並于當(dāng)月內(nèi)報(bào)回管理公司備查.財(cái)務(wù)管理辦法的內(nèi)容包括：

一、現(xiàn)金管理辦法酒店的資金收支必須按本制度的規(guī)定辦法管理。違反本制度所規(guī)定將按財(cái)務(wù)法規(guī)和員工手冊(cè)的有關(guān)規(guī)定給予處分、並追究應(yīng)負(fù)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

1.酒店的所有收入包括往來(lái)資金和現(xiàn)金和營(yíng)業(yè)收入,除按規(guī)定留存的備用金存放在酒店內(nèi)規(guī)定的貯存處,作為週轉(zhuǎn)資金外,均應(yīng)存入酒店在中國(guó)銀行的賬戶內(nèi).

2.上述賬戶的提取款項(xiàng)須由總經(jīng)理(或他的代表),作為組和另一位由董事會(huì)指定負(fù)責(zé)人(或他的代表)作為組,經(jīng)具組和組每組各壹人,共兩人的會(huì)簽,並加蓋酒店的支票專用章方可提取.

3.上述銀行賬戶的支票專用章由總出納保管.所有的支票必須要經(jīng)管財(cái)務(wù)的副總經(jīng)理或總經(jīng)理在支票上加蓋銀行賬戶私章,後總出納方可給予加蓋支票專用章.

4.上述銀行賬戶的支票由銀行領(lǐng)出後,經(jīng)總出納登記後由應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)保管並憑經(jīng)有效批準(zhǔn)的付款要求通知單填寫(xiě)支票.不符本項(xiàng)規(guī)定的任何情況,應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)不予填寫(xiě)支票.

5.酒店的所有營(yíng)業(yè)現(xiàn)金收入均按酒店的"營(yíng)收現(xiàn)金管理辦法"辦理,違反者按財(cái)務(wù)法規(guī),和員工手冊(cè)的有關(guān)規(guī)定給予處分,並追究應(yīng)負(fù)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任.

6.按本管理制度存放在酒店內(nèi)的週轉(zhuǎn)資金規(guī)定為:總出納手存?zhèn)溆媒鹂偝黾{的備用金,僅作為本制度規(guī)定的其他備用金的報(bào)銷回填,和支付零星現(xiàn)金支出.外幣兌換備用金前堂收銀處的外幣兌換備用金,除受酒店規(guī)定管控外,同時(shí)必須遵守銀行對(duì)代辦外幣兌換業(yè)務(wù)所訂立的有關(guān)規(guī)定,並只作為外幣兌換代換點(diǎn)的外幣兌換業(yè)務(wù)專款,不得挪作其他用途.收銀員零找備用金各收銀處的零找備用金,只作為收款業(yè)務(wù)中回找給客人的專用備用金,並應(yīng)按規(guī)定在每班交接班時(shí),由交接雙方核點(diǎn)交接.不得截留滯交.郵資備用金前堂部接待處的郵資專用備用金,允許以郵票和現(xiàn)金形式同時(shí)保管,但只用作提供給客人的代郵服務(wù)專用,不得挪作其他用途.現(xiàn)金和郵票的總和應(yīng)與備用金規(guī)定的固定額度相符.採(cǎi)購(gòu)部備用金採(cǎi)購(gòu)部的備用金,規(guī)定只作解決酒店零星現(xiàn)購(gòu)以應(yīng)業(yè)務(wù)所急.專用備用金經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理的同意,在特殊情況下個(gè)別部門可獲撥留不超過(guò)人民幣壹仟元以下的臨時(shí)專用備用金.專用備用金在事完畢後或被通知回繳時(shí)必須即時(shí)交回.

7.所有備用金、包括總出納的備用金均採(cǎi)用隨用隨報(bào)的回填辦法控制.除總出納的備用金按實(shí)際支付,並具經(jīng)財(cái)務(wù)制度規(guī)定批準(zhǔn)的報(bào)銷憑証向應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)辦理手續(xù),開(kāi)出支票由銀行賬戶存款回填補(bǔ)充外,其他所有的備用金的報(bào)銷回填,均應(yīng)在辦公時(shí)間內(nèi)在總出納的辦公室辦理回填事務(wù).所有備用金均採(cǎi)用報(bào)銷回填的定額控制方法,使備用金固定在規(guī)定的額度,不得隨意增減.所有備用金額度的變更,均須獲財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理的批準(zhǔn).

8.採(cǎi)用現(xiàn)金零星採(cǎi)購(gòu)和其他經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)費(fèi)用,所產(chǎn)生的借支,包括現(xiàn)金和支票的借支,除旅差費(fèi)借支,允許在休假日的第三個(gè)工作天內(nèi)報(bào)銷外,其他借支均應(yīng)在借支日起計(jì)的三個(gè)工作天內(nèi)辦理報(bào)銷,並退回未用現(xiàn)金餘額.會(huì)計(jì)人員對(duì)未按本項(xiàng)規(guī)定依時(shí)報(bào)銷的任何借支事項(xiàng),應(yīng)即時(shí)報(bào)請(qǐng)財(cái)務(wù)總監(jiān)處理.追究有關(guān)當(dāng)事人，對(duì)經(jīng)財(cái)務(wù)人員通知,仍不及時(shí)辦理報(bào)銷或不繳回未用現(xiàn)金餘額的,以挪用現(xiàn)金處理.

9.酒店所有費(fèi)用的報(bào)銷,均須經(jīng)部門經(jīng)理同意,加簽後送財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)部辦理酒店規(guī)定的財(cái)務(wù)審批手續(xù),經(jīng)獲批準(zhǔn)後在總出納處領(lǐng)取或退繳現(xiàn)金.

二、營(yíng)收現(xiàn)金繳納的管理辦法酒店對(duì)營(yíng)收現(xiàn)金採(cǎi)用錢、帳分途的管理方法.有關(guān)控管方法按以下程序執(zhí)行,所有人員均應(yīng)絕對(duì)遵守本管理辦法的各項(xiàng)規(guī)定,違反者將受紀(jì)律處分,以至追究法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

1.夜班核數(shù)員、前堂收銀員、餐廳和其他營(yíng)業(yè)點(diǎn)的收銀員均應(yīng)在下班時(shí)將各該班次的帳單點(diǎn)核清楚,並完成各該班的營(yíng)業(yè)收入報(bào)告.帳單和有關(guān)報(bào)告應(yīng)于下班后第一時(shí)間交到各該班次的當(dāng)值領(lǐng)班的辦公室,以便在初步核查后轉(zhuǎn)夜班審核組進(jìn)行隨后的帳務(wù)工作.現(xiàn)金部份應(yīng)于下班前,在第三者見(jiàn)証下投入設(shè)在前堂收銀辦公室內(nèi)的投放式現(xiàn)金投納保管箱內(nèi).

2.每一班次的收銀員在完成帳表的核查工作后即應(yīng)將其所持現(xiàn)金中應(yīng)屬零找備用金的部份劃出,點(diǎn)核清楚后存入由其個(gè)人保管的零找現(xiàn)金保險(xiǎn)庫(kù)內(nèi)加鎖存儲(chǔ).在減去零找備用金的額度后應(yīng)屬該班次的現(xiàn)售所得的現(xiàn)金收入,則按第1.點(diǎn)和第4.點(diǎn)的規(guī)定,投入投放式現(xiàn)金投納保管箱.

3.每班的現(xiàn)金收入必須與各該班的營(yíng)業(yè)報(bào)表內(nèi)所統(tǒng)計(jì)的現(xiàn)金銷售額相吻合.如有任何差異應(yīng)即時(shí)查明,差異部份不論是超出或是短缺均應(yīng)如屬填報(bào),記錄在收銀員報(bào)表內(nèi)的現(xiàn)金超短欄內(nèi)上報(bào),不得隱瞞.

4.現(xiàn)金收入應(yīng)在該班當(dāng)值領(lǐng)班或前堂收銀員當(dāng)面見(jiàn)証點(diǎn)算清楚后,即時(shí)在繳納封袋上如實(shí)填寫(xiě)清楚,並在該見(jiàn)証人的見(jiàn)証下封好繳納袋,並在袋口騎封加簽,然后即時(shí)投入現(xiàn)金投納保險(xiǎn)箱中.收銀員和見(jiàn)証人均須在投繳記錄表上同時(shí)加簽.所有封袋必需使用香糊,或膠水封口,不準(zhǔn)使用透明膠或釘書(shū)機(jī)封釘作為加封,未依循本項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行者,除對(duì)因此引起的所有後果負(fù)全部責(zé)任外,並將被視作蓄意違反本管理辦法,遭受紀(jì)律處分.

5.所有投繳事項(xiàng)必須即核、即簽、即時(shí)投箱,不得以任何理由拖延.繳款人和見(jiàn)証人均有責(zé)任監(jiān)督對(duì)方按本規(guī)定的條款完成規(guī)定的事項(xiàng)和核簽,對(duì)不按規(guī)定操作而引致的后果,雙方均負(fù)同等責(zé)任,受同等處分.

6.對(duì)于不按規(guī)定要求,在沒(méi)有見(jiàn)証下,獨(dú)自封袋投箱者,除因此引致的后果全部由其個(gè)人負(fù)責(zé)外,還應(yīng)按觸犯部門規(guī)章制度論,初犯者予口頭警告,蓄意再犯者給予書(shū)面警告,以至最后警告.

7.繳納人和見(jiàn)証人不按規(guī)定,沒(méi)有當(dāng)面點(diǎn)核,或不認(rèn)真點(diǎn)核而造成的過(guò)失,按第六項(xiàng)的規(guī)定同等處分.

8.違反第四項(xiàng)內(nèi)容規(guī)定的任何情況者亦應(yīng)按情節(jié)給予與第六項(xiàng)規(guī)定相同程度的處分.

9.收銀繳納登記表的每一欄,均應(yīng)按規(guī)定的內(nèi)容和格式完成要求填入的資料填寫(xiě),並在規(guī)定的欄位加簽,不得有遺漏,錯(cuò)填.其中因錯(cuò)寫(xiě)需要更正的,應(yīng)用橫線劃去,再在其上方寫(xiě)上正確數(shù)據(jù),然后由繳納及見(jiàn)証雙方加簽.違反本項(xiàng)規(guī)定者按與第六項(xiàng)相同的程度給予處分.

10.每一班次的領(lǐng)班和主管應(yīng)對(duì)各該班次收銀員的現(xiàn)售所得現(xiàn)金的繳納情況加以檢查,保証所有現(xiàn)金收入款項(xiàng)均已繳納入庫(kù).所有收銀員必須辦妥繳納現(xiàn)金收入,並完成各該班次的報(bào)表及帳務(wù)后,方可下班.每一班次的當(dāng)值領(lǐng)班均應(yīng)對(duì)收銀員繳納登記表進(jìn)行檢查,並對(duì)出現(xiàn)不完善的情況即時(shí)查明原因,並將情況通知在班的上一級(jí)主管人員,若當(dāng)時(shí)未有直屬上級(jí)主管時(shí),應(yīng)向當(dāng)時(shí)財(cái)務(wù)部在酒店當(dāng)值的其他主管人員報(bào)告.

11.收銀繳納登記表未端的繳納封總包數(shù)及繳納封中是否有破損的情況,由總出納在第二天與見(jiàn)証人共同打開(kāi)保險(xiǎn)箱取出繳納封袋時(shí)按實(shí)填寫(xiě).實(shí)際包數(shù)或封內(nèi)的繳款如與登記表所載情況有出入時(shí),若當(dāng)時(shí)辦公室還有第三者在場(chǎng)時(shí),應(yīng)請(qǐng)第三者(前臺(tái)收銀處24小時(shí)均有人員當(dāng)值)作証,並第一時(shí)間報(bào)告上級(jí)主管處理.

12.若當(dāng)天所有繳納封均未有破損時(shí),破損封數(shù)目的欄位應(yīng)加“/”斜線刪除.若封袋有破損時(shí),應(yīng)將該等破損封袋的情況注明,並按第十一項(xiàng)的規(guī)定處理.

13.總出納及見(jiàn)証人均須在登記表上加簽,任何一方漏簽,另一方未能予以提醒,均屬疏忽責(zé)任.

14.收益審核每天均應(yīng)在總出納完成繳款點(diǎn)核后,檢查經(jīng)總出納和見(jiàn)証人加簽的登記表,並與收入報(bào)告的現(xiàn)售總額核對(duì).保証該天的現(xiàn)金收入確已無(wú)誤入庫(kù).如有差異應(yīng)即時(shí)與總出納共同查明原因.切不可拖延,以致增加核查的難度.

15.總出納在點(diǎn)核所有繳款后,應(yīng)將各收銀員的繳款情況,按實(shí)在總出納的每日現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表內(nèi)加以記錄,並將副本抄送收益審核查對(duì).

16.收銀員繳納報(bào)告(繳款封)應(yīng)予保存不少于12個(gè)月,收銀繳納登記表應(yīng)予保留少于18個(gè)月.總出納每日現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表應(yīng)作為輔助帳表並由總出納加以保管.

17.總出納應(yīng)對(duì)各收銀員的零找備用金按第19點(diǎn)的規(guī)定進(jìn)行不定期檢查,每月不少於兩次.具體時(shí)間應(yīng)按營(yíng)業(yè)情況決定,但不得預(yù)先通知.

18..收益審核應(yīng)對(duì)在崗收銀員進(jìn)行不定期的現(xiàn)金(包括備用金和當(dāng)時(shí)的營(yíng)業(yè)現(xiàn)金)檢查,所有檢查均應(yīng)按營(yíng)業(yè)情況考慮,避開(kāi)高峰期,在不預(yù)先通知的情況下進(jìn)行.此項(xiàng)檢查每月應(yīng)進(jìn)行2次以上,並須依照第19點(diǎn)的規(guī)定進(jìn)行.

19.第十七及第十八項(xiàng)的檢查均應(yīng)留有記錄,記錄應(yīng)有檢查人員和收銀員雙方的加簽,以確証當(dāng)時(shí)的檢查結(jié)果.為保証檢查在公正和認(rèn)真的情況下進(jìn)行,所有的現(xiàn)金檢查,均應(yīng)具備第三者作為見(jiàn)証,整個(gè)檢查過(guò)程應(yīng)在見(jiàn)証人監(jiān)督下進(jìn)行,並由見(jiàn)証人在雙方人員在檢查記錄上加簽後,最後加簽証明.

20.本管理辦法得由酒店財(cái)務(wù)總監(jiān),按酒店業(yè)務(wù)和執(zhí)行情況不時(shí)加以監(jiān)察,並於必要時(shí)按實(shí)際情況給予修訂,修訂本應(yīng)于當(dāng)月內(nèi)報(bào)回管理公司備案.

三、發(fā)票管理辦法為使酒店對(duì)發(fā)票的使用得到有效的管理和控制,特制定本管理制度,酒店所有人員必須嚴(yán)格遵守執(zhí)行,違反者除按違反酒店員工手冊(cè)的規(guī)定給予嚴(yán)格處分外,將循《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》的有關(guān)規(guī)定追究應(yīng)負(fù)責(zé)任.

１、店使用由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一的發(fā)票,由出納主任憑發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿和規(guī)定的文件及財(cái)務(wù)專用章向稅務(wù)機(jī)關(guān)領(lǐng)購(gòu)發(fā)票,並負(fù)責(zé)保管和控制使用,並向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送使用情況.

２、所有發(fā)票由出納主任設(shè)立登記本記錄和控制使用.在加蓋財(cái)務(wù)專用章後,由各崗位點(diǎn)的收銀員向出納主任直接辦理領(lǐng)出和繳銷.

３、收銀主任和收銀副主任必須按照本管理制度的各項(xiàng)規(guī)定監(jiān)督和指導(dǎo)各崗位點(diǎn)的收銀員嚴(yán)格遵守發(fā)票的使用和繳銷.在發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定時(shí),應(yīng)立刻通知出納主任協(xié)同調(diào)查並報(bào)會(huì)計(jì)部經(jīng)理處理.

４、發(fā)票必須順序、按時(shí)限使用,不得折本跳頁(yè).

５、發(fā)票的開(kāi)據(jù),必須逐檔、如實(shí),全部聯(lián)次一次性開(kāi)據(jù),不得單聯(lián)填寫(xiě),不準(zhǔn)塗改、撕毀,如有作廢,應(yīng)注明原因,整份完整保存繳銷.如發(fā)生丟失、損壞必須即時(shí)報(bào)告候查.

６、發(fā)票不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓,不得為其他單位或個(gè)人代開(kāi),只限對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)收取款項(xiàng)使用.

７、任何情況不得攜帶或以任何方法將空白發(fā)票帶離酒店.

８、會(huì)計(jì)部經(jīng)理和會(huì)計(jì)副經(jīng)理必須定期檢查發(fā)票的管理和使用情況,監(jiān)督和責(zé)成出納主任、收銀主任完善和防止可能出現(xiàn)的疏漏.

９、購(gòu)買商品和其他付款事項(xiàng),應(yīng)向收款方取得發(fā)票,該等發(fā)票必須具稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的全國(guó)統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章,並由收款方加蓋財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章,並經(jīng)開(kāi)票人簽字方可接受.

１０、發(fā)票必須符合有關(guān)稅務(wù)規(guī)定,內(nèi)容不得塗改.

１１、對(duì)不符合規(guī)定的發(fā)票,不得接受,不得作為報(bào)銷憑證.

１２、所收發(fā)票金額應(yīng)與交易事項(xiàng)的金額相符,在正常情況下,發(fā)票應(yīng)直接開(kāi)給酒店,如有特殊情況,應(yīng)具報(bào)告說(shuō)明,並經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn),方可給予報(bào)銷.

１３、發(fā)票的商品或服務(wù)內(nèi)容應(yīng)與交易事項(xiàng)相符,不得串通開(kāi)票單位虛構(gòu)作假,以相同金額發(fā)票充額頂替.

１４、財(cái)務(wù)人員應(yīng)以交來(lái)發(fā)票核銷各項(xiàng)報(bào)銷事項(xiàng),除按報(bào)銷制度和其他有開(kāi)規(guī)定辦理的定額包干事項(xiàng)外,所有報(bào)銷事項(xiàng)均按有效發(fā)票辦理報(bào)銷事務(wù).

四、支票保管和使用管理辦法酒店銀行賬戶的提存和支票使用採(cǎi)用雙簽和加蓋專用印鑑的多控方法,以保銀行存款和支票使用得到合理和有效的監(jiān)控.以下的設(shè)定僅供參考,各酒店可按實(shí)際情況設(shè)定有效的授權(quán)簽章人員,但應(yīng)切實(shí)保障加簽人員有能力不受不必要的干擾,有效監(jiān)控銀行存款和支票的使用,並按下列規(guī)定管理;

1.銀行賬戶的款項(xiàng)提取須由總經(jīng)理(或他的代表)和另一位經(jīng)授權(quán)人員蓋章,並加蓋酒店的財(cái)務(wù)專用章方可提取.

2.財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)副總監(jiān)保管.支票由出納主任保管.在任何情況下對(duì)未具備經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)的有效支取憑証下,不得填制任何支款支票.

3.支票由出納主任憑留存銀行印鑑從銀行領(lǐng)出後,由出納主任設(shè)本登記保管,並憑經(jīng)有效批準(zhǔn)的付款要求通知單填寫(xiě)支票.不符本項(xiàng)規(guī)定的任何情況,不予填寫(xiě)支票.

4.付款要求通知單由要求付款人按要求填寫(xiě),內(nèi)容包括收款單位/收款人名稱;大、小寫(xiě)金額;付款方式;要求付款原因,經(jīng)部門主管核實(shí)加簽后,聯(lián)同有關(guān)憑據(jù)送會(huì)計(jì)部經(jīng)理進(jìn)行財(cái)務(wù)審核.通過(guò)財(cái)務(wù)審核的付款要求通知單由會(huì)計(jì)部經(jīng)理送財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理批準(zhǔn),並轉(zhuǎn)出納主任填寫(xiě)支票.對(duì)不符合財(cái)務(wù)審核要求和不獲批準(zhǔn)的付款要求通知單,在注明理由后退回原提出付款要求部門.

5.出納主任須嚴(yán)格按要求保管和開(kāi)出支票,對(duì)未經(jīng)批準(zhǔn)的付款要求不得開(kāi)出支票.

6.開(kāi)出的支票必須寫(xiě)明收款人或收款單位的名稱、金額、日期和用途.不得使用空白支票作任何用途,或?qū)⒖瞻字睅щx酒店.

7.因業(yè)務(wù)確有所需,不能確定實(shí)際金額的情況,允許在填寫(xiě)收款人,及用途后,開(kāi)出限額支票.按本項(xiàng)規(guī)定開(kāi)出的支票,領(lǐng)出支票人必須在一個(gè)工作天內(nèi),將使用情況報(bào)回出納主任,辦理財(cái)務(wù)手續(xù).

8.支票必須使用墨汁或炭素墨水填寫(xiě).金額、用途和收款人不得塗改,其他事項(xiàng)的更變,必須加蓋與留存銀行印鑑一致的印鑑.

9.因故取消或作廢的支票必須注明原因,並在支票上明顯位置,用大號(hào)字標(biāo)上"作廢”字樣.作廢的支票除按上述規(guī)定標(biāo)注外,應(yīng)按號(hào)與同號(hào)存根一併釘存?zhèn)洳?

10.支票在使用前應(yīng)按銀行原釘裝保存,不得折本使用.支票頁(yè)在使用前必須與存根聯(lián)保持原狀,不得撕離.

11.支票本存根上的各項(xiàng)資料應(yīng)與開(kāi)出支票一致,各欄資料必須如實(shí)填寫(xiě),不得留空.

12.支票必須按從銀行領(lǐng)出的先后次序順號(hào)使用,不得跳頁(yè)跨頁(yè)使用.

13.已經(jīng)整本使用的支票本的存根必須按票號(hào)和日期封存保管備查,並按有關(guān)制度的規(guī)定期限保存.

14.酒店對(duì)支票的使用除須符合本管理辦法的各項(xiàng)規(guī)定外,尚應(yīng)遵守開(kāi)戶銀行對(duì)支票使用的各項(xiàng)要求和有關(guān)守則.

15.如當(dāng)?shù)卣杏喠⒅惫芾矸▌t或規(guī)條的,應(yīng)按有關(guān)法則和規(guī)條修訂本管理辦法.並於修訂當(dāng)月報(bào)回管理公司備查.

16.本管理辦法的內(nèi)容如遇酒店與管理公司所簽訂的管理合同中,有關(guān)財(cái)務(wù)管理的條款有不一致的規(guī)定時(shí),應(yīng)按管理合同的有關(guān)規(guī)定修訂.並於修訂當(dāng)月報(bào)回管理公司備查.

五、客用保管箱管理辦法

1.酒店設(shè)有客用保管箱免費(fèi)供給酒店住客使用，保管箱由前堂收銀處負(fù)責(zé)管理,並按以下規(guī)定實(shí)施管理,以保障客人貴重財(cái)物的安全保管.

2.客人有貴重物品存放,須在前堂收銀處填具保管箱使用登記卡辦理開(kāi)保管箱手續(xù)後即時(shí)領(lǐng)取"客用匙"。

3.預(yù)留之"客人認(rèn)可簽名"請(qǐng)使用與住客之旅行証件之簽名一致之式樣，不可採(cǎi)用太簡(jiǎn)單的簽字以確保住客之利益。

4.對(duì)於酒店認(rèn)為太簡(jiǎn)單的簽名式樣，前堂收銀員應(yīng)禮貌要求客人改用較為安全及不易仿習(xí)偽簽之簽字式樣。對(duì)此類太簡(jiǎn)單的簽字式樣，前堂收銀員可以不予接納。

5.貴重物品存放及開(kāi)設(shè)保管箱後存儲(chǔ)或提取物品，應(yīng)憑在保管箱使用登記卡預(yù)留之"客人認(rèn)可簽名"辦理核証簽名後，方可由前堂收銀員安排進(jìn)入保管箱室，保管箱不得轉(zhuǎn)讓或借與他人使用。

6.前堂收銀員對(duì)所有物品的存儲(chǔ)及提取，務(wù)必由登記開(kāi)保管箱的客人親自到前堂收銀處親自辦理，非登記開(kāi)設(shè)保管箱的客人本人或簽字核証不符時(shí)，前堂收銀員不得給予辦理提儲(chǔ)事務(wù)，不可允許無(wú)關(guān)人等進(jìn)入保管箱。非經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，保管箱登記卡不準(zhǔn)攜離前堂收銀處。

7.酒店對(duì)客用保管箱的管理必須特別小心慬慎,不可掉以輕心.除應(yīng)指定專人監(jiān)督前堂收銀員嚴(yán)格執(zhí)行管理制度的各項(xiàng)內(nèi)容外,財(cái)務(wù)主管人員應(yīng)定期及不定期對(duì)管理業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查,並留有記錄供作核查.

8.客用保管箱一般備有兩套保管匙和客用匙.酒店應(yīng)將其中一套在保安人員見(jiàn)証下予以銷毀,只可保留一套在用.以免在鎖匙控制方面出現(xiàn)不可挽救的漏洞.

9.保管匙只可由長(zhǎng)駐前臺(tái)的高級(jí)主管人員保管,不可隨意落入收銀員手中.如酒店員額確實(shí)不足時(shí),則應(yīng)指定每班單一由其中職級(jí)較高的一名收銀員持有,且應(yīng)在每班交接時(shí)在長(zhǎng)設(shè)的固定專用記錄本上,由雙方簽收交接.以保証保管匙在任何情況下,不落入第三者手中.

10.客用匙除在客人領(lǐng)用期間由客人保管外,.前堂收銀處應(yīng)設(shè)有客用保管箱匙投放箱,在客人退箱時(shí),由客人親自投入箱內(nèi),並在保管卡的退匙欄加簽証實(shí).酒店任何員工均不得以任何理由在任何時(shí)間、地點(diǎn)持有客用匙.更不得替任何客人暫時(shí)或長(zhǎng)時(shí)間保管客用匙.

11.客用保管箱匙投放箱應(yīng)使用V型投匙口,投匙口僅可容客用匙投入而不能以任何方法從投放口取出.投匙箱取匙口應(yīng)加匙管控,該匙應(yīng)由收銀總管以上一級(jí)的人員持有,並每天根據(jù)退箱控制表點(diǎn)查退回的客用匙,並重新用匙封袋封好,交回未用客用匙控制箱內(nèi)鎖好.並在記錄單上由雙方加簽確認(rèn)作實(shí).所有回收的客用匙經(jīng)點(diǎn)核無(wú)誤,重新封袋后,應(yīng)由該主管人員在封口騎縫加簽.

12.前堂收銀處應(yīng)設(shè)有客用保管理控制箱,專供用以存放未由客人領(lǐng)用的客用匙.此專用控制箱不可與酒店自用匙控制箱混併使用,以免萬(wàn)一出錯(cuò)造成難以估計(jì)的損失.

13.存放在控制箱內(nèi)的客用時(shí),必須全部封袋完好無(wú)任何破裂情況.如殘破應(yīng)即時(shí)查明原因,追究該班經(jīng)管人員.有關(guān)客用箱在事件未查明原因前,不得發(fā)給客人使用,以免責(zé)任不清.

14.除使用客用保管箱登記卡,每次核對(duì)客用簽字無(wú)誤方可控管外,酒店對(duì)在用和未用的客用匙,應(yīng)分別設(shè)有固定記錄本,記錄管控和使用情況,並在每一次交接班時(shí),由雙方逐個(gè)匙號(hào)點(diǎn)查,簽收交接.接收人對(duì)客用匙的保管負(fù)有絕對(duì)責(zé)任.點(diǎn)查范圍應(yīng)包括匙號(hào)是否存在,封袋是否完好.封袋是否未被以任何方法折封,騎封口加封是否正常,是否為原封袋人簽字,封袋內(nèi)是否確為客用匙.

715.客用匙在交付客人使用時(shí),封袋應(yīng)完好無(wú)裂,封袋加簽未有變位.收銀員應(yīng)提醒客人檢查,並在客用匙登記和封袋上加簽証明.

16.經(jīng)客人加簽的封袋應(yīng)隨使用登記表一并存放,交回主管人員檢查.

17.由于酒店只保留一套客用匙在用,故在萬(wàn)一客人丟失客用匙的情況下該保管箱已無(wú)正常方法可以開(kāi)啟.只能採(cǎi)用鑽鎖爆箱方能取出箱內(nèi)物品,有關(guān)費(fèi)用在客用保管箱登記卡中,應(yīng)予列明以免產(chǎn)生爭(zhēng)執(zhí).萬(wàn)一出現(xiàn)此情況時(shí),爆箱應(yīng)在保安人員見(jiàn)証下進(jìn)行.

18.客人離店後如在保管箱內(nèi)遺留財(cái)物，酒店憑予以保管，以30天為管期.酒店可應(yīng)客人請(qǐng)求將遺留物品送回，一切費(fèi)用由客人自付，客人報(bào)稱遺留的財(cái)物，如與酒店開(kāi)箱後發(fā)現(xiàn)的實(shí)際財(cái)物不符，或財(cái)物寄回途中有損失或損壞,酒店概不負(fù)任何責(zé)任。

19.客人離店後30天內(nèi)在保管箱內(nèi)所遺留財(cái)物，每天須付人民幣(￥xx)元.。

20.離店後超過(guò)30天客人仍未與店聯(lián)絡(luò)要求索回所遺留財(cái)物，酒店有權(quán)以酒店認(rèn)為最適宜的任何方式予以變賣。所得款項(xiàng)用以抵償客人應(yīng)付的保管箱租金及其他開(kāi)支，如有餘款將予歸還物主，但變賣後30天內(nèi)物主仍未與酒店聯(lián)絡(luò)則餘款將歸屬酒店。

21.客人離店前應(yīng)取回所有箱內(nèi)財(cái)物，退回保管箱，并將客用匙投入前堂收銀處的客用投放箱,並在登記卡上加簽退箱。收銀員應(yīng)在客人退箱時(shí)檢查保管箱,以確信客人已取回全部財(cái)物,以免日后爭(zhēng)執(zhí).

22.收銀員在客人退箱時(shí)應(yīng)在控制記錄本上記錄並加簽,以作日后核查.

23.酒店必須採(cǎi)取有效措施,保証在任何情況下,任何酒店員工均不可能有任何機(jī)會(huì),以任何方法將保管匙和客用匙帶離酒店,或以任何方法仿制部門名稱：采購(gòu)部

編制者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

審核者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

批準(zhǔn)人：總經(jīng)理

部門簡(jiǎn)述：采購(gòu)部是承擔(dān)酒店所需的各種物資采購(gòu)、供應(yīng)使用等工作的重要部門。

隸屬部門：財(cái)務(wù)部

部門職能：

采購(gòu)部為酒店財(cái)務(wù)部屬下一個(gè)分部，采購(gòu)部專職經(jīng)理直接向財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)。采購(gòu)部是負(fù)責(zé)處理酒店一切物品的采購(gòu)程序及服務(wù)，酒店一切所需求的物品必須由采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)，對(duì)于物品的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、貨源等各項(xiàng)要求加以適當(dāng)?shù)目刂?，能在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候購(gòu)入適量的貨品，而取得合理的價(jià)錢，從而達(dá)到以最低的成本獲取最高的經(jīng)濟(jì)效益。

部門名稱：會(huì)計(jì)部

編制者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

審核者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

批準(zhǔn)人：總經(jīng)理

部門簡(jiǎn)述：會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)酒店會(huì)計(jì)賬之審核及結(jié)算，并按時(shí)制訂每月之財(cái)務(wù)分析報(bào)告及完成行政管理當(dāng)局所需之各項(xiàng)報(bào)告。

隸屬部門：財(cái)務(wù)部

部門職能：

會(huì)計(jì)部實(shí)際上負(fù)責(zé)整個(gè)酒店的賬務(wù)記錄和核算工作，當(dāng)審計(jì)部將前堂會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)的酒店?duì)I運(yùn)收八的記錄轉(zhuǎn)給會(huì)計(jì)部后，會(huì)計(jì)部即負(fù)責(zé)后勤的跟從事務(wù)。另一方面，成本管理將采購(gòu)的成本核算結(jié)果轉(zhuǎn)給會(huì)計(jì)部后，會(huì)計(jì)部同樣的跟著連接在總賬方面的賬務(wù)工作。此外，對(duì)固定資產(chǎn)管理，現(xiàn)金運(yùn)用的進(jìn)支，資金和賬款結(jié)算等工作的日常事務(wù)總賬賬戶的管理，每個(gè)會(huì)計(jì)時(shí)期的預(yù)算工作和財(cái)務(wù)報(bào)表的編制，均由會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)部門名稱：營(yíng)運(yùn)會(huì)計(jì)部

編制者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

審核者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

批準(zhǔn)人：總經(jīng)理

部門簡(jiǎn)述：營(yíng)運(yùn)會(huì)計(jì)部主要負(fù)責(zé)各營(yíng)業(yè)點(diǎn)之收入，制訂每日營(yíng)業(yè)收入和客房入住統(tǒng)計(jì)報(bào)告，以及每日收益賬，將夜間核數(shù)報(bào)告，每日餐廳收銀員及總出納之報(bào)表過(guò)入總賬。

隸屬部門：財(cái)務(wù)部

部門職能：

餐廳收銀員的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)記錄餐廳的營(yíng)業(yè)狀況。賬務(wù)記錄和管理現(xiàn)金收入，準(zhǔn)備餐廳的營(yíng)業(yè)摘要和收銀員報(bào)告。餐廳收銀員需要按照酒店各餐飲營(yíng)業(yè)點(diǎn)的經(jīng)營(yíng)情況，規(guī)定時(shí)間輪班當(dāng)值。前廳賬務(wù)處作為財(cái)務(wù)部的前置24小時(shí)工作的業(yè)務(wù)處，除負(fù)責(zé)管理前廳客賬外，并需支持各餐廳收銀的業(yè)務(wù)和在財(cái)務(wù)辦公室的非辦公時(shí)間作為財(cái)務(wù)部的前置點(diǎn)負(fù)責(zé)指定的事務(wù)，但只限于指定的事務(wù)，不可超越指定范圍。

門名稱：成本控制部

編制者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

審核者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

批準(zhǔn)人：總經(jīng)理

部門簡(jiǎn)述：成本控制部是透過(guò)對(duì)銷售品在材料安排和使用的標(biāo)準(zhǔn)化控制，使銷售品的質(zhì)量和成本比率得到穩(wěn)定的控制。

隸屬部門：財(cái)務(wù)部

部門職能：

成本控制部是對(duì)酒店的各項(xiàng)成本進(jìn)行核算和檢討，以期取得最合理的成本控制。成本控制部要查核采購(gòu)單，每日市場(chǎng)采購(gòu)單和倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨申請(qǐng)單并與收貨報(bào)告，市場(chǎng)價(jià)目表比較、調(diào)查數(shù)量及價(jià)格上的差異，并及時(shí)作出報(bào)告。部門要編制，更新及派發(fā)采購(gòu)價(jià)目比較及銷售統(tǒng)計(jì)表，成本及銷售潛力報(bào)告。計(jì)算，更新及保存最新的標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)算單。編制及核查每月的最終成本報(bào)告，并作出評(píng)論，提供可行的建議。核查最新的市場(chǎng)價(jià)目，與酒店的購(gòu)買情況比較。成本控制部與應(yīng)付賬核對(duì)每月直撥物資的進(jìn)貨數(shù)量的價(jià)值。成本部經(jīng)常注意各種物料的耗用情況是否合理，并於每月月終監(jiān)督各倉(cāng)庫(kù)的盤存，周期性檢查倉(cāng)管及收貨情況，且需留意廚房的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，合理控制成本。

部門名稱：電腦部

編制者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

審核者：財(cái)務(wù)總監(jiān)

批準(zhǔn)人：總經(jīng)理

部門簡(jiǎn)述：電腦部是保障酒店各營(yíng)業(yè)點(diǎn)電腦系統(tǒng)正常運(yùn)作，是酒店?duì)I業(yè)必須的重要部門。

隸屬部門：財(cái)務(wù)部

部門職能：

電腦部每天要查看EVS，F(xiàn)IDELIO服務(wù)器系統(tǒng)的運(yùn)作日記，查看接口狀態(tài)。電腦部要備份EVS，F(xiàn)IDELIO的數(shù)據(jù)。做好電腦部的各項(xiàng)工作記錄。輸入貴賓卡的資料。處理緊急電腦發(fā)生的狀況，并