協(xié)同管理系統(tǒng)實施手冊

企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)2/4PAGEPAGE一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)：企語系統(tǒng) 《企語系統(tǒng)基礎(chǔ)》系列（1）經(jīng)過某些ERP軟件商N多年洗腦式的普及教育，讓幾乎每個用戶都相信了他們的說詞：ERP產(chǎn)品太復(fù)雜：所以必須高價購買，幾百萬是小case，幾十萬您都不好意思說出口；ERP安裝太復(fù)雜：所以必須請他們的專業(yè)人士來安裝、配置，因此，銀子是不能少的；ERP使用太復(fù)雜：所以必須購買他們的培訓(xùn)和實施，否則軟件白給你都不會用；ERP維護太復(fù)雜：所以必須年年上貢買他們的“專業(yè)服務(wù)”，否則出了問題都沒處哭；ERP升級太復(fù)雜：所以必須花大價錢買升級，否則您的管理水平可就要落后了；……那么，到底是ERP真的太復(fù)雜、所以用戶必須大把花錢，還是為了讓用讓大把花錢（甚至借此綁架用戶）、所以才把它說得那么復(fù)雜？請看：ERP使用很簡單軟件服務(wù)社2023年8月15日

概述您只需要了解不到一頁紙的內(nèi)容、而且都是很簡單的內(nèi)容，就足夠?qū)W會ERP的使用。不到一頁紙？對，一點也沒夸張。2000多年前歐幾里德的《幾何原本》只用了23個定義、5個公設(shè)、5個公理，就建立起深刻影響至今的數(shù)學(xué)體系；牛頓的《自然哲學(xué)之?dāng)?shù)學(xué)原理》也只是基于8個定義和3個定律就建立起偉大的物理學(xué)體系——但這些定義、公設(shè)、定律都很簡單，我們在初中就都學(xué)過。ERP這種小兒科的東西顯然無法與這些經(jīng)典相比，卻被一些軟件商們說得技術(shù)含量無敵、復(fù)雜程度無比，甚至連使用（而不是開發(fā)）都被說得那么難，不是很可笑嗎？當(dāng)然，這一頁紙中有的內(nèi)容您以前可能沒接觸過，但這就象您可能不知道毛里求斯的首都是哪里，并不代表這個問題復(fù)雜，也與智商和能力無關(guān)——只是不知道而已?？催^這一頁，就完全有能力把ERP系統(tǒng)使用好。您可以接著看一下《企語系統(tǒng)是什么》，然后按照《企語系統(tǒng)實施手冊》，就能輕松安裝并立刻體驗這個系統(tǒng)。如果需要對系統(tǒng)進行維護和升級，看看《維護和升級很簡單》，就可以自己完成了。這時您再對照一下那些奸商們的說詞，就會發(fā)現(xiàn)：一個功能強大的ERP系統(tǒng)可以是完全免費的、它的安裝可能比您想象的還簡單、使用它不需要任何高深的知識、系統(tǒng)維護和升級現(xiàn)在就很簡單（而且將來會更簡單）！然后，如果您想全面深入地使用哪些功能，可以再看看《企語系統(tǒng)使用教程》系列中相應(yīng)的內(nèi)容。有的教程雖長，但只是為了多舉些實例，沒有任何難度，您完全可以輕松看明白，只不過要花些時間認(rèn)真去看，就象看一套《笑傲江湖》、《鹿鼎記》也要花不少時間，但不復(fù)雜吧？

基礎(chǔ)定義企業(yè)管理系統(tǒng)（ERP系統(tǒng)）：以企業(yè)管理為服務(wù)對象的軟件及相關(guān)的管理方案，稱為企業(yè)管理系統(tǒng)（ERP系統(tǒng)）。關(guān)聯(lián)系統(tǒng)：根據(jù)企業(yè)管理中內(nèi)容、目標(biāo)的不同，可以將企業(yè)管理系統(tǒng)劃分為多個相對獨立、但又彼此相關(guān)的系統(tǒng)，這些系統(tǒng)稱為關(guān)聯(lián)系統(tǒng)。比如：企語系統(tǒng)包括OA、PB、TC、HR、FM、CRM、DL等多個關(guān)聯(lián)系統(tǒng)。功能權(quán)限：系統(tǒng)中包括了一系列可執(zhí)行的操作，稱為系統(tǒng)功能。被授權(quán)允許執(zhí)行的某些系統(tǒng)功能的組合，稱為功能權(quán)限。數(shù)據(jù)權(quán)限：指的是在執(zhí)行一個系統(tǒng)功能時，能查看或操作的數(shù)據(jù)范圍。在執(zhí)行同一個系統(tǒng)功能時，不同的數(shù)據(jù)權(quán)限下能查看或操作的數(shù)據(jù)范圍是不同的。角色：指的是在“一個”關(guān)聯(lián)系統(tǒng)中的“一組”功能權(quán)限。系統(tǒng)用戶：指的是系統(tǒng)的使用者。在系統(tǒng)中，可以為用戶指定登錄名、密碼等信息?；A(chǔ)信息的狀態(tài)：很多基礎(chǔ)信息有兩個狀態(tài)：“在用”和“停用”?！霸谟谩北硎究梢栽跇I(yè)務(wù)中被直接引用；“停用”表示在業(yè)務(wù)中不可以再被直接引用（但以前已有的相關(guān)數(shù)據(jù)仍可查詢）。相關(guān)的基礎(chǔ)知識有一些知識不屬于ERP系統(tǒng)的范疇，但要用好ERP系統(tǒng)，必須了解這些知識，包括邏輯知識和管理知識。邏輯知識邏輯很簡單：只要明白“并且”、“或者”這二個詞的意義，您的邏輯知識就沒問題了。管理知識企業(yè)管理軟件是用來做企業(yè)管理的，所以需要了解企業(yè)管理中的一些常用概念。例如：組織：指的是按照一定目標(biāo)建立起來的人的集合。組織可以是實際存在的，也可以是虛擬的。組織結(jié)構(gòu)：指的是根據(jù)管理需要對一個組織進行的細分。只要知道了上面這不足一頁紙的內(nèi)容，就有足夠的能力學(xué)會ERP的使用。

說明上面有些內(nèi)容您也許沒有直觀感覺，沒什么，因為本來也無需記住這些概念。這里只是把這些必備知識列出來，在各個關(guān)聯(lián)系統(tǒng)的使用教程中會再結(jié)合實例詳細說明。另外，在實際使用ERP時，有些問題純屬業(yè)務(wù)管理方面的，比如：如果您不是從事人事工作，可能就不太了解工資、社保、個稅的計算，但不必認(rèn)為人力資源管理系統(tǒng)（HR）有多難；如果您不做會計工作，可能就不了解科目、憑證、賬簿、報表是怎么回事，但不必認(rèn)為財務(wù)系統(tǒng)（FM）有多難。如果需要，學(xué)習(xí)一下相關(guān)業(yè)務(wù)就沒問題了。ERP本身并沒什么難度。重點：怎樣學(xué)會使用下面是掌握本系統(tǒng)的唯一方式，也是最好、最快的方式：先依次看完《企語系統(tǒng)基礎(chǔ)》系列的各個手冊。再查看《企語系統(tǒng)使用教程》系列的各個手冊，其中：《主控系統(tǒng)使用教程》是最重要的基礎(chǔ)，使用OA、PB、TC、HR、FM、CRM、DL前，必須先全面掌握《主控系統(tǒng)使用教程》。OA是最常用的系統(tǒng)之一，了解OA對于使用其它系統(tǒng)非常有幫助。建議先根據(jù)《協(xié)同辦公（OA）系統(tǒng)使用教程》，把OA系統(tǒng)使用好。PB、TC、HR、FM、CRM、DL等各個系統(tǒng)都有詳細的《使用教程》，您需要使用哪個系統(tǒng)，就可以查看相應(yīng)的教程。要點：必須正確理解“什么是簡單”：我們說ERP很簡單，指的是只要按照手冊循序漸進地了解、練習(xí)、使用，就肯定能很好地掌握它。對于企業(yè)里的普通員工，他在系統(tǒng)中的日常操作肯定是很容易的，只要簡單練習(xí)一下就能掌握。但是您現(xiàn)在要做的并不是普通的操作，而是要在您的企業(yè)內(nèi)規(guī)劃、實施這個系統(tǒng)，所以必須花足夠的時間全面、詳細地了解它。企語系統(tǒng)是一部好車，但首先必須學(xué)會開車才能駕馭它。學(xué)習(xí)開車并不難，但無論是誰，都必須花足夠的時間去學(xué)。把各個教程都至少看兩遍：看第一遍時肯定會有一些不清楚的地方，這是很正常的。因為您前面學(xué)習(xí)的內(nèi)容肯定要在后面用到，但是在您了解后面的內(nèi)容之前，不可能完全理解前面內(nèi)容的全部意義。而當(dāng)您看到后面的內(nèi)容時，前面的內(nèi)容又可能出現(xiàn)遺忘或記憶不清的情況。所以在看第一遍時，如果有不太清楚的地方，可以繼續(xù)向下看。當(dāng)全部看完之后、再看第二遍時，這時對很多業(yè)務(wù)都已經(jīng)有了直觀的了解，理解起來就容易得多、全面得多。一定要拋棄錯誤的習(xí)慣：有些人甚至沒有完整地看過一遍手冊就想憑著自己的感覺安裝、使用，這樣是100%不行的。ERP軟件不是一款游戲，而是一套完整的企業(yè)管理方案，它的使用必須有規(guī)范的過程。注意：這種方式并不是好不好的問題，而是完全錯誤的、是100%不行的。

還要注意：對于沒有完全了解的功能，不要進行操作。因為有些功能的操作結(jié)果是不可逆的！如果認(rèn)為任何操作都可以試著做、做錯了都能進行逆操作，這種想法本身就是錯的。要有合理可行的實施計劃：有些CIO或IT主管工作非常有激情，希望用最快的速度完成系統(tǒng)實施，我們也非常喜歡這樣愿意努力把工作做好的人。但是一定要對系統(tǒng)實施所需時間有正確的把握。以HR系統(tǒng)為例，即使在以前購買商業(yè)軟件并有實施顧問現(xiàn)場服務(wù)的情況下，也很難在半年之內(nèi)完全做好，因此如果想在半個“月”內(nèi)完成，那就是一個錯誤的計劃。當(dāng)然，有些系統(tǒng)比較容易，比如OA，可以在幾天內(nèi)就投入使用。而且我們提供了多種方案，可以對很多系統(tǒng)（如HR、FM）分階段進行實施。當(dāng)您對各個系統(tǒng)所需的時間和工作量有合理的把握后，就會很從容地做好。合理的計劃非常重要：如果一件事情本來需要1秒，那么2秒就是慢的；如果本來就需要1年，那么8個月就是快的。再次強調(diào)：按照順序，逐個手冊學(xué)習(xí)。這是最快的方法，也是唯一可行的方法。只要掌握了手冊中的內(nèi)容，您！就能夠用這樣一套強大但卻完全免費的系統(tǒng)，獨立、全面地完成一個企業(yè)（無論小企業(yè)還是大企業(yè)）的信息化工作。您是愿意象以前那樣做一個軟件采購員，還是象現(xiàn)在這樣做一個超級CIO？

附企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言一套管理系統(tǒng)兩千多年前的戰(zhàn)國時期，同一個字在各個國家有不同的寫法，直到秦統(tǒng)一六國，書同文、車同軌，帶來了文明和商業(yè)的繁榮。今天的中國能擁有統(tǒng)一的大市場，很大程度上是受益于統(tǒng)一的語言。電影《英雄》講的是秦始皇為不學(xué)外語而奮斗的故事在歐洲，千百年來，幾十個國家使用著幾十種語言，嚴(yán)重困擾著人們的交流。1887年波蘭籍猶太醫(yī)生柴門霍夫博士發(fā)明了一種人造語言“世界語（Esperanto）”，旨在消除人類國際交往的語言障礙，讓全世界不同種族膚色的人們和睦共處。Esperanto原意為“希望者”，表達了對人類美好未來的憧憬。這種愿望吸引了很多人，服務(wù)社創(chuàng)始人老李在高中時就自學(xué)過世界語，下面是1985年用七根冰棍的巨款購買的世界語版《伊索寓言》。世界語不是完美的，但這種愿望是完美的，完美得讓小孩都愿意為之付出心愛的冰棍——不是為了考試，不是為了表揚，只是因為向往。同樣，商業(yè)的進步很大程度上取決于溝通的效率和質(zhì)量，信息系統(tǒng)是企業(yè)進行管理、溝通的平臺和工具，需要有統(tǒng)一的表述和規(guī)則，就象會計都希望有統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則。但是，現(xiàn)在各式各樣的所謂企業(yè)管理系統(tǒng)充斥于市場，對于同一種業(yè)務(wù)，不同系統(tǒng)的表述方式和處理方式五花八門，企業(yè)無所適從，經(jīng)常只能試一種，不行，換，再不行，再換。直到換累了、換不動了，或者重復(fù)花錢花得心痛了，才會停止。這時往往發(fā)現(xiàn)，用了A系統(tǒng)管進銷存、B系統(tǒng)管財務(wù)、C系統(tǒng)管理HR、D系統(tǒng)做報銷、E系統(tǒng)管生產(chǎn)、F系統(tǒng)做CRM、G系統(tǒng)做辦公OA，還對接了各種小程序、APP或其他SaaS工具做線上銷售……一個企業(yè)本來應(yīng)當(dāng)有統(tǒng)一的管理思想，卻用了一堆完全沒有統(tǒng)一設(shè)計的管理系統(tǒng)，怎么可能有高效率？2020年2月新冠肺炎疫情期間，老李在山東居家辦公，在整理以前的物品時又看到了這本《伊索寓言》，內(nèi)心產(chǎn)生了強烈的共鳴：人類溝通需要使用各種自然語言，如中文、英文、法文；為了更好地交流，又設(shè)計了人造語言“世界語Esperanto”；程序員需要使用相應(yīng)的編程語言，如Java、C、Python；導(dǎo)演和攝影師為了表達自己的思想，會使用鏡頭語言；舞蹈家在表演時，會使用肢體語言；科學(xué)家在進行自然科學(xué)研究時，會使用數(shù)學(xué)語言……2015年谷歌進行企業(yè)架構(gòu)調(diào)整時，給谷歌設(shè)立了母公司，公司名稱是Alphabet（字母表），這個名稱很奇怪，為此谷歌創(chuàng)始人拉里·佩奇說：WelikedthenameAlphabetbecauseitmeansacollectionoflettersthatrepresentlanguage,oneofhumanity’smostimportantinnovations”（我們喜歡“字母表”這個名字是因為它的意思是字母的集合，代表了“語言”，這是人類最重要的創(chuàng)新之一），可以看出谷歌這樣一個科技公司深刻意識到語言的重要基礎(chǔ)意義。信息系統(tǒng)是企業(yè)進行管理、溝通的平臺和工具，就如同企業(yè)的語言。“企語”是“企業(yè)語言”的簡稱，英文名Entesp取自企業(yè)（Enterprise）和世界語（Esperanto）這兩個詞的組合。我們用“企語”作為系統(tǒng)的名稱，就是希望每個企業(yè)在管理中只需要基于“一種企業(yè)語言、一套管理系統(tǒng)”，就能實現(xiàn)“全面解決方案”，這樣才是簡單，才是強悍。一個企業(yè)在采用多種系統(tǒng)拼湊形成的體系中，雖然也能通過數(shù)據(jù)對接的方式實現(xiàn)一些管理需求，比如把進銷存系統(tǒng)的單據(jù)生成憑證，傳到財務(wù)系統(tǒng)，再在財務(wù)系統(tǒng)中形成賬簿、報表，但是如果想反向從財務(wù)報表、憑證聯(lián)查各種業(yè)務(wù)明細，就非常麻煩；如果再想實現(xiàn)多個系統(tǒng)間的控制關(guān)系，就更復(fù)雜且不可靠。而在統(tǒng)一設(shè)計的系統(tǒng)中，這些問題都是不存在的。就象使用不同語言的人確實可以通過翻譯進行交流，但即使是同聲傳譯，也絕不可能象使用同一種語言那樣高效和默