內(nèi)部溝通與協(xié)作工具管理制度

內(nèi)部溝通與協(xié)作工具管理制度1.總則為了提高企業(yè)內(nèi)部溝通與協(xié)作的效率，并保障信息安全和數(shù)據(jù)保密，訂立本《內(nèi)部溝通與協(xié)作工具管理制度》（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。2.適用范圍本制度適用于本企業(yè)全部員工、部門(mén)及相關(guān)合作伙伴。3.內(nèi)部溝通與協(xié)作工具的管理3.1工具選擇為了滿足不同部門(mén)和工作目標(biāo)的需求，企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)多種溝通與協(xié)作工具供員工選擇使用。具體工具包含但不限于：郵件、即時(shí)通訊、在線會(huì)議、項(xiàng)目管理工具等。員工在使用工具前，需向所屬部門(mén)經(jīng)理提出申請(qǐng)并進(jìn)行評(píng)估，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。3.2工具的使用3.2.1員工在使用溝通與協(xié)作工具時(shí)，應(yīng)遵守以下規(guī)定：—僅在工作需要的范圍內(nèi)使用，并遵守相關(guān)保密商定；—嚴(yán)禁將公司內(nèi)部機(jī)密信息通過(guò)非授權(quán)的工具傳播；—嚴(yán)禁使用溝通與協(xié)作工具進(jìn)行任何違法活動(dòng)、傳播淫穢色情內(nèi)容或進(jìn)行其他損害企業(yè)聲譽(yù)的行為。3.2.2使用溝通與協(xié)作工具進(jìn)行文件傳輸時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：—嚴(yán)禁傳輸帶有惡意軟件或病毒的文件；—文件傳輸應(yīng)符合公司規(guī)定的數(shù)據(jù)分類和保護(hù)級(jí)別，確保信息安全；—共享文件時(shí)，應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋?quán)限，僅讓需要的人員進(jìn)行查看、編輯或下載操作。3.2.3在使用溝通與協(xié)作工具進(jìn)行在線會(huì)議時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：—會(huì)議的召集人應(yīng)提前訂立會(huì)議議程，并在會(huì)前向參會(huì)人員發(fā)送相關(guān)料子；—參會(huì)人員應(yīng)定時(shí)參加會(huì)議，假如無(wú)法參會(huì)需提前請(qǐng)假；—會(huì)議期間應(yīng)掌控話語(yǔ)時(shí)間，敬重他人發(fā)言機(jī)會(huì)；—會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理睬議紀(jì)要并分發(fā)給參會(huì)人員。3.2.4對(duì)于項(xiàng)目管理工具的使用，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：—項(xiàng)目經(jīng)理或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期更新項(xiàng)目進(jìn)展，并保持與項(xiàng)目構(gòu)成員的溝通與協(xié)作；—項(xiàng)目構(gòu)成員應(yīng)定時(shí)提交任務(wù)進(jìn)度和工作結(jié)果，并及時(shí)匯報(bào)問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)；—重點(diǎn)決策和更改需經(jīng)過(guò)相關(guān)授權(quán)人員批準(zhǔn)。3.3工具的規(guī)范管理3.3.1系統(tǒng)管理員應(yīng)負(fù)責(zé)溝通與協(xié)作工具的配置、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.3.2系統(tǒng)管理員應(yīng)對(duì)員工的賬號(hào)進(jìn)行管理，包含但不限于新增、更改、停用和注銷等操作，確保賬號(hào)使用的合法性。3.3.3員工使用溝通與協(xié)作工具時(shí)，應(yīng)妥當(dāng)保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，并定期更改密碼。3.3.4公司保存對(duì)溝通與協(xié)作工具的監(jiān)控權(quán)利，并對(duì)異常使用行為進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。4.違規(guī)處理4.1對(duì)于違反本制度的行為，將依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包含但不限于：口頭警告、書(shū)面通報(bào)批判、暫時(shí)停止使用工具、降低嘉獎(jiǎng)評(píng)級(jí)、辭退等。4.2對(duì)于泄露公司緊要商業(yè)機(jī)密、客戶資料或其他敏感信息的行為，將追究法律責(zé)任。5.附則5.1本制度的解釋權(quán)歸公司全部，并有權(quán)依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和修改。5.2公司將通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)和宣傳等方式，加強(qiáng)員工對(duì)本制度的理解和遵守。5.3本制度自頒布之日起生效，并替代之前相關(guān)制度。注