酒店賓館采購控制程序

***賓館質(zhì)量與環(huán)境管理體系手冊(cè)采購控制程序章節(jié)7.4頁碼1/4版本A/0修改時(shí)間1目的對(duì)賓館服務(wù)物資采購、勞務(wù)服務(wù)提供及供方進(jìn)行控制，確保采購的物資和提供的勞務(wù)服務(wù)符合規(guī)定要求，以保證服務(wù)質(zhì)量。2適用范圍適用于賓館對(duì)影響服務(wù)質(zhì)量的物資采購、勞務(wù)外包及其供方的控制。3職責(zé)3.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)賓館服務(wù)所需物資的采購及對(duì)供方的評(píng)價(jià)。3.2辦公室負(fù)責(zé)對(duì)外包服務(wù)的供方進(jìn)行評(píng)價(jià)控制。3.3商場(chǎng)負(fù)責(zé)對(duì)銷售商品的采購進(jìn)行控制，對(duì)商品供方進(jìn)行評(píng)價(jià)。3.4餐飲部負(fù)責(zé)食品采購進(jìn)行控制，對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)。3.5管理者代表負(fù)責(zé)對(duì)合格供方名錄進(jìn)行審核。3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)合格供方4程序4.1賓館服務(wù)物資的采購（不含商場(chǎng)銷售的商品）4.1.1采購物資分類：a)重要物資——對(duì)服務(wù)質(zhì)量會(huì)產(chǎn)生重大影響的物資，如所有食品、日常服務(wù)所用客房用品、保安消防器材、清潔用品等；b)一般物資——對(duì)服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生一般影響的物資，如維修工具、檢測(cè)設(shè)備等；c)財(cái)務(wù)部按采購物資分類，對(duì)服務(wù)所需的采購物資填寫《采購物資分類明細(xì)表》。4.1.2合格物資供方的條件：a)應(yīng)是工商部門注冊(cè)的合法經(jīng)營(yíng)者；b)具備提供合格商品的能力；c)具備良好的供應(yīng)物資業(yè)績(jī)；d)具有質(zhì)量保證能力的證明；e)價(jià)格合理；f)服務(wù)良好。4.1.3合格物資供方的評(píng)價(jià)與選擇：a)對(duì)采購物資供方的控制程度和方式，取決于物資類別極其對(duì)服務(wù)質(zhì)量的影響；b)對(duì)重要物資采購的供方，由財(cái)務(wù)部會(huì)同使用部門及企劃部共同評(píng)價(jià)，填寫《供方評(píng)價(jià)記錄表》。對(duì)于同類物資，一般根據(jù)物資的質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等情況選擇2~3家供方；c)對(duì)零星采購或一般物資采購，檢驗(yàn)人員對(duì)采購物資的驗(yàn)證即為對(duì)供貨商的評(píng)價(jià)；d)經(jīng)評(píng)價(jià)合格的供方，由財(cái)務(wù)部填寫《合格供方名錄》，報(bào)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部建立相應(yīng)的檔案，記錄其質(zhì)量情況。4.1.4合格供方的定期評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)部對(duì)所選用的合格供方，每年組織使用部門及企劃部進(jìn)行一次再評(píng)價(jià)，并填寫在《供方評(píng)價(jià)記錄表》的“年審意見”攔內(nèi)，依此更新《合格供方名錄》。4.1.5對(duì)重要物資的供方，如連續(xù)兩次出現(xiàn)質(zhì)量問題，財(cái)務(wù)部應(yīng)填寫《糾正和預(yù)防措施處理單》通知供方采取糾正措施，如果沒有改進(jìn)，則應(yīng)取消其供貨資格。***賓館質(zhì)量與環(huán)境管理體系手冊(cè)采購控制程序章節(jié)7.4頁碼2/4版本A/0修改時(shí)間4.1.6采購實(shí)施4.1.6.1采購計(jì)劃財(cái)務(wù)部根據(jù)各部門需要及庫存情況，編制《月采購計(jì)劃》，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購。對(duì)于臨時(shí)采購的物資，相關(guān)部門填寫《臨時(shí)采購要求單》，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，交財(cái)務(wù)部實(shí)施。200元以內(nèi)的臨時(shí)采購，報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批即可。4.1.6.2采購a)財(cái)務(wù)部根據(jù)批準(zhǔn)的《月采購計(jì)劃》、《臨時(shí)采購要求單》，按照采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在《合格供方名錄》中選擇供方進(jìn)行采購；b)第一次向合格供方采購重要物資和批量的一般物資時(shí)，應(yīng)簽定采購合同，明確品名規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、違約責(zé)任及供貨期限等；c)財(cái)務(wù)部根據(jù)需要將相應(yīng)的技術(shù)要求作為合同附件提供給供方；d)采購員應(yīng)該核實(shí)提供給供方技術(shù)要求是否有效，將《采購單》確認(rèn)以后實(shí)施采購。4.2商場(chǎng)的商品采購4.2.1各商品組根據(jù)銷售和庫存情況，制定采購計(jì)劃，由商品組長(zhǎng)審批并執(zhí)行采購。4.2.2對(duì)重點(diǎn)監(jiān)控商品，包括：黃金、珠寶、食品、化妝品、電工產(chǎn)品、進(jìn)口商品、可能投訴率高的商品，及與商場(chǎng)簽定長(zhǎng)期合同的商品，由商場(chǎng)統(tǒng)一制定采購計(jì)劃，安排采購。4.2.3商場(chǎng)統(tǒng)一負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商品的供方進(jìn)行評(píng)價(jià)和控制，執(zhí)行4.1條款的有關(guān)規(guī)定。4.3餐飲部對(duì)食品的采購廚房主廚根據(jù)次日食譜及庫存情況，制定第二天的生鮮食品采購計(jì)劃交倉庫管理員核實(shí)后，報(bào)餐飲部經(jīng)理審批，有餐飲部采購員實(shí)施采購。餐飲部經(jīng)理負(fù)責(zé)組織對(duì)物質(zhì)供方評(píng)價(jià)并批準(zhǔn)《合格供方名錄》，執(zhí)行4.1條款的有關(guān)內(nèi)容。4.4對(duì)服務(wù)外包的控制4.4.1賓館目前服務(wù)管理工作中有如下外包服務(wù)項(xiàng)目：a)公共區(qū)域清潔、排污；b)部分重要設(shè)備、設(shè)施維修、保養(yǎng)；c)綠化；d)房屋維修、保養(yǎng)；e)外勤保安。4.4.2合格外包服務(wù)供方的條件：a)服務(wù)項(xiàng)目供應(yīng)方是工商部門注冊(cè)、具有法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí)體；b)有從事過類似服務(wù)項(xiàng)目的優(yōu)良業(yè)績(jī)；c)良好的質(zhì)量保證能力；d)有承擔(dān)相應(yīng)服務(wù)項(xiàng)目的工作條件和實(shí)力。4.4.3對(duì)首次承擔(dān)服務(wù)項(xiàng)目外包供方的評(píng)價(jià)外包服務(wù)供方在提供服務(wù)之前，應(yīng)向辦公室提交對(duì)承包服務(wù)項(xiàng)目的服務(wù)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容必須有服務(wù)供方責(zé)任人、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、分包服務(wù)方案、完成時(shí)間、質(zhì)量***賓館質(zhì)量與環(huán)境管理體系手冊(cè)采購控制程序章節(jié)7.4頁碼3/4版本A/0修改時(shí)間保證條款等。賓館辦公室應(yīng)組織接受服務(wù)部門及企劃部對(duì)其服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行考察、試用、取證、評(píng)價(jià)，填寫《供方評(píng)價(jià)記錄表》。4.4.4對(duì)長(zhǎng)期服務(wù)項(xiàng)目外包供方的定期評(píng)價(jià)辦公室負(fù)責(zé)每年一次組織服務(wù)接受部門及企劃部對(duì)其相應(yīng)服務(wù)項(xiàng)目承包方進(jìn)行再評(píng)價(jià)，填寫在《服務(wù)供方評(píng)價(jià)記錄表》中“年審意見”欄內(nèi)。其他各項(xiàng)要求，均參考4.1條款對(duì)供方控制的有關(guān)要求執(zhí)行。4.4.5服務(wù)承包合同的簽定由辦公室確定相應(yīng)分包服務(wù)方式，按授權(quán)范圍簽定《服務(wù)項(xiàng)目分包合同》，合同應(yīng)包括服務(wù)項(xiàng)目、完成時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)負(fù)責(zé)任等。4.5物資采購的信息4.5.1應(yīng)包括物資采購的信息：a)對(duì)物資的質(zhì)量要求（各類標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范、圖樣等技術(shù)文件）；b)對(duì)物資的驗(yàn)收要求；c)其他要求，如價(jià)格、數(shù)量、交付等。4.5.2適當(dāng)時(shí)還包括：a)對(duì)供方的產(chǎn)品、程序、過程、設(shè)備、人員提出有關(guān)批準(zhǔn)或鑒定的要求，如產(chǎn)品的安全認(rèn)證、委托檢測(cè)等。b)適用的質(zhì)量管理體系要求。4.5.3賓館的物資采購文件應(yīng)充分反映采購物資的信息，它包括：《月采購計(jì)劃》、《臨時(shí)采購要求單》、《采購物資分類明細(xì)表》、《采購單》、《采購合同》及附件等，由財(cái)務(wù)部保管。采購文件發(fā)放前，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對(duì)其要求是否適當(dāng)進(jìn)行審批。4.6服務(wù)外包的信息辦公室應(yīng)對(duì)每一個(gè)合格的服務(wù)供方建立檔案，包括如下信息：a)法人資格證明文件；b)服務(wù)業(yè)績(jī)證明材料；c)相關(guān)部門提供的服務(wù)質(zhì)量報(bào)告；d)對(duì)供方的評(píng)價(jià)記錄。4.7采購物資的驗(yàn)證4.7.1對(duì)采購的物資可以有如下幾種驗(yàn)證方式：a)由企劃部進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；b)由賓客現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證（如鮮活食品的驗(yàn)證等）；c)由本賓館在供方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證。對(duì)情況c)，財(cái)務(wù)部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。對(duì)供方的控制方式和程度，取決于供應(yīng)物資類別及其對(duì)服務(wù)質(zhì)量的影響。4.7.2驗(yàn)證活動(dòng)可包括：檢驗(yàn)、測(cè)量、觀察、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細(xì)表》，在相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程中規(guī)定不同的驗(yàn)證方式。4.7.3賓客的驗(yàn)證不能免除本賓館提供合格產(chǎn)品的責(zé)任。4.8對(duì)外包服務(wù)供方的服務(wù)驗(yàn)證a)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)所有服務(wù)外包供方提供的證實(shí)材料及經(jīng)濟(jì)責(zé)任能力和工作能力予以證實(shí)。企劃部負(fù)責(zé)對(duì)服務(wù)供方的實(shí)際服務(wù)業(yè)績(jī)予以驗(yàn)證；b)對(duì)服務(wù)項(xiàng)目供方的控制方式和程度，取決于服務(wù)類別及其對(duì)服務(wù)質(zhì)量的影響。***賓館質(zhì)量與環(huán)境管理體系手冊(cè)采購控