【淺析秘書(shū)在秘書(shū)工作中的橋梁作用7900字（論文）】

淺析秘書(shū)在秘書(shū)工作中的橋梁作用姓名專業(yè)摘要：公司秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)中心工作，負(fù)責(zé)上下級(jí)的溝通。針對(duì)新形勢(shì)，秘書(shū)要發(fā)揮紐帶作用，架起橋梁，積極協(xié)調(diào)部門活動(dòng)，主動(dòng)溝通，把思想和工作目標(biāo)結(jié)合起來(lái)，團(tuán)結(jié)部門協(xié)調(diào)好工作，相得益彰，最大限度地利用內(nèi)部資源，組建團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)組織活動(dòng)。今天，隨著社會(huì)的快速發(fā)展和交流的日益頻繁，秘書(shū)的工作也越來(lái)越多樣化。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，按時(shí)完成工作并每天協(xié)同工作非常重要。作為秘書(shū)，除了與工具和政策的協(xié)同作用外，秘書(shū)還必須保持與人的協(xié)同作用，即與經(jīng)理、同事和部門外的人的協(xié)同作用。本文簡(jiǎn)要討論和分析了秘書(shū)在秘書(shū)工作中的作用，強(qiáng)調(diào)了人與人、人與工具、人與政策之間的協(xié)同作用，以及一些重要的建議。關(guān)鍵詞：秘書(shū)；辦公；橋梁作用目錄TOC\o"1-3"\h\u16822一、引言 126622二、相關(guān)概述 117052（一）秘書(shū) 126836（二）秘書(shū)工作 214502三、秘書(shū)橋梁的重要性 25037（一）發(fā)揮橋梁作用是秘書(shū)有效完成本職工作的前提 211602（二）發(fā)揮橋梁作用是秘書(shū)順利推進(jìn)文秘工作的保證 3422（三）發(fā)揮橋梁作用是秘書(shū)提升溝通協(xié)調(diào)能力的技巧 331890四、秘書(shū)辦公中的橋梁作用的發(fā)揮問(wèn)題 320746（一）工作協(xié)調(diào)橋梁作用發(fā)揮不當(dāng) 415644（二）溝通工具橋梁作用發(fā)揮不當(dāng) 420710（三）解讀政策橋梁作用發(fā)揮不當(dāng) 44149五、秘書(shū)辦公中的橋梁作用的發(fā)揮策略 56704（一）人與人之間發(fā)揮橋梁作用 5155441.秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮橋梁作用 528572.秘書(shū)與本單位同事發(fā)揮橋梁作用 6223763.與本單位以外人員發(fā)揮橋梁作用 632491（二）人與工具發(fā)揮橋梁作用 72770（三）人與政策發(fā)揮橋梁作用 810812六、結(jié)論 925422參考文獻(xiàn)： 10一、引言隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和對(duì)外開(kāi)放水平的不斷加深，我們對(duì)秘書(shū)這一職業(yè)有了全新的定義和新的要求，尤其是秘書(shū)的職業(yè)意識(shí)和培訓(xùn)。學(xué)術(shù)界對(duì)秘書(shū)的角色和發(fā)展?fàn)顩r有了一些見(jiàn)解，其含義被定義為一個(gè)發(fā)展過(guò)程，當(dāng)戲劇、電影等表演藝術(shù)的概念逐漸被引入社會(huì)心理學(xué)，秘書(shū)職業(yè)可以理解為觀察和認(rèn)識(shí)。秘書(shū)的角色是對(duì)秘書(shū)社會(huì)角色的感受和對(duì)其社會(huì)責(zé)任的理解。正確理解秘書(shū)的作用是做好秘書(shū)工作的初步保證和重要前提。發(fā)展的現(xiàn)狀在某種程度上是由秘書(shū)人員的秘書(shū)意識(shí)的強(qiáng)弱決定的，西方經(jīng)營(yíng)者之所以有很強(qiáng)的秘書(shū)意識(shí)，是因?yàn)槁殬I(yè)發(fā)展作為一個(gè)整體起著主導(dǎo)作用，這對(duì)于秘書(shū)處來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。培養(yǎng)秘書(shū)意識(shí)是一個(gè)重要的角色。在這方面，我國(guó)起步相對(duì)較晚，基本處于“起步”階段。秘書(shū)在我國(guó)仍然是一個(gè)不受重視的職業(yè)，但秘書(shū)職業(yè)有著非常廣闊的前景。隨著改革開(kāi)放的深入，秘書(shū)職業(yè)在我國(guó)受到重視，秘書(shū)活動(dòng)程度不斷提高并且職業(yè)培訓(xùn)逐步增加。二、相關(guān)概述（一）秘書(shū)秘書(shū)是首席執(zhí)行官身邊綜合輔助人員和公職人員。他們的主要職責(zé)是支持決策、整體協(xié)調(diào)、信息、辦文等主要職能，他們是首席執(zhí)行官和領(lǐng)導(dǎo)者，他們是協(xié)助日常工作的專業(yè)人員。秘書(shū)是為辦文，辦會(huì)，辦事，辦信的新型辦公型基礎(chǔ)行政人才。秘書(shū)職位的縱向?qū)哟紊戏譃椋撼跫?jí)秘書(shū)、中級(jí)秘書(shū)和高級(jí)秘書(shū)。這有四層含義：一是體現(xiàn)不同層次的辦公輔助，從低到高；二反映不同級(jí)別秘書(shū)的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和技能的差異；三是體現(xiàn)秘書(shū)的各項(xiàng)職責(zé)和所涉職務(wù)的比例；最后，反映了不同級(jí)別秘書(shū)的資歷和薪酬的差異。說(shuō)明秘書(shū)工作的基本性質(zhì)是輔助，是工作運(yùn)作過(guò)程中不可缺少的要求，是由秘書(shū)部門在系統(tǒng)中的地位決定的。由于秘書(shū)是日常與領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)間較多的人，除了充領(lǐng)導(dǎo)理與下屬之間的溝通渠道外，還擔(dān)負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)管理有一定作用。世界首富比爾?蓋茨的秘書(shū)——露寶，比爾?蓋茨曾說(shuō)過(guò)“微軟的成功有她的一份功勞”。秘書(shū)們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒(méi)有過(guò)問(wèn)的情況下表現(xiàn)出責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示主動(dòng)性和判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)果斷作出決定。所以秘書(shū)工作的做好是每個(gè)秘書(shū)專業(yè)義不容辭的責(zé)任，也是新世紀(jì)人才發(fā)展的迫切需要。（二）秘書(shū)工作秘書(shū)的職責(zé)是秘書(shū)人員在輔助管理的活動(dòng)中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書(shū)應(yīng)當(dāng)做什么的問(wèn)題，展開(kāi)地說(shuō)分為以下幾點(diǎn)：1.日常事務(wù)的管理：比如值班、日程管理、辦公室管理、通信管理等。2.調(diào)查研究的工作：幫助領(lǐng)導(dǎo)搜集整理信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供方案幫助其做選擇決策。3.文書(shū)檔案的管理：先準(zhǔn)備各種文件，再準(zhǔn)備提交各種文件；及時(shí)發(fā)送上級(jí)文件簽收、回收和銷毀某些文件；對(duì)一些比較重要文件進(jìn)行收集管理和保密。4.各種場(chǎng)合的接待：基本是招待來(lái)訪，普遍是會(huì)議接待，特別是上訪接待。分為會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置開(kāi)、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議規(guī)則、會(huì)議文件處理等這是會(huì)議接待所需要做的事。上訪接待旨在妥善處理來(lái)自各行各業(yè)的員工或客戶的信件、來(lái)訪和投訴。5.協(xié)調(diào)工作：協(xié)助部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)職稱工作情況，到基層部門調(diào)研。其中包括協(xié)調(diào)上級(jí)、下級(jí)和同事之間的人際關(guān)系，協(xié)調(diào)許多新舊政策，協(xié)調(diào)部門、領(lǐng)域和工作場(chǎng)所等等。6.督導(dǎo)工作：是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的督促、檢查，看其落實(shí)情況。7.行政工作：日常網(wǎng)絡(luò)管理，定時(shí)接收文件；編制季度和年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、清算、批準(zhǔn)等文件；招聘、培訓(xùn)教育、績(jī)效考核、晉升、工資福利、各類保險(xiǎn)、人口普查等類別的特殊待遇。8.其他事務(wù)：領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的，各種應(yīng)急事務(wù)。秘書(shū)的職能是職責(zé)范圍內(nèi)所有活動(dòng)提供的整體工作。這不僅適用于秘書(shū)做什么，也適用于秘書(shū)為什么這樣做以及如何做，它是宏觀的特征，上述秘書(shū)的各項(xiàng)職責(zé)，都表明了秘書(shū)作為公司“紐帶”的重要作用。三、秘書(shū)橋梁的重要性（一）發(fā)揮橋梁作用是秘書(shū)有效完成本職工作的前提秘書(shū)的工作不僅廣泛而且多樣化，以完成這些任務(wù)，單靠秘書(shū)的貢獻(xiàn)是不夠的?！懊貢?shū)工作固然有像撰寫(xiě)公文之類主要依靠個(gè)人力量完成的，但更多的是需要依靠群體合作完成，如會(huì)務(wù)工作、督查工作、信訪工作、調(diào)研工作等等，如果合作不好，就很可能事倍功半；但如果合作得好，則可以事半功倍，最大限度地發(fā)揮每個(gè)人的潛力?！背蔀橐幻细竦拿貢?shū)，有效地利用辦公室進(jìn)行工作協(xié)作，自然地協(xié)調(diào)溝通，共同做一件事，也是成功的先決條件。秘書(shū)高效地完成了他的工作。作為秘書(shū)，你很難獨(dú)自承擔(dān)這份工作。一個(gè)一直在工作的秘書(shū)永遠(yuǎn)不會(huì)實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值。畢竟，沒(méi)有人是完美的，人類的知識(shí)和技能是有限的。與人合作協(xié)同進(jìn)行有效的工作是必要的的，如果不與人協(xié)同合作可能就不能及時(shí)有效的領(lǐng)導(dǎo)提供有效的信息。協(xié)同辦公是新時(shí)期秘書(shū)在社會(huì)各單位、部門附近提供的崗位質(zhì)量要求。所以在當(dāng)今快節(jié)奏的社會(huì)中，一個(gè)合格的秘書(shū)必須高效、準(zhǔn)時(shí)地完成工作，有效的協(xié)作是前提。（二）發(fā)揮橋梁作用是秘書(shū)順利推進(jìn)文秘工作的保證作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，秘書(shū)除了處理好文件管理、會(huì)議和辦事的基本工作之外的日常工作，還要協(xié)同維護(hù)組織的正常運(yùn)作。發(fā)揮作用促進(jìn)各個(gè)領(lǐng)域的協(xié)調(diào)工作。在實(shí)際工作中，“領(lǐng)導(dǎo)者不可能事無(wú)巨細(xì)都去過(guò)問(wèn)，大量的協(xié)調(diào)工作是由秘書(shū)和秘書(shū)部門去完成的?！弊龊妹貢?shū)的工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)維持組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，幫助實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)，秘書(shū)必須能夠運(yùn)用協(xié)同理論處理好內(nèi)外部的關(guān)系。（三）發(fā)揮橋梁作用是秘書(shū)提升溝通協(xié)調(diào)能力的技巧了解作為橋梁的角色的秘書(shū)必須協(xié)調(diào)工作，同時(shí)他們也是協(xié)調(diào)的指揮者，但他們不能獨(dú)自完成所有工作。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，秘書(shū)代表管理層進(jìn)行協(xié)調(diào)。如果將自己作為決策者，這將不可避免地產(chǎn)生角色錯(cuò)位的問(wèn)題。秘書(shū)在聯(lián)系上司并傳達(dá)上司指示和意見(jiàn)時(shí)，不得擅自擴(kuò)充或添加其認(rèn)為與上司意見(jiàn)有關(guān)的材料。秘書(shū)需要清楚地了解他們與員工溝通的權(quán)力，最重要的是，他們的溝通和協(xié)調(diào)能力。人生活在生活中，處處都需要與人接觸和交流，沒(méi)有工作或職業(yè)發(fā)展的交流也無(wú)濟(jì)于事。秘書(shū)們必須意識(shí)到提高溝通技巧的重要性，協(xié)調(diào)和使用有效的溝通方法來(lái)協(xié)調(diào)部門、員工和人之間的溝通，以達(dá)到最佳的工作。四、秘書(shū)辦公中的橋梁作用的發(fā)揮問(wèn)題（一）工作協(xié)調(diào)橋梁作用發(fā)揮不當(dāng)一名秘書(shū)在需要同事的會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)資料時(shí)對(duì)同事溝通語(yǔ)氣不當(dāng)，在口頭溝通時(shí)說(shuō)，“我正在為我的領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)年終總結(jié)，現(xiàn)在急著要這張表。你快點(diǎn)拿過(guò)來(lái)吧”會(huì)計(jì)同事聽(tīng)到這樣的溝通很不高興就說(shuō)：“我們很忙。你可以自己過(guò)來(lái)?！卑咐羞@位秘書(shū)因?yàn)檎Z(yǔ)氣不當(dāng)，可能令其他人不悅，如果那位秘書(shū)換一種口氣，請(qǐng)求對(duì)方給予支持幫助，情況會(huì)好很多。秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)與下屬溝通的橋梁，與領(lǐng)導(dǎo)接觸比普通人更具有自然優(yōu)勢(shì)，更容易滋生出一種恃寵而驕和傲慢的作風(fēng)。把自己誤認(rèn)為是領(lǐng)導(dǎo)者，在分析和思考問(wèn)題的時(shí)候，秘書(shū)容易改變自己的位置，把自己看成是領(lǐng)導(dǎo)者，站在領(lǐng)導(dǎo)者的高度，認(rèn)為自己優(yōu)于他人，這無(wú)疑會(huì)留下傲慢和無(wú)禮的深刻印象，也為秘書(shū)的溝通協(xié)調(diào)工作設(shè)下了障礙。（二）溝通工具橋梁作用發(fā)揮不當(dāng)溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。進(jìn)行人際溝通時(shí)秘書(shū)工作中最為常見(jiàn)的內(nèi)容。秘書(shū)是上司通往各部門的橋梁，秘書(shū)需要把上司的指令和意見(jiàn)傳達(dá)給各部門。那上司的指示落實(shí)得怎樣？在落實(shí)過(guò)程中存在什么樣的問(wèn)題或阻力？這就需要秘書(shū)經(jīng)常與各部門溝通，并把它們的意見(jiàn)和要求及時(shí)反饋給上司，以便上司及時(shí)調(diào)整或采取新的對(duì)策。秘書(shū)首先要了解主管的工作計(jì)劃、思維和工作方法。只有這樣，他才能將主管的指示及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地傳達(dá)給員工或客戶。但是，秘書(shū)需要與不同的部門和客戶保持良好的關(guān)系，理解他們的想法，并把它們準(zhǔn)確地匯報(bào)給上司。作為一座橋梁，秘書(shū)應(yīng)能消除公司內(nèi)部各種溝通屏障，讓上司與各部門之間和部門與部門之間的溝通更順暢更和諧。因此，溝通能力是秘書(shū)的基本技能之一。但是在，實(shí)際工作過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)，秘書(shū)人員主觀解讀領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，不能很好地向下屬傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策，導(dǎo)致溝通工具橋梁作用發(fā)揮不當(dāng)。（三）解讀政策橋梁作用發(fā)揮不當(dāng)秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)工作和日常生活中的重要同事。久而久之，秘書(shū)不再是一個(gè)附庸的職位，而是一個(gè)重要的合作者，具備協(xié)助經(jīng)理工作的技術(shù)技能，以及日常工作中的訓(xùn)練和談判技巧。管理者在工作和日常生活中會(huì)面臨諸多挑戰(zhàn)，秘書(shū)是第一個(gè)跟隨他們的員工。領(lǐng)導(dǎo)就一系列問(wèn)題與秘書(shū)協(xié)商。檢查工作測(cè)試數(shù)據(jù)，相關(guān)的專業(yè)概念也將是領(lǐng)導(dǎo)咨詢的問(wèn)題。如果在此過(guò)程中，秘書(shū)對(duì)于相關(guān)政策了解不清，容易導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)作出錯(cuò)誤決策，讓公司蒙受重大損失。五、秘書(shū)辦公中的橋梁作用的發(fā)揮策略（一）人與人之間發(fā)揮橋梁作用1.秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮橋梁作用（1）適時(shí)選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間。同樣的話，在不同的時(shí)間對(duì)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，效果會(huì)截然不同：在領(lǐng)導(dǎo)緊張工作時(shí)、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)正焦急時(shí)、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)正盛怒或者情緒低落，都不是溝通的好時(shí)機(jī)。一般來(lái)說(shuō)，與領(lǐng)導(dǎo)最佳的談話時(shí)機(jī)，是在領(lǐng)導(dǎo)心情舒暢、精神飽滿時(shí)。人的心境不一樣，對(duì)外界信息的接受程度也不一樣，所以秘書(shū)要選擇上司心情好的時(shí)候去和他溝通。比如說(shuō)上司取得了榮譽(yù)，大型項(xiàng)目有了進(jìn)展，上司又添置了一處新房等。此外，場(chǎng)合不同，人的心理和情緒往往不同。例如，莊重的場(chǎng)合說(shuō)話不能太隨便，同時(shí)還要注意說(shuō)話的語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)；如果場(chǎng)合是喜慶的，說(shuō)話就可以歡快一些。當(dāng)然，秘書(shū)還要學(xué)會(huì)判斷和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的親密度，如果和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系不是很親密，就更不能太隨便了。（2）適地溝通空間的選擇也與溝通的實(shí)施效果有關(guān)，適當(dāng)?shù)臅?huì)話場(chǎng)合需要根據(jù)會(huì)話內(nèi)容而定。在辦公室里可以選擇一個(gè)更正式和嚴(yán)肅的交流場(chǎng)所，這樣雙方就可以作為角色進(jìn)行交流。然而，秘書(shū)在非正式場(chǎng)合應(yīng)更多地利用其非職務(wù)地位與領(lǐng)導(dǎo)交談，以縮短心理距離，使溝通氣氛更為輕松，減輕所承受的心理負(fù)擔(dān)。此時(shí)，溝通效果可能會(huì)更好，特別要指出的是，要避免在公共場(chǎng)合或陌生人面前向領(lǐng)導(dǎo)提出秘書(shū)的建議，這會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)感到尷尬，甚至使領(lǐng)導(dǎo)以保持面子而固執(zhí)己見(jiàn)，不聽(tīng)取不同意見(jiàn)。（3）適人秘書(shū)在與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的不同情況，采取不同的溝通方式方法。例如，面對(duì)具有高度文化修養(yǎng)、心胸開(kāi)闊、能夠容納不同意見(jiàn)的領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，秘書(shū)需要保持開(kāi)朗大方，主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)交談；面對(duì)氣量小、易怒的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)采取更加謹(jǐn)慎的溝通方式，照顧領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威感。（4）適言一個(gè)人的決定不僅包含他的知識(shí)和智慧，還包含他的尊嚴(yán)和自信。一般來(lái)說(shuō)，報(bào)告工作或提問(wèn)時(shí)不必咬文嚼字，但向領(lǐng)導(dǎo)提出建議時(shí)，應(yīng)注意時(shí)機(jī)、地點(diǎn)、時(shí)間和語(yǔ)言的選擇。說(shuō)話要真誠(chéng)，自然，語(yǔ)調(diào)要平衡。決不應(yīng)該直截了當(dāng)、傲慢自大、膽大妄為，因?yàn)橐坏┮粋€(gè)領(lǐng)導(dǎo)者覺(jué)得他的自尊受到傷害，就很難平靜地傾聽(tīng)。2.秘書(shū)與本單位同事發(fā)揮橋梁作用秘書(shū)不僅要與領(lǐng)導(dǎo)保持良好的協(xié)同關(guān)系，還要與同事保持合作關(guān)系。最重要的是，要善于發(fā)現(xiàn)自己的錯(cuò)誤和缺點(diǎn)，學(xué)會(huì)肯定他人的優(yōu)點(diǎn)，真誠(chéng)表?yè)P(yáng)和鼓勵(lì)他人，經(jīng)常向他人表達(dá)感激之情。以誠(chéng)待人，尊重他人，以愛(ài)心與人交往，學(xué)會(huì)關(guān)心他人。此外，我們要信守承諾，言出必行，不說(shuō)陳詞濫調(diào)，盡最大努力向他人承諾。秘書(shū)要積極參加部門的聯(lián)合活動(dòng)，以增進(jìn)秘書(shū)與同事之間的感情，促進(jìn)共同凝聚力，形成共同意識(shí)。定期與同事保持聯(lián)系，而不是在需要時(shí)相互提醒。今天的網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，不能像過(guò)去那樣不方便。在一些節(jié)日，你可以通過(guò)短信、傳真、電子郵件等方式發(fā)送祝福，并愿意投資于人際關(guān)系。只有這樣，才能讓別人感受到你的真誠(chéng)，并獲得所有的信任和支持。面對(duì)別人的批評(píng)是，善意的批評(píng)要虛心接受，學(xué)會(huì)感恩。第二，要勇于為自己的錯(cuò)誤承擔(dān)責(zé)任，不為自己的錯(cuò)誤道歉，永不放棄責(zé)任?？傊?，秘書(shū)應(yīng)該對(duì)未來(lái)充滿信心，以積極的態(tài)度看待生活，享受過(guò)程，享受人際關(guān)系中的人際交往。秘書(shū)要經(jīng)常溝通，秘書(shū)不僅要和同事相處的很好，還要幫助其他同事和睦相處。由于辦公室工作的特殊性，他們成為最接近經(jīng)理的人，經(jīng)常發(fā)布一些文件，甚至組織工作。如果這個(gè)過(guò)程中的秘書(shū)沒(méi)有與下級(jí)員工保持良好的溝通，這將直接影響下級(jí)員工的積極性，同時(shí)也會(huì)影響工作的效率和質(zhì)量。因此，與最新員工的良好溝通對(duì)于辦公室未來(lái)的發(fā)展非常重要。秘書(shū)與下級(jí)員工溝通時(shí)，平等應(yīng)該是最重要的，讓員工覺(jué)得他們之間是一種合作關(guān)系，只是在工作中占據(jù)不同的位置。下級(jí)員工的錯(cuò)誤也必須寬容對(duì)待。此外，秘書(shū)在與下級(jí)員工打交道時(shí)，不僅要關(guān)心他們的工作，還要關(guān)注他們的家庭情況、日常生活、性格、愛(ài)好和興趣，以及除了工作和做的其他事情，從而提高員工的工作積極性和工作的效率。3.與本單位以外人員發(fā)揮橋梁作用作為秘書(shū)，人際溝通在工作中非常重要。作為一個(gè)社會(huì)有機(jī)體，人類互動(dòng)是必不可少的，它也必須協(xié)同工作并與其他實(shí)體競(jìng)爭(zhēng)。秘書(shū)在單位之間的溝通中發(fā)揮著重要作用。首先，秘書(shū)必須準(zhǔn)確、快速、滿意地收集相關(guān)信息，為科學(xué)的管理決策鋪平道路。只有對(duì)對(duì)方有全面、完整的了解，管理者才能做出適當(dāng)有效的決策。此外，秘書(shū)也要做好協(xié)調(diào)工作。每個(gè)單位機(jī)會(huì)均等，競(jìng)爭(zhēng)必須公平。為避免不必要的問(wèn)題，秘書(shū)應(yīng)幫助經(jīng)理與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手打交道。當(dāng)管理層之間的溝通薄弱時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)誤解和沖突，從而導(dǎo)致合作關(guān)系破裂。秘書(shū)要善于溝通，幫助領(lǐng)導(dǎo)了解彼此的情況，避免因?qū)η闆r了解不完善而出現(xiàn)問(wèn)題。如果有問(wèn)題，要及時(shí)向老板匯報(bào)，注意別人的動(dòng)態(tài)，不可疏忽大意。出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，慢慢處理。許多意想不到的事情發(fā)生了，秘書(shū)必須做好應(yīng)變的準(zhǔn)備，能夠應(yīng)對(duì)任何意外。當(dāng)情況超出你的預(yù)期時(shí)，要學(xué)會(huì)適應(yīng)變化，盡力從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，快速適應(yīng)新的情況。如有必要，可以以一種微妙、靈活甚至幽默的方式回避某些話題，以緩和情緒，改變趨勢(shì)。在現(xiàn)代管理中，需要不同利益相關(guān)者之間的合作才能獲得最大的利益。但是，隨著治理因素的增多和變化速度的加快，合作過(guò)程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題和沖突。沒(méi)有及時(shí)的適應(yīng)和整合，伙伴關(guān)系就會(huì)破裂，跨學(xué)科的伙伴關(guān)系就會(huì)失衡甚至破裂。秘書(shū)應(yīng)始終保持警惕，并能夠仔細(xì)識(shí)別問(wèn)題。對(duì)于常見(jiàn)的問(wèn)題，秘書(shū)可以主動(dòng)解決，避免出現(xiàn)重大問(wèn)題；對(duì)于更嚴(yán)重的事情，秘書(shū)首先要協(xié)調(diào)處理，避免事態(tài)升級(jí)，然后專門通知領(lǐng)導(dǎo)，服從領(lǐng)導(dǎo)的任命，立即采取行動(dòng)，立即解決問(wèn)題。（二）人與工具發(fā)揮橋梁作用在社會(huì)環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的情況下，傳統(tǒng)辦公室對(duì)人力資源的依賴度很高，這是非常不合適的。人工辦公模式不僅給人們帶來(lái)很多不便，而且大大降低了辦公效率，明顯落后。不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要。隨著辦公領(lǐng)域的新創(chuàng)新，辦公自動(dòng)化在大型組織和部門中變得非常普遍，并對(duì)辦公室運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生了重大影響，導(dǎo)致辦公室向更高效的辦公空間過(guò)渡。辦公自動(dòng)化主要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和先進(jìn)的辦公設(shè)備進(jìn)行操作。例如，辦公打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、電話、傳真機(jī)等擁有所有辦公自動(dòng)化程序。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力，可以高效、準(zhǔn)確地處理信息，從而在一定程度上提高辦公效率和質(zhì)量。辦公自動(dòng)化具有以下主要優(yōu)勢(shì)：1.秘書(shū)在辦公室收集、處理、加工和傳播大量信息。傳統(tǒng)的采集方法復(fù)雜繁瑣，工作量異常繁重，信息更新率非常高。如果不能按時(shí)接收和發(fā)送，最重要的信息將隨著時(shí)間的推移而失去價(jià)值。自信息全球化以來(lái)，收集信息的方法變得先進(jìn)多樣。員工可以通過(guò)電腦、互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)、報(bào)紙、廣播等媒體收集信息，快速獲取所需信息。2.秘書(shū)在工作期間必須處理一些文件。示例包括有關(guān)文件、通信、聲明、決議和法令、手稿等的信息進(jìn)行處理。通過(guò)辦公室的自動(dòng)化技術(shù)的傳播，秘書(shū)可以使用計(jì)算機(jī)處理文字，在搜索、分析和修改文字時(shí)使用計(jì)算機(jī)處理和存儲(chǔ)。3.秘書(shū)最重要的職責(zé)之一是組織、管理和保存機(jī)密文件。隨著辦公室的辦公自動(dòng)化，秘書(shū)將電子文件放在電腦上，文件管理大大提高了工作效率，甚至在一定程度上提高了工作質(zhì)量。4.一個(gè)組織單位中免不了很多的會(huì)議和日程安排。“在實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化后，可以實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理現(xiàn)代化。因?yàn)殡娮尤粘瘫砗碗娮觽渫浛梢栽趦煞昼娭畠?nèi)安排好一個(gè)在平時(shí)需要七十分鐘方能安排好的會(huì)議?！贝送?，備忘錄對(duì)于提醒人們提早參加會(huì)議也很重要，這樣他們就不會(huì)忘記或遲到。同時(shí)，與計(jì)算機(jī)相關(guān)的應(yīng)用也可以幫助人們科學(xué)地共享會(huì)議室、辦公設(shè)備等服務(wù)設(shè)備。（三）人與政策發(fā)揮橋梁作用組織的動(dòng)態(tài)和成功增長(zhǎng)是系統(tǒng)限制的一個(gè)組成部分。這同樣適用于秘書(shū)的工作。執(zhí)行主任協(xié)調(diào)的政策應(yīng)包括機(jī)構(gòu)運(yùn)作所需的所有規(guī)則和條例。秘書(shū)首先要遵紀(jì)守法，培養(yǎng)政策意識(shí)，為管理決策奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。做一個(gè)好的助理和員工顧問(wèn)，不做違法的事。其次，秘書(shū)還必須遵守教職員工的規(guī)章制度。秘書(shū)必須遵守部門內(nèi)的人道主義規(guī)則。秘書(shū)應(yīng)收到有關(guān)部門內(nèi)的對(duì)于規(guī)章制度的意見(jiàn)和評(píng)論。及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋有助于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的改變。為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策，秘書(shū)必須提前進(jìn)行調(diào)研，并向?qū)熖岢龇蠂?guó)家法律和院系規(guī)章制度的方案。不要盲目聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)的話，忽視政治，政治必須先行，否則后果不堪設(shè)想。首先，一個(gè)合格的秘書(shū)必須有強(qiáng)烈的政治意志，與政治保持一致，以身作則，為組織順利運(yùn)作創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境?！耙婪ㄖ螄?guó)”歷來(lái)是我們國(guó)家的重中之重，作為現(xiàn)代的