公司文件與文檔管理制度

公司文件與文檔管理制度一、前言為了保障公司文件和文檔的安全、規(guī)范管理，提高工作效率和信息共享本領，特訂立本制度。本制度適用于公司全體員工，包含全部涉及公司文件和文檔的創(chuàng)建、傳輸、存儲、分類、使用和銷毀等環(huán)節(jié)。二、文件和文檔分類1.文件和文檔分類的目的通過分類整理文件和文檔，提高信息的檢索、管理和共享效率，確保公司信息的安全、完整性和準確性。2.文件和文檔分類的原則按內容分類：按文件和文檔的性質、用途、形式等進行分類。按保密等級分類：依據文件和文檔的保密級別，分為絕密、機密、秘密和內部級別。按操作頻率分類：將常常使用的文件和文檔與不常常使用的文件和文檔區(qū)分開。3.文件和文檔分類的具體分類及標識3.1按內容分類依據文件和文檔的性質、用途等進行以下分類：項目文件：包含各類項目的申請、合同、計劃、報告等相關文件。人力資源文件：包含員工檔案、合同、績效評估等相關文件。財務文件：包含財務報表、票據、本錢核算等相關文件。行政文件：包含各類會議紀要、通知公告等相關文件。技術文件：包含技術規(guī)范、方案設計、測試報告等相關文件。3.2按保密等級分類依據文件和文檔的保密級別，分為絕密、機密、秘密和內部級別。不同級別的文件和文檔在傳輸、存儲和使用方面有嚴格的限制和要求。3.3按操作頻率分類將文件和文檔分為常常使用和不常常使用兩類，以提高操作效率和提升工作效能。三、文件和文檔的創(chuàng)建和傳輸1.文件和文檔的創(chuàng)建創(chuàng)建者應依照公司相關規(guī)定編寫文件和文檔的內容，并確保準確性和完整性。創(chuàng)建者應依照文件和文檔的分類要求和標識要求進行分類和標識。2.文件和文檔的傳輸傳輸文件和文檔應通過公司規(guī)定的內部通信系統(tǒng)或其他安全可靠的方式進行，嚴禁使用個人郵箱或其他不安全的傳輸方式。傳輸過程中如有涉及保密信息的文件和文檔，應加密傳輸，防止泄露。四、文件和文檔的存儲1.存儲介質選擇文件和文檔的存儲應選擇安全可靠的介質，并定期備份，以防止意外損失和禍害發(fā)生。2.存儲位置與權限管理公司應建立特地的文件和文檔存儲系統(tǒng)，進行集中管理。存儲系統(tǒng)應設有權限管理機制，確保不同級別的人員只能訪問其具備權限的文件和文檔。管理員應定期維護存儲系統(tǒng)，確保管儲的文件和文檔的完整性和可用性。五、文件和文檔的使用和共享1.文件和文檔的使用使用者在使用文件和文檔時，應依照相關規(guī)定使用，不得超出權限范圍。對于緊要文件和文檔的修改、刪除等操作，應有相應的審批和記錄。2.文件和文檔的共享共享文件和文檔應依照不同級別的權限進行，避開信息泄露和濫用。共享操作應記錄相關信息，包含共享時間、共享對象等。六、文件和文檔的歸檔與銷毀1.文件和文檔的歸檔公司文件和文檔在使用一段時間后，應歸檔進行長期保管，以備后續(xù)查詢和審計。歸檔的文件和文檔應依照分類要求進行整理、存儲和標識，并設立相應的檔案管理機構或崗位。2.文件和文檔的銷毀文件和文檔銷毀應依據公司相關規(guī)定進行，經過審批后進行，且應有相應的證明和記錄。銷毀應在保證信息安全的前提下進行，避開信息泄露和損失。七、文件和文檔管理的監(jiān)督與評估公司應設立文件和文檔管理機構或崗位，負責監(jiān)督和評估文件和文檔管理的執(zhí)行情況，及時發(fā)現和解決問題，并對文件和文檔管理制度進行定期評估和改進，以確保制度的有效運行。八、增補條款公司員工應嚴