基于信息化的高校修繕工程全流程管理優(yōu)化研究

[摘要]隨著中國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，高校在學(xué)科建設(shè)與科技創(chuàng)新方面的需求日益增長(zhǎng)，修繕改造工程成為支撐這些發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文章以S大學(xué)為例，探討了高校修繕工程全流程管理的現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)。文章分析了支出項(xiàng)目端的資金來(lái)源問(wèn)題、過(guò)程管理問(wèn)題，提出了建立修繕工程一體化管理系統(tǒng)的解決方案，旨在通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)工程管理的規(guī)范化、審批流程的加速和支付流程的無(wú)紙化。該系統(tǒng)可整合各參與方的工作流程，提高資金使用效率，降低財(cái)務(wù)管理成本，并確保資金支付的安全性。[關(guān)鍵詞]高校修繕工程；全流程管理；信息化；無(wú)紙化支付；電子合同隨著中國(guó)式現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，各地高校為滿(mǎn)足國(guó)家人才需求與技術(shù)需求，不斷深化改革學(xué)科建設(shè)，從重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)到重大科技創(chuàng)新平臺(tái)建設(shè)，無(wú)一不需要修繕改造工程的參與。S大學(xué)作為華南地區(qū)雙一流重點(diǎn)高校，依托廣州、深圳、珠海三地形成了“三校區(qū)、五校園”的發(fā)展布局，修繕工程量可達(dá)到年均千余次。作為高校重點(diǎn)日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之一，修繕改造工程起著非常重要的作用。除經(jīng)常性校園修繕需求之外，還囊括了校園舊樓翻新改造、室內(nèi)專(zhuān)業(yè)用途改造、實(shí)驗(yàn)室升級(jí)改造等，使得工程支付審核成為高校財(cái)務(wù)工作中突出的業(yè)務(wù)模塊。一、S大學(xué)修繕工程支付審核現(xiàn)狀修繕工程的全流程管理包括方案設(shè)計(jì)、概算框定、立項(xiàng)審批、施工方選定、消防備案、施工現(xiàn)場(chǎng)管理、竣工驗(yàn)收、消防驗(yàn)收、結(jié)算審核、支付申請(qǐng)、支付審核。每一步都會(huì)由特定的參與方進(jìn)行處理并產(chǎn)生相應(yīng)的審批、審核材料。這些材料都會(huì)成為工程款支付的原始憑證附件，而工程支付審核作為工程全流程管理的最后一步，需將所有環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料歸集起來(lái)，并確保其正確性與合理性，再進(jìn)行支付，同時(shí)將所有附件作為原始憑證附件進(jìn)行歸檔。但這也給財(cái)務(wù)工作帶來(lái)了很多問(wèn)題，主要有以下兩種。（一）支出項(xiàng)目端作為預(yù)算單位，高等院校的修繕工程相關(guān)支出的資金來(lái)源主要是依靠財(cái)政撥款與單位自籌經(jīng)費(fèi)。而相較于其他行政事業(yè)單位，高校的另一大資金來(lái)源就是競(jìng)爭(zhēng)性科研經(jīng)費(fèi)。通常，高校的修繕工程統(tǒng)屬特定部門(mén)專(zhuān)管。以S大學(xué)為例，總務(wù)部統(tǒng)管修繕經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制與執(zhí)行，同時(shí)還參與立項(xiàng)審批、施工管理、竣工驗(yàn)收、結(jié)算審核與支付申請(qǐng)等，是修繕工程的主管部門(mén)。每年在編制預(yù)算時(shí)，除有計(jì)劃的專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算外，統(tǒng)籌規(guī)劃的校園修繕費(fèi)無(wú)法將所有可能的修繕行為，包括各機(jī)關(guān)單位、學(xué)院與直屬機(jī)構(gòu)等二級(jí)單位的修繕需求納入其中，導(dǎo)致各二級(jí)單位需要使用各自的部門(mén)經(jīng)費(fèi)。而對(duì)于某些實(shí)驗(yàn)室特定需求的翻新改造，需要實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人使用自己管理的科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行支出。如此就產(chǎn)生了支出項(xiàng)目管理的缺陷。1.立項(xiàng)與經(jīng)費(fèi)審批流程的缺失出現(xiàn)該問(wèn)題較多的地方在二級(jí)單位修繕與科研經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人提出的修繕需求。由于各二級(jí)單位與科研項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人提出的修繕需求相對(duì)較簡(jiǎn)單，金額較小，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)相關(guān)經(jīng)辦人自行尋找施工隊(duì)，提出需求并要求其按照要求進(jìn)行施工。所產(chǎn)生的結(jié)果就是在報(bào)銷(xiāo)時(shí)，無(wú)法找到合適的報(bào)銷(xiāo)模板。使用工程款模板時(shí)，又因未能正常立項(xiàng)而無(wú)法備齊所要求的全套修繕工程材料。或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在報(bào)銷(xiāo)時(shí)才發(fā)現(xiàn)，其科研經(jīng)費(fèi)不包含修繕預(yù)算，導(dǎo)致無(wú)法報(bào)銷(xiāo)。對(duì)預(yù)算經(jīng)費(fèi)而言，其管理要求相比科研經(jīng)費(fèi)更高，因此，如遇未經(jīng)立項(xiàng)的二級(jí)單位修繕，工程審核崗會(huì)要求二級(jí)單位對(duì)提出的修繕需求進(jìn)行補(bǔ)充立項(xiàng)與驗(yàn)收，同時(shí)對(duì)工程款進(jìn)行結(jié)算審核。最后由總務(wù)部提起支付申請(qǐng)，按照學(xué)校最終審定金額予以支付。而考慮到科研經(jīng)費(fèi)嚴(yán)格的預(yù)算限制，相關(guān)的小金額修繕在經(jīng)與總務(wù)部門(mén)溝通后，可按照委托業(yè)務(wù)費(fèi)予以開(kāi)支。但由此就造成了事后審批立項(xiàng)與經(jīng)濟(jì)分類(lèi)人為合理化的情況，存在一定的工程風(fēng)險(xiǎn)與不能正確反映經(jīng)濟(jì)行為的可能性。2.實(shí)際支出所使用的經(jīng)費(fèi)與立項(xiàng)審批經(jīng)費(fèi)不一致該問(wèn)題常出現(xiàn)在科研經(jīng)費(fèi)開(kāi)支工程修繕費(fèi)或工期較長(zhǎng)的情況下。由于總務(wù)部不是科研經(jīng)費(fèi)主管部門(mén)，同時(shí)也無(wú)法像財(cái)務(wù)處核算崗一樣熟悉校內(nèi)各種類(lèi)型經(jīng)費(fèi)的使用要求，也無(wú)法確認(rèn)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目是否有足夠的經(jīng)費(fèi)來(lái)支撐修繕需求。在立項(xiàng)的過(guò)程中，只能采取“相信”的態(tài)度予以審批。在最終支付時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到“項(xiàng)目沒(méi)有預(yù)算，需要更換項(xiàng)目”或“項(xiàng)目預(yù)算余額不足，需要更換項(xiàng)目”的情況。（二）過(guò)程管理端在工程管理的全過(guò)程中，最顯著的三個(gè)問(wèn)題為：合同倒簽行為、支付流程煩瑣以及工程單附件量巨大導(dǎo)致的審核風(fēng)險(xiǎn)與原始憑證歸檔問(wèn)題。1.合同倒簽問(wèn)題合同倒簽問(wèn)題屬于S大學(xué)支付審核的重點(diǎn)問(wèn)題，也是審計(jì)的重要關(guān)注點(diǎn)。正確的合同簽訂與支付順序有利于預(yù)算的編制與執(zhí)行，可更好地篩選服務(wù)供應(yīng)商，以便建立良好的契約精神，劃清責(zé)任，避免不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛帶來(lái)的聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。倒簽情況通常發(fā)生在對(duì)修繕工程立項(xiàng)不熟悉的二級(jí)單位及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的緊急修繕需求中，如房屋漏水等。目前，為避免經(jīng)常性合同簽訂所采取的管理方式為誠(chéng)信庫(kù)管理。總務(wù)部聯(lián)合招投標(biāo)中心，每年會(huì)公開(kāi)招標(biāo)，尋求年度合作的工程服務(wù)供應(yīng)商并納入誠(chéng)信庫(kù)單位，對(duì)20萬(wàn)元以下的單項(xiàng)修繕工程，施行委托施工。但該誠(chéng)信庫(kù)的工程管理模塊僅限于總務(wù)部?jī)?nèi)部使用，其他二級(jí)單位或個(gè)人對(duì)于修繕的概念仍多處于“這屬于委托業(yè)務(wù)”的認(rèn)知中，并堅(jiān)持執(zhí)行S大學(xué)對(duì)于委托業(yè)務(wù)20000元以下無(wú)須簽合同的規(guī)定。2.支付流程煩瑣通常，工程服務(wù)供應(yīng)商對(duì)于工程款的回款要求都較為嚴(yán)格，其主要原因是工程款牽扯較多施工人員的勞務(wù)收入。而財(cái)務(wù)處作為工程款支付的最終審核部門(mén)，所承受的壓力是巨大的。根據(jù)S大學(xué)現(xiàn)行的支付流程要求，從供應(yīng)商完成工作開(kāi)始，總務(wù)部門(mén)會(huì)委托監(jiān)理單位對(duì)工程量出具驗(yàn)收意見(jiàn)，請(qǐng)校保衛(wèi)部出具消防驗(yàn)收意見(jiàn)。待驗(yàn)收通過(guò)后，委托造價(jià)咨詢(xún)單位對(duì)施工方提交的竣工結(jié)算書(shū)進(jìn)行初步結(jié)算審核，然后，總務(wù)部造價(jià)科對(duì)造價(jià)咨詢(xún)單位出具的材料進(jìn)一步審核，出具結(jié)算審核表。如工程造價(jià)超過(guò)20萬(wàn)元，相關(guān)材料會(huì)繼續(xù)提交至學(xué)校審計(jì)處進(jìn)行工程審計(jì)，出具結(jié)算審計(jì)表。如工程服務(wù)供應(yīng)商認(rèn)可最終的審定金額，即可開(kāi)具對(duì)應(yīng)金額發(fā)票，提交支付申請(qǐng)書(shū)，由總務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)書(shū)上簽字，并發(fā)起線(xiàn)上支付申請(qǐng)流程，請(qǐng)審計(jì)處領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后，服務(wù)類(lèi)由分管校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)，施工類(lèi)由主要校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)后進(jìn)行支付操作。由于支付流程所產(chǎn)生的相關(guān)文件均會(huì)物理流轉(zhuǎn)至各部門(mén)或服務(wù)商進(jìn)行簽字或加蓋各類(lèi)原始章，流轉(zhuǎn)效率非常低下，從而導(dǎo)致支付流程冗長(zhǎng)，留給工程支付審核崗的時(shí)間非常有限。同時(shí)，容易造成“支付流程堵車(chē)”的情況。為減少物理流轉(zhuǎn)次數(shù)，通常會(huì)在某個(gè)環(huán)節(jié)累計(jì)工作量至一定程度，再“打包一起”流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)，導(dǎo)致支付流程的“水錘效應(yīng)”，尤其在中期、年終預(yù)算檢查與農(nóng)歷新年前，修繕工程的支付量會(huì)陡增，造成工作量的積壓，日常報(bào)銷(xiāo)效率降低。3.工程單附件量巨大導(dǎo)致的審核風(fēng)險(xiǎn)與憑證歸檔問(wèn)題修繕工程報(bào)銷(xiāo)的附件材料非常多，包括但不限于：OA文件處理表、支付函、支付申請(qǐng)書(shū)、發(fā)票、發(fā)票驗(yàn)真、立項(xiàng)審批表或工程立項(xiàng)決議、竣工驗(yàn)收表、消防備案表、消防驗(yàn)收表、結(jié)算審核（計(jì)）表、工程結(jié)算書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、合同或委托單、工程量清單、招標(biāo)控制價(jià)、設(shè)計(jì)圖紙等。工程支付審核崗是資金安全支付的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，工作人員不僅需要關(guān)注附件是否齊全，更需要關(guān)注每一份材料是否為對(duì)應(yīng)工程款所需的附件以及附件內(nèi)容的正確性、一致性與合理性。因此，修繕工程在審核的過(guò)程中容易產(chǎn)生疏漏，造成一定的支付風(fēng)險(xiǎn)。另外值得注意的是，原始材料中包含大量的專(zhuān)業(yè)材料，如工程結(jié)算書(shū)，工程造價(jià)越高，結(jié)算書(shū)越厚。有時(shí)，結(jié)算書(shū)厚度可達(dá)200頁(yè)左右，造成一份工程報(bào)銷(xiāo)單即可裝訂成兩冊(cè)甚至三冊(cè)記賬憑證，大大浪費(fèi)了憑證保管資源，增加了財(cái)務(wù)管理成本。二、解決目前問(wèn)題的方法鑒于目前的修繕工程財(cái)務(wù)面臨的問(wèn)題以及該業(yè)務(wù)對(duì)報(bào)銷(xiāo)附件相對(duì)模式化的特點(diǎn)，S大學(xué)財(cái)務(wù)應(yīng)結(jié)合學(xué)校信息平臺(tái)現(xiàn)有的系統(tǒng)模式，聯(lián)合各部門(mén)建設(shè)修繕工程一體化系統(tǒng)，旨在對(duì)修繕工程實(shí)施規(guī)范化的管理，加快審批，減少物理流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，達(dá)到修繕工程全電子流程、無(wú)紙化支付的最終目的。目前，校內(nèi)修繕工程各參與方在信息系統(tǒng)層面仍相互獨(dú)立，尤其是施工方。因此，可以建立工程一體化管理平臺(tái)。當(dāng)供應(yīng)商被允許參與校內(nèi)修繕工程項(xiàng)目后，可在供應(yīng)商端注冊(cè)，簽訂電子合同并提交合同系統(tǒng)審核，完成合同簽訂后，相關(guān)信息會(huì)被推送至工程管理系統(tǒng)入庫(kù)。在工程管理系統(tǒng)中，二級(jí)單位可提交修繕需求，總務(wù)部可在庫(kù)中選取設(shè)計(jì)單位與造價(jià)咨詢(xún)單位針對(duì)需求設(shè)計(jì)、出具設(shè)計(jì)圖，并根據(jù)設(shè)計(jì)方案框定工程量與預(yù)算，將預(yù)算反饋至需求端。二級(jí)單位可根據(jù)實(shí)際情況安排合理的項(xiàng)目，再由經(jīng)費(fèi)主管部門(mén)進(jìn)行審批立項(xiàng)，待立項(xiàng)完成后，財(cái)務(wù)處將該項(xiàng)目中的工程預(yù)算凍結(jié)處理，做專(zhuān)款專(zhuān)用；保衛(wèi)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目的消防進(jìn)行審核備案。在工程實(shí)施完畢后，施工方可在工程管理系統(tǒng)中發(fā)起竣工申請(qǐng)。該申請(qǐng)分別流轉(zhuǎn)至需求單位、監(jiān)理單位、保衛(wèi)部門(mén)進(jìn)行相關(guān)驗(yàn)收并出具會(huì)簽意見(jiàn)。最終由總務(wù)部門(mén)簽署驗(yàn)收意見(jiàn)，同意施工單位發(fā)起的結(jié)算請(qǐng)求。此時(shí)，施工單位可上傳工程結(jié)算書(shū)，交造價(jià)咨詢(xún)單位出具造價(jià)審定意見(jiàn)。根據(jù)審定的結(jié)算金額，流轉(zhuǎn)至總務(wù)部造價(jià)科或?qū)徲?jì)處工程科進(jìn)行結(jié)算款的審核或?qū)徲?jì)。最終審定金額反饋至施工單位，如無(wú)異議，可直接開(kāi)具等額的電子發(fā)票或數(shù)電發(fā)票、區(qū)塊鏈發(fā)票。此類(lèi)票據(jù)難以篡改、可追溯、公開(kāi)透明，可最大程度保證票據(jù)的真實(shí)性[1]。將發(fā)票上傳至系統(tǒng)進(jìn)行支付申請(qǐng)。該申請(qǐng)由總務(wù)部流轉(zhuǎn)至分管校領(lǐng)導(dǎo)或主要校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)后，交財(cái)務(wù)處處理。工程審核崗可根據(jù)各項(xiàng)電子材料出具電子憑證，完成修繕工程款的支付。三、工程管理一體化平臺(tái)建設(shè)的意義利用工程管理一體化平臺(tái)，可以從根本上解決合同倒簽、支付流程煩瑣的問(wèn)題，還可以初步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化工程款支付。目前，尚未建立該平臺(tái)的原因主要是出于對(duì)資金支付安全與原始憑證附件備查的考慮。然而，工程管理一體化平臺(tái)的建立，主要運(yùn)用了電子簽名技術(shù)與數(shù)電發(fā)票技術(shù)，結(jié)合多方參與，形成去中心化的信息流轉(zhuǎn)與共享，能最大程度確保信息的真實(shí)性與安全性。立項(xiàng)審批原本由工程主管單位一方審批，而在一體化平臺(tái)中，原工程主管部門(mén)僅可發(fā)起立項(xiàng)，而立項(xiàng)的最終確認(rèn)需由第三方設(shè)計(jì)，并進(jìn)行概算、工程量的確認(rèn)，經(jīng)費(fèi)主管部門(mén)審批方可完成立項(xiàng)。這樣既可保證工程按既定方案實(shí)施，也可保證經(jīng)費(fèi)的有效使用。數(shù)字簽名技術(shù)為原始材料的真實(shí)性提供了法律依據(jù)與保障，可以最大程度避免造假情況的發(fā)生[2]。如需問(wèn)責(zé)，也可輕松追根溯源。2024年4月1日，《第三方電子合同服務(wù)平臺(tái)信息安全技術(shù)要求》國(guó)標(biāo)實(shí)施，國(guó)標(biāo)已對(duì)電子合同的基本要求、訂立過(guò)程與安全、儲(chǔ)存與應(yīng)用安全、安全運(yùn)維制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，利用國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的電子合同與電子簽云服務(wù)平臺(tái)，提供電子簽名和電子印章管理，實(shí)現(xiàn)安全簽訂無(wú)紙化合同。而全電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)在于無(wú)需紙質(zhì)介質(zhì)、無(wú)需稅控設(shè)備、全國(guó)統(tǒng)一賦碼，有助于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)全環(huán)節(jié)及會(huì)計(jì)檔案保管的電子化[3]。四、結(jié)語(yǔ)全面信息化管理不僅有助于高校修繕工程的管理，加快審批流程，提高報(bào)賬效率，做到全流程順序邏輯清晰、各關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)留痕可溯，更有助于會(huì)計(jì)檔案的保存，避免了