數(shù)字化時(shí)代建設(shè)工程檔案信息化管理及建設(shè)

[摘要]在數(shù)字化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的重要力量。檔案作為工程建設(shè)的重要記錄，在數(shù)字化時(shí)代的影響下，改變其管理方式尤為重要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式不僅效率低下，而且容易損壞、丟失，無(wú)法滿足現(xiàn)代工程建設(shè)的需求。因此，實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案信息化管理，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，是當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。一方面，信息化管理方式能夠?yàn)楣こ坦?jié)省一定的人工成本。另一方面，通過(guò)使用局域網(wǎng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速共享，提高檔案利用效率，為建設(shè)工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行提供有力保障?；诖?，希望通過(guò)文章的研究，能夠給相關(guān)學(xué)者提供借鑒。[關(guān)鍵詞]數(shù)字化時(shí)代；建設(shè)工程；檔案信息化一、數(shù)字化時(shí)代建設(shè)工程檔案信息化管理的重要性（一）提高檔案管理效率紙質(zhì)檔案管理作為傳統(tǒng)的管理方式之一，存在諸多不便。紙質(zhì)檔案的保存需要大量的物理空間，對(duì)環(huán)境條件如溫度、濕度等要求較高，否則容易造成檔案的損壞。另外，紙質(zhì)檔案的查詢和檢索速度慢，難以滿足快速查詢和實(shí)時(shí)更新的需求。將信息技術(shù)引入檔案管理工作能夠有效解決以上問(wèn)題。電子檔案占用空間小，對(duì)環(huán)境要求低，最重要的是，電子檔案的查詢、檢索、更新等操作可以在短時(shí)間內(nèi)完成，大幅提高了檔案管理效率。（二）便于信息查詢與共享在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，信息查詢需要人工在紙質(zhì)檔案中查找，難以實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨地區(qū)的共享，不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。信息化管理方式通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使得信息查詢變得簡(jiǎn)單快捷，通過(guò)關(guān)鍵詞、日期、項(xiàng)目名稱等多種方式進(jìn)行快速查詢，可以實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)共享。這不僅方便了內(nèi)部管理人員的使用，而且有利于外部合作伙伴和監(jiān)管部門(mén)的查詢與監(jiān)管[1]。（三）提升工程項(xiàng)目的整體效益將信息技術(shù)融入檔案管理，項(xiàng)目各參與方不僅可以實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、成本等方面的信息，而且有助于提高工程質(zhì)量，減少工程事故的發(fā)生。對(duì)工程檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化儲(chǔ)存和分析，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題，利用信息化手段詳細(xì)分析檔案中的記載和標(biāo)注，找出問(wèn)題所在，降低工程建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目質(zhì)量。（四）促進(jìn)建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展實(shí)施檔案信息化管理能夠有效推動(dòng)建筑業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。一方面，信息化管理有助于提高建筑行業(yè)的生產(chǎn)效率和管理水平，推動(dòng)行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。另一方面，信息化管理有助于實(shí)現(xiàn)建筑行業(yè)的綠色發(fā)展。利用信息化手段，可以更有效地管理建筑材料和能源，降低能耗和資源消耗，推動(dòng)建筑行業(yè)朝更加環(huán)保和可持續(xù)的方向發(fā)展。二、當(dāng)前建設(shè)工程檔案信息化管理現(xiàn)狀（一）管理意識(shí)淡薄盡管信息化技術(shù)為檔案管理提供了極大的便利，但在目前的很多工程項(xiàng)目中，對(duì)于檔案信息化管理的重視程度并不高。部分管理人員對(duì)信息化管理的理解停留在簡(jiǎn)單的文檔存儲(chǔ)和檢索上，忽視信息化管理在提高工作效率、降低管理成本等方面的優(yōu)勢(shì)。此外，由于缺乏對(duì)信息化管理的正確認(rèn)識(shí)，一些項(xiàng)目在檔案管理上仍采用傳統(tǒng)的管理方式，這不僅增加了工作量，而且降低了檔案管理的工作效率[2]。工程檔案信息化管理意識(shí)淡薄的根源在于對(duì)信息化的認(rèn)知不足。很多管理人員認(rèn)為檔案管理僅僅是項(xiàng)目的附屬環(huán)節(jié)之一，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于工程建設(shè)的重要性。（二）信息化技術(shù)應(yīng)用不足盡管信息技術(shù)的應(yīng)用在許多領(lǐng)域都取得了顯著的進(jìn)步，但在工程檔案信息化管理方面，其應(yīng)用仍然存在明顯的不足。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因是多方面的，主要包括對(duì)技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)知不足、技術(shù)更新滯后。許多項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)于信息化技術(shù)的認(rèn)知仍然停留在較為初級(jí)的階段，認(rèn)為只要簡(jiǎn)單地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文檔存儲(chǔ)和檢索就是所謂的“信息化管理”。然而，這種理解是片面的，未能真正發(fā)揮信息化技術(shù)對(duì)于建設(shè)工程檔案管理的優(yōu)化作用。在實(shí)際操作中，信息技術(shù)的運(yùn)用應(yīng)深入檔案的收集、分類、存儲(chǔ)、檢索以及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。此外，信息化技術(shù)的更新速度非?？?，許多項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)未能及時(shí)跟進(jìn)技術(shù)的更新?lián)Q代，導(dǎo)致現(xiàn)有的信息技術(shù)無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的管理需求。例如，早期的檔案管理系統(tǒng)可能只支持基本的文檔管理功能，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)需要具備更強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和分析能力。（三）檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)工程檔案包括工程設(shè)計(jì)圖紙、合同文本等大量涉密信息，會(huì)對(duì)工程建設(shè)造成重大影響。然而，由于技術(shù)和管理上的不足，很多項(xiàng)目的檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)較高。例如，很多檔案管理系統(tǒng)的安全性并不高，存在諸如弱密碼、漏洞未修復(fù)等安全隱患。完善的管理制度是防范檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)的重要保障。一些工程項(xiàng)目在檔案管理制度上存在不足，如未規(guī)定檔案數(shù)據(jù)的備份周期、未明確檔案數(shù)據(jù)的保密級(jí)別等，這些都增加了檔案數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)。（四）缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范目前，我國(guó)建設(shè)工程檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致各地區(qū)、各單位在實(shí)施信息化管理時(shí)缺乏指導(dǎo)依據(jù)，容易出現(xiàn)混亂。由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同單位在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、文件格式、信息分類等方面存在較大差異，增加了信息共享的難度，也給信息檢索和利用造成了不便。同時(shí)，由于缺乏規(guī)范，一些單位在信息化管理過(guò)程中可能存在隨意性，導(dǎo)致信息丟失、損壞或安全性問(wèn)題[3]。（五）人才隊(duì)伍建設(shè)滯后建設(shè)工程檔案信息化管理需要一支具備專業(yè)技能和豐富經(jīng)驗(yàn)的人才隊(duì)伍。然而，目前這方面的人才隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后，難以滿足信息化管理的需求。一方面，現(xiàn)有的檔案管理人員在信息化方面的技能和知識(shí)儲(chǔ)備不足，需要加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)；另一方面，具備信息化技能的人才可能缺乏對(duì)建設(shè)工程檔案管理的了解和認(rèn)識(shí)，需要在實(shí)際工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)。由于建設(shè)工程檔案信息化管理是一個(gè)新興領(lǐng)域，對(duì)于人才的吸引力相對(duì)較弱，導(dǎo)致人才流失的情況時(shí)有發(fā)生。這不僅影響了信息化管理的推進(jìn)速度，而且會(huì)給工程建設(shè)帶來(lái)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。三、數(shù)字化時(shí)代建設(shè)工程檔案信息化管理的策略（一）強(qiáng)化信息化管理意識(shí)在數(shù)字化時(shí)代，加強(qiáng)建設(shè)工程檔案信息化管理首先需要從意識(shí)層面進(jìn)行轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理觀念往往側(cè)重于紙質(zhì)檔案的保存與維護(hù)，但在數(shù)字化背景下，這一觀念已不合時(shí)宜。因此，需要強(qiáng)化信息化管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到信息化管理在建設(shè)工程檔案管理中的重要性。具體而言，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其對(duì)信息化管理的認(rèn)知水平；加強(qiáng)與其他部門(mén)的溝通與協(xié)作，形成全員參與信息化管理的良好氛圍；建立完善的信息化管理制度，確保信息化管理的各項(xiàng)工作有章可循。（二）完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施為了滿足大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理需求，企業(yè)不僅要建立高速度的服務(wù)器、大容量的存儲(chǔ)設(shè)備以及穩(wěn)定的數(shù)據(jù)中心，而且要引進(jìn)云計(jì)算技術(shù)，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)的效率，減少企業(yè)的IT成本。除了硬件設(shè)施，軟件系統(tǒng)也是檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)。企業(yè)要選擇功能齊全、操作簡(jiǎn)便的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。同時(shí)，軟件系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，幫助企業(yè)更好地挖掘檔案信息價(jià)值。除此之外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定性和安全性對(duì)檔案信息化管理至關(guān)重要。企業(yè)需要建立高速、穩(wěn)定的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，采取有效的網(wǎng)絡(luò)安全措施，如防火墻、入侵監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等，確保檔案信息的安全。（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全保障在數(shù)字化時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)的安全保障是信息化管理的首要任務(wù)。一旦檔案數(shù)據(jù)發(fā)生泄露或被篡改，將對(duì)工程建設(shè)造成不可估量的損失。因此，要采取一系列措施確保檔案數(shù)據(jù)的安全。首先，建立完善的安全管理制度。設(shè)置嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，制定數(shù)據(jù)加密制度及數(shù)據(jù)備份制度等，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)檔案數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中要進(jìn)行加密處理，保證數(shù)據(jù)的機(jī)密性。此外，要定期做好數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。其次，采用先進(jìn)的技術(shù)手段，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，可以采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備防止黑客攻擊和病毒入侵，采用數(shù)據(jù)容災(zāi)技術(shù)防止數(shù)據(jù)丟失，采用加密技術(shù)保證數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的機(jī)密性[4]。（四）建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)工程檔案的數(shù)量龐大、種類繁多，必須建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案信息化管理的有序進(jìn)行。一是制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)工程建設(shè)的特點(diǎn)和需求，對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類，以便整理、存儲(chǔ)和檢索檔案。還要制定各類檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性和一致性。二是建立完善的檔案管理流程。包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要制定明確的管理流程和操作規(guī)范，保證檔案管理的高效性和準(zhǔn)確性。三是加強(qiáng)與其他相關(guān)行業(yè)的交流與合作，共同推動(dòng)建設(shè)工程檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。例如，可以積極參與相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)和標(biāo)準(zhǔn)化組織的工作，共同制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；可以與高校和研究機(jī)構(gòu)開(kāi)展合作，共同開(kāi)展檔案管理的研究和創(chuàng)新工作。（五）提高人才隊(duì)伍建設(shè)水平檔案信息化管理需要有一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍支撐。因此，必須采取有效的措施，提高人才隊(duì)伍建設(shè)水平。一是加強(qiáng)人才引進(jìn)工作。積極引進(jìn)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)背景的復(fù)合型人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新的活力和動(dòng)力。要積極引進(jìn)高水平的信息技術(shù)人才，為檔案管理技術(shù)的研發(fā)和應(yīng)用提供有力支持。二是加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作。定期開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平。鼓勵(lì)和支持檔案管理人員參加各類學(xué)術(shù)交流和技能競(jìng)賽活動(dòng)，以拓寬視野、增強(qiáng)能力。三是建立完善的人才激勵(lì)機(jī)制。通過(guò)設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)制度、晉升機(jī)制等方式，激發(fā)人才的工作熱情和創(chuàng)新精神。同時(shí)，要關(guān)注人才的成長(zhǎng)和發(fā)展，為其提供更多的學(xué)習(xí)和發(fā)展機(jī)會(huì)，保持人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性和持續(xù)性。（六）推廣云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)為建設(shè)工程檔案信息化管理提供了有力支持。通過(guò)推廣云計(jì)算等技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)、高效處理和便捷共享，提高檔案管理工作的效率和水平。傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式受到空間、環(huán)境等因素的限制，云計(jì)算則可以將檔案信息存儲(chǔ)在云端，實(shí)現(xiàn)信息的遠(yuǎn)程管理、備份和恢復(fù)，確保檔案信息的安全可靠。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以深度挖掘和分析工程檔案，通過(guò)處理海量數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的潛在聯(lián)系，為工程建設(shè)提供科學(xué)的決策依據(jù)。例如，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析歷史工程數(shù)據(jù)，預(yù)測(cè)未來(lái)工程建設(shè)的趨勢(shì)，提高工程建設(shè)的預(yù)見(jiàn)性和科學(xué)性。（七）加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的協(xié)作與交流建設(shè)工程檔案信息化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要多個(gè)部門(mén)的協(xié)同合作。因此，加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的協(xié)作與交流是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的關(guān)鍵。第一，企業(yè)要加強(qiáng)與工程管理部門(mén)的協(xié)作。工程管理部門(mén)是工程建設(shè)的主導(dǎo)者，其掌握著大量的工程信息。通過(guò)與工程管理部門(mén)的協(xié)作，可以及時(shí)獲取工程建設(shè)過(guò)程中的第一手資料，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)工程進(jìn)度與檔案管理進(jìn)度同步，提高檔案管理的及時(shí)性和有效性。第二，加強(qiáng)與其他相關(guān)部門(mén)的交流與合作。例如，與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等部門(mén)建立良好的溝通機(jī)制，了解各部門(mén)對(duì)